Bàn về áp dụng mẫu lời chứng của công chứng viên trong hoạt động công chứng

1. Mẫu lời chứng của công chứng viên
Cơ sở pháp lý để công chứng viên (CCV) xây dựng lời chứng khi thực hiện việc công chứng được thực hiện theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng (Thông tư số 01/2021/TT-BTP).
Điều 24 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định:
“1. Lời chứng của công chứng viên là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng.
2. Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm:
a) Lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với hợp đồng (giao dịch); lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng để ký hợp đồng; lời chứng đối với di chúc và các văn bản có liên quan đến di chúc; lời chứng đối với văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản; lời chứng đối với văn bản từ chối nhận di sản;
b) Lời chứng đối với bản dịch.
3. Căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 46, khoản 3 Điều 61 của Luật Công chứng, các mẫu lời chứng và ghi chú cách ghi lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này, công chứng viên soạn thảo lời chứng phù hợp với từng hợp đồng, giao dịch cụ thể.
Công chứng viên không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốn tránh, giảm bớt trách nhiệm của mình hoặc nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội”.
 Mẫu lời chứng của CCV đối với hợp đồng, giao dịch gồm 06 mẫu quy định tại Điều 30 Thông tư số 01/2021/TT-BTP, theo đó:
- Mẫu lời chứng của CCV áp dụng chung đối với hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-21).
- Mẫu lời chứng của CCV đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-22).
- Mẫu lời chứng của CCV đối với di chúc và văn bản sửa đổi/bổ sung di chúc (Mẫu TP-CC-23).
- Mẫu lời chứng của CCV đối với văn bản thỏa thuận phân chia di sản/văn bản khai nhận di sản (Mẫu TP-CC-24).
- Mẫu lời chứng của CCV đối với văn bản từ chối nhận di sản (Mẫu TP-CC-25).
- Mẫu lời chứng của CCV đối với bản dịch (Mẫu TP-CC-26);
Ngoài ra, phần “Ghi chú” có nội dung hướng dẫn CCV soạn và ghi lời chứng phù hợp với từng hợp đồng, giao dịch.
Qua thời gian áp dụng và thực hiện theo hướng dẫn tại phần “Ghi chú” ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BTP, tác giả nhận thấy phần “Ghi chú” này vẫn còn tồn tại một số điểm chưa chính xác, cần phải được xem xét hoàn thiện.
2. Một số vấn đề cần hoàn thiện trong phần “Ghi chú”
2.1. Về chính tả
- Không có “Mẫu 21”, “Mẫu 23” và “Mẫu 24” như điểm (5) của phần ghi chú mà phải là: “Mẫu TP-CC-21”, “Mẫu TP-CC-22”, “Mẫu TP-CC-23”, “Mẫu TP-CC-24”, “Mẫu TP-CC-25”.
- Mẫu TP-CC-22 (dành cho bên ủy quyền) sai chính tả ở cụm từ “hoàn thất” ở gạch đầu dòng thứ 6 (từ trên xuống), cần phải được sửa lại như sau: “Do bên được ủy quyền không thể có mặt tại... (2), tỉnh (thành phố)... (11), do đó, bên được ủy quyền có trách nhiệm liên hệ tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú để hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền. Sau khi hoàn tất thủ tục công chứng, bên được ủy quyền có trách nhiệm gửi cho bên ủy quyền... (9) bản chính của văn bản bản công chứng”.
- Mẫu TP-CC-23, Mẫu TP-CC-24 và Mẫu TP-CC-25, chưa chính xác ở cụm từ “trong hợp đồng” như sau:
(1) Mẫu TP-CC-23: Gạch đầu dòng thứ 5 tính từ trên xuống: “… chữ ký (7.1) trong hợp đồng đúng là chữ ký (7.1) của Ông (Bà).......... (6)” là chưa chính xác, nên sửa lại là: “… chữ ký (7.1) trong di chúc đúng là chữ ký (7.1) của Ông (Bà).......... (6)” và “.. chữ ký (7.1) trong văn bản đúng là chữ ký (7.1) của Ông (Bà).......... (6)”.
