1. Khái quát về chế độ báo cáo

1.1. Khái niệm báo cáo

Theo GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm: Báo cáo là một loại văn bản được dùng để trình bày các kết quả đạt được trong hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, qua đó các cơ quan có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới thích hợp.[1]

Theo giáo trình của Học viện Hành chính Quốc gia: Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp. Cũng vì vậy, báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời.[2]

Theo Bùi Khắc Việt, báo cáo là văn bản hành chính phản ánh tình hình trên các lĩnh vực hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, nhằm đánh giá kết quả hoạt động, rút ra những bài học kinh nghiệm, những vấn đề cần kiến nghị bổ sung cho chủ trương, chính sách[3].

Trong cơ quan hành chính nhà nước, báo cáo là một loại văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin về những kết quả đạt được trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, đồng thời là căn cứ để cơ quan cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp. Vì vậy, báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Về căn cứ pháp lý thì các báo cáo trong hệ thống cơ quan hành chính thường đều có căn cứ pháp lý từ các văn bản pháp luật, phù hợp với phạm vi thẩm quyền của từng cấp, từng loại chủ thể trong hoạt động báo cáo.

1.2. Về quy mô của báo cáo

Quy mô của báo cáo thường được nhìn nhận dưới hai giác độ:

Thứ nhất, dưới giác độ là một hoạt động trong một chuỗi các hoạt động quản lý nhà nước, thì báo cáo ở đây là chế độ báo cáo hành chính và được từng cơ quan (hoặc cá nhân có thẩm quyền) thuộc phía các chủ thể nhận báo cáo (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ) quy định đối với các chủ thể thực hiện báo cáo (bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các cấp…) căn cứ vào thẩm quyền của từng cơ quan, cá nhân theo quy định pháp luật. Chế độ báo cáo hành chính gồm các yếu tố chủ yếu như: Trách nhiệm của các chủ thể (chủ thể thực hiện và chủ thể nhận, xử lý báo cáo); quy trình báo cáo; phạm vi nội dung báo cáo; kỳ hạn, thể thức báo cáo…

Trong chế độ báo cáo hành chính, xét dưới giác độ quan hệ báo cáo thì bao giờ cũng có hai chủ thể: Chủ thể thực hiện báo cáo và chủ thể nhận báo cáo. Mỗi loại chủ thể đều có trách nhiệm tương ứng với phạm vi thẩm quyền của mình theo quy định của pháp luật.

- Chủ thể báo cáo là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trực tiếp triển khai hoạt động quản lý nhà nước trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của pháp luật (ví dụ UBND cấp xã báo cáo lên UBND cấp huyện về kết quả triển khai công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn xã trong thời gian 06 tháng hoặc hàng năm…).

- Chủ thể nhận báo cáo là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo luật định, có thể là cơ quan cấp trên của cơ quan thực hiện (như Ủy ban nhân dân cấp tỉnh với UBND cấp huyện) hoặc cơ quan ngang cấp nhưng có thẩm quyền quản lý nhà nước thống nhất trong từng lĩnh vực cụ thể theo quy định của pháp luật (như Bộ Tư pháp nhận báo cáo của tất cả các bộ, cơ quan ngang bộ về kết quả soạn thảo, trình ban hành và ban hành văn bản QPPL, kết quả triển khai hoạt động kiểm tra văn bản QPPL, hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của từng bộ, cơ quan ngang bộ...; Bộ Xây dựng nhận báo cáo của các Bộ, cơ quan ngang bộ về tình hình quản lý và triển khai hoạt động đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền của Bộ, ngành mình; Thanh tra Chính phủ nhận báo cáo về hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng của các Bộ, cơ quan ngang bộ…).

Thứ hai, xét dưới giác độ bản chất kết quả “sản phẩm đầu ra” của hoạt động báo cáo trong quản lý nhà nước, thì báo cáo được xem là một trong những hình thức thông tin chủ yếu trong hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính. Trong đó, các cơ quan tổ chức thực hiện báo cáo có trách nhiệm cung cấp các thông tin chủ yếu về thực trạng kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức đó diễn ra trong không gian và thời gian nhất định theo từng lĩnh vực (hoặc từng nhóm lĩnh vực quản lý) thuộc thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức đó theo quy định của pháp luật, trong đó phản ánh về khối lượng công việc đã triển khai theo chức năng, nhiệm vụ được giao, những kết quả, ưu điểm đạt được, những tồn tại, hạn chế, vướng mắc và nguyên nhân, kiến nghị cấp trên (nếu có)…

