Địa điểm giao dịch của văn phòng công chứng: Nên hay không nên?

 

Thực hiện Luật Công chứng năm 2006 và Luật Công chứng năm 2014, hoạt động công chứng tại Việt Nam đã đạt được những thành tích nhất định, phát triển được một đội ngũ công chứng viên đông đảo về số lượng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, vững vàng về bản lĩnh chính trị, trong sáng về đạo đức nghề nghiệp và hình thành được một mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp tại các tỉnh, thành phố trên cả nước, phân bố hợp lý gắn với địa bàn dân cư, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của các tổ chức, cá nhân trong xã hội.

Tuy nhiên, hiện nay hệ thống các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng đang tạo ra những khó khăn nhất định cho việc triển khai thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng. Cụ thể, theo quy định của Luật Đất đai năm 2013, thì các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất và giao dịch về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, công dân được lựa chọn công chứng hoặc chứng thực[1]. Để làm rõ hơn nội dung quy định của pháp luật về thẩm quyền công chứng và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản và chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản; Ủy ban nhân dân (UBND) xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai, chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở, chứng thực di chúc; chứng thực văn bản từ chối nhận di sản và chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, đất đai, nhà ở[2]. Như vậy, ngoài thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch về động sản, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tiếp tục khẳng định thẩm quyền của UBND cấp xã trong việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở và các giao dịch về thừa kế.

Đồng thời, hiện nay theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, thì điều kiện để được bổ nhiệm công chứng viên là phải tham gia khóa đào tạo nghề công chứng, sau đó phải tiến hành đăng ký tập sự hành nghề công chứng, đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng và người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng mới được làm thủ tục đề nghị Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên[3]. Như vậy, có thể thấy các điều kiện để được bổ nhiệm làm công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng 2014 là rất khắt khe nhưng hệ thống văn bản pháp luật có liên quan đến công chứng lại chưa đảm bảo cho hoạt động công chứng phát triển một cách mạnh mẽ và toàn diện. Vì vậy, chưa huy động được nguồn công chứng viên tham gia thành lập các tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng. Bên cạnh đó, việc Luật Đất đai năm 2013 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đều quy định rất rõ và tiếp tục khẳng định quyền của công dân trong việc được lựa chọn công chứng hoặc chứng thực khi thực hiện các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất cũng dẫn đến việc phát triển mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng theo quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ[4] là vô cùng khó khăn, đứng trước nguy cơ không thể thực hiện được, nhất là đối với các tỉnh lẻ. Vì khi pháp luật cho phép công dân được lựa chọn công chứng hoặc chứng thực đối với các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất thì người dân sẽ thiên về lựa chọn chứng thực nhiều hơn, bởi vì lệ phí chứng thực rẻ hơn phí công chứng; mức chi phí chứng thực mà công dân phải trả thêm khi thực hiện chứng thực thấp hơn thù lao dịch vụ công chứng; tâm lý người dân yên tâm, tin tưởng vào việc chứng nhận của cơ quan công quyền hơn và do đặc thù của các tỉnh lẻ, tỉnh nghèo là số lượng các hợp đồng, giao dịch chưa nhiều, ít phức tạp, các địa bàn, khu vực mà các tỉnh sẽ phát triển mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng giai đoạn 2016-2020 phần lớn là những huyện miền núi, vùng sâu, đi lại khó khăn. Do vậy, sẽ chẳng mấy ai mặn mà với việc tham gia thành lập tổ chức hành nghề công chứng ở những huyện nghèo, số lượng hợp đồng ít mà công dân thì được lựa chọn công chứng hoặc chứng thực đối với các hợp đồng, giao dịch để thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng.

Ngoài ra, theo quy định của Luật Công chứng 2014 thì: Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên[5]. Trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành, văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập theo quy định của Luật Công chứng số 82/2006/QH11 phải chuyển đổi thành văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh[6]. Như vậy, kể từ ngày 01/01/2017, tất cả các văn phòng công chứng trên phạm vi cả nước đều phải được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, dù được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh nhưng văn phòng công chứng lại không phải là 01 doanh nghiệp mặc dù hiện nay Luật Đầu tư năm 2014 quy định hành nghề công chứng là ngành nghề kinh doanh có điều kiện[7] và theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, thì công ty hợp danh là một doanh nghiệp[8]. Sở dĩ văn phòng công chứng không được xem là một doanh nghiệp là vì trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng khác với trình tự, thủ tục thành lập một doanh nghiệp, văn phòng công chứng được thành lập theo một quy trình đặc biệt, đó là văn phòng công chứng phải do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, văn phòng công chứng không thực hiện hoạt động đăng ký kinh doanh mà chỉ thực hiện việc đăng ký hoạt động với cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực công chứng là Sở Tư pháp[9], người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự quyết định, trong khi đó đối với văn phòng công chứng thì người đại diện theo pháp luật phải là trưởng văn phòng công chứng và theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, thì Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Ngoài ra, vì không phải là doanh nghiệp nên trong quá trình tổ chức và hoạt động văn phòng công chứng không có các thủ tục giải thể, phá sản như đối với 01 doanh nghiệp.

