1. Sự cần thiết số hóa sổ hộ tịch và lộ trình thực hiện

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật (02 chiều). Sau khi hoàn thành số hóa, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được hoàn thiện, đi vào vận hành thống nhất bên cạnh việc chia sẻ, cập nhật thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, sẽ cung cấp dữ liệu cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tra cứu, khai thác, góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc khai thác dữ liệu hộ tịch cá nhân và thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Trước khi có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của nước ta được thực hiện theo phương pháp truyền thống đã cho thấy nhiều bất cập. Vì vậy, việc số hóa dữ liệu sổ hộ tịch là hết sức cần thiết. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích. Theo đó, sẽ góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Ngoài ra, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Đặc biệt, sau khi hoàn thành việc cập nhật, các dữ liệu này sẽ được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật Hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan[1].

Từ năm 2019, Bộ Tư pháp đã triển khai Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (Phần mềm 158) và có Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 về việc hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch. Trong Công văn này, Bộ Tư pháp đã hướng dẫn chi tiết về phương án và lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch tại địa phương; về dự toán kinh phí để thực hiện số hóa; về việc xử lý các địa danh hành chính cũ không còn được áp dụng ở hiện tại.

Đối với lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch, nhằm đảm bảo việc tạo lập dữ liệu và hình thành các thông tin cơ bản, mối quan hệ nhân thân của các công dân để kết nối, đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thuận lợi, tại Công văn số 1437/BTP-CNTT, Bộ Tư pháp khuyến nghị các địa phương thực hiện số hóa các sổ hộ tịch theo lộ trình 05 giai đoạn như sau:

- Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;

- Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);

- Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);

- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;

- Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

Trong đó, ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch của các giai đoạn 1 và 2 vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản nhất và các Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.

Bên cạnh đó, để đảm bảo việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lợi, tận dụng được các thông tin công dân đã được tạo lập và thiết lập mối quan hệ nhân thân trong cơ sở dữ liệu, trong Công văn số 1437/BTP-CNTT, Bộ Tư pháp còn hướng dẫn là tại mỗi giai đoạn, nên ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các nhóm sổ hộ tịch gốc theo thứ tự sau đây: Nhóm Sổ đăng ký kết hôn; nhóm Sổ đăng ký khai sinh; nhóm Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; nhóm Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; nhóm Sổ đăng ký khai tử; các sổ đăng ký hộ tịch còn lại (bao gồm Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…).

2. Đẩy nhanh tiến độ số hóa sổ hộ tịch

Ngày 28/7/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (Nghị định số 87/2020/NĐ-CP). Theo đó, khoản 2 Điều 24 Nghị định này quy định: “Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm triển khai việc số hóa, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy; chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01 tháng 01 năm 2025”. Như vậy, trước ngày 01/01/2025, các địa phương phải hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử và chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Để bảo đảm tiến độ thực hiện, Bộ Tư pháp đã ban hành các văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm bố trí kinh phí, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang bị máy móc, chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với các sở, ngành có liên quan đẩy nhanh việc số hóa sổ hộ tịch[2]; đồng thời có 60 văn bản giải đáp vướng mắc cụ thể của địa phương trong quá trình thực hiện số hóa. Hầu hết Ủy ban nhân dân các cấp đã chủ động ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, trong đó có nội dung thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cùng với đó, Ủy ban nhân dân các cấp cũng rất quan tâm đến công tác quản lý, tuyển dụng, sắp xếp, bố trí công việc, thực hiện chế độ chính sách và đào tạo bồi dưỡng công chức làm công tác hộ tịch; tiến hành rà soát, tổng hợp số lượng sổ hộ tịch, số lượng thông tin hộ tịch cần số hóa[3].

