Tình hình thực hiện pháp luật về chứng thực tại tỉnh Lâm Đồng

Ngày 18/5/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Nghị định số 79/2007/NĐ-CP). Việc ban hành Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP là bước tiến quan trọng trong việc phát triển pháp luật về công chứng, chứng thực; tạo hành lang pháp lý cho hoạt động công chứng phát triển theo hướng xã hội hóa, chuyên nghiệp; hoạt động chứng thực thì gắn với chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phương. Ngày 16/02/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch để thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Sau đó, kỳ họp thứ 7 Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật Công chứng (sửa đổi), tại Điều 77 của Luật này đã giao lại cho công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật về chứng thực.  

1. Hoạt động chứng thực ở tỉnh Lâm Đồng thời gian qua

Trong những năm qua, công tác chứng thực luôn được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng, sự phối kết hợp giữa các cơ quan, ban, ngành, tổ chức có liên quan. Ngay sau khi các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực có hiệu lực thi hành, Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp triển khai thực hiện một cách đồng bộ trên địa bàn tỉnh, sao cho các công việc liên quan đến chứng thực được giải quyết nhanh gọn, kịp thời cho người dân.

Công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh Lâm Đồng đã được cấp ủy đảng và Ủy ban nhân dân các cấp quan tâm thực hiện, hoạt động chứng thực trên địa bàn đã từng bước đi vào nề nếp và đạt được những kết quả nhất định. Việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã được thực hiện tương đối tốt, kịp thời hồ sơ được nhận và trả ngay trong ngày làm việc.

Các Phòng Tư pháp - cơ quan tham mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân huyện về công tác chứng thực duy trì thường xuyên lịch giao ban hàng quý, để nghe cán bộ tư pháp cấp xã báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ hàng quý, những khó khăn vướng mắc, để kịp thời báo cáo đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện có hướng chỉ đạo, giải quyết, góp phần đưa công tác chứng thực đi vào nề nếp. Hiện nay, tại đa số các đơn vị hành chính cấp huyện, chứng thực được thực hiện theo cơ chế “Một cửa”, bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện, đúng quy trình thủ tục, mức thu lệ phí được niêm yết công khai, hạn chế tối đa hiện tượng sách nhiễu, gây phiền hà cho công dân, tổ chức đến chứng thực.

Năm 2009, tại tỉnh Lâm Đồng chỉ có 03 đơn vị hành chính cấp huyện có Phòng Công chứng là thành phố Đà Lạt, thị xã Bảo Lộc và huyện Đức Trọng. Ngày 28/10/2009, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng đã ban hành Quyết định số 82/2009/QĐ-UBND chuyển thẩm quyền chứng thực các hợp đồng giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp xã cho các tổ chức hành nghề công theo hướng chuyển giao toàn bộ việc chứng thực hợp đồng giao từ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Đà Lạt, thị xã Bảo Lộc và huyện Đức Trọng cho các tổ chức hành nghề công chứng. Còn đối với các huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng, thì người tham gia hợp đồng giao dịch có liên quan đến bất động sản được lựa chọn công chứng tại một trong các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định. Số lượng đơn vị hành chính cấp xã chuyển giao theo Quyết định này là 42/148 đơn vị.

Tuy nhiên, do sự phản ánh của người dân trên địa bàn phải đi công chứng hợp đồng giao dịch quá xa, nên ngày 15/10/2010, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 34/2010/QĐ-UBND để điều chỉnh theo hướng chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng tại những đơn vị hành chính cấp huyện đã có tổ chức hành nghề công chứng. Đối với những hộ gia đình, cá nhân ở các xã, phường, thị trấn mà trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã cách tổ chức hành nghề công chứng trên 10km và giá trị hợp đồng, giao dịch dưới 100 triệu đồng mà các bên tham gia giao dịch tự nguyện, chấp nhận thì được lựa chọn Ủy ban nhân dân cấp xã để chứng thực hoặc đến tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện công chứng các hợp đồng giao dịch. Số lượng đơn vị hành chính cấp xã chuyển giao theo Quyết định này giảm xuống còn 30/148 đơn vị. 