Cơ quan nhận báo cáo có trách nhiệm sử dụng các thông tin nhận được từ các báo cáo như “chất liệu” chủ yếu để tổng hợp thông tin, phân tích, đánh giá tình hình quản lý nhà nước theo từng lĩnh vực và báo cáo cấp cao hơn. Đặc biệt đối với cấp nhận báo cáo là Bộ, cơ quan ngang bộ thì cấp này có trách nhiệm phân tích thông tin tổng hợp từ báo cáo của các cơ quan, các tổ chức chịu sự quản lý của mình và coi đó là nguồn thông tin chủ yếu làm cơ sở để phân tích, đánh giá thực trạng quản lý, từ đó hình thành những ý tưởng tham mưu, đề xuất các giải pháp hoạch định chính sách chiến lược, thể chế ở tầm vĩ mô của quốc gia… Đồng thời, thông tin tổng hợp từ chế độ báo cáo cũng như là nguồn thông tin chủ yếu làm cơ sở cho các cơ quan quản lý nhà nước (cấp Bộ, ngành) đánh giá toàn diện thực trạng tình hình, phân tích những ưu điểm, hạn chế trong từng lĩnh vực, nguyên nhân chủ yếu, để từ đó hình thành các giải pháp quản lý, điều hành thích hợp, kịp thời đối với các chủ thể chịu sự quản lý trong phạm vi thẩm quyền được giao của bộ ngành đó và phục vụ các mục đích khác trong khuôn khổ pháp luật.

Như vậy, qua một số nét khái quát về báo cáo, có thể thấy báo cáo đóng vai trò rất quan trọng, là yêu cầu không thể thiếu trong quản lý nhà nước. Hoạt động báo cáo gắn liền với trách nhiệm của mỗi cơ quan, mỗi tổ chức, phù hợp với nội dung thẩm quyền, trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức đó theo quy định của pháp luật, cũng như tuân theo những yêu cầu về trình tự, thủ tục và theo quy định của pháp luật.

1.3. Phân loại báo cáo

Hiện nay, về cơ bản chưa có văn bản QPPL (ở tầm nghị định của Chính phủ hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ) quy định chung, phân loại rõ về các báo cáo công tác trong hệ thống cơ quan hành chính, tuy nhiên căn cứ vào chu kỳ thời gian yêu cầu báo cáo, phạm vi nội dung, hình thức thể hiện hiện báo cáo và qua phân tích cụ thể về thực trạng thực hiện báo cáo trong các cơ quan hành chính nhà nước thì có thể phân loại báo cáo trong hệ thống cơ quan hành chính nói chung theo các tiêu chí như sau: (i) Phân loại căn cứ vào loại kỳ hạn thời gian yêu cầu báo cáo: Các báo cáo được chia làm hai loại là báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất; (ii) Phân loại căn cứ vào quy mô, phạm vi nội dung báo cáo thì các báo cáo hành chính cũng được chia làm hai loại chủ yếu, một là báo cáo tổng hợp về nhiều lĩnh vực công tác, hai là các báo cáo theo từng lĩnh vực công tác hoặc báo cáo theo chuyên đề (loại này chiếm tỷ lệ chủ yếu trong tổng số các báo cáo hành chính của bộ, ngành); (iii) Căn cứ vào yêu cầu về loại ký tự thể hiện trong báo cáo có thể chia làm hai loại chính: Một là, loại báo cáo có nội dung chủ yếu được thể hiện dưới dạng ký tự bằng chữ, trong đó có chứa các thông tin bằng số, hai là các báo cáo thống kê với nội dung chủ yếu được thể hiện bằng các ký tự số.

