Vấn đề thứ nhất: Tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP nêu: “Căn cứ vào Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ… cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ sung thủ tục hành chính hoặc bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính, hoàn thành dự thảo Quyết định công bố trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định công bố”.

Với các thủ tục hành chính phải bổ sung bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là khó thực hiện, do lúc đó mới tiến hành xây dựng VBQPPL của địa phương.

Trả lời: Nội dung quy định về thời hạn hoàn thành dự thảo Quyết định công bố thủ tục hành chính tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP xuất phát từ yêu cầu bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ của các VBQPPL và việc tổ chức thực hiện thống nhất quy định thủ tục hành chính trên phạm vi cả nước; đặc biệt, trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành VBQPPL có nội dung về thủ tục hành chính thì văn bản đó phải được cơ quan có thẩm quyền ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ và phải bảo đảm có hiệu lực cùng thời điểm có hiệu lực của văn bản hoặc điều, khoản, điểm được giao quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thi hành. Nội dung quy định nhằm khắc phục tình trạng địa phương không kịp thời tổ chức thực hiện quy định thủ tục hành chính do khi VBQPPL của cơ quan trung ương có thủ tục hành chính mà địa phương phải bổ sung bộ phận tạo thành đã có hiệu lực, lúc đó địa phương mới tiến hành xây dựng VBQPPL của địa phương và tình trạng địa phương tự quyết định ban hành VBQPPL của địa phương để quy định chi tiết các thủ tục hành chính đã được cơ quan trung ương ban hành.

Yêu cầu công bố thủ tục hành chính là để đảm bảo công khai, minh bạch và thực hiện ngay các thủ tục hành chính quy định tại VBQPPL; đảm bảo giá trị hiệu lực của các VBQPPL được ban hành. Nội dung quy định tại Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP đảm bảo gắn kết giữa quyết định công bố của Chủ tịch Ủy ban nhân tỉnh cấp tỉnh với quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, đặc biệt bảo đảm tổ chức thực thi ngay các quy định về thủ tục hành chính.

Cách thức thực hiện cụ thể như sau:

- Tại thời điểm nhận được quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có nội dung quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thi hành về thủ tục hành chính đã được ban hành thì các sở, ban, ngành căn cứ VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để bổ sung thủ tục hành chính hoặc bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính, hoàn thành dự thảo Quyết định công bố trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, gửi hồ sơ dự thảo Quyết định công bố đến Sở Tư pháp để kiểm soát chất lượng.

- Trường hợp tại thời điểm nhận được Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có nội dung quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thi hành về thủ tục hành chính chưa được ban hành thì các sở, ban, ngành được giao chủ trì soạn thảo VBQPPL đồng thời dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp kèm theo dự thảo VBQPPL để kiểm soát chất lượng.

Vấn đề thứ hai: Đề nghị xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm “thực hiện kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và tổ chức niêm yết thủ tục hành chính đã công bố” và đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện các công việc để “công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính” được nêu tại cuối khoản 2 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP.

Trả lời: Phạm vi hướng dẫn về công bố, niêm yết công khai thủ tục hành chính tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP chủ yếu về thẩm quyền, cách thức, quy trình công bố và thực hiện niêm yết. Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP đã quy định: Trách nhiệm kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và tổ chức thực hiện niêm yết thủ tục hành chính đã công bố là trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Ngân hàng Chính sách xã hội, Ngân hàng Phát triển Việt Nam và cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, theo đó trách nhiệm các cơ quan chuyên môn tạo các đường dẫn (link) từ cơ sở dữ liệu quốc gia về trang tin của các sở, ngành. Tuy nhiên, để tạo sự liên kết chặt chẽ, phù hợp, chính xác trong quá trình kết nối, các cơ quan, đơn vị nêu trên cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị hoặc bộ phận chuyên môn về công nghệ thông tin thuộc cơ quan để đảm bảo về yêu cầu kỹ thuật.

Hiện nay, nội dung cụ thể về cách thức, phạm vi, yêu cầu kết nối đang được Bộ Tư pháp nghiên cứu đưa vào dự thảo Thông tư hướng dẫn cập nhật, quản lý, duy trì và khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, theo hướng:

- Việc nhập dữ liệu thủ tục hành chính và đề nghị mở công khai hồ sơ thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm của tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ; Sở Tư pháp; tổ chức pháp chế cơ quan: Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Ngân hàng Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Chính sách xã hội.

