Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch

Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và hộ gia đình. Trong những năm qua, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp. Các cơ quan đăng ký hộ tịch đã giải quyết và đăng ký kịp thời các sự kiện hộ tịch phát sinh tại địa phương, qua đó, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, đồng thời, tăng cường quản lý nhà nước tại địa phương, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình... góp phần phát triển kinh tế - xã hội, ổn định an ninh, quốc phòng trên địa bàn tỉnh; đồng thời, thực hiện mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính, cải cách hành chính.

Để đảm bảo triển khai thi hành có hiệu quả Luật Hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk đã ban hành kế hoạch triển khai Luật Hộ tịch; chỉ thị về tăng cường quản lý nhà nước trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; quyết định ban hành quy chế phối hợp giải quyết các trường hợp vướng mắc giữa giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác của công dân; kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”; kế hoạch triển khai Tiểu Đề án “Giải quyết các vấn đề về quốc tịch, hộ tịch, hộ khẩu và các giấy tờ tùy thân khác cho người dân di cư từ Campuchia về nước”... Mặt khác, Sở Tư pháp tỉnh Đắc Lắk đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác hộ tịch cho đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã trên toàn tỉnh.

 Tính từ ngày 01/01/2016 (thời điểm Luật Hộ tịch có hiệu lực) đến nay, toàn tỉnh đã giải quyết 81.981 trường hợp đăng ký khai sinh, đăng ký lại việc sinh; 17.025 trường hợp đăng ký kết hôn; 9.369 trường hợp đăng ký khai tử.

Để thực hiện tốt công tác đăng ký và quản lý hộ tịch thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này là xu hướng tất yếu, góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đăng ký và quản lý hộ tịch, đặc biệt là trong thống kê, báo cáo số liệu đăng ký hộ tịch để phục vụ chính xác, kịp thời cho việc xây dựng, hoạch định chính sách kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và tra cứu thông tin biến động hộ tịch theo yêu cầu của người dân; đồng thời, xây dựng mô hình quản lý hộ tịch khép kín từ lúc tiếp nhận (đầu vào) đến lúc kết thúc (đầu ra) một cách khoa học, chính xác.

Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch đã được tỉnh quan tâm đúng mức, tạo chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp đối với công tác này. Phần lớn các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đã được trang bị máy tính kết nối mạng Internet phục vụ cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch giúp việc tra cứu các văn bản hộ tịch cũng như nghiên cứu các thông tin phục vụ cho công việc hàng ngày; giúp cán bộ hộ tịch xử lý công việc một cách thuận tiện, nhanh chóng và hạn chế đáng kể những sai sót so với thực hiện theo cách thủ công. Bên cạnh đó, người dân cũng dễ dàng tìm hiểu các quy định của pháp luật, các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, từ đó, xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết và hồ sơ, giấy tờ cần thiết để đi đăng ký hộ tịch.

Năm 2009, thực hiện Tiểu Dự án PMS áp dụng hệ thống quản lý theo kết quả đầu ra trong lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh đã trang bị 56 bộ máy vi tính và cài đặt phần mềm quản lý hộ tịch với tổng giá trị hơn 1,7 tỷ đồng (bao gồm máy vi tính, máy in, ổn áp, lưu điện, modem kết nối ADSL, bàn ghế) cho Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk, 03 Phòng Tư pháp và 45 xã, phường, thị trấn của thành phố Buôn Ma Thuột và các huyện Krông Bông, Ea Súp, góp phần tích cực đưa công nghệ thông tin vào phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch từ tỉnh đến cơ sở, tăng cường công tác quản lý nhà nước về hộ tịch ở địa phương.

Ngoài ra, tính đến thời điểm này, đã có thêm 05/15 Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố đã cài đặt phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch cho Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn (nâng tổng số lên 8/15 đơn vị cấp huyện đã cài đặt và sử dụng phần mềm hộ tịch). Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch tại các đơn vị này bước đầu đã góp phần phục vụ người dân tốt hơn nhờ rút ngắn thời gian giải quyết công việc, tăng cường công tác quản lý nhà nước về hộ tịch ở địa phương.

Nhìn chung, công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả cơ bản, tạo bước chuyển biến tích cực, tạo môi trường làm việc khoa học, hiệu quả, góp phần đáng kể trong việc thực hiện cải cách hành chính, từng bước hiện đại hóa nền hành chính.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk vẫn còn một số tồn tại đó là:

- Nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh còn thiếu và yếu, nhất là đối với cấp xã không có cán bộ công nghệ thông tin chuyên trách nên ảnh hưởng rất lớn đến công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hộ tịch và thực hiện quản lý nhà nước tại địa phương.

- Vẫn còn một bộ phận cán bộ, công chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin nên chưa tích cực thay đổi thói quen làm việc thủ công, chưa chủ động học tập và trau dồi, nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác của mình; vẫn còn một số địa phương chưa thật sự tích cực, chủ động trong việc khai thác, sử dụng các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin đã đầu tư.

