Về quê xin giấy tờ đã từng là tình cảnh chung của rất nhiều người lao động, học sinh, sinh viên sống và lập nghiệp tại các thành phố lớn. Tuy nhiên, nỗi lo ấy giờ đây đã trở thành chuyện cũ bởi một hệ thống chuyển đổi số, dù ít được nhắc tên, nhưng có tầm vóc lớn.
 |
| Hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đang mang lại những thay đổi tích cực cho cuộc sống người dân. |
Cú ngoặt cho “dữ liệu gốc” của cuộc đời con người
Hộ tịch là loại dữ liệu đặc biệt. Đây được xem là “dữ liệu gốc” ghi nhận từ sự kiện đầu tiên tới cuối cùng của mỗi con người, từ khai sinh đến khai tử, cùng những cột mốc ở giữa như kết hôn, nhận cha mẹ con, giám hộ hay nuôi con nuôi. Dữ liệu hộ tịch phục vụ giải quyết tới 80% thủ tục hành chính.
Chính vì vậy, Bộ Tư pháp đã quyết tâm số hoá dữ liệu hộ tịch để thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện. Từ năm 2016, Bộ cùng Tập đoàn Viettel thí điểm phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, triển khai từ trung ương đến cấp xã. Đến tháng 10/2024, Bộ tiếp tục triển khai xây dựng hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất, với mục tiêu sẵn sàng vận hành trên toàn quốc.
Theo chỉ đạo của Chính phủ tại Nghị định 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020, Nghị định 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 và Đề án 06, mỗi công dân phải có một danh tính số và mỗi sự kiện hộ tịch phải được cập nhật chính xác, kịp thời. Bước ngoặt về mặt pháp lý nằm ở Quyết định số 3458/QĐ-BTP ngày 10/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, khi dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sau khi được chuẩn hóa và xác thực, đủ điều kiện để khai thác thay thế giấy tờ bản giấy trong hồ sơ thủ tục hành chính. Nói cách khác, nền hành chính chuyển từ “nộp giấy tờ” sang “khai thác dữ liệu”. Người dân không phải mang giấy đến chứng minh điều mà Nhà nước đã có sẵn.
Tính tới tháng 12/2025, việc triển khai cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch đã đạt được những thành tích to lớn. Cụ thể, gần 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch đã tiếp nhận và xử lý thành công.
Ngoài ra, hơn 145 triệu dữ liệu hộ tịch đã được tạo lập trên hệ thống, 78,8 triệu dữ liệu đã được đồng bộ và đối soát với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hệ thống đang quản lý thông tin hộ tịch của khoảng 84 triệu công dân và đã hỗ trợ cấp mã số định danh cho gần 17,9 triệu trẻ em….
Xóa bỏ nỗi lo về quê làm giấy tờ với người dân là trung tâm
Hiện tại, cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch đang mang lại những chuyển biến tích cực cho người dân. Những thay đổi dễ nhận thấy nhất có thể nhận thấy ở khâu xin cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi đăng ký ban đầu. Trước đây, muốn có bản sao, người dân phải đến đúng nơi đã đăng ký. Giờ đây, họ có thể yêu cầu tại bất kỳ xã nào trên cả nước. Đã có hơn 66.000 hồ sơ được giải quyết theo cách này với thời gian xử lý rút ngắn từ 30-50%.
Một người làm việc xa quê nay không còn phải xin nghỉ làm để về quê chỉ vì một tờ giấy. Một doanh nghiệp cần giấy tờ nhân sự cũng không phải chờ đợi lâu như trước. Với 70% hồ sơ được nộp qua cổng dịch vụ công và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, nhiều thủ tục có thể thực hiện ngay tại nhà.
Không chỉ nhanh hơn, mọi việc còn chính xác hơn. Hệ thống đã thực hiện xác minh tình trạng hôn nhân cho hơn 700.000 hồ sơ, kết quả trả về dưới dạng điện tử. Cán bộ có thể phát hiện kịp thời những thông tin mâu thuẫn, qua đó hạn chế các trường hợp kết hôn trái quy định và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.