(2) Mẫu TP-CC-24: Gạch đầu dòng thứ 6 tính từ trên xuống: “... chữ ký (7.1) trong hợp đồng đúng là chữ ký (7.1) của các Ông (Bà) có tên nêu trên” chưa chính xác, nên sửa lại là: “… chữ ký (7.1) trong văn bản đúng là chữ ký (7.1) của các Ông (Bà) có tên nêu trên”.
(3) Mẫu TP-CC-25: Gạch đầu dòng thứ 5 tính từ trên xuống lại hướng dẫn: “... chữ ký (7.1) trong hợp đồng đúng là chữ ký (7.1) của các Ông (Bà) có tên nêu trên” là chưa chính xác, nên sửa lại là: “... chữ ký (7.1) trong văn bản đúng là chữ ký (7.1) của các Ông (Bà) có tên nêu trên”.
- Ghi chú (9) nguyên văn là: “Ghi số lượng bản chính bằng cả số chữ (phần chữ để trong dấu ngoặc đơn)” cần được sửa thành: “Ghi số lượng bản chính bằng cả số và chữ (phần chữ để trong dấu ngoặc đơn)”.
- Tại tiết b của điểm 2 của phần dấu * của “Ghi chú”:
 “b) Nếu trường hợp có người phiên dịch thì bổ sung các nội dung: Họ tên của người phải có người phiên dịch, lý do phải có người phiên dịch, người đã mời người phiên dịch cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc mời người phiên dịch của mình; họ tên, giấy tờ tùy thân của người phiên dịch, người phiên dịch đã dịch lại toàn bộ nội dung liên quan đến hợp đồng (giao dịch) để người phải có người phiên dịch hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng (giao dịch). Người phiên dịch cam đoan chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình và đã ký vào hợp đồng (giao dịch) này trước mặt công chứng”. Cụm từ “… trước mặt công chứng” là chưa chính xác, cần được sửa thành “… trước mặt công chứng viên”.
2.2. Về kỹ thuật soạn thảo
- Đề nghị sửa cụm từ “hợp đồng (giao dịch)” thành “hợp đồng, giao dịch” cho phù hợp với khoản 1 Điều 46 của Luật Công chứng năm 2014.
Việc ghi cụm từ “hợp đồng (giao dịch)” làm cho câu văn tối nghĩa vì dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích (giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm ý nghĩa của từ hoặc cụm từ đứng trước). Rõ ràng, cụm từ “giao dịch” trong dấu ngoặc đơn ở đây không thể giải thích hay bổ sung thêm ý nghĩa của hợp đồng là giao dịch được.
- Tại 6 mẫu lời chứng theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP xuất hiện đối tượng là: “Các bên”, “các bên giao dịch”, “người yêu cầu công chứng” và tại ghi chú (6) này có thêm 2 nhân vật nữa là “chủ thể” và “người lập di chúc” do vậy, đề nghị sửa thống nhất thành “người tham gia hợp đồng, giao dịch”, riêng “người lập di chúc” vẫn giữ nguyên để làm rõ nghĩa trong lời chứng đối với di chúc và phù hợp với khoản 1 Điều 46 của Luật Công chứng năm 2014.
- Tên của Mẫu TP-CC-23 đối với “Di chúc và Văn bản sửa đổi/bổ sung/hủy bỏ di chúc” nên sửa lại thành “Di chúc và văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ di chúc”; tên của Mẫu TP-CC-24 đối với “văn bản thỏa thuận phân chia/văn bản khai nhận di sản” nên sửa thành “văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản”.
- Trong Mẫu TP-CC-24 và Mẫu TP-CC-25, cụm từ: “Văn bản... (5) này được lập bởi (các) Ông (Bà):” nên sửa thành: “Văn bản... (5) này được lập bởi:”, vì ở bên dưới đã ghi nhận Ông (Bà)… cụ thể rồi và tránh lặp lại cụm từ “(các) Ông (Bà)” gây rườm rà.
