1. Thực tiễn công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực lý lịch tư pháp

1.1. Những kết quả đạt được

Theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, cá nhân, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội có quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (LLTP). Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 cũng quy định rõ thủ tục, hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP đối với từng nhóm chủ thể tương ứng với từng loại Phiếu, từ đó, hình thành 03 thủ tục hành chính được thực hiện ở Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp và 03 thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Thứ nhất, đơn giản hóa thành phần hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP: Thực hiện Luật Cư trú năm 2020 (khoản 4 Điều 37), Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính, các nghị định của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính và Quyết định số 1535/QĐ-BTP ngày 08/7/2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế công bố, công khai thủ tục hành chính và báo cáo công tác kiểm soát thủ tục hành chính, ngày 23/6/2021, Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 1050/QĐ-BTP về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực LLTP thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. Theo đó, cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu LLTP phải nộp Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu cùng các giấy tờ theo quy định.

Thực hiện Chỉ thị số 23/CT-TTg ngày 09/7/2023 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính cấp Phiếu LLTP tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, ngày 05/12/2023, Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia - Bộ Tư pháp đã ban hành Quy trình số 9118/QLHC-TTLLTPQG về thực hiện thí điểm cấp Phiếu LLTP trên ứng dụng định danh và xác thực điện tử VNeID tại tỉnh Thừa Thiên Huế (Quy trình số 9118/QLHC-TTLLTPQG) và tại Thành phố Hà Nội. Với ứng dụng nêu trên, cá nhân, cơ quan, tổ chức không cần nộp bất cứ giấy tờ gì khi thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP. Đồng thời, khi cá nhân nhập thông tin số định danh cá nhân, các trường thông tin nhân thân có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được điền tự động vào Tờ khai điện tử tương tác, cá nhân không phải cung cấp lại thông tin nhân thân như trước kia. Đây là một giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin rất hiện đại, đáp ứng rất tốt nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính cấp Phiếu LLTP của các cá nhân, cơ quan, tổ chức.

Thứ hai, đa dạng hóa các phương thức cấp Phiếu LLTP: Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (Nghị định số 45/2020/NĐ-CP), Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích; Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, thời gian qua, Bộ Tư pháp và các Sở Tư pháp đã thực hiện cấp Phiếu LLTP theo các phương thức khác nhau, trong đó, đặc biệt chú trọng cấp Phiếu LLTP trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Tư pháp và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Triển khai thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Quyết định số 06/QĐ-TTg), ngày 30/5/2022, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 1722/BTP-TTLLTPQG gửi Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về việc hướng dẫn tái cấu trúc quy trình thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP trực tuyến. Theo đó, thực hiện yêu cầu của Quyết định số 06/QĐ-TTg, dịch vụ công thiết yếu cấp Phiếu LLTP đã được tích hợp trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, kết nối khai thác dữ liệu công dân có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi giải quyết thủ tục hành chính, công dân không phải cung cấp các thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư[1]. Tính đến nay, Bộ Tư pháp và các địa phương đã kết nối thành công Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, việc cấp Phiếu LLTP tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp đã được tái cấu trúc và đáp ứng mức độ toàn trình dịch vụ công trực tuyến. Cá nhân có thể thanh toán phí cấp Phiếu LLTP trực tuyến thông qua chức năng thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Song song với việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến, việc tiếp nhận và cấp Phiếu LLTP tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông qua mô hình Trung tâm Phục vụ hành chính công theo Nghị định số 61/2018/NÐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (Nghị định số 61/2018/NÐ-CP) và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP. Qua đó, góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của Bộ Tư pháp cũng như các địa phương.

Thứ ba, đổi mới cách thức thực hiện: Để bảo đảm việc cấp Phiếu LLTP chính xác, kịp thời, đúng thời hạn luật định, giảm tối đa tình trạng trễ hạn trong việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, từ năm 2015 đến nay, Bộ Tư pháp (Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia) đã phối hợp với Bộ Công an (Cục Hồ sơ nghiệp vụ) nghiên cứu, áp dụng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP. Việc tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử. Tính từ khi triển khai đến nay, giải pháp này đã góp phần tra cứu, xác minh 4.337.119 hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP, qua đó, đem lại tác dụng to lớn trong việc bảo đảm thời hạn cấp Phiếu LLTP theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP đã giảm tỷ lệ trễ hạn cấp Phiếu LLTP trên toàn quốc xuống còn khoảng 2%. Qua đó, củng cố niềm tin của người dân vào dịch vụ hành chính công nói chung, thủ tục cấp Phiếu LLTP nói riêng.