Vấn đề ở đây chính là việc xác định văn phòng công chứng không phải là một doanh nghiệp đang tạo ra những bất lợi cho các văn phòng công chứng so với các doanh nghiệp và điều này dẫn đến hệ quả là không thúc đẩy việc phát triển nguồn công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng. Cụ thể, Luật Công chứng năm 2014 quy định văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, nhưng văn phòng công chứng lại không phải là công ty hợp danh (doanh nghiệp), nên không có thành viên góp vốn. Trong khi đó, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, thì ngoài các thành viên hợp danh, công ty hợp danh có thể có thêm thành viên góp vốn[10]. Như vậy, việc hạn chế không cho phép văn phòng công chứng có thành viên góp vốn đã dẫn đến hạn chế nguồn tài chính của văn phòng công chứng, trong khi nguồn tài chính này sẽ mang lại những lợi thế nhất định nào đó cho chính các văn phòng công chứng như việc sử dụng nguồn tài chính để mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các công chứng viên với mức cao nhất có thể, đều này vừa tránh được tình trạng các văn phòng công chứng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng[11], vừa tránh tình trạng các văn phòng công chứng chỉ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các công chứng viên của văn phòng công chứng với mức thấp nhất hoặc rất thấp để hoàn thành nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, khi có rủi ro nghề nghiệp xảy ra thì không đủ khả năng để đền bù thiệt hại, ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng công chứng hoặc nguồn tài chính sẽ được các văn phòng công chứng đầu tư vào việc xây dựng trụ sở của văn phòng công chứng, mua sắm các loại máy móc, thiết bị như máy soi, chụp, kiểm tra giấy tờ giả, đầu tư vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tra cứu các thông tin về hợp đồng, giao dịch... để phục vụ cho hoạt động của văn phòng công chứng được tốt hơn, đảm bảo an toàn cho các công chứng viên khi ký công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản... Mặt khác, theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP thì “Công chứng viên đang là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc đang là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng không được tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng”. Như vậy, dù văn phòng công chứng không phải là doanh nghiệp nhưng thành viên hợp danh của văn phòng công chứng lại chịu sự điều chỉnh như thành viên hợp danh của công ty hợp danh là doanh nghiệp. Đây là sự không công bằng đối với công chứng viên hợp danh của các văn phòng công chứng, vì quy định này hạn chế quyền được nhận chuyển đổi Phòng công chứng của các công chứng viên hợp danh của các văn phòng công chứng để đầu tư, mở rộng phạm vi hoạt động, cung cấp dịch vụ công của các công chứng viên hợp danh của các văn phòng công chứng. Ngoài ra, vì văn phòng công chứng không phải là doanh nghiệp, nên trong quá trình hoạt động, các văn phòng công chứng không được mở các chi nhánh, văn phòng đại diện để mở rộng phạm vi hoạt động mình. Điều này cũng hạn chế hoạt động của các văn phòng công chứng được thành lập ở những địa bàn vùng sâu, đi lại khó khăn có số lượng hợp đồng, giao dịch ít trong việc cạnh tranh với các văn phòng công chứng được thành lập ở những địa bàn trung tâm có lợi thế về số lượng hợp đồng, giao dịch nhiều.

Thiết nghĩ, để huy động được nguồn công chứng viên tham gia thành lập các văn phòng công chứng, thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng, trong giai đoạn hiện nay khi mà thể chế pháp luật để điều chỉnh tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng chưa hoàn thiện thì pháp luật cần xem xét có cơ chế đặc thù nhằm tạo điều kiện cho hoạt động công chứng phát triển. Đó là việc xem xét sửa đổi quy định nghiêm cấm văn phòng công chứng mở cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của văn phòng công chứng[12]. Vì việc cho phép các văn phòng công chứng được mở các cơ sở hay địa điểm giao dịch mang lại rất nhiều các lợi ích cho các văn phòng công chứng và xã hội như:

Thứ nhất, đảm bảo cho các văn phòng công chứng (kể cả các văn phòng công chứng được thành lập ở các huyện vùng sâu, vùng đi lại khó khăn) được cạnh tranh với nhau trong quá trình hoạt động hành nghề công chứng, hạn chế tình trạng văn phòng công chứng ở địa bàn trung tâm có lợi thế quá lớn so với các văn phòng công chứng được thành lập ở các huyện vùng ven, vùng sâu, vùng đi lại khó khăn, điều này không thúc đẩy được việc phát triển các văn phòng công chứng ở các huyện nghèo, vùng sâu, vùng đi lại khó khăn.

Thứ hai, vì có sự cạnh tranh giữa các tổ chức hành nghề công chứng, nên sẽ thu hút được nguồn công chứng viên tham gia thành lập các văn phòng công chứng ở những địa bàn vùng sâu, vùng đi lại khó khăn.

Thứ ba, khi có sự cạnh tranh giữa các văn phòng công chứng với nhau thì bắt buộc các văn phòng công chứng phải nâng cao chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ. Như vậy, sẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ và phục vụ của các văn phòng công chứng được tốt hơn.

Thứ tư, đảm bảo phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của người dân, người dân sẽ là người được hưởng lợi nhiều nhất. Vì khi có sự cạnh tranh với nhau thì các văn phòng công chứng đòi hỏi phải có những chính sách phục vụ tốt nhất cho khách hàng, chẳng hạn như thu thù lao công chứng rất thấp hoặc có thể không thu thù lao công chứng... để thu hút khách hàng.

Thứ năm, đảm bảo thực hiện được quy định tại Điều 44 Luật Công chứng năm 2014 là việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, hạn chế tình trạng công chứng ngoài trụ sở của các công chứng viên khi việc công chứng ngoài trụ sở không thuộc trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo cho hoạt động công chứng được phát triển lành mạnh, đúng quy định của pháp luật và mang lại tính an toàn pháp lý cao cho các hợp đồng, giao dịch.

Để hoạt động công chứng phát triển lành mạnh, thực hiện mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng, pháp luật cần phải có cơ chế điều chỉnh phù hợp, tương thích với tính chất, tổ chức và hoạt động của các văn phòng công chứng, đảm bảo cho các văn phòng công chứng được cạnh tranh với nhau một cách lành mạnh trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Có như vậy hoạt động công chứng tại Việt Nam mới có thể phát triển được và phát triển theo xu hướng hội nhập với khu vực và thế giới.