Trong những năm qua, trước yêu cầu cải cách hành chính, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực của quản lý nhà nước, dịch vụ hành chính công trực tuyến đã từng bước hình thành, phát triển và đã đem lại những tiện ích to lớn phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 của Chính phủ cũng như Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2010 của Thủ tướng Chính phủ đã xác định một trong ba trọng tâm của cải cách hành chính là “nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công”[1]. Đồng thời, với yêu cầu hiện đại hóa hành chính, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã xác định rõ mục tiêu: “Nâng cao chất lượng phục vụ và tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước thông qua đẩy mạnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho người dân, tổ chức; cung cấp các dịch vụ công cơ bản trực tuyến mức độ 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ cá nhân và tổ chức mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau”[2]. Trong lĩnh vực lý lịch tư pháp, Chính phủ giao Bộ Tư pháp “Xây dựng hệ thống và hướng dẫn thực hiện qua mạng điện tử trên toàn quốc đối với việc: Cung cấp lý lịch tư pháp, thực hiện xong trước ngày 01/01/2016”[3]. Như vậy, đối với các cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu lý lịch tư pháp (bao gồm Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và 63 Sở Tư pháp), việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trên mạng điện tử hay việc cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến là nhiệm vụ quan trọng, là giải pháp hữu hiệu góp phần nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Tuy nhiên, cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến nói chung và dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực lý lịch tư pháp nói riêng là công việc còn mới mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm, vì vậy, đòi hỏi phải có những điều kiện, tiền đề nhất định thì mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực của hoạt động này trong cuộc sống.

1. Cấp phiếu lý lịch tư pháp - một loại hình của dịch vụ hành chính công

Dịch vụ hành chính công là loại hình dịch vụ gắn liền với chức năng quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu của người dân, doanh nghiệp. Dưới góc độ pháp lý, dịch vụ hành chính công được hiểu là “những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý”[4]. Theo tiến trình cải cách hành chính, nội hàm của thuật ngữ “dịch vụ hành chính công” từng bước được hoàn chỉnh, cụ thể Nghị định số 43/2011/NĐ-CP[5] xác định: “Dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý”.

Như vậy có thể thấy khái niệm “dịch vụ hành chính công” theo Nghị định số 43/2011/NĐ-CP có những đặc trưng sau đây:

- Là loại hình dịch vụ gắn liền với chức năng quản lý nhà nước và chỉ do cơ quan nhà nước thực hiện, không bao gồm dịch vụ hành chính công do các tổ chức được Nhà nước ủy quyền thực hiện.

- Dịch vụ này được hình thành nhằm thực hiện chức năng xã hội của Nhà nước, bảo đảm quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, tổ chức.

- Sản phẩm của dịch vụ là giấy phép, giấy chứng nhận, đăng ký, công chứng, thị thực, hộ tịch… được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo thủ tục nhất định.

- Công dân, tổ chức được hưởng những dịch vụ này không theo quan hệ cung cầu, ngang giá trên thị trường, mà thông qua việc nộp phí hoặc lệ phí cho các cơ quan hành chính nhà nước. Phần phí và lệ phí này mang tính chất phục vụ và cơ bản bù đắp chi phí được chi từ ngân sách nhà nước.

- Mỗi dịch vụ hành chính công gắn liền với một thủ tục hành chính để giải quyết hoàn chỉnh một công việc cụ thể liên quan đến cơ quan, tổ chức.

Trong các loại hình dịch vụ do Ngành Tư pháp quản lý, hoạt động cấp phiếu lý lịch tư pháp được xác định với đầy đủ đặc tính chung của dịch vụ hành chính công, ngoài ra, hoạt động này còn có những đặc trưng riêng xuất phát từ mục đích, bản chất vốn có của nó, đó là đáp ứng yêu cầu chứng minh một cá nhân có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã, ghi nhận việc xóa án tích, tạo điều kiện cho họ tái hòa nhập cộng đồng; đồng thời hỗ trợ hoạt động tố tụng hình sự và hỗ trợ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, đăng ký hành nghề có điều kiện… và việc cấp phiếu lý lịch tư pháp phải bảo đảm tôn trọng bí mật đời tư của cá nhân. Chính vì lý do này nên trong hoạt động lý lịch tư pháp, dù quy trình tác nghiệp như thế nào thì cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu cũng luôn phải bảo đảm bí mật đời tư cho cá nhân có nhu cầu cấp phiếu.

2. Cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến

2.1. Dịch vụ hành chính công trực tuyến

Theo tinh thần Nghị định số 43/2011/NĐ-CP, một dịch vụ hành chính công được cơ quan nhà nước cung cấp cho tổ chức, cá nhân thông qua môi trường mạng được xác định là dịch vụ công trực tuyến. Tùy theo mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình điều hành của nền hành chính, mức độ hoàn thiện và khả năng truy cập mạng internet của cá nhân, tổ chức, dịch vụ hành chính công trực tuyến được phân làm 4 mức độ và mỗi mức độ tương ứng với những tiêu chí nhất định:

- Mức độ 1: Là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính (hồ sơ, giấy tờ, thời hạn giải quyết, chi phí…) và các văn bản liên quan đến thủ tục hành chính đó. Đây là dịch vụ hành chính công cơ bản và cũng là đơn giản nhất, có thể áp dụng phổ cập trong đời sống xã hội, phù hợp với đa số các tầng lớp nhân dân.

- Mức độ 2: Ngoài các thông tin đầy đủ như mức độ 1, cổng thông tin điện tử cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản, mẫu đơn, hồ sơ để có thể in ra giấy hoặc điền trực tiếp vào mẫu đơn theo đúng yêu cầu. Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người sử dụng dịch vụ nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ hoặc gửi qua bưu điện. Ở mức độ này, ngoài điều kiện về mạng internet, cần phải có thiết bị phụ trợ (như máy in).

- Mức độ 3: Ngoài các thông tin đầy đủ như mức độ 1, các văn bản, mẫu đơn, mẫu hồ sơ cho phép tải về như ở mức độ 2, cổng thông tin điện tử còn cho phép người sử dụng điền trực tuyến vào các mẫu đơn, mẫu hồ sơ và gửi lại (trực tuyến) các đơn, hồ sơ sau khi hoàn thành tới cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Tuy nhiên, việc nộp lệ phí (nếu có) và trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Ở mức độ này, qua việc giao dịch trên mạng, người yêu cầu cung cấp dịch vụ có thể chủ động liên hệ với cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ để có thể được hướng dẫn, giải thích thêm về những vấn đề còn vướng mắc và mức độ này sẽ phù hợp với những người sử dụng thành thạo các kỹ năng cơ bản về máy vi tính, kỹ năng thao tác trên mạng.

- Mức độ 4: Ngoài các thông tin đầy đủ như mức độ 1, các văn bản, mẫu đơn, mẫu hồ sơ cho phép tải về như ở mức độ 2, gửi trực tuyến hồ sơ và thực hiện các giao dịch qua mạng như mức độ 3, việc thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng. Ở thời điểm hiện nay, đây có thể coi là mức độ cao nhất, hoàn chỉnh nhất của dịch vụ hành chính công trực tuyến. Ở mức độ này, người sử dụng dịch vụ không phải đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ mà có thể ở bất cứ nơi đâu, quốc gia, vùng lãnh thổ nào cũng có thể truy cập mạng và yêu cầu cung cấp dịch vụ.