Cho đến nay, các tỉnh/thành phố đều đã xây dựng kế hoạch và triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch ở các mức độ khác nhau. 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã thực hiện số hóa. Cụ thể: 08 tỉnh đã hoàn thành số hóa và đẩy dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; 09 tỉnh/thành phố đã hoàn thành số hóa, đang hoàn tất việc đẩy dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; 42 tỉnh đang tiến hành số hóa, trong đó 15 tỉnh đang thực hiện song song giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và nhập dữ liệu hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) và Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an); 04 tỉnh nhập dữ liệu hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC, trong đó, 03 tỉnh đã hoàn thành nhập dữ liệu, đang chuẩn bị scan, đính kèm trang sổ tương ứng, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Nhằm động viên, khuyến khích tập thể, cá nhân cố gắng nỗ lực, khắc phục khó khăn, phấn đấu hoàn thành vượt tiến độ số hóa dữ liệu hộ tịch, Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch Phát động phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” (kèm theo Quyết định số 818/QĐ-BTP ngày 10/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp). Theo đó:

- Về đối tượng thi đua: (i) Tập thể bao gồm các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và các tập thể trực thuộc các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp có liên quan; các đơn vị thuộc bộ, ngành có liên quan; Sở Tư pháp, các tập thể có liên quan trực thuộc Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp; (ii) Cá nhân gồm có công chức, viên chức, người lao động các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp có liên quan; công chức, viên chức, người lao động các đơn vị thuộc bộ, ngành có liên quan; công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch.

- Về thời gian thực hiện, phong trào thi đua cao điểm được triển khai thực hiện từ tháng 05/2024 đến hết ngày 31/10/2024.

- Về nội dung thi đua, để phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” đạt được mục tiêu xong trước ngày 31/12/2024, phấn đấu đẩy nhanh tiến độ, về đích sớm trước ngày 30/9/2024 thì các cơ quan, đơn vị, địa phương cần tập trung thực hiện các nhiệm vụ và tiêu chí cụ thể như sau: (i) Đối với các địa phương bắt đầu triển khai kế hoạch số hóa, cơ quan tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch các địa phương chủ động, kịp thời, quyết liệt tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân cùng cấp quan tâm bố trí kinh phí, triển khai thực hiện các bước số hóa sổ hộ tịch, tranh thủ học tập kinh nghiệm các địa phương có điều kiện, hoàn cảnh tương ứng đã hoàn thành xong số hóa…; (ii) Các địa phương đã thực hiện việc nhập dữ liệu số hóa vào Phần mềm 158, đang phê duyệt dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tăng cường rà soát, đối chiếu đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu. Tùy theo điều kiện của địa phương, chủ động phối hợp với cơ quan có thẩm quyền rà soát, đối chiếu, xử lý dữ liệu hộ tịch đã số hóa với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo phương thức số hóa đến đâu rà soát, đối chiếu đến đó hoặc theo phương thức đối chiếu toàn bộ dữ liệu theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC ngày 09/11/2022 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) và Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an)…; (iii) Các địa phương nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC, chủ động tiếp nhận, rà soát, đối chiếu dữ liệu đã nhập, khẩn trương thực hiện việc chuyển dữ liệu vào Phần mềm 158 theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp…; (iv) Các địa phương đã hoàn thành số hóa có báo cáo nghiệm thu bảo đảm chính xác, đầy đủ, chủ động phối hợp với cơ quan công an đối chiếu, xử lý dữ liệu hộ tịch đã số hóa với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC. Chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác, sử dụng bảo đảm hiệu quả, đúng quy định...

Hưởng ứng Kế hoạch thi đua, đến nay đã có 17 tỉnh/thành phố hoàn thành xong nhiệm vụ số hóa, 30 tỉnh/thành phố dự kiến hoàn thành nhiệm vụ trong nửa đầu Quý III/2024. Tuy nhiên, ở một số địa phương nhiều khả năng tiến độ số hóa không được bảo đảm theo quy định.

3. Một số khó khăn, vướng mắc khi triển khai số hóa sổ hộ tịch

Một là, nhận thức của một số cơ quan có liên quan chưa chính xác, đầy đủ về nhiệm vụ số hóa, còn nhầm lẫn giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC.

Hai là, chưa được quan tâm bố trí kinh phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng chưa đủ đáp ứng.

Ba là, phần mềm/công cụ phục vụ việc số hóa vẫn chưa hoàn thiện, cần phải chỉnh sửa nhưng kinh phí, nhân lực kỹ thuật của Bộ Tư pháp còn hạn chế.