Như vậy, mỗi một loại báo cáo gắn với những yêu cầu cụ thể, nhưng nhìn chung, các báo cáo đều phải đáp ứng yêu cầu về tính kịp thời, phù hợp với kỳ hạn yêu cầu báo cáo; nội dung phải trung thực, chính xác, phản ánh đúng bản chất sự việc, sự kiện, có đánh giá, nhận xét chính xác, có cơ sở căn cứ để đưa ra các đề xuất, kiến nghị…

2. Những bất cập của chế độ báo cáo hiện hành

2.1. Xuất phát từ quy định về chế độ báo cáo

Hiện nay, việc thực hiện báo cáo của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định tản mát trong rất nhiều văn bản pháp luật khác nhau. Các yêu cầu báo cáo không chỉ được quy định ở văn bản quy phạm pháp luật mà còn được quy định ở các văn bản hành chính thông thường. Số văn bản quy phạm pháp luật quy định chuyên sâu về báo cáo không nhiều, phần lớn các văn bản quy phạm pháp luật có nội dung quy định về chế độ báo cáo được bố trí trong phần/chương/mục quy định về quyền, trách nhiệm quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có liên quan trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao của mỗi cơ quan hành chính nhà nước. Điều đó cho thấy, nội dung quy định về chế độ báo cáo mang tính nguyên tắc, không rõ ràng, cụ thể. Một số yêu cầu báo cáo không rõ nội dung, không có mẫu biểu báo cáo, hoặc không có hướng dẫn cách điền, cách ghi thông tin, hoặc có hướng dẫn nhưng hướng dẫn thiếu rõ ràng, chưa phù hợp với thực tế tại các địa phương, dẫn đến việc thực hiện tùy tiện, thiếu thống nhất, không bảo đảm kỷ luật, kỷ cương hành chính trong thực thi chế độ báo cáo. Có nhiều văn bản pháp luật yêu cầu báo cáo chưa đúng đối tượng, không thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan phải báo cáo.

Theo ước tính, trong năm 2015, các cơ quan hành chính nhà nước trên toàn quốc phải thực hiện 2.054.776 báo cáo (được in thành 5.361.311 bản, trong đó gửi cho các đơn vị để biết là 3.306.535 bản), trong đó các Bộ, ngành thực hiện: 10.314 báo cáo; các địa phương thực hiện: 2.044.462 báo cáo. Số lượng báo cáo mà các cơ quan hành chính phải thực hiện rất nhiều và đa dạng[4]. Ước tính thời gian trung bình để thực hiện chế độ báo cáo trong tổng số thời gian làm việc như sau: Đối với cấp Bộ, ngành trung bình thời gian làm báo cáo chiếm 25% tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ; địa phương (chia trung bình các cấp tỉnh, huyện, xã cả nước) chiếm 26 % tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ[5].

Kèm theo báo cáo, các biểu mẫu chủ thể báo cáo phải thực hiện cũng rất nhiều. Các cơ quan, tổ chức phải thực hiện gồm có ba loại biểu: (i) Biểu tổng hợp có chứa thông tin thể hiện bằng ký tự chữ; (ii) Biểu tổng hợp có chứa thông tin bằng chữ và số liệu thống kê (tạm gọi là biểu có tính chất thống kê); (iii) Các biểu thống kê (hoàn toàn ký tự số)[6]. Bên cạnh đó số lượng báo cáo không có biểu mẫu cũng chiếm tỷ lệ khá lớn[7]. Các văn bản yêu cầu báo cáo quy định thời hạn chốt thông tin báo cáo và thời hạn gửi báo cáo rất khác nhau[8].

2.2. Bất cập về yếu tố con người

Do một bộ phận cán bộ, công chức chưa nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác báo cáo; mặt khác, ý thức kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc tuân thủ chế độ báo cáo còn hạn chế đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng báo cáo. Đồng thời, tại nhiều cơ quan, đơn vị, nhất là ở địa phương thì công tác báo cáo đa phần giao cho cán bộ, công chức làm kiêm nhiệm trong khi phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ chuyên môn khác nên thường không đủ thời gian thu thập, xử lý số liệu nên phải sử dụng số liệu ước tính nhiều, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo.

Số lượng báo cáo trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay quá nhiều và từ đó kéo theo thời gian xây dựng, xử lý báo cáo chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng thời gian làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước.Việc phải thực hiện nhiều báo cáo như vậy trên thực tế gây không ít khó khăn cho các cơ quan hành chính nhà nước trong việc bố trí cán bộ thực hiện, thời gian thực hiện, chi phí văn phòng (in ấn, giấy mực, cước phí bưu chính...).