Nhờ việc dữ liệu hộ tịch đã liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống của Bảo hiểm xã hội, thủ tục khai sinh có thể đi liền với cấp số định danh cá nhân và liên thông bảo hiểm y tế cho trẻ. Người dân không còn là “người chạy giấy” giữa các cơ quan, mà thông tin tự “chạy” thay họ.
Dù người dân là những người hưởng lợi trực tiếp đồng thời cũng giữ vị trí trung tâm của chuyển đổi số, cán bộ và cơ quan quản lý cũng ghi nhận những thay đổi tích cực từ tiến trình này. Với cán bộ tư pháp - hộ tịch, quy trình xử lý được chuẩn hóa, giảm thao tác thủ công, nâng cao độ chính xác trong thống kê và đối soát dữ liệu. Đối với cơ quan quản lý, hệ thống cung cấp nguồn dữ liệu thống nhất, phục vụ công tác điều hành, kiểm tra và phòng ngừa gian lận.
 |
| Hệ thống không chỉ mang lợi ích cho người dân mà cán bộ và cơ quan quản lý cũng ghi nhận những thay đổi tích cực. |
Dấu ấn công nghệ Việt vì lợi ích người Việt
Tuy nhiên, xây thành công một hệ thống như vậy không đơn giản. Thách thức lớn nhất là làm sạch dữ liệu. Ở một số địa phương, dữ liệu hộ tịch vẫn tồn tại dưới dạng văn bản giấy. Khối lượng cần chuẩn hóa và đối chiếu với dữ liệu dân cư rất lớn, yêu cầu vừa nhanh, vừa tuyệt đối chính xác. Nhiều bản ghi phải kiểm tra thủ công hoặc xác minh lại với địa phương.
Trong 13 tháng, 77 kỹ sư và cán bộ của Viettel Solutions làm việc liên tục cùng Bộ Tư pháp và các địa phương để hoàn thiện sản phẩm. Người Viettel tiến hành khảo sát nghiệp vụ, thiết kế quy trình chuẩn toàn quốc, phát triển 08 phần mềm hộ tịch điện tử độc lập tích hợp thống nhất, kiểm thử nhiều vòng và đào tạo cán bộ từ Bộ Tư pháp, Cục Lãnh sự, các cơ quan đại diện đến 34 tỉnh, thành phố. Một tổ phản ứng nhanh trực 24/7 để hỗ trợ địa phương xử lý vướng mắc.
Thời điểm khó khăn nhất đến vào năm 2025, khi cả nước chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Hệ thống tích hợp xong với hệ thống thủ tục hành chính của 34/34 tỉnh, thành phố, sẵn sàng từ ngày 01/7/2025. Đến ngày 20/7/2025, 100% dữ liệu lịch sử đã được chuyển đổi. Riêng việc chuyển đổi hệ thống theo mô hình mới, Viettel Solutions hoàn thành chỉ trong 07 ngày, giúp đảm bảo hàng nghìn xã, phường không gặp gián đoạn trong việc cấp giấy tờ cho người dân.
Nhờ làm chủ công nghệ, người Viettel đã xây dựng một hệ thống hộ tịch điện tử trên kiến trúc mở, tích hợp toàn bộ nghiệp vụ hộ tịch: khai sinh, khai tử, kết hôn, ly hôn, giám hộ, nhận cha mẹ con, cải chính, bổ sung, cấp bản sao và trích lục. Hệ thống có cơ chế tự động đối chiếu, kiểm tra dữ liệu, tích hợp chữ ký số và số hoá hồ sơ để xử lý trực tuyến, truy vết đầy đủ. Dashboard điều hành cung cấp số liệu thời gian thực cho lãnh đạo. Bảo mật nhiều lớp, từ xác thực đa yếu tố, phân quyền chi tiết đến mã hoá dữ liệu, giúp bảo vệ thông tin của hàng chục triệu công dân.
Chính bởi vậy, Hệ thống hộ tịch điện tử đang trở thành là nền móng của “hệ sinh thái dữ liệu” đa ngành. Nhờ khả năng liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống của Bảo hiểm xã hội, hệ thống giúp cắt giảm nhiều bước trong việc cung cấp thủ tục hành chính đến người dân. Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch cũng góp phần đặt nền móng cho một Chính phủ số mà ở đó, người dân thực sự là trung tâm của sự phục vụ.