1.2. Một số bất cập

Thứ nhất, về thể chế: Một số quy định của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 về thủ tục cấp Phiếu LLTP không còn phù hợp với thực tiễn.

Về thời hạn cấp Phiếu LLTP, theo Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 thì thời hạn cấp Phiếu LLTP không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Trường hợp người được cấp Phiếu LLTP là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 47 Luật này, trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật này thì thời hạn không quá 15 ngày. Quy định “ngày” mà không phải “ngày làm việc” thực sự đã tạo ra không ít áp lực cho cán bộ giải quyết thủ tục cấp Phiếu LLTP thời gian qua. Đặc biệt, đối với những khoảng thời gian có ngày nghỉ lễ dài thì thời hạn cấp Phiếu LLTP như Điều 48 Luật này là chưa thực sự phù hợp.

Mặt khác, khoản 1 Điều 369 Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2021) quy định: “Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu của người được đương nhiên xóa án tích và xét thấy có đủ điều kiện quy định tại Điều 70 của Bộ luật Hình sự thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP cấp Phiếu LLTP là họ không có án tích”. Trên thực tế, nhiều cá nhân thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP để được xác nhận đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích trên Phiếu LLTP. Tuy nhiên, thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu của người được đương nhiên xóa án tích và xét thấy có đủ điều kiện quy định tại Điều 70 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) để cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP cấp Phiếu LLTP là họ không có án tích là thời gian quá ngắn và chưa thực sự phù hợp với thực tế. Việc xác định thời hạn cấp Phiếu LLTP như vậy không những tạo ra sự thiếu thống nhất trong nhận thức và áp dụng luật của cơ quan, người có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP mà còn tạo ra sự thiếu thống nhất trong nhận thức và niềm tin của người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP.

Một số biểu mẫu, tờ khai trong hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP vẫn phải sử dụng bản giấy, chưa được điện tử hóa. Hiện nay, Bộ Tư pháp đang gấp rút hoàn thiện dự thảo Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ LLTP (Thông tư số 13/2011/TT-BTP) và Thông tư số 16/2013/TT-BTP ngày 11/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 13/2011/TT-BTP (gọi tắt là Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ LLTP), trong đó có 03 biểu mẫu điện tử tương tác[2]. Tuy nhiên, việc sửa đổi các biểu mẫu này có phần chậm so với yêu cầu thực tiễn.

Thứ hai, về công nghệ: Hiện nay, đa phần các địa phương đã hoàn thiện và triển khai Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. Tuy nhiên, việc sử dụng, khai thác các tính năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh còn thiếu đồng bộ giữa các địa phương. Cá nhân khi thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP trực tuyến trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh nhiều khi còn lúng túng.

Thứ ba, về công tác tuyên truyền: Việc tuyên truyền các phương thức cấp Phiếu LLTP đến người dân còn chưa thực sự đạt hiệu quả cao. Nhiều người dân vẫn mang tâm lý trực tiếp đến Sở Tư pháp thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP cho an tâm. Bên cạnh đó, trình độ sử dụng công nghệ của người dân còn chưa đồng đều giữa các vùng, miền nên việc thực hiện cấp Phiếu LLTP trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh còn ít so với các phương thức cấp Phiếu khác.

Những tồn tại, hạn chế nêu trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân, đó là: Nhận thức, tư duy về cải cách thủ tục hành chính trong một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức chậm được đổi mới, chưa thấy được hết ý nghĩa, tầm quan trọng và đòi hỏi cấp bách của cải cách thủ tục hành chính; chưa xây dựng được cơ chế kiểm tra, giám sát có hiệu quả đối với đội ngũ công chức thực thi công vụ trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực LLTP; việc hoàn thiện Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh tại một số địa phương còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình trong lĩnh vực LLTP.

2. Một số giải pháp đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động cấp Phiếu lý lịch tư pháp thời gian tới

Cải cách thủ tục hành chính nói chung, cải cách thủ tục hành chính trong công tác LLTP nói riêng là quá trình cải cách liên tục, lâu dài. Do đó, để cải cách thủ tục hành chính trong công tác cấp Phiếu LLTP thời gian tới, Bộ Tư pháp cũng như các địa phương cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:

Thứ nhất, về thể chế: (i) Sửa đổi quy định về thời hạn cấp Phiếu LLTP theo “ngày làm việc” tại Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009. Đồng thời, cần có hướng dẫn cụ thể về Điều 369 Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2021) để bảo đảm thời hạn cấp Phiếu LLTP nói chung và thời hạn cấp Phiếu LLTP đối với những trường hợp có án tích được thống nhất, phù hợp với thực tế. (ii) Tiếp tục hoàn thiện các quy định của pháp luật về LLTP, ban hành Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ LLTP. Đồng thời, nghiên cứu xây dựng một thủ tục hành chính độc lập, có tính chất đặc thù để áp dụng đối với các trường hợp đương nhiên được xóa án tích theo quy định tại Điều 70 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).