3. Một số nguyên nhân chính của hạn chế, bất cập

Thứ nhất, về mặt thể chế

Ngoài chế độ báo cáo thống kê quy định tại Luật Thống kê và các văn bản hướng dẫn, hiện chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào hướng dẫn chung về việc quy định và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo phục vụ sự chỉ đạo, điều hành trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Về mặt quản lý nhà nước, mặc dù công tác báo cáo có vị trí rất quan trọng và chiếm nhiều thời gian thực hiện trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, nhưng vẫn chưa có sự phân công thực sự rõ ràng. Tuy nhiên, theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 38 Nghị định số 08/2012/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ quy định Quy chế làm việc của Chính phủ thì có thể coi đây là trách nhiệm của Văn phòng Chính phủ.

Thứ hai, về mặt tổ chức thực hiện

Do cán bộ, công chức nhiều cơ quan chưa nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác báo cáo; mặt khác, ý thức kỷ luật, kỷ cương hành chính trong tuân thủ chế độ báo cáo không nghiêm đã ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo.

Cán bộ, công chức làm công tác báo cáo ở cơ sở phải làm kiêm nhiệm nhiều việc, chưa được chú trọng bồi dưỡng về nghiệp vụ và không đủ thời gian thu thập, xử lý số liệu nên phải sử dụng số liệu ước tính nhiều, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo.

Quy trình các bước tốn nhiều thời gian. Chế độ báo cáo gắn với chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước và thực hiện theo hệ thống thứ bậc về tổ chức, vì vậy, yêu cầu báo cáo thường phải thông qua chỉ đạo, điều hành của cấp quản lý trực tiếp; việc nhận - gửi yêu cầu báo cáo và báo cáo theo đường bưu chính như hiện nay mất khá nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và chất lượng báo cáo.

Về cơ chế tiếp nhận, lưu trữ, chia sẻ thông tin còn nhiều bất cập. Đầu mối thực hiện báo cáo, tổng hợp lưu trữ thông tin báo cáo còn dàn trải, thiếu tập trung, chưa có cơ chế lưu trữ, chia sẻ thông tin báo cáo chung, thống nhất nên dẫn đến tình trạng khi cần thông tin thì cơ quan cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành đưa ra các yêu cầu báo cáo chồng chéo, trùng lặp (cùng một nội dung có nhiều cơ quan cùng yêu cầu báo cáo, theo đó cùng một nội dung phải thực hiện báo cáo nhiều lần với các thời gian báo cáo khác nhau). Đồng thời, cơ quan thực hiện báo cáo ngoài việc phải gửi báo cáo đến cơ quan yêu cầu báo cáo còn phải gửi báo cáo cho rất nhiều cơ quan khác để biết, làm tiêu tốn nguồn nhân lực, kinh phí khá lớn.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác báo cáo còn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân như: thể chế chưa đầy đủ - tính pháp lý về văn bản điện tử (xác thực điện tử, chữ ký số), biểu mẫu điện tử và lưu trữ điện tử; đặc biệt là thiếu cơ chế cung cấp, chia sẻ dữ liệu báo cáo giữa các hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê; thiếu kinh phí, nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu xây dựng và sử dụng hệ thống.

4. Các giải pháp đơn giản hóa chế độ báo cáo

Đứng trước thực trạng nêu trên thì việc nghiên cứu đưa ra các giải pháp nhằm giảm tải thời gian, nâng cao chất lượng báo cáo hành chính là yêu cầu cần thiết, giúp Chính phủ và các cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước phát triển theo hướng hiện đại, hiệu lực và hiệu quả. Cụ thể:

Nhóm giải pháp thứ nhất: Thực hiện việc hệ thống hóa, rà soát, đưa ra phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo

Đối với mỗi ngành, lĩnh vực được phân công theo dõi, quản lý, các Bộ, ngành tổ chức hệ thống hóa toàn bộ các báo cáo, chế độ báo cáo định kỳ do các cơ quan nhà nước ở Trung ương quy định, yêu cầu các cơ quan hành chính nhà nước phải thực hiện báo cáo; UBND cấp tỉnh tổ chức hệ thống hóa toàn bộ các loại báo cáo, chế độ báo cáo định kỳ do các cơ quan chính quyền địa phương trực thuộc quy định, yêu cầu các cơ quan hành chính tại địa phương phải thực hiện báo cáo. Từ đó, đưa ra được danh mục toàn bộ các báo cáo, chế độ báo cáo định kỳ do các cơ quan Nhà nước ở trung ương và chính quyền địa phương quy định, yêu cầu các cơ quan hành chính nhà nước phải thực hiện báo cáo.