Năm 2012, do tiếp tục có sự phản ánh của người dân trên các địa bàn cấp xã phải đi công chứng hợp đồng giao dịch quá xa và ngoài ra một số ngân hàng trên địa bàn tỉnh cho rằng, việc chứng thực một số các hợp đồng, giao dịch không đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, ngày 25/5/2012, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND về việc chỉ chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng tại các phường trên địa bàn thành phố Đà Lạt, thành phố Bảo Lộc; thị trấn các huyện và các xã trên địa bàn tỉnh đã có tổ chức hành nghề công chứng. Còn tại các xã, thị trấn chưa có tổ chức hành nghề công chứng, người tham gia các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản được quyền lựa chọn công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn khác hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định pháp luật, nhưng khuyến khích người dân công chứng các hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý. Số lượng đơn vị cấp xã chuyển giao theo Quyết định này giảm xuống còn 26/148 và từ năm 2012 đến nay tăng lên lại 28/148 đơn vị do 02 tổ chức hành nghề công chứng mới được thành lập[1].

Mặc dù, việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã sang các tổ chức hành nghề công chứng đã phải giảm xuống, nhưng hoạt động chứng thực các hợp đồng giao dịch trên địa bàn tỉnh vẫn đáp ứng được nhu cầu của người dân. Ủy ban nhân dân tỉnh thường xuyên chỉ đạo các sở, ban, ngành đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tập huấn, kiểm tra chuyên môn về hoạt động chứng thực, thực hiện đúng quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Về cơ sở vật chất, kinh phí, trang thiết bị phục vụ hoạt động chứng thực:  Hầu hết, Phòng Tư pháp tại các địa phương cấp huyện và cấp xã trung tâm của huyện đều được đầu tư khá đầy đủ về cơ sở vật chất, trang thiết bị như máy vi tính, máy in, máy photocopy, bố trí địa điểm tiếp dân để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, tại một số địa phương vùng sâu, vùng xa điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chứng thực vẫn còn nhiều khó khăn, thiếu thốn như: Một số xã phòng tiếp dân của Ủy ban nhân dân cấp xã chật hẹp, chưa được trang bị thiết bị máy móc phục vụ cho công tác chứng thực.

Về đội ngũ cán bộ công chức làm công tác chứng thực: Theo số liệu thống kê trong Báo cáo tổng kết công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng năm 2016, số lượng đội ngũ công chức tư pháp toàn tỉnh là 232 người, có 92/148 Ủy ban nhân dân cấp xã bố trí 02 công chức tư pháp hộ tịch, trong đó chuyên trách là 142 (61,2%), kiêm nhiệm là 93 (39,8%), trình độ trung học cơ sở là 03 (1,3%), phổ thông trung học là 229 (98,7%), đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực là 142 (61,2%), có trình độ đại học luật trở lên là 118 (50,1%), có trình độ trung cấp luật là 91 (40%), có trình độ chuyên môn khác là 23 (9,9%).

Công tác bồi dưỡng kiến thức pháp luật về chứng thực cho đội ngũ công chức tư pháp hộ tịch thường xuyên được chú trọng, được tổ chức ngay sau mỗi văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực có hiệu lực thi hành. Hằng năm, Sở Tư pháp đều có bố trí kinh phí phục vụ công tác tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công tác tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nâng cao nhận thức của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác chứng thực. Qua các đợt tập huấn, bồi dưỡng, công chức tư pháp hộ tịch được trang bị đầy đủ các kiến thức pháp luật về chứng thực. Ngoài ra, để nâng cao chất lượng của đội ngũ công chức tư pháp hộ tịch ở cơ sở, trong những năm qua, Ủy ban nhân dân tỉnh cũng đã chỉ đạo đào tạo các lớp trung cấp luật cho công chức cấp xã đang làm công tác tư pháp hộ tịch ở cơ sở.

2. Những thuận lợi, khó khăn của tỉnh Lâm Đồng trong việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Sau 02 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng, có những thuận lợi, khó khăn và hạn chế cụ thể sau:

2.1. Thuận lợi

Thứ nhất, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã nêu cụ thể thẩm quyền chứng thực cho Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm thời gian, tiết kiệm chi phí cho tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu thực hiện chứng thực; các mẫu về lời chứng và biểu mẫu các loại sổ chứng thực được ghi chặt chẽ, đầy đủ, dễ tra cứu phù hợp với các biểu mẫu báo cáo theo quy định.