2.2. Cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến

“Phiếu lý lịch tư pháp là phiếu do cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cấp có giá trị chứng minh cá nhân có hay không có án tích; bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản”[6]. Theo quy định hiện hành, phiếu lý lịch tư pháp được cấp dưới 2 loại: Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và Phiếu lý lịch tư pháp số 2. Theo đó, ngoài các thông tin về họ, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh… Phiếu lý lịch tư pháp số 1 sẽ ghi “không có án tích” đối với người không bị kết án hoặc người đã được xóa án tích hoặc người đặc xá; ghi “có án tích” đối với người chưa đủ điều kiện được xóa án tích. Bên cạnh đó, nếu cá nhân có yêu cầu thì phiếu lý lịch tư pháp mới ghi những thông tin về “bị cấm” hay “không bị cấm” đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã. Đối với Phiếu lý lịch tư pháp số 2, trường hợp người đã bị kết án thì phiếu phải ghi đầy đủ án tích đã được xóa, thời điểm được xóa án tích, án tích chưc được xóa, số bản án, ngày, tháng, năm tuyên án, Tòa án đã tuyên án, tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự, án phí, tình trạng thi hành án. Trường hợp người bị kết án bằng các bản án khác nhau thì thông tin về án tích của người đó được ghi đầy đủ trong phiếu lý lịch tư pháp. Như vậy, có thể khẳng định, dù cấp dưới hình thức nào thì thông tin trong phiếu lý lịch tư pháp đều phản ánh trung thực về quá khứ của một cá nhân, đặc biệt là Phiếu lý lịch tư pháp số 2, đây là những thông tin nhân thân của họ nên họ có quyền được giữ bí mật đời tư - quyền cơ bản của công dân theo pháp luật. Chính vì vậy, đối với việc yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2, luật không cho phép cá nhân yêu cầu cấp phiếu ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp phiếu. Để bảo đảm nguyên tắc tôn trọng bí mật đời tư của cá nhân, pháp luật về lý lịch tư pháp quy định trình tự, thủ tục yêu cầu cấp phiếu hết sức chặt chẽ, hồ sơ yêu cầu cấp phiếu phải bằng giấy và người yêu cầu cấp phiếu (hoặc người được ủy quyền) phải trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền để làm thủ tục cấp phiếu.

Như vậy, vấn đề đặt ra là khi cấp phiếu lý lịch tư pháp qua mạng, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu phải xử lý các vấn đề sau đây:

Thứ nhất, xây dựng quy trình đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến

Với quy định cấp phiếu lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy và phải trực tiếp (đối với cá nhân) làm tại cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu, người yêu cầu cấp phiếu phải nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ:

- 01 tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu);

- 01 bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được cấp phiếu;

- 01 bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú của người được cấp phiếu.

Theo phân cấp về thẩm quyền cấp phiếu và tính chất của từng loại phiếu lý lịch tư pháp, Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 quy định thủ tục cấp phiếu tương ứng với 2 loại phiếu (Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và Phiếu lý lịch tư pháp số 2). Đối với Phiếu lý lịch tư pháp số 1, người yêu cầu cấp phiếu phải nộp một bộ hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu, cụ thể là:

- Công dân Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi thường trú; trường hợp không có nơi thường trú thì nộp tại Sở Tư pháp nơi tạm trú; trường hợp cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh;

- Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú; trường hợp đã rời Việt Nam thì nộp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

Khi cá nhân ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp phiếu thì hồ sơ yêu cầu cấp phiếu ngoài các giấy tờ trên phải có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp người yêu cầu cấp phiếu là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp phiếu.

Trường hợp cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp phiếu thì chỉ cần gửi văn bản yêu cầu đến Sở Tư pháp (nơi người được cấp phiếu thường trú hoặc tạm trú) hoặc gửi đến Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia (khi không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp phiếu).

Đối với yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2, người yêu cầu cấp phiếu phải trực tiếp đến Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nộp 01 bộ hồ sơ như hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và không được ủy quyền cho người khác.

Trường hợp cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp phiếu thì bên cạnh thủ tục như yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1, khi khẩn cấp thì người có thẩm quyền của cơ quan tiến hành tố tụng có thể yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp qua điện thoại, fax hoặc bằng các hình thức khác và có trách nhiệm gửi văn bản yêu cầu trong thời hạn 2 ngày làm việc, kể từ ngày có yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp.

Như vậy, để tiến hành cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến thì với quy trình cấp phiếu như trên, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu phải sử dụng công nghệ thông tin để “điện tử hóa” quy trình cấp phiếu, có nghĩa là phải xây dựng và đưa vào vận hành trên mạng phần mềm đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến.