- Hầu hết các phần mềm quản lý đăng ký và quản lý hộ tịch được sử dụng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk chưa thiết lập một hệ thống thông tin liên kết, thống nhất giữa Sở Tư pháp với Phòng Tư pháp và tư pháp cấp xã trên địa bàn; việc thống kê dữ liệu hộ tịch chưa đáp ứng tốt yêu cầu thống kê theo các tiêu chí thống kê; các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh sử dụng không cùng một phần mềm nên không đảm bảo được tính đồng bộ, tương thích; phần mềm chưa đảm bảo được chính sách an ninh, bảo mật thông tin theo hướng phân quyền sử dụng cụ thể đến từng cá nhân có thẩm quyền, không ngăn chặn và phát hiện kịp thời các truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc rò rỉ thông tin...

Theo Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”; Quyết định số 1474/QĐ-UBND ngày 26/5/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk, thì chủ trương đến năm 2020 sẽ triển khai phần mềm hộ tịch dùng chung trên toàn quốc, nhằm quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ dữ liệu đăng ký hộ tịch theo Luật Hộ tịch từ các địa phương; từ đó, sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an quản lý (theo Luật Căn cước công dân).

Như vậy, đối với các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh chưa có phần mềm hộ tịch hoặc đã có nhưng không đáp ứng được các yêu cầu như khả năng kết nối, liên thông giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch; chế độ phân quyền và cảnh báo đối với việc hiệu chỉnh/chỉnh sửa thông tin hộ tịch cá nhân trùng lắp nhằm đảm bảo một sự kiện hộ tịch của cá nhân chỉ được đăng ký 01 lần; chức năng thống kê dữ liệu hộ tịch nhanh chóng, kịp thời, chính xác theo các tiêu chí yêu cầu; có tính năng cảnh báo, phòng chống hiện tượng can thiệp, truy cập trái phép; phát hiện và ngăn chặn trường hợp rò rỉ thông tin trên hệ thống; truy nguyên, phát hiện đối tượng, khu vực đã truy cập trái phép hoặc hiệu chỉnh thông tin không đúng thẩm quyền, kể cả các địa phương đang dự kiến xây dựng mới, theo hướng dẫn của Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp, thì Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cho dừng lại, chờ phần mềm do Bộ Tư pháp triển khai để bảo đảm sự đồng bộ, thống nhất trong việc sử dụng một phần mềm dùng chung toàn quốc, tiết kiệm kinh phí xây dựng, tránh đầu tư dàn trải, gây lãng phí và có thể dẫn đến những rủi ro không lường trước được trong quá trình khai thác, sử dụng, nhất là việc tích hợp dữ liệu với cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc để cung cấp thông tin đầu vào cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sau này.

Đối với các huyện, thị xã, thành phố hiện nay đang tiếp tục sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch hiện có (do các đơn vị, công ty khác nhau cung cấp), Ủy ban nhân dân cấp huyện yêu cầu các đối tác xây dựng/cung cấp phần mềm phải cam kết và tiến hành chỉnh sửa ngay phần mềm hiện có đáp ứng đúng các yêu cầu để triển khai Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, như: Phần mềm phải tích hợp được với phân hệ đăng ký khai sinh và cấp số định danh cá nhân; có khả năng kết nối để kịp thời cung cấp dữ liệu hộ tịch cho hệ thống thông tin quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp nhằm phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo quy định; có khả năng tích hợp dữ liệu với cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc của Bộ Tư pháp để phục vụ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch mà không phụ thuộc vào nơi đăng ký hoặc nơi cư trú…

Tuy nhiên, để thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và đăng ký hộ tịch trong thời gian tới tại địa phương, Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk có một số kiến nghị với Bộ Tư pháp như sau:

- Sớm xây dựng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch theo Đề án cơ sở dữ liệu điện tử toàn quốc. Khi xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch chung toàn quốc, đề nghị Bộ Tư pháp và các Bộ, ngành liên quan xem xét đến khả năng tích hợp dữ liệu cũ mà các địa phương đã nhập trong nhiều năm qua để tránh lãng phí nhân công nhập liệu cũng như không gây nhầm lẫn.

Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cần phải có bảo mật phần cứng, bảo mật đường truyền và có mật khẩu, tài khoản cho công chức có nhiệm vụ quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu.

- Cần có cơ chế, chính sách thu hút những người có trình độ cao về công nghệ thông tin vào làm việc trong cơ quan nhà nước để quản trị, phát triển hệ thống công nghệ thông tin, tiếp nhận mã nguồn các phân hệ phần mềm đã triển khai để kịp thời hỗ trợ người dùng trong quá trình cập nhật, chỉnh sửa, thay đổi theo quy định mới, chủ động phòng ngừa và xử lý khi có sự cố xảy ra đồng thời