Đây là chủ trương mở đường cho văn phòng công chứng ra đời và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh được quy định tại Luật Công chứng năm 2006. Khi Luật Công chứng năm 2014 được ban hành thay thế cho Luật năm 2006, văn phòng công chứng tiếp tục được công nhận, nhưng Luật năm 2014 xác định công chứng viên có chức năng xã hội là “cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm”, vì vậy việc thành lập văn phòng công chứng phải chịu sự kiểm soát nhất định của Nhà nước, cụ thể: Phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định, phải đáp ứng các tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Và trong một thời gian dài, để được thành lập và hoạt động, các văn phòng công chứng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện này.

Từ ngày 01/01/2019, khi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch có hiệu lực thi hành, việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng không còn căn cứ vào quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng nữa, vì Luật này đã bỏ các quy định có liên quan đến quy hoạch về tổ chức hành nghề công chứng. Từ sự kiện này, rất nhiều văn phòng công chứng trên phạm vi cả nước đã “rục rịch” xin chuyển địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác với lý do là việc thành lập văn phòng công chứng không còn phụ thuộc vào quy hoạch theo địa bàn, nên được quyền chuyển và chỉ cần đăng ký với Sở Tư pháp để cấp lại giấy đăng ký hoạt động.

Hiện nay, tại Điều 24 Luật Công chứng năm 2014 (được sửa đổi năm 2019) và Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng (Thông tư số 01/2021/TT-BTP) chỉ quy định “khi thay đổi nội dung về trụ sở, văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký nội dung thay đổi với Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động kèm theo giấy tờ chứng minh về trụ sở mới” và “trong thời hạn 07 ngày, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng thay đổi địa chỉ trụ sở”. Do đó, nếu “cứ theo pháp luật mà làm” thì các văn phòng công chứng chỉ cần đăng ký nội dung thay đổi với Sở Tư pháp kèm theo giấy tờ chứng minh trụ sở mới và đợi Sở Tư pháp cấp lại giấy

đăng ký hoạt động. Và như vậy, vấn đề pháp lý phát sinh cần được giải quyết là: Nhiều văn phòng công chứng sẽ rời bỏ những địa bàn cấp huyện khó khăn, ít sôi động sang địa bàn trung tâm, nhộn nhịp hơn (như: Trung tâm thành phố), làm mất cân đối “mạng lưới” tổ chức hành nghề công chứng vốn cần được bố trí đều trong phạm vi một tỉnh nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng của người dân, doanh nghiệp, có nguy cơ làm phát sinh nhiều hệ lụy tiêu cực. Đây là thực trạng được đề cập tại Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng (Nghị quyết số 172/NQ-CP) “thời gian gần đây đã xuất hiện tình trạng, hiện tượng chưa phù hợp với chính sách của Nhà nước về phát triển nghề công chứng, cụ thể là: Văn phòng công chứng được thành lập không căn cứ vào nhu cầu công chứng; việc chuyển trụ sở văn phòng công chứng từ các huyện vào trung tâm các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của nghề công chứng, tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật của một số tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, đồng thời không đáp ứng được nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức tại các huyện, các vùng xa trung tâm”. Chính vì vậy, tại Nghị quyết này, Chính phủ định hướng “Phát triển tổ chức hành nghề công chứng có kiểm soát gắn với địa bàn dân cư, bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức; không tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên cùng một địa bàn cấp huyện”. Vậy hướng xử lý vấn đề phát sinh này như thế nào?

Việc đề nghị thay đổi địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác không đơn thuần chỉ là thay đổi thông tin về địa chỉ trụ sở trong giấy đăng ký hoạt động mà thực chất là chuyển địa bàn hoạt động - chuyển sang môt địa bàn khác với địa bàn được xác định trong đề án thành lập đã được phê duyệt. Như vậy, việc thay đổi này dẫn đến làm thay đổi nội dung trọng tâm của đề án đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt đó là “địa bàn hoạt động” - yếu tố bắt buộc phải đánh giá về “sự cần thiết và tính khả thi” khi thành lập văn phòng công chứng.