Thứ hai, xây dựng cơ chế xác nhận người yêu cầu cung cấp dịch vụ (người yêu cầu cấp phiếu) và bảo đảm bí mật, an toàn thông tin trên giao dịch trực tuyến

Nếu ở mức độ thấp và trung bình của dịch vụ hành chính công trực tuyến (mức độ 1, 2, 3), người dân đều phải hiện diện tại cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu, thì ở mức độ 4, do người sử dụng tự mình điền, gửi trực tuyến hồ sơ yêu cầu cấp phiếu và các tài liệu kèm theo (bản scan) đến cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu và do việc trả kết quả có thể được thực hiện bằng nhiều cách thức khác nhau (trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính) nên người dân không nhất thiết phải đến cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu để nhận phiếu mà có thể nhận phiếu qua mạng hoặc qua dịch vụ bưu chính. Vấn đề đặt ra là:

- Làm thế nào để xác định được người yêu cầu cấp phiếu qua mạng có phải là người có tên trong hồ sơ gửi qua mạng hay không? Các giấy tờ, tài liệu kèm theo hồ sơ (sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận tạm trú…) được scan gửi đến cơ quan cấp phiếu có chính xác, trung thực, hợp lệ hay không?

Đây thực sự là một khó khăn rất lớn cần phải điều chỉnh chặt chẽ bằng luật pháp và bằng các biện pháp công nghệ. Hiện nay, theo Luật Căn cước công dân năm 2014, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã được hình thành và đối với mỗi công dân Việt Nam sẽ có một số định danh cá nhân dùng để kết nối, cập nhật, chia sẻ, khai thác thông tin của công dân đó trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Gắn với mỗi số định danh cá nhân là 15 thông tin được thu thập, ghi nhận trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (họ, chữ đệm và tên khai sinh; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi đăng ký khai sinh; quê quán; dân tộc; tôn giáo; quốc tịch; tình trạng hôn nhân; nơi thường trú; nơi ở hiện tại…). Những thông tin này được thu thập, xử lý, chuẩn hóa từ Cơ sở dữ liệu căn cước công dân; Cơ sở dữ liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu chuyên khành khác. Đối với một công dân, trong Cơ sở dữ liệu căn cước công dân, ngoài 15 thông tin đã được chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, còn có 8 thông tin về công dân đó (ảnh chân dung; đặc điểm nhận dạng; vân tay…). Như vậy, để kiểm tra một cá nhân yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến có phải là người có tên trong hồ sơ hay không, cơ quan cấp phiếu có thể đối chiếu ảnh chân dung, đặc điểm nhận dạng và vân tay của họ được in trên thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân với các thông tin tương ứng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để khẳng định tính xác thực. Như vậy, về mặt pháp lý cũng như về mặt công nghệ đòi hỏi phải có sự kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu căn cước công dân và Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, đối với người nước ngoài và người không có quốc tịch, việc xác định họ có phải là người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến hay không thì đây là một việc vô cùng khó khăn đối với cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu, bởi lẽ các cơ quan chức năng của Việt Nam không quản lý, lưu trữ thông tin nhân thân của họ. Để giải quyết khó khăn này, đòi hỏi cần phải có sự hợp tác, chia sẻ thông tin lý lịch tư pháp giữa các quốc gia hoặc phải kết hợp giữa phương thức đăng ký trực tuyến với phương thức cấp phiếu qua dịch vụ bưu chính.