- Việc mở công khai thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính là trách nhiệm của Cục Kiểm soát thủ tục hành chính - Bộ Tư pháp.

Vấn đề thứ ba: Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP có quy định 02 hình thức công bố thủ tục hành chính (ban hành Quyết định công bố có bổ sung thủ tục hành chính hoặc bổ sung bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính và ban hành Quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính”). Trong hai hình thức nêu trên, hình thức ban hành Quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” nên làm như thế nào? Hồ sơ sở, ngành trình Chủ tịch công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” gồm những gì? Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thực hiện sao y Quyết định công bố của Bộ, ngành theo quy định tại phụ lục III Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) không? Có hai trường hợp xảy ra sau đây:

- Trường hợp 1, theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Quyết định công bố của Bộ, ngành phải được gửi đến Ủy ban nhân dân tỉnh thì mới thực hiện thủ tục sao gửi nhưng Bộ, ngành chỉ gửi cho sở, ngành ở tỉnh, thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không có bản chính để sao;

- Trường hợp 2, sở, ngành copy lại toàn bộ nội dung Quyết định công bố của Bộ, ngành, nhưng thay đổi thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký, địa danh... và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký Quyết định công bố thủ tục hành chính. Có phải Thông tư số 05/2014/TT-BTP cần được hiểu như trường hợp thứ 2 này không?

Ngoài 02 cách hiểu như trên còn có cách hiểu nào khác không?

Trả lời: Việc ban hành Quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. “Bản sao y bản chính” phải được ghi rõ hình thức sao (sao y bản chính); tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính phải được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP mới có giá trị pháp lý như bản chính. Thể thức và kỹ thuật trình bày cụ thể đối với bản sao, trong đó có hình thức “Bản sao y bản chính” được quy định cụ thể tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Thông tư số 05/2014/TT-BTP đã quy định rõ các cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi nhận được Quyết định công bố của trung ương có trách nhiệm thông báo cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp để biết và theo dõi, đồng thời làm thủ tục trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính”.

Thông tư số 05/2014/TT-BTP không quy định và hướng dẫn hồ sơ, thủ tục trình ký ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” vì hồ sơ, thủ tục này được thực hiện theo quy định về công tác văn thư tại các VBQPPL đã nêu trên. Do đó, cả hai trường hợp được nêu trong câu hỏi đều không đúng và không phù hợp với quy định hiện hành. Tuy nhiên, quy định áp dụng hình thức “Bản sao y bản chính” đối với quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có một số điểm đặc thù; do vậy, để đảm bảo thực hiện, chúng tôi xin lưu ý về hồ sơ, thủ tục trình ký ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” cơ bản như sau:

a) Về hồ sơ trình ký, gồm:

- Văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính”;

- Dự thảo “Bản sao y bản chính” của quyết định công bố và bản chính quyết định công bố kèm theo.

b) Về trình tự thực hiện

- Bước 1: Các sở, ngành chuyên môn khi nhận được quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ thì phải tiến hành kiểm tra, xác định về việc lựa chọn một trong hai trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP để tham mưu, xây dựng quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Bước 2: Trường hợp lựa chọn hình thức “sao y bản chính” thì thông báo cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp;

- Bước 3: Làm thủ tục sao y bản chính và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký, ban hành.

Việc kiểm tra, đối chiếu, thông báo và làm thủ tục trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký, ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” được thực hiện trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.

Quy định về việc ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” có tính chất dự liệu đối với trường hợp thủ tục hành chính trong quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ đã đảm bảo đầy đủ các bộ phận tạo thành và VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không có quy định liên quan về thủ tục hành chính (trong trường hợp này, sở, ngành, chuyên môn không phải đưa thêm bất cứ thông tin liên quan gì về thủ tục hành chính). Trên thực tế trường hợp này ít xảy ra. Vì vậy, nếu phải bổ sung thêm các thông tin về địa điểm, thời gian cụ thể… để thực hiện thủ tục hành chính thì các sở, ngành chuyên môn lựa chọn hình thức xây dựng quyết định công bố theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

Để thống nhất thực hiện và xác định roc trách nhiệm phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị liên quan, đồng thời cụ thể hóa hồ sơ, trình tự theo gợi ý nêu trên, Sở Tư pháp nên tham mưu với Chủ Tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh