Thông tư số 13/2026/TT-BTP hướng dẫn một số nội dung gồm: (i) Tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa; tổ chức, triển khai và vận hành ki-ốt thông minh tại Bộ phận Một cửa; (ii) Quy trình, nghiệp vụ thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; khai thác, tái sử dụng dữ liệu và chuẩn hóa quy trình điện tử; (iii) Biểu mẫu, hồ sơ mẫu, video hướng dẫn và quản lý hồ sơ trong thực hiện thủ tục hành chính.
Thực hiện thủ tục hành chính qua ki-ốt thông minh
Một trong những nội dung quan trọng nổi bật tại Thông tư số 13/2026/TT-BTP là thực hiện thủ tục hành chính qua ki-ốt thông minh.
Điều 8 quy định rõ khuyến khích cơ quan, tổ chức triển khai ki-ốt thông minh tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công, Điểm tiếp nhận và trả kết quả để hỗ trợ tổ chức, cá nhân tiếp cận, thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến.
Ki-ốt thông minh hỗ trợ tổ chức, cá nhân tiếp cận, thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến thông qua một hoặc một số chức năng như lấy số xếp hàng, hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính; tra cứu thông tin, thành phần hồ sơ, trình tự, thời hạn giải quyết, phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác của thủ tục hành chính; tra cứu tình trạng, tiến độ giải quyết hồ sơ; nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền cung cấp;…
Đối với hồ sơ được nộp qua ki-ốt thông minh, việc xác thực danh tính được thực hiện tự động thông qua dịch vụ định danh, xác thực điện tử trên Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc thông qua thiết bị đọc thẻ Căn cước do Bộ Công an cấp phép, không lưu trữ dữ liệu cá nhân tại thiết bị đầu cuối. Kết quả xác thực được sử dụng để phục vụ việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo quy định. Trường hợp không xác thực được danh tính hoặc hệ thống không bảo đảm điều kiện tiếp nhận hồ sơ, ki-ốt thông minh phải hiển thị thông báo và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện theo phương thức khác.
Điều 9 quy định, ki-ốt thông minh hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân; yêu cầu kỹ thuật, kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu, quản lý, vận hành và bảo đảm an ninh mạng, bảo mật đường truyền đối với ki-ốt thông minh thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định tiêu chuẩn, quy chuẩn, yêu cầu, hướng dẫn kỹ thuật của cơ quan có thẩm quyền.
Việc triển khai ki-ốt thông minh không làm thay đổi thành phần hồ sơ, trình tự, thời hạn giải quyết, thẩm quyền giải quyết và trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền trong thực hiện thủ tục hành chính; hồ sơ nộp qua ki-ốt thông minh được xử lý thống nhất với hồ sơ được tiếp nhận bằng các phương thức khác trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính
Tại Thông tư số 13/2026/TT-BTP, Điều 16 quy định về thủ tục hành chính đủ điều kiện thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc.
Về quy trình, trách nhiệm thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính, Điều 17 Thông tư số 13/2026/TT-BTP quy định việc tiếp nhận thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 20 của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính. Thời hạn giải quyết được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa; cơ quan tiếp nhận hoàn thành số hóa và chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm xác nhận thời điểm nhận đủ hồ sơ và thông tin cho người thực hiện thủ tục hành chính trên hệ thống. Cơ quan tiếp nhận thực hiện lưu trữ hồ sơ giấy tại chỗ, chỉ chuyển hồ sơ điện tử, cơ quan giải quyết sử dụng hồ sơ điện tử đã được ký số để xử lý và lưu trữ điện tử, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc phải thu hồi, nộp để lưu trữ.
Trong trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp không thể số hóa hoặc pháp luật chuyên ngành quy định phải nộp hồ sơ giấy, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ giấy ngay trong ngày đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày. Thời gian giải quyết được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục nhận được đầy đủ hồ sơ giấy theo quy định. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính phải xác nhận và thông báo cho tổ chức, cá nhân về thời điểm nhận đủ hồ sơ giấy thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc tin nhắn.
Thông tư số 13/2026/TT-BTP cũng quy định, đối với thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 16 và theo quy định của pháp luật chuyên ngành về thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính, cơ quan tiếp nhận đồng thời giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc.
Trả kết quả bản điện tử được Hệ thống tự động gửi đến cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính qua kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp tổ chức, cá nhân đăng ký nhận kết quả bản giấy thì bản giấy được trả tại Bộ phận Một cửa nơi giải quyết hồ sơ hoặc qua dịch vụ bưu chính theo đề nghị của người yêu cầu.
Cơ quan tiếp nhận, giải quyết có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu
Điều 19 Thông tư số 13/2026/TT-BTP quy định rõ cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm chủ động khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính mà các thông tin trong thành phần hồ sơ đã có dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố, kết nối, chia sẻ theo quy định; tự động điền biểu mẫu điện tử tương tác dựa trên thông tin, dữ liệu có sẵn trong các cơ sở dữ liệu và thực hiện dịch vụ công trực tuyến chủ động.
Bên cạnh đó, ưu tiên khai thác dữ liệu tương tác dựa trên thông tin, dữ liệu có sẵn trong các cơ sở dữ liệu và thực hiện khi có dữ liệu gốc.
Đặc biệt, trường hợp thông tin cần thiết để giải quyết thủ tục hành chính đã có trong cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ và đủ điều kiện khai thác, Thông tư số 13/2026/TT-BTP yêu cầu cơ quan tiếp nhận, giải quyết có trách nhiệm chủ động khai thác, sử dụng; còn tổ chức, cá nhân chỉ cung cấp hoặc xác nhận bổ sung thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa có, chưa đủ, không chính xác hoặc pháp luật yêu cầu phải cung cấp.
Trường hợp tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin không đầy đủ, không chính xác dẫn đến không khai thác được dữ liệu để giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung. Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm bổ sung thông tin theo yêu cầu, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính phối hợp với cơ quan chủ quản dữ liệu thực hiện cập nhật, điều chỉnh dữ liệu.
Cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu bảo đảm dịch vụ chia sẻ dữ liệu hoạt động thông suốt, chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu được chia sẻ; phương án xử lý khi dịch vụ chia sẻ dữ liệu gián đoạn.
(Ảnh: Internet)