Ngoài ra, cũng cần phải xây dựng cơ chế để kiểm tra độ chính xác của các thông tin do người yêu cầu cấp phiếu nhập vào phần mềm đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến khi họ làm hồ sơ, qua đó sẽ hạn chế các hồ sơ ảo, hồ sơ rác hoặc cung cấp dịch vụ không đúng đối tượng hoặc đối tượng không đủ điều kiện yêu cầu dịch vụ. Để làm được điều này, cần phải có cơ chế để mỗi công dân phải có duy nhất một tài khoản riêng được hình thành trước đó và được kiểm soát chặt chẽ bởi một cơ quan, tổ chức chuyên trách. Khi công dân yêu cầu cấp phiếu trực tuyến qua mạng, họ đăng nhập theo tài khoản cá nhân vào sử dụng từng loại dịch vụ công trực tuyến theo quy định. Như vậy sẽ sàng lọc được các đối tượng không đủ điều kiện nhưng vẫn sử dụng dịch vụ hoặc lợi dụng lỗ hổng trong khâu kiểm soát hồ sơ qua mạng để được cấp phiếu và sử dụng phiếu vào những mục đích trái pháp luật.

- Bên cạnh việc xác định người yêu cầu cấp phiếu qua mạng, việc bảo đảm bí mật, an toàn thông tin trên giao dịch trực tuyến là vấn đề cần được xử lý triệt để. Ngoài các quy định về mặt pháp lý để các thông tin về nhân thân, thông tin về án tích của người dân liên quan đến bí mật đời tư (tên, tuổi, hình ảnh, giới tính, dân tộc…) không bị đưa lên mạng một cách trái pháp luật hoặc các thông tin trên bị rò rỉ, bị sao chép không đúng pháp luật thì cũng cần phải có các biện pháp về công nghệ thông tin để thông tin được truyền trên mạng một cách an toàn, bảo mật.

Thứ ba, xây dựng quy trình thanh toán tiền lệ phí cấp phiếu trực tuyến

Theo quy định hiện nay, người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu một khoản lệ phí nhất định (trừ trường hợp được miễn theo luật định) và công việc này phải thực hiện trước khi thụ lý hồ sơ yêu cầu cấp phiếu. Ở dịch vụ công trực tuyến từ mức độ 1 đến mức độ 3, việc thanh toán lệ phí được thực hiện trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu; ở mức độ 4, việc thanh toán lệ phí được thực hiện qua mạng. Vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu phải mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng để người dân nộp lệ phí qua tài khoản này.

Thứ tư, pháp luật phải thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong lĩnh vực lý lịch tư pháp

Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Nghị định số 26/2007/NĐ-CP[7] và những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên cho việc sử dụng các giao dịch điện tử tại Việt Nam. Theo đó, pháp luật khẳng định giá trị pháp lý của giao dịch điện tử giữa cơ quan nhà nước với cơ quan, tổ chức, cá nhân; chữ ký điện tử và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử; các quy định ràng buộc pháp lý để bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của giao dịch điện tử… đồng thời có định hướng cho tương lai, đó là trong những điều kiện nhất định, việc cung cấp dịch vụ công của cơ quan nhà nước được thực hiện dưới hình thức điện tử. Từ khi Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có hiệu lực thi hành đến nay, điều kiện kinh tế - xã hội của đất nước đã có nhiều bước phát triển, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng thì việc sử dụng phương tiện điện tử để cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong nhiều lĩnh vực, trong đó có lý lịch tư pháp là đã chín muồi. Vì vậy, cần phải sửa đổi, bổ sung các quy định của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, tạo cơ sở pháp lý cho việc cấp lý lịch tư pháp trực tuyến.

3. Thực trạng cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến

Để khắc phục những bất cập của mô hình cấp phiếu lý lịch tư pháp truyền thống, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho người dân, ngày 08/01/2015, Thủ tướng Chính phủ ban hành “Đề án thí điểm cấp phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến” kèm theo Quyết định số 19/QĐ-TTg đặt cơ sở pháp lý cho việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến, đồng thời xác định quy trình nghiệp vụ để cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến. Theo đó, việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến được thực hiện theo 2 phương thức: (i) Đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính; (ii) Gửi hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến và nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu.

