Ảnh minh họa

Thông tư số 14/2026/TT-BTP có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2026, quy định cụ thể việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến chủ động và tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính.

Bảo đảm số hóa hồ sơ đầy đủ, chính xác, có khả năng tái sử dụng

Một trong những nội dung trọng tâm của Thông tư số 14/2026/TT-BTP là quy định về số hóa hồ sơ, giấy tờ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó, phạm vi số hóa bao gồm giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp; tài liệu, kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan và kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

Thông tư đồng thời xác định rõ những giấy tờ, tài liệu không thực hiện số hóa, như dữ liệu đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; giấy tờ chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ; tài liệu mật theo quy định của pháp luật và một số loại giấy tờ khác thuộc trường hợp loại trừ.

Việc số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn của dữ liệu và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình; tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Đáng chú ý, dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có các trường dữ liệu đặc tả để phục vụ việc tái sử dụng trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính khác có liên quan.

Quy trình số hóa được thực hiện qua bốn bước gồm: sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử; bóc tách dữ liệu; cấp mã kết quả số hóa và lưu kết quả số hóa. Trong đó, việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua công nghệ nhận dạng ký tự quang học. Trường hợp không thể sử dụng công nghệ này, người có trách nhiệm số hóa thực hiện nhập dữ liệu, bảo đảm đầy đủ, chính xác thông tin so với giấy tờ gốc.

Thông tư cũng quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và các chủ thể được giao thực hiện số hóa; yêu cầu sử dụng chữ ký số cá nhân đối với bản sao chụp điện tử theo quy định. Kết quả số hóa được cập nhật, lưu trữ trên cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định. Sau khi được ký số cơ quan, lưu trữ đúng quy định và có giá trị pháp lý, các dữ liệu đặc tả đã bóc tách có giá trị sử dụng như thông tin trong giấy tờ được số hóa.

Đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử, Thông tư yêu cầu bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành về công tác văn thư và có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản giấy. Kết quả này được lưu trữ trên các hệ thống, cơ sở dữ liệu phù hợp và cung cấp đường dẫn tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Hướng tới dịch vụ công trực tuyến chủ động, thuận tiện hơn

Bên cạnh số hóa hồ sơ, Thông tư quy định các tiêu chí lựa chọn, rà soát và đánh giá thủ tục hành chính để cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Các tiêu chí tập trung vào khả năng thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật chuyên ngành; số lượng đối tượng, tần suất thực hiện; khả năng kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan và hiệu quả cắt giảm thời gian, chi phí tuân thủ cho người dân, doanh nghiệp.

Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình được xác định là yêu cầu cần hướng tới đối với các thủ tục đáp ứng đủ điều kiện. Những trường hợp phải có mặt tại cơ quan nhà nước, nộp hoặc xuất trình bản giấy để kiểm tra, cần xác minh tại hiện trường có sự hiện diện của tổ chức, cá nhân hoặc chưa có giải pháp kỹ thuật phù hợp có thể thuộc trường hợp cung cấp dịch vụ công trực tuyến một phần.

Để một thủ tục hành chính đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến, Thông tư đặt ra yêu cầu về tái cấu trúc quy trình dựa trên dữ liệu, chuẩn hóa và công khai đầy đủ thông tin thủ tục hành chính, thiết lập biểu mẫu điện tử tương tác theo hướng giảm thông tin phải kê khai, tái sử dụng hồ sơ và kết quả đã được số hóa, tự động khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu liên quan. Đồng thời, cần giảm việc đi lại, tiếp xúc trực tiếp, hạn chế các bước xử lý thủ công; tích hợp thanh toán trực tuyến đối với thủ tục có nghĩa vụ tài chính và bảo đảm khả năng trả kết quả trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

Thông tư đặc biệt quy định các tiêu chí xây dựng dịch vụ công trực tuyến chủ động theo bốn mức độ, từ nhắc thực hiện thủ tục hành chính đến nhắc và chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án dịch vụ và tự động thực hiện.

Cụ thể, ở mức độ 1, dịch vụ công trực tuyến chủ động nhắc tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính khi phát hiện thời điểm, sự kiện hoặc nghĩa vụ phát sinh. Trường hợp pháp luật không quy định thời điểm thông báo, nhắc nhở thì lần thông báo đầu tiên phải được thực hiện trước ngày đến hạn tối thiểu 30 ngày làm việc.