Thứ hai, về công nghệ: Bộ Tư pháp và các địa phương cần tiếp tục hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và phần mềm để cấp Phiếu LLTP trực tuyến, đáp ứng mức độ toàn trình dịch vụ công trực tuyến với mục tiêu “100% thủ tục hành chính đủ điều kiện theo quy định của pháp luật được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 và được định danh, xác thực điện tử hoặc xác thực, chia sẻ dữ liệu dân cư…”[3]. Đến thời điểm hiện nay, việc cấp Phiếu LLTP theo dịch vụ hành chính công mức độ 4 về cơ bản đã “chín muồi” cả về mặt pháp lý cũng như mặt công nghệ. Về pháp lý, ngoài các văn bản pháp luật đang có hiệu lực (Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước) thì Chính phủ đã ban hành Nghị định số 59/2022/NĐ-CP ngày 05/9/2022 quy định về định danh và xác thực điện tử, qua đó, người dân có thể dùng chữ ký điện tử để thực hiện làm tờ khai yêu cầu cấp Phiếu LLTP điện tử, nhận Phiếu LLTP điện tử. Về công nghệ, trong giai đoạn hiện nay, với sự chỉ đạo quyết liệt và tăng cường đầu tư của Chính phủ, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử đã được đẩy mạnh, tích cực hơn, nhiều công nghệ mới được áp dụng, đủ điều kiện để hoàn thiện phần mềm đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến, tích hợp vào Cổng dịch vụ công quốc gia.

Thứ ba, về công tác tuyên truyền: Bộ Tư pháp cũng như các địa phương cần đẩy mạnh tuyên truyền các phương thức cấp Phiếu LLTP đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức dưới nhiều hình thức đa dạng khác nhau.

Thứ tư, tổ chức thực hiện: (i) Việc cải cách thủ tục hành chính trong công tác LLTP đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức không ngừng nâng cao nhận thức, trách nhiệm về tầm quan trọng của cải cách thủ tục hành chính, qua đó, tạo hiệu ứng chung trong toàn xã hội, bỏ qua mọi sức ỳ, lực cản, tập trung mọi nguồn lực để xây dựng nền hành chính hiện đại, lấy người dân thực sự là đối tượng phục vụ. (ii) Đề cao trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật trong tiếp nhận, xử lý nhanh chóng, kịp thời các thủ tục hành chính trong lĩnh vực LLTP, đồng thời, ban hành và thực hiện hiệu quả cơ chế kiểm tra, thanh tra việc thực thi công vụ của công chức, viên chức Ngành Tư pháp. Định kỳ khảo sát, đánh giá chất lượng hoạt động cấp Phiếu LLTP bằng cách đo mức độ hài lòng của người dân thông qua việc điều tra, khảo sát xã hội học được tiến hành bởi một tổ chức độc lập, lấy đó làm một trong những căn cứ quan trọng để đánh giá hiệu quả cải cách thủ tục hành chính, đồng thời làm cơ sở quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, năng lực lãnh đạo, điều hành của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP./.

ThS. Nguyễn Thị Tuyết Nhung

Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp

[1]. Bao gồm các trường thông tin như: Tên gọi khác; giới tính; nơi sinh; quốc tịch; dân tộc; nơi thường trú; nơi tạm trú; họ tên cha, năm sinh; họ tên mẹ, năm sinh; họ tên vợ/chồng, năm sinh.

[2]. Khoản 8 Điều 3 Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT ngày 15/11/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước quy định: “Biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form) là biểu mẫu hồ sơ của thủ tục hành chính được thể hiện dưới dạng ứng dụng máy tính (thông thường dưới dạng ứng dụng trên website) để người sử dụng cung cấp, trao đổi dữ liệu với ứng dụng dịch vụ công trực tuyến. Biểu mẫu điện tử tương tác phải bao gồm tối thiểu các trường thông tin quy định tại biểu mẫu của thủ tục hành chính (mẫu đơn, mẫu tờ khai). Biểu mẫu điện tử tương tác thực hiện việc thu thập dữ liệu theo yêu cầu của thủ tục hành chính dưới một định dạng thống nhất cho cơ quan cung cấp dịch vụ. Các dữ liệu này được quản lý trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng dịch vụ công trực tuyến”.

[3]. Mục II.2.a Quyết định số 06/QĐ-TTg.

(Nguồn: Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Kỳ 2 (Số 405), tháng 5/2024)