Tiếp theo, trên cơ sở Danh mục toàn bộ các báo cáo, chế độ báo cáo định kỳ như đã nêu trên, các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh tự tổ chức rà soát, đánh giá từng loại báo cáo, chế độ báo cáo để bảo đảm các nguyên tắc sau: Nội dung báo cáo phải thực sự cần thiết; chế độ báo cáo định kỳ phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật; tần suất báo cáo, kỳ báo cáo và thời hạn gửi báo cáo hợp lý, khả thi, thống nhất; quy định trách nhiệm báo cáo phải bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan báo cáo và bảo đảm tính khả thi trong thu thập thông tin báo cáo. Nội dung báo cáo rõ ràng, không chồng chéo, trùng lặp với nội dung báo cáo thống kê và các báo cáo khác; phải có ðề cýõng chi tiết, biểu mẫu báo cáo (hýớng dẫn nếu cần thiết) và ðýợc thiết kế ðồng bộ, thống nhất từ cấp báo cáo cõ sở trở lên; bảo ðảm khả nãng ứng dụng công nghệ thông tin. Từ ðó ðýa ra ðýợc Danh mục các báo cáo ðýợc Lãnh đạo Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh phê duyệt, cụ thể gồm: Danh mục các báo cáo đề nghị loại bỏ do không cần thiết, không phù hợp với các mục tiêu quản lý mới; Danh mục các báo cáo thực sự cần thiết cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, người có thẩm quyền kèm theo phương án sửa đổi, bổ sung chế độ báo cáo của từng loại báo cáo để bảo đảm phù hợp với các nguyên tắc đã nêu.

Cuối cùng, qua việc rà soát, các Bộ, ngành, địa phương phải đưa ra được phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo với chỉ tiêu đề ra là cắt giảm tối thiểu 20% báo cáo. Các phương án đơn giản hóa đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt chính là cơ sở để đề xuất sửa đổi, bổ sung các văn bản có liên quan về chế độ báo cáo trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Nhóm giải pháp thứ hai: Xây dựng Nghị định quy định về chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

Để nâng cao chất lượng công tác báo cáo, cần thiết phải xây dựng Nghị định quy định về chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc quy định chế độ báo cáo trong các văn bản chuyên ngành và cơ chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ kỷ luật báo cáo của cán bộ, công chức, cơ quan hành chính nhà nước. Với định hướng quán triệt quan điểm của Đảng, xây dựng hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở thông suốt, trong sạch, vững mạnh, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả, tăng tính dân chủ và pháp quyền trong hoạt động điều hành của Chính phủ và của các cơ quan hành chính nhà nước, trên cơ sở bảo đảm nguyên tắc tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước, cần phải thực hiện cải cách chế độ báo cáo, thống kê trong hoạt động của bộ máy nhà nước; khắc phục tình trạng tùy tiện trong yêu cầu báo cáo của cơ quan cấp trên, cũng như tăng cường kỷ cương báo cáo của các cơ quan cấp dưới trong hoạt động báo cáo của các cơ quan hành chính nhà nước, giảm gánh nặng báo cáo, bảo đảm hiệu quả hoạt động quản lý của Nhà nước và bảo đảm tính khả thi.

Nhóm giải pháp thứ ba: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện chế độ báo cáo

Đây là giải pháp mang tính đột phá nhất, quyết định cho sự thành công của việc đơn giản hóa chế độ báo cáo, đó là hiện thực hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động báo cáo; thực hiện tích hợp, kết nối và chia sẻ dữ liệu báo cáo giữa các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, nội dung này trước hết liên quan đến việc thiết lập phần mềm ứng dụng để thực hiện báo cáo điện tử phù hợp với các tính năng của Chính phủ điện tử. Ứng dụng đó phải được thiết kế bảo đảm thống nhất, thông suốt giữa các các cấp chính quyền, từ Trung ương đến địa phương. Với điều kiện thực tiễn hiện nay, cần thiết phải có lộ trình, bước đi phù hợp, đảm bảo khả thi.

Theo đó, sẽ xây dựng Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia với nền tảng quan trọng là ứng dụng phương tiện điện tử trong hoạt động báo cáo. Đây là một trong những giải pháp, nội dung quan trọng của việc đơn giản hóa chế độ báo cáo trong các cơ quan hành chính nhà nước. Nhóm giải pháp này đề ra bốn nhóm nhiệm vụ cần giải quyết cụ thể là:

- Xây dựng và hoàn thiện thể chế đảm bảo việc triển khai thực hiện thay đổi phương thức yêu cầu báo cáo, nhận - gửi báo cáo từ bản giấy sang bản điện tử;

- Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục để xây dựng Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia;

- Xây dựng, triển khai Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia;

- Xây dựng và hoàn thiện thể chế đảm bảo việc triển khai và vận hành Hệ thống thông tin báo cáo.