Đối với phương thức (i), cá nhân truy cập vào trang thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu để đăng ký thông tin vào tờ khai trực tuyến và gửi cho cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu. Phần mềm đăng ký lý lịch tư pháp trực tuyến sẽ tự động cấp cho người yêu cầu cấp phiếu một mã số dùng để xác định thứ tự ưu tiên xử lý hồ sơ yêu cầu cấp phiếu. Sau khi hồ sơ được thụ lý, người yêu cầu cấp phiếu có thể dùng mã số này để theo dõi quá trình xử lý hồ sơ. Tiếp theo, người yêu cầu cấp phiếu mang bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đến cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu để tiếp tục hoàn thiện hồ sơ: Nhận tờ khai bằng bản giấy từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ, ký vào tờ khai đó và nộp lệ phí. Cho đến lúc này, các thao tác để làm thủ tục cấp phiếu mới kết thúc và người dân quay trở về chờ kết quả (phiếu lý lịch tư pháp bằng bản giấy). Ở phương thức (ii), người yêu cầu cấp phiếu làm tờ khai trực tuyến đồng thời scan các giấy tờ kèm theo với yêu cầu bảo đảm độ chính xác cao (tiêu chuẩn quét đối với chứng minh nhân dân phải bảo đảm tỷ lệ 1/1, quét ở chế độ ảnh, độ phân giải 500 DPI); các giấy tờ khác (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận tạm trú…) bảo đảm độ phận giải 200 DPI nhằm giúp cho cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu so sánh, đối chiếu những thông tin trong hồ sơ yêu cầu cấp phiếu, bảo đảm sự thống nhất giữa các thông tin và xác định đúng thẩm quyền cấp phiếu. Sau khi có kết quả cấp phiếu, người yêu cầu cấp phiếu phải mang bản gốc hoặc bản sao có chứng thực các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký trực tuyến đến cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu để đối chiếu và nhận kết quả.

Với các phương thức trên cho thấy, việc cấp phiếu trực tuyến như vậy về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu mức độ 3 của dịch vụ hành chính công trực tuyến.

Nhìn từ góc độ lý thuyết, chính sách này sẽ mang đến “luồng gió mới” cho người dân khi họ có yêu cầu cấp phiếu. Tuy nhiên, cho dù lựa chọn phương thức nào trên đây thì người yêu cầu cấp phiếu cũng gặp không ít khó khăn, bởi họ vẫn phải đi sao y hộ chiếu, chứng minh nhân dân nên sẽ gián tiếp phát sinh thêm thủ tục hành chính hoặc phải mang bản gốc các giấy tờ đó đến cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu để đối chiếu. Điều này sẽ làm tốn kém về kinh phí, thời gian đi lại của họ, vô hình trung mục đích của cải cách thủ tục hành chính không mang lại kết quả như mong đợi của Nhà nước cũng như của người dân.

Thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp trong cả nước đã cài đặt phân hệ phần mềm đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến với quy trình, cách thức tương tự như việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến theo Đề án thí điểm như trên. Theo số liệu thống kê, đến hết quý I năm 2016 đã có Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và 23 Sở Tư pháp triển khai đưa vào sử dụng phân hệ phần mềm đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến với gần 2.000 lượt hồ sơ đăng ký trực tuyến, trong số đó chủ yếu là đăng ký trực tuyến kết hợp với dịch vụ bưu chính[8]. Như vậy, số lượng người yêu cầu cấp phiếu trực tuyến chiếm tỷ lệ không đáng kể so với các phương thức cấp phiếu khác. Điều đó một phần là do việc cấp phiếu trực tuyến mới được hình thành nên người dân chưa biết nhiều và chưa có thói quen sử dụng dịch vụ này, nhưng một nguyên nhân khác cũng hết sức quan trọng đó chính là do những hạn chế, khó khăn như đã phân tích trên nên người dân cũng không mặn mà gì với việc cấp phiếu trực tuyến, hầu hết họ đến trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu hoặc gửi hồ sơ và nhận phiếu thông qua dịch vụ bưu chính.