- Trong Mẫu TP-CC-22 (mẫu dùng cho bên ủy quyền): Tại đoạn cuối của gạch đầu dòng thứ 6 nguyên văn như sau: “... Sau khi hoàn thất thủ tục công chứng, bên được ủy quyền có trách nhiệm gửi cho bên ủy quyền.......... (9) bản chính của văn bản bản công chứng”.
Đối với trường hợp bên ủy quyền đến trước và ký trước vào hợp đồng ủy quyền tại một tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC) và được CCV chứng nhận cho bên ủy quyền hoặc được cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận cho bên ủy quyền, tạm gọi là văn bản ủy quyền lần 1. Sau đó bên được ủy quyền đến sau và ký sau vào văn bản ủy quyền lần 1 tại một TCHNCC khác và được CCV công chứng tiếp vào bản gốc văn bản ủy quyền lần 1 như vậy mới hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền theo Điều 55 Luật Công chứng năm 2014.
Tuy nhiên, có nhiều trường hợp văn bản ủy quyền lần 1 do bên được ủy quyền xuất trình chỉ được 01 bản chính văn bản ủy quyền lần 1 thì việc công chứng tiếp tại TCHNCC khác vào văn bản ủy quyền lần 1 này là rất khó khăn, thậm chí thực tế đã bị từ chối công chứng. Nguyên nhân vì mẫu lời chứng dùng cho bên được ủy quyền tại gạch đầu dòng cuối cùng ghi nhận một bản chính lưu tại TCHNCC thực hiện việc công chứng tiếp, do đó, khi bên được ủy quyền chỉ có 01 bản chính và bản chính này bị lưu khi làm thủ tục công chứng tiếp thì bên được ủy quyền chỉ còn khả năng sử dụng bản sao văn bản ủy quyền được chứng thực. Khi họ sử dụng bản sao văn bản công chứng có chứng thực mà không có bản chính để thực hiện các thủ tục liên quan thì họ sẽ gặp khó khăn
- Việc “ghi giấy tờ tùy thân” của người tham gia hợp đồng, giao dịch theo hướng dẫn tại điểm (6) của “Ghi chú”: Giấy tờ tùy thân có thể được hiểu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp, chứng nhận có những đặc điểm lai lịch, nhận dạng riêng và nội dung cơ bản của mỗi công dân trong độ tuổi nhất định do pháp luật quy định, có thể gồm các trường thông tin như: Số (số chứng minh thư nhân dân, số căn cước công dân, số hộ chiếu...) giấy tờ tùy thân, ảnh, họ và tên khai sinh, họ và tên gọi khác, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quê quán, nơi thường trú, đặc điểm nhận dạng, ngón trỏ trái, ngón trỏ phải. Như vậy, ghi giấy tờ tùy thân theo như ghi chú hướng dẫn là ghi số của giấy tờ tùy thân hay ghi những thông tin cơ bản về lai lịch, nhân dạng của công dân? Do vậy, việc ghi “giấy tờ tùy thân” cần được sửa thành “số giấy tờ tùy thân” trong hướng dẫn tại phần “Ghi chú”.
- Tiết b của điểm 2 tại phần * của “Ghi chú” đối với lý do mời người phiên dịch cần được sửa lại là:
“b) Nếu trường hợp có người phiên dịch thì bổ sung các nội dung: Họ tên của người phải có người phiên dịch, do không thông thạo tiếng Việt nên đã mời người phiên dịch, người đã mời người phiên dịch cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc mời người phiên dịch của mình; họ tên, giấy tờ tùy thân của người phiên dịch, người phiên dịch đã dịch lại toàn bộ nội dung của hợp đồng (giao dịch) sang tiếng (ghi tên ngôn ngữ mà người phải có người phiên dịch sử dụng và được người phiên dịch dịch) và cam đoan chịu trách trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình và đã ký vào hợp đồng (giao dịch) này trước mặt công chứng viên” vì khoản 3 Điều 47 của Luật Công chứng năm 2014 quy định duy nhất một lý do là: “Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch”.
