Chuyển đổi tư duy: Từ “hồ sơ giấy” sang dữ liệu số liên thông

Trước đây, khi thực hiện thủ tục yêu cầu thi hành án dân sự, người dân và doanh nghiệp phải tự chuẩn bị bản chính hoặc bản sao chứng thực bản án, quyết định của Tòa án cùng nhiều giấy tờ kèm theo. Quyết định phê duyệt Phương án tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính (TTHC) trong lĩnh vực thi hành án dân sự (THADS) thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp được ban hành nhằm thay đổi triệt để thực trạng này.

Mục tiêu trọng tâm của phương án tái cấu trúc hướng tới 3 mục tiêu:

(i) Cắt giảm thành phần hồ sơ giấy: Thay thế hoàn toàn việc nộp bản án, quyết định bằng giấy (bản chính hoặc bản sao) bằng dữ liệu điện tử liên thông trực tiếp từ Tòa án.

(ii) Tối ưu hóa thời gian: Giảm thiểu thời gian kiểm tra, đối chiếu hồ sơ của cán bộ tiếp nhận nhờ khai thác dữ liệu từ Hệ thống Cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung.

(iii) Nâng cao trải nghiệm người dân: Người dân không còn phải tốn công sức đi lại xin sao lục bản án hay chứng thực giấy tờ, mọi thao tác được thực hiện 100% trên môi trường số.

Thủ tục áp dụng tái cấu trúc là “Yêu cầu thi hành án dân sự” (Mã TTHC: 1.003091), thực hiện tại cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, thành phố và Thi hành án quân khu.

Quy trình điện tử 5 bước: Tự động hóa, minh bạch và chặt chẽ

Quy trình xử lý hồ sơ sau tái cấu trúc được thiết kế tối giản thông qua 5 bước chuyển đổi số:

Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến

Đương sự truy cập Cổng Dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID. Hệ thống tự động điền thông tin cá nhân cơ bản từ tài khoản định danh điện tử. Đương sự chỉ cần nhập số bản án/quyết định, ngày ban hành và tên Tòa án xét xử; hệ thống sẽ tự động gọi API sang CSDL của Tòa án để truy xuất và đính kèm bản án điện tử.

Bước 2: Hệ thống kiểm tra và tự động kết nối CSDL Dân cư

Hệ thống THADS tự động kết nối với CSDL Quốc gia về dân cư để xác thực thông tin định danh và cư trú. Để tránh tình trạng cán bộ tùy tiện yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu, chỉ cho phép cán bộ tiếp nhận được yêu cầu bổ sung giấy tờ giấy trong trường hợp đặc biệt không khai thác được thông tin, tuân thủ đúng danh mục tại Quyết định số 1966/QĐ-BTP ngày 26/8/2026 của Bộ Tư pháp.

Bước 3: Tiếp nhận và cấp Phiếu nhận điện tử

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính xác thực của dữ liệu bản án điện tử trên hệ thống tập trung. Nếu dữ liệu đạt yêu cầu, hệ thống tự động ghi nhận và cấp Phiếu nhận điện tử kèm mã QR tra cứu cho người nộp qua SMS/Email hoặc VNeID.

Bước 4: Thẩm định và ra quyết định (thời hạn 05 ngày làm việc)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, Thủ trưởng cơ quan THADS xem xét dữ liệu và thực hiện phê duyệt để hệ thống ký số của cơ quan, ban hành Quyết định thi hành án dân sự dưới dạng văn bản điện tử. Trường hợp dữ liệu thuộc các trường hợp từ chối theo khoản 4 Điều 34 Luật THADS, hệ thống tự động đối chiếu để phát hiện lỗi; cán bộ thẩm định kiểm tra, xác nhận và thực hiện phê duyệt từ chối.

Bước 5: Trả kết quả số

Quyết định thi hành án hoặc Thông báo từ chối sau khi được ký số sẽ chuyển trực tiếp vào Kho dữ liệu điện tử của đương sự trên Cổng Dịch vụ công/VNeID, có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

Bài toán kinh tế: Tiết kiệm 96,6% chi phí tuân thủ TTHC

Bảng tính toán và so sánh chi phí tuân thủ TTHC cho thấy hiệu quả vượt trội của quy trình số hóa:

Nhờ loại bỏ hoàn toàn chi phí trực tiếp gồm chi phí đi lại, photo và sao lục bản án, tổng chi phí tuân thủ cho mỗi hồ sơ giảm từ 295.000 đồng xuống chỉ còn 10.000 đồng (chỉ tính chi phí thời gian kê khai khoảng 15 phút của người dân). Tỷ lệ cắt giảm chi phí đạt mức 96,6%.

Bảo đảm điều kiện kỹ thuật triển khai thông suốt

Để quy trình số hóa vận hành hiệu quả trên thực tế, Bộ Tư pháp đề ra các điều kiện tiên quyết:

(i) Hạ tầng kỹ thuật liên thông: Hoàn thiện giải pháp kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin, Cục Quản lý THADS) và Tòa án nhân dân tối cao theo cấu trúc đồng bộ.

(ii) Hồ sơ số hóa gốc: Bản án, quyết định từ phía Tòa án khi ban hành phải được cập nhật ngay vào CSDL dưới dạng file có ký số hoặc định dạng cấu trúc được bóc tách dữ liệu.

(iii) Hệ thống dự phòng: Xây dựng quy chế xử lý khi xảy ra nghẽn mạng hoặc sự cố kết nối dữ liệu, bảo đảm không ảnh hưởng đến thời hạn giải quyết hồ sơ trong 05 ngày làm việc của người dân.

Việc Bộ Tư pháp phê duyệt Phương án tái cấu trúc quy trình TTHC trong lĩnh vực thi hành án dân sự là minh chứng rõ nét cho quyết tâm cải cách hành chính tư pháp. Đây là bước tiến quan trọng nhằm thúc đẩy xây dựng chính quyền số, mang lại lợi ích thiết thực và sự thuận tiện cho người dân, doanh nghiệp.

(Ảnh: Internet)