4. Một số đề xuất về điều kiện bảo đảm cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến mức độ 4

Từ năm 2016, việc cấp phiếu lý lịch tư pháp ở mức độ 4 dịch vụ hành chính công trực tuyến đã được xác định là nhiệm vụ được ưu tiên hoàn thành[9] của Ngành Tư pháp. Để đạt được mục tiêu này, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân Việt Nam ở trong và ngoài nước, người nước ngoài đã và đang cư trú tại Việt Nam khi yêu cầu cấp phiếu cũng như đáp ứng nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan có thẩm quyền cần hoàn thiện các điều kiện cơ bản sau đây:

Thứ nhất, sớm sửa đổi, bổ sung Luật Lý lịch tư pháp năm 2009

Sau 5 năm thi hành Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, tình hình kinh tế - xã hội của đất nước đã có nhiều thay đổi, Hiến pháp năm 2013, Bộ luật Hình sự năm 2015 và nhiều đạo luật quan trọng khác đã được ban hành với điểm nhấn quan trọng là ghi nhận, đề cao quyền con người, quyền công dân, đặc biệt là Bộ luật Hình sự năm 2015 đã khẳng định trách nhiệm của các cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu lý lịch tư pháp trong việc cập nhật thông tin về tình hình án tích của người bị kết án và cấp phiếu lý lịch tư pháp xác định không có án tích khi họ có yêu cầu. Bên cạnh đó, sau nhiều năm thực hiện chủ trương “chủ động và tích cực hội nhập quốc tế”[10], Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong đó có vấn đề xây dựng pháp luật, do đó phải điều chỉnh chính sách trong lĩnh vực lý lịch tư pháp bảo đảm sự tương thích với pháp luật về lý lịch tư pháp của các nước. Trước bối cảnh đó, cần phải sớm sửa đổi Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 để quy định về giá trị pháp lý của giao dịch điện tử trong lĩnh vực lý lịch tư pháp; ghi nhận giá trị pháp lý của phiếu lý lịch tư pháp được cấp dưới dạng văn bản điện tử; thừa nhận và đưa vào sử dụng chữ ký điện tử khi cấp phiếu; đồng thời, nên trao quyền lựa chọn cơ quan cấp phiếu cho người dân khi họ có nhu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp. Cơ chế, thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp hiện hành gắn chặt với việc phân cấp quản lý hành chính nhà nước theo tinh thần “hộ khẩu ở đâu thì Sở Tư pháp nơi đó có thẩm quyền cấp phiếu” vô hình trung đã tạo ra rào cản người dân, người nước ngoài thực hiện yêu cầu cấp phiếu khi xu hướng dịch chuyển lao động thường xuyên là tất yếu trong nền kinh tế thị trường. Mặt khác, từ các góc độ nhu cầu khác nhau, mục đích cuối cùng của việc cấp phiếu là chứng minh một cá nhân có hay không có án tích hoặc có hay không việc pháp luật cấm họ kinh doanh, quản lý trong doanh nghiệp, hợp tác xã trong một thời hạn nhất định. Vì vậy, khi pháp luật thừa nhận phiếu lý lịch tư pháp điện tử song hành với phiếu lý lịch tư pháp bằng bản giấy và quy định quyền lựa chọn cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu thì phương châm là người dân cư trú ở bất cứ nơi đâu, dù ở Việt Nam hay ở các quốc gia khác, vào bất cứ lúc nào cũng có thể thực hiện quyền yêu cầu cấp phiếu mới có thể trở thành hiện thực.

Thứ hai, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng và hoàn thiện phần mềm cấp phiếu lý lịch tư pháp

Cấp phiếu lý lịch tư pháp là một loại hình dịch vụ hành chính công - là trách nhiệm thuộc chức năng phục vụ của Nhà nước mà đối tượng phục vụ ở đây chủ yếu là cá nhân (công dân Việt Nam, người nước ngoài và người không có quốc tịch đã từng cư trú hoặc đang cư trú tại Việt Nam); họ cư trú, làm việc tại nhiều địa phương, nhiều vùng trong và ngoài nước. Vì vậy, để họ được thụ hưởng dịch vụ với chất lượng tốt nhất, đòi hỏi phải trang bị hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp cho các cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu; đồng thời phải xây dựng và vận hành một phần mềm cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến chuyên dụng, phù hợp với khả năng sử dụng máy vi tính của đa số người dân. Muốn vậy, Nhà nước phải có các chiến lược đầu tư tương thích với khả năng của ngân sách nhà nước và nguồn nhân lực. Trong điều kiện ngân sách eo hẹp, có thể thuê dịch vụ công nghệ thông tin để huy động nguồn lực xã hội phục vụ cho hoạt động lý lịch tư pháp.