2.3. Về pháp lý
- Phần “Ghi chú” và hướng dẫn thực hiện theo ghi chú không được quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP chưa được quy định tại Điều 30 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định về các biểu mẫu kèm theo, nên hướng dẫn theo ghi chú này chỉ mang tính chất tham khảo. Do vậy, đề nghị bổ sung cơ sở pháp lý cho phần “Ghi chú” này.
- “Ghi chú” (6) có nội dung nguyên văn như sau:
“(6): Nếu chủ thể là cá nhân thì ghi họ tên, năm sinh (nếu chưa đủ 18 tuổi thì ghi rõ ngày, tháng, năm sinh), giấy tờ tùy thân (trừ trường hợp chưa có giấy tờ tùy thân theo quy định pháp luật) và nơi cư trú. Trong trường hợp chủ thể là cá nhân xác lập hợp đồng (giao dịch) thông qua người đại diện (bao gồm cả trường hợp thông qua người giám hộ) thì ghi thêm cả họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ nơi cư trú của người đại diện/người giám hộ và người giám sát giám hộ (nếu có).
Nếu chủ thể là tổ chức thì ghi tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (theo Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư...); họ tên, chức vụ, giấy tờ tùy thân của người đại diện của tổ chức.
Với mẫu 23 thì (6) chỉ nêu đầy đủ ở lần đầu tiên, với các lần tiếp theo chỉ ghi họ tên của người lập di chúc mà không cần lặp lại toàn bộ họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân”.
Tuy nhiên, đối với người chưa thành niên theo Điều 21 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định:
“1. Người chưa thành niên là người chưa đủ mười tám tuổi.
2. Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện.
3. Người từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi khi xác lập, thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân sự phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi.
4. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý”.
Như vậy, theo khoản 2 Điều 21 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người chưa đủ sáu tuổi không thực hiện giao dịch dân sự mà giao dịch sẽ do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện, nên việc hướng dẫn chủ thể là cá nhân người chưa đủ 6 tuổi theo như hướng dẫn tại ghi chú (6) là chưa phù hợp.
Việc ghi thêm cả họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ nơi cư trú của người giám sát giám hộ là chưa chuẩn xác vì người giám sát giám hộ thường không tham gia hợp đồng, giao dịch của người được giám hộ. Theo khoản 1 Điều 59 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “Việc bán, trao đổi, cho thuê, cho mượn, cho vay, cầm cố, thế chấp, đặt cọc và giao dịch dân sự khác đối với tài sản có giá trị lớn của người được giám hộ phải được sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ”. Như vậy, trường hợp có căn cứ (ví dụ, văn bản đồng ý…) về việc người giám sát giám hộ đã đồng ý thì họ không tham gia hợp đồng, giao dịch và như vậy không thể ghi tên người giám sát việc trong hộ trong lời chứng được.
Pháp luật doanh nghiệp không có cụm từ “chức vụ” đối với doanh nghiệp, do vậy, nên thay cụm từ “chức vụ” thành “chức danh” để cho phù hợp với pháp luật về doanh nghiệp. Do vậy, đề nghị sửa điểm (6) của “Ghi chú” thành:
“Nếu chủ thể là cá nhân thì ghi họ tên, năm sinh (nếu chưa đủ 18 tuổi thì ghi rõ ngày tháng năm sinh), giấy tờ tùy thân (trừ trường hợp chưa có giấy tờ tùy thân theo quy định pháp luật) và nơi cư trú. Trường hợp cá nhân chưa đủ 6 tuổi thì ghi: Họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ nơi cư trú của người đại diện của cá nhân chưa đủ 6 tuổi sau đó ghi họ tên, năm sinh và nơi cư trú của cá nhân chưa đủ 6 tuổi
Trường hợp cá nhân xác lập hợp đồng (giao dịch) thông qua người đại diện (bao gồm cả trường hợp thông qua người giám hộ) thì ghi thêm cả họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ nơi cư trú của người đại diện (văn bản ủy quyền trường hợp đại diện theo ủy quyền), người giám hộ”.
Trường hợp chủ thể là tổ chức thì ghi tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (theo Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư...); họ tên, chức danh (đối với những trường hợp có chức danh), giấy tờ tùy thân của người đại diện của tổ chức.