Bên cạnh đó, mặc dù điều kiện “phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng” bị bãi bỏ, nhưng các điều kiện về “trụ sở do Chính phủ quy định và các tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành” không hề bị bãi bỏ. Và mới đây, tại Nghị quyết số 172/NQ-CP, Chính phủ tiếp tục định hướng “việc cho phép thành lập văn phòng công chứng mới hoặc thay đổi địa điểm trụ sở văn phòng công chứng từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác phải phù hợp với tiêu chí đã được ban hành, quy định của pháp luật và định hướng phát triển tổ chức hành nghề công chứng quy định tại Nghị quyết này”.

Điều đó có nghĩa là việc lựa chọn địa bàn hoạt động để đặt trụ sở của văn phòng công chứng không phụ thuộc quy hoạch cứng đã được Chính phủ phê duyệt, nhưng việc lựa chọn địa bàn phải đảm bảo các tiêu chí xét duyệt của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đó là: Đánh giá được sự cần thiết ban hành, đánh giá được tính khả thi, các điều kiện về trụ sở. Đây là những tiêu chí bắt buộc phải đáp ứng khi đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Vì vậy, khi chuyển địa bàn hoạt động, văn phòng công chứng vẫn phải đảm bảo các tiêu chí bắt buộc này giống như khi thành lập mới. Chúng ta không thể lấy kết quả đánh giá “sự cần thiết và tính khả thi” tại một địa bàn cấp huyện này (nơi đã thành lập) để áp dụng sang địa bàn cấp huyện khác được, vì không có địa bàn nào giống địa bàn nào.

Vậy nên, thiết nghĩ vấn đề trên cần được các cơ quan chức năng quan tâm và sớm có biện pháp khắc phục, tránh hiện tượng các văn phòng công chứng đua nhau “dồn” về địa bàn trung tâm như đã và đang xảy ra hiện nay. Để giải quyết vấn đề này, tác giả đề xuất:

Thứ nhất, về phía địa phương, trong quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập văn phòng công chứng do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, nên có nội dung quy định về “trường hợp văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển đổi địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác” thì cần sửa đổi lại đề án thành lập để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt lại cho phù hợp với thực tế thay đổi. Trong trường hợp này, việc xem xét, phê duyệt lại đề án không phải là “sự cản trở, gây khó khăn” đối với đề nghị thay đổi địa điểm hoạt động của văn phòng công chứng. Trái lại, đây là việc làm cần thiết để đánh giá lại “sự cần thiết và tính khả thi” của văn phòng công chứng theo địa bàn mới dự kiến chuyển đến giống như lúc ban đầu đề nghị thành lập, nhằm đảm bảo văn phòng công chứng khi được chuyển địa bàn hoạt động có tính khả thi, ổn định, bền vững và thật sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức tại địa bàn dự kiến thay đổi (tránh trường hợp mới được thay đổi lại xin chuyển địa bàn hoạt động khác). Hơn nữa, Sở Tư pháp chỉ có thể đăng ký lại hoạt động theo đúng nội dung của đề án thành lập, chứ không thể đăng ký lại hoạt động cho văn phòng công chứng khi thông tin về trụ sở, địa bàn hoạt động trên thực tế khác biệt với thông tin trong đề án đề nghị thành lập (tại khoản 4 Điều 23 Luật Công chứng cũng quy định rõ “hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng gồm: Đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề).

Thứ hai, về phía cơ quan trung ương, Bộ Tư pháp cần sớm tham mưu sửa đổi các quy định của pháp luật công chứng hiện hành (Điều 24 Luật Công chứng năm 2014 (được sửa đổi năm 2019) và Thông tư số 01/2021/TT-BTP theo hướng “trường hợp thay đổi nội dung về trụ sở trên cùng một địa bàn cấp huyện, văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký nội dung thay đổi với Sở Tư pháp để đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng theo địa chỉ trụ sở mới” vì đề án thành lập ban đầu không bị thay đổi, nhưng “trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác, văn phòng công chứng phải sửa đổi đề án thành lập, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét phê duyệt lại. Sau khi đề án được phê duyệt, Sở Tư pháp đăng ký lại hoạt động cho văn phòng công chứng theo đúng nội dung đã thay đổi trong đề án” để đảm bảo việc hiểu và áp dụng thực hiện đúng đắn, thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

Hoàng Trọng Hùng
Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk

[1] Tại Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược Cải cách Tư pháp đến năm 2020.