Thứ ba, xây dựng cơ chế cập nhật, chia sẻ, khai thác, sử dụng thông tin về công dân giữa các cơ sở dữ liệu

Từ ngày 01/7/2010, khi Luật lý lịch tư pháp năm 2009 có hiệu lực thi hành, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được hình thành ở 2 cấp: Ở Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và ở 63 Sở Tư pháp. Đến nay, sau hơn 5 năm thi hành luật, các cơ sở dữ liệu trên không ngừng được hoàn thiện, cung cấp các thông tin lý lịch tư pháp có độ chính xác ngày càng cao phục vụ cho việc cấp phiếu lý lịch tư pháp. Tiếp đó, từ ngày 01/01/2016, cả hai đạo luật quan trọng: Luật Hộ tịch năm 2014 và Luật Căn cước công dân năm 2014 đều có hiệu lực thi hành, tạo nền tảng pháp lý đầy đủ để xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước công dân và Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Vì vậy, các cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tư pháp, Bộ Công an…) cần sớm ban hành thông tư liên tịch để xây dựng cơ chế cập nhật, chia sẻ, khai thác, sử dụng thông tin về công dân giữa Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp - Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư - Cơ sở dữ liệu căn cước công dân - Cơ sở dữ liệu hộ tịch, bảo đảm thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ cho nhiệm vụ chung và nhiệm vụ cấp lý lịch tư pháp trực tuyến mức độ 4 của Ngành Tư pháp.

 Thư tư, đẩy mạnh tuyên truyền để nâng cao nhận thức của các tầng lớp nhân dân về phương thức cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến

Từ phương thức cấp phiếu lý lịch truyền thống chuyển sang phương thức cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến ở mức độ cao nhất là một sự chuyển đổi sâu sắc về tư duy xây dựng chính sách, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của Nhà nước đối với nhân dân, vì vậy, mỗi người dân cần hình thành một tư duy mới trong việc tiếp cận và thụ hưởng dịch vụ cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến. Do đó, các cấp, các ngành, đặc biệt là các địa phương cần phải đẩy mạnh tuyên truyền để nâng cao nhận thức và thay đổi phương thức yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp cho các tầng lớp nhân dân. Việc tuyên truyền cần tập trung vào những tiện ích do phương thức cấp lý lịch tư pháp trực tuyến đem lại như: Tạo ra sự công khai, minh bạch trong quan hệ giữa người dân và cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu lý lịch tư pháp; tiết kiệm thời gian, chi phí của người dân. Người dân có thể truy cập vào mạng để tiếp cận đầy đủ các thông tin về hoạt động lý lịch tư pháp, thực hiện các giao dịch (gửi hồ sơ yêu cầu cấp phiếu; nộp phí, lệ phí; nhận kết quả giải quyết hồ sơ, nhận phiếu...) qua môi trường mạng một cách nhanh chóng, đúng thời hạn. Đồng thời, có thể giúp người dân kiểm soát được quá trình cấp phiếu từ thời điểm yêu cầu cấp phiếu đến khi họ tiếp nhận được phiếu lý lịch tư pháp; hạn chế, ngăn ngừa sự quan liêu, trì trệ cũng như những tiêu cực có thể xảy ra trong quá trình xử lý cấp phiếu lý lịch tư pháp.

Bên cạnh đó, cần khuyến khích người dân đăng ký tài khoản cá nhân chính thức với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để có thể truy cập, thực hiện giao dịch trên mạng và thực hiện yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp khi họ có nhu cầu.