Với Mẫu TP-CC-23 thì (6) chỉ nêu đầy đủ ở lần đầu tiên, với các lần tiếp theo chỉ ghi người lập di chúc mà không cần lặp lại toàn bộ họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân của người lập di chúc”.
Hướng dẫn tại điểm (6) cũng cần cân nhắc về việc ghi năm sinh của cá nhân vì cá nhân được cấp căn cước công dân thì năm sinh đã được thể hiện trong dãy số của căn cước công dân.
- Điểm (7) của “Ghi chú” nguyên văn là: “Người làm chứng, người phiên dịch không bắt buộc phải ký vào từng trang mà chỉ cần ký vào trang cuối của hợp đồng (giao dịch)”, là hướng dẫn không phù hợp vì Điều 48 Luật Công chứng năm 2014 quy định:
“1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
2. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
3. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:
a) Công chứng di chúc;
b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng”.
Mặt khác khoản 8 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch”.
Luật Công chứng năm 2014 không có sự phân biệt về việc ký, cách thức ký và điểm chỉ của người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch. Do vậy, điểm (7) của “Ghi chú” cần được sửa thành: “Người làm chứng, người phiên dịch ký vào từng trang của hợp đồng (giao dịch)”.
- Khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng”, điều này chỉ quy định về đăng ký chữ ký mà không có quy định đăng ký mẫu dấu nên việc tự tiện đặt thêm thủ tục đăng ký mẫu dấu là chưa đúng với quy định của khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng năm 2014.
Mặt khác, điểm p khoản 3 Điều 15 của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2000 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã chỉ xử phạt đối với hành vi: “Công chứng viên không đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác với chữ ký mẫu đã được đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng trước khi thực hiện việc công chứng; công chứng hợp đồng khi người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác chưa đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng mà đã ký trước vào hợp đồng”. Pháp luật về công chứng từ trước đến nay chưa có quy định về đăng ký mẫu dấu của pháp nhân hay tổ chức.
Do vậy, tiết đ điểm 2 của Phần * của “Ghi chú” cần được sửa lại là:
“Nếu người yêu cầu công chứng là tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký thì bổ sung các nội dung: Bên nào đã làm thủ tục đăng ký chữ ký và đã ký trước vào hợp đồng (giao dịch) này. Công chứng viên đã đối chiếu chữ ký trên hợp đồng (giao dịch) và thấy giống với mẫu chữ ký đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng[1]”.
3. Một số đề xuất, kiến nghị
Một là, mẫu lời chứng của CCV và hướng dẫn cách ghi mẫu lời chứng được xây dựng với mục đích tạo sự thống nhất, đồng bộ trong hoạt động công chứng, nâng cao chất lượng của văn bản công chứng, xác định rõ trách nhiệm của CCV trong văn bản công chứng, phù hợp với đặc thù của hoạt động công chứng cũng như tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho CCV trong quá trình hành nghề và xây dựng những chứng cứ hợp pháp, thuận tiện trong việc giải quyết các tranh chấp, vi phạm xảy ra. Vì vậy, cần phải được quy định chặt chẽ, chính xác.
Hai là, đề nghị bổ sung vào chương trình giảng dạy, đào tạo các lớp đào tạo nghề công chứng nội dung đào tạo về kỹ thuật soạn thảo và ghi lời chứng của CCV đối với hợp đồng, giao dịch và bản dịch.
Ba là, đề nghị sửa đổi Luật Công chứng theo hướng xây dựng nội dung lời chứng của CCV chặt chẽ, khoa học, dể hiểu và dễ áp dụng, không cần phải có văn bản quy phạm pháp luật dưới luật hướng dẫn về mẫu mới áp dụng được. Mặt khác, việc hướng dẫn cách thức ghi lời chứng của CCV trong văn bản công chứng nên để cho tổ chức xã hội nghề nghiệp của CCV hướng dẫn thực hiện phù hợp với chức năng và vai trò của mình./.