Bốn là, nhiều sổ hộ tịch nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác; sổ đăng ký hộ tịch còn rất nhiều sai sót do lỗi ghi chép của công chức hộ tịch; chữ viết của công chức tư pháp - hộ tịch trong sổ hộ tịch không đọc được do xấu và quá mờ; nhiều quyển sổ rách không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần...; nhiều sổ hộ tịch bị hư hỏng do nhiều yếu tố, khi thực hiện cập nhật, số hóa dữ liệu hộ tịch thì sổ đăng ký hộ tịch còn sử dụng được nhưng hiện nay kiểm tra để scan trang sổ đính kèm thì sổ bị hư hỏng, rách nát không thể scan được…

4. Kinh nghiệm của các địa phương

 Một là, cần có sự quan tâm sâu sát, quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo về tầm quan trọng của việc số hóa dữ liệu hộ tịch của Tỉnh/Thành ủy và lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố. Xác định rõ việc hoàn thành số hóa sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã để xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là nhiệm vụ trọng tâm của Ngành Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cần chỉ đạo các sở, ngành có liên quan phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp trong quá trình thực hiện việc số hóa, rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sau khi thực hiện xong việc số hóa.

Hai là, Sở Tư pháp cần phát huy vai trò tham mưu tích cực, theo sát trong quá trình triển khai thực hiện. Sở Tư pháp cần tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bố trí kinh phí, ban hành và tổ chức thực hiện đúng tiến độ kế hoạch triển khai, trong đó bao gồm lộ trình thực hiện, trách nhiệm của các đơn vị có liên quan. Trong quá trình số hóa, các khó khăn, vướng mắc đều phải được Sở Tư pháp tổng hợp, tháo gỡ kịp thời cả về kỹ thuật và nghiệp vụ hộ tịch. Đặc biệt, do có nhiều vướng mắc liên quan đến xử lý dữ liệu, sổ hộ tịch nên Sở Tư pháp cần là đầu mối thường xuyên trao đổi, phối hợp với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Cục Công nghệ thông tin để xử lý kịp thời.

Ba là, ưu tiên bố trí kinh phí, đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, kiện toàn, bồi dưỡng công chức làm công tác hộ tịch, bảo đảm số lượng và chất lượng để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của nhiệm vụ được giao.

5. Một số giải pháp bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ, phấn đấu vượt tiến độ

5.1. Về phía trung ương

- Tăng cường công tác phối hợp giữa các cấp, các ngành có liên quan nhằm đẩy nhanh tiến độ, nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc Đề án 06 trong lĩnh vực hộ tịch.

- Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là tiếp tục nâng cấp Trung tâm dữ liệu điện tử Bộ Tư pháp và đẩy nhanh tiến độ thực hiện Dự án nâng cấp Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Song song với việc nâng cấp, Bộ Tư pháp cần tiếp tục tăng cường duy trì, vận hành ổn định Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao tại các địa phương.

- Tăng cường nhân lực hỗ trợ địa phương xử lý kịp thời các vấn đề kỹ thuật liên quan đến quá trình số hóa, tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ số hóa, kịp thời giải đáp các vướng mắc của địa phương trong quá trình thực hiện.

- Tổ chức kiểm tra việc số hóa tại các địa phương, nhất là với các địa phương còn chậm tiến độ và các địa phương giao cho công chức tư pháp - hộ tịch tự số hóa và nhập liệu thông tin.

- Tiếp tục thúc đẩy các địa phương tích cực hưởng ứng phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch”, phấn đấu về đích sớm trước ngày 30/9/2024.

5.2. Về phía địa phương

Tùy thuộc tình hình số hóa tại các địa phương, phân nhóm và thực hiện các nhiệm vụ, cụ thể như sau:

 (i) Đối với các địa phương đã hoàn thành số hóa: Cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động phối hợp với cơ quan công an thực hiện rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC.

(ii) Đối với các địa phương đã hoàn thành nhập dữ liệu vào Phần mềm 158, đang phê duyệt, chuyển dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử: Đẩy nhanh tiến độ phê duyệt, chuyển dữ liệu từ Phần mềm hộ tịch 158 vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC.

 (iii) Đối với các địa phương thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC: Quan tâm bố trí nguồn lực để scan, đính kèm trang sổ tương ứng, phê duyệt, chuyển dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, hoàn thiện việc số hóa.

(iv) Đối với các địa phương đang thực hiện hoặc có nguy cơ không hoàn thành: Ủy ban nhân dân tỉnh cần bố trí kinh phí, chỉ đạo Sở Tư pháp chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ số hóa sổ hộ tịch; kịp thời thực hiện rà soát, đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC đối với dữ liệu đã được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Uyên Nhi

Ảnh: Internet