Thứ hai, việc mở rộng thẩm quyền chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận đã tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực (trước đây việc phân định thẩm quyền chứng thực văn bản, giấy tờ có tính chất song ngữ còn chưa được rõ ràng, nhiều cách hiểu dẫn đến việc áp dụng khác nhau nên đã có trường hợp người dân đến cấp xã chứng thực đều được giới thiệu lên cấp huyện để thực hiện, gây không ít khó khăn, phiền hà).

Thứ ba, theo khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính không cần lưu trữ. Quy định như vậy đã giảm bớt giấy tờ cho tổ chức, cá nhân, giảm bớt công tác lưu trữ của cơ quan thực hiện chứng thực.

2.2. Khó khăn, hạn chế

Một là, về chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản: Trong quá trình thực hiện, việc thu lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định tại Thông tư liên tịch số 62/2013/TTLT-BTC-BTP ngày 13/5/2013 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp có quy định mức thu khá cao so với mức thu nhập của người dân địa phương, nhất là người dân ở vùng sâu, vùng xa.

Thứ nhất, điểm d khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu thẩm quyền của Phòng Tư pháp là “chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản” nhưng trong Nghị định này lại không có mẫu hợp đồng nên khi áp dụng giữa các cơ quan không thống nhất về mẫu gây khó khăn cho công dân.

Thứ hai, một số văn bản, giấy tờ cũ hoặc bằng cấp hiện nay khi phân định bằng mắt thường, thiếu phương tiện kiểm tra để xác định tính pháp lý, vì vậy, trong chứng thực đôi khi còn sai sót.

Thứ ba, việc chứng thực chữ ký người dịch chỉ là chứng thực về hình thức và nhiều nơi chưa có đội ngũ người dịch có trình độ, nên chất lượng bản dịch chưa được bảo đảm, ảnh hưởng đến lợi ích của người dân khi có yêu cầu. Để thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP giao các Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và ký hợp đồng cộng tác viên với người dịch. Nhưng thời gian qua, nhiều Phòng Tư pháp không thể thực hiện được do không có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật đáp ứng được yêu cầu.

3. Kiến nghị, đề xuất

Để công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng nói chung và cả nước nói riêng được triển khai có hiệu quả trong thời gian tới, chúng tôi xin đề xuất, kiến nghị như sau:

Thứ nhất, đề nghị cấp có thẩm quyền nghiên cứu có chế độ trích tỷ lệ phần trăm phí, lệ phí chứng thực để mua sắm sổ sách, biên lai, chứng từ và hỗ trợ, động viên cơ quan, người làm công tác chứng thực.

Thứ hai, có giải pháp nâng cao vai trò, trách nhiệm của chính quyền cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực vì hiện nay vẫn còn một số Ủy ban nhân dân xã, thị trấn chưa thật sự quan tâm, coi trọng công tác chứng thực, chưa bố trí công chức làm công tác chứng thực phù hợp với năng lực, trình độ để tránh sai sót khi thực hiện chứng thực.

Thứ ba, tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực; thường xuyên tiến hành kiểm tra thanh tra để phát huy những mặt tích cực và hạn chế, khắc phục những sai sót.

Thứ tư, đến nay, hoạt động chứng thực mới chỉ được điều chỉnh bằng nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số lĩnh vực liên quan đến chứng thực lại được điều chỉnh bằng các luật, bộ luật (như Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng…). Do đó, mức độ tuân thủ, chấp hành pháp luật còn có sự khác nhau. Nhiều biện pháp cải cách hành chính trong lĩnh vực chứng thực của Chính phủ, nhất là biện pháp chống lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực, chưa thực sự phát huy tác dụng. Vì vậy, trong thời gian tới, cần hoàn thiện pháp luật về chứng thực theo hướng ban hành một đạo luật riêng về chứng thực.

Bùi Thị Mai Liên

Phòng Hành chính tư pháp

Tài liệu tham khảo:

[1]. Theo Báo cáo tổng kết công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng năm 2016.

In bài viết Gửi phản hồi