Ở mức độ 2, ngoài việc nhắc thực hiện, hệ thống có dữ liệu để điền trước một số thông tin trong biểu mẫu điện tử hoặc sử dụng thay thế một số thành phần hồ sơ; đồng thời thông báo để tổ chức, cá nhân xác nhận, bổ sung thông tin, hồ sơ nếu cần thiết.

Ở mức độ 3, dịch vụ công trực tuyến chủ động bổ sung khả năng phân tích, so sánh và khuyến nghị phương án dịch vụ phù hợp trong trường hợp có nhiều dịch vụ cùng hướng đến một mục tiêu hoặc kết quả giải quyết. Việc khuyến nghị phải bảo đảm lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, tính đến chi phí, thời gian, mức độ thuận tiện và nghĩa vụ phát sinh, không làm hạn chế quyền lựa chọn của người sử dụng.

Ở mức độ 4, hệ thống có khả năng chủ động nhắc, chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án và tự động thực hiện dịch vụ công trực tuyến khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về dữ liệu, hạ tầng và kết nối, chia sẻ. Trước khi gửi kết quả chính thức, hệ thống phải thông báo dự thảo kết quả để tổ chức, cá nhân thực hiện quyền xác nhận, từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh theo quy định pháp luật. Trường hợp từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh, hệ thống phải bảo đảm khôi phục nguyên trạng thông tin, dữ liệu trước thời điểm tự động thực hiện hoặc cập nhật, điều chỉnh thông tin theo đúng quy định.

Việc rà soát, lựa chọn và xây dựng dịch vụ công trực tuyến chủ động được thực hiện căn cứ mức độ sẵn sàng của dữ liệu, hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu và các tiêu chí cụ thể đối với từng mức độ. Các dịch vụ đáp ứng yêu cầu phải được công bố, công khai và cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

Tái cấu trúc quy trình, giảm giấy tờ và thao tác thủ công

Để nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Thông tư số 14/2026/TT-BTP yêu cầu các bộ, cơ quan và địa phương thực hiện tái cấu trúc quy trình trước khi tích hợp, cung cấp thủ tục hành chính trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Quá trình rà soát, đánh giá được thực hiện đối với từng thủ tục hành chính hoặc nhóm thủ tục hành chính liên thông, trên cơ sở xem xét thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện, trách nhiệm và nội dung công việc của từng cơ quan, đơn vị tham gia. Kết quả hướng tới là cắt giảm thủ tục hành chính không cần thiết, giảm số lần đi lại và tiếp xúc trực tiếp, giảm giấy tờ người dân, doanh nghiệp phải cung cấp và hạn chế các bước xử lý trực tiếp hoặc thủ công của cơ quan nhà nước.

Thông tư cũng quy định việc rà soát, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai theo hướng ngắn gọn, rõ ràng, chỉ yêu cầu những thông tin thực sự cần thiết cho quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Các bộ, cơ quan, địa phương có trách nhiệm rà soát khả năng khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để hỗ trợ điền, xác nhận tự động thông tin; đồng thời xem xét cắt giảm thành phần hồ sơ nếu giấy tờ đã có thể tra cứu, khai thác từ các nguồn dữ liệu phù hợp.

Trên cơ sở đó, biểu mẫu điện tử tương tác được xây dựng theo hướng đơn giản, thuận tiện, tối đa hóa khả năng khai thác dữ liệu để tự động điền, xác nhận và tái sử dụng thông tin. Các biểu mẫu phải đáp ứng yêu cầu về định dạng dữ liệu, cho phép sử dụng thông tin đã được số hóa, chia sẻ và bảo đảm thống nhất với thể thức mẫu đơn, tờ khai của thủ tục hành chính.

Việc xây dựng hoặc hoàn thiện hệ thống, tích hợp, kiểm thử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến được thực hiện trên cơ sở phương án tái cấu trúc quy trình đã được phê duyệt. Đáng chú ý, trường hợp dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác để thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính, việc tái cấu trúc quy trình phải hoàn thành trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ thời điểm dữ liệu được công bố, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2026. Đối với hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa trước ngày Thông tư có hiệu lực thì không phải thực hiện lại quy trình số hóa theo quy định mới. Các quyết định tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính đã được ban hành trước thời điểm này tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp cần sửa đổi, bổ sung theo quy định của pháp luật.

Với các quy định cụ thể về số hóa hồ sơ, khai thác và tái sử dụng dữ liệu, cung cấp dịch vụ công trực tuyến chủ động và tái cấu trúc quy trình, Thông tư tạo cơ sở để các cơ quan, đơn vị rà soát, hoàn thiện phương thức giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, hướng tới giảm giấy tờ, giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.