Bên cạnh đó, để việc triển khai thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ thì còn đặt ra yêu cầu xây dựng tài liệu hướng dẫn cán bộ, công chức và cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước cách thức sử dụng, khai thác hệ thống một cách chi tiết, cụ thể đối với từng chức năng của Hệ thống.

Có thể thấy, các nhóm giải pháp nêu trên có mối liên hệ khăng khít, qua lại với nhau, do đó rất cần phải thực hiện đồng bộ cả ba giải pháp thì mới đáp ứng được mục tiêu đặt ra trong việc đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Từ đó, góp phần thiết thực vào việc xây dựng nền hành chính hiện đại, hiệu lực, hiệu quả; hiện thực hóa mục tiêu xây dựng một Chính phủ kiến tạo phát triển, liêm chính, hành động, phục vụ nhân dân.

Nguyễn Thị Bích Ngân

Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Bộ Tư pháp

[1]GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (xuất bản lần thứ 5 có sửa chữa, bổ sung) Nxb Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Tr164.

[2]Giáo trình, Học viện Hành chính Quốc gia, PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, tr124

[3] Bùi Khắc Việt, Kĩ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997, tr130

[4] Ví dụ: Trong năm 2015, Bộ Tài chính thực hiện 192 báo cáo, trong đó 9% là báo cáo thống kê, 55% báo cáo định kỳ, 45% báo cáo chuyên đề và đột xuất. Con số này ở Bộ Công thương là 265 (tương ứng với tỷ lệ 18%, 52%, 48%); thành phố Hồ Chí Minh là 1940 (tương ứng với tỷ lệ 9%, 55%, 45%); Đắk Lắk là 1255 (tương ứng với tỷ lệ 5%, 36%, 64%); Lạng Sơn là 1947 (tương ứng với tỷ lệ 18%, 54%, 46%).

[5] Ví dụ: Để thực hiện chế độ báo cáo, tỉnh Thái Bình đã phải sử dụng 244.729 giờ làm việc; tỉnh Cà Mau sử dụng 131.813 giờ làm việc; tỉnh An Giang sử dụng 117.262 giờ làm việc.

[6] Qua thống kê cho thấy số lượng biểu mẫu kèm theo báo cáo các Bộ, ngành, địa phương phải thực hiện rất nhiều, ví dụ: Hà Nội thực hiện 1.499 biểu/1.101 báo cáo; tỉnh Điện Biên thực hiện 3.357 biểu/2.937 báo cáo; tỉnh Tây Ninh thực hiện 3.217 biểu/2.045 báo cáo; Bộ Công thương thực hiện 192 biểu/265 báo cáo, Bộ Tài chính thực hiện 456 biểu mẫu/192 báo cáo.

[7] Tỉnh Điện Biên 1.860/2.937 báo cáo không có biểu mẫu chiếm tỷ lệ 63%; Tây Ninh 638/2.045 báo cáo không có biểu mẫu chiếm tỷ lệ 32%; Bộ Công thương có 157/265 báo cáo không có biểu mẫu chiếm tỷ lệ 59 %.

[8] Trong năm 2014 Bộ Tư pháp riêng báo cáo định kỳ quy định 15 loại thời điểm chốt thông tin, số liệu với 29 loại thời hạn gửi báo cáo. Đặc biệt, có một số lĩnh vực yêu cầu thời hạn gửi báo cáo khá bất hợp lý: thời hạn chốt thông tin để báo cáo trùng với thời hạn phải gửi báo cáo về Bộ Tư pháp. Trong năm 2015: Bộ Công thương có 50 thời điểm chốt số liệu báo cáo; Ủy ban dân tộc 45 thời điểm chốt số liệu; Bộ khoa học và Công nghệ có 35 thời điểm chốt số liệu; tỉnh Tiền Giang có 148 thời điểm chốt số liệu; tỉnh Quảng Ngãi có 267 thời điểm chốt số liệu; thành phố Hà Nội có 114 thời điểm chốt số liệu báo cáo.