Quy trình 07 bước đánh giá, chấm điểm trên hệ thống thông tin

Hoạt động đánh giá, chấm điểm KPI được số hóa và vận hành chặt chẽ theo quy trình 07 bước trên Hệ thống thông tin quản lý Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật:

Bước 1: Xác định và chốt danh mục: Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ và các bộ, cơ quan ngang bộ rà soát, dự kiến danh mục văn bản và nhiệm vụ trên hệ thống để các cơ quan làm căn cứ thực hiện đánh giá, chấm điểm.

Bước 2: Cập nhật thông tin, dữ liệu và tài liệu kiểm chứng: Cơ quan được đánh giá chủ động cập nhật đầy đủ thông tin, dữ liệu, văn bản, tài liệu chứng minh cho từng tiêu chí lên hệ thống.

Bước 3: Xác nhận thông tin, dữ liệu: Cơ quan được đánh giá xác nhận hoàn thành cập nhật, hệ thống phần mềm tự động tính điểm số dự kiến và gửi dữ liệu đến cơ quan đánh giá, chấm điểm.

Bước 4: Đánh giá, chấm điểm sơ bộ: Cơ quan đánh giá kiểm tra, đối chiếu tài liệu kiểm chứng, thực hiện đánh giá, chấm điểm sơ bộ. Nếu có sự khác biệt so với điểm tự chấm, cơ quan đánh giá phải nêu rõ lý do và cung cấp căn cứ chứng minh.

Bước 5: Giải trình, bổ sung hoặc điều chỉnh dữ liệu: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận kết quả sơ bộ, cơ quan được đánh giá có quyền giải trình, bổ sung tài liệu kiểm chứng (nếu có) lên hệ thống. Không phản hồi đồng nghĩa với việc thống nhất với kết quả sơ bộ.

Bước 6: Thống nhất và xác nhận điểm số cuối cùng: Cơ quan đánh giá rà soát nội dung giải trình để chấm điểm lần 2 nếu không chấp nhận nội dung giải trình phải nêu rõ lý do, căn cứ và cung cấp tài liệu chứng minh (nếu có). Điểm chấm lần 2 là điểm cuối cùng được sử dụng để tổng hợp và báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Bước 7: Tổng hợp kết quả: Bộ Tư pháp tiếp nhận điểm số cuối cùng, kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất, tổng hợp điểm của từng nhóm tiêu chí và xác định điểm KPI tổng hợp của từng cơ quan để xây dựng báo cáo chung.

Hệ số điều chỉnh (K), điểm thưởng và các trường hợp ngoại lệ

Để bảo đảm tính công bằng giữa các cơ quan có khối lượng văn bản soạn thảo khác nhau, hướng dẫn áp dụng Hệ số điều chỉnh K đối với nhóm tiêu chí xây dựng hồ sơ chính sách, dự án, dự thảo văn bản. Hệ số K dao động từ 1,0 đến 1,25 tùy thuộc vào số lượng văn bản phát sinh trong kỳ đánh giá (3 tháng, 6 tháng hoặc kỳ tổng kết). Ví dụ, trong kỳ đánh giá 3 tháng, cơ quan có từ 01 đến 05 văn bản áp dụng hệ số K = 1,0; trong khi cơ quan có từ 26 văn bản trở lên được áp dụng hệ số K = 1,25.

Đối với các nhiệm vụ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật phát sinh ngoài kế hoạch ban đầu do Chính phủ, Lãnh đạo Chính phủ giao thêm, cơ quan thực hiện sẽ được cộng điểm thưởng trực tiếp vào điểm tiến độ của nhóm tiêu chí tương ứng. Mức điểm thưởng dao động từ 2 đến 10 điểm tùy theo số lượng văn bản giao thêm, bảo đảm điểm tiến độ sau khi cộng thưởng không vượt quá 50 điểm.

Đặc biệt, ngoài các trường hợp ngoại lệ được xác định theo quy định tại Quyết định số 1205/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tư pháp hướng dẫn xác định một số trường hợp ngoại lệ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cơ quan thực thi khi xảy ra các rào cản khách quan, bao gồm:

- Không trừ điểm chậm trả lời ý kiến thành viên Chính phủ do lỗi kỹ thuật của Hệ thống quản lý văn bản điện tử (có tài liệu chứng minh).

- Không đánh giá, chấm điểm đối với phiếu ý kiến thành viên Chính phủ đã được Văn phòng Chính phủ thu hồi, hủy bỏ hoặc thay thế trước khi hết hạn.

- Không đánh giá các bộ, cơ quan ngang bộ trong việc phối hợp với Bộ Tư pháp thẩm định nếu không nhận được giấy mời họp hoặc giấy mời gửi sau thời điểm họp thẩm định.

- Không đánh giá, chấm điểm tiêu chí tiến độ nếu không thể hoàn thành đúng hạn do sự kiện bất khả kháng hoặc nguyên nhân khách quan được chứng minh đầy đủ.

Bảo đảm tính khách quan, linh hoạt trong đánh giá

Quy trình đánh giá gồm 07 bước, kết hợp với hệ số điều chỉnh K và các trường hợp loại trừ, miễn trừ được thiết kế nhằm bảo đảm sự cân bằng giữa yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu và tính phù hợp với thực tiễn thực hiện công vụ. Hệ số K góp phần phản ánh sự khác biệt về quy mô, khối lượng công việc và nguồn lực giữa các cơ quan.

Bên cạnh đó, việc quy định thời hạn giải trình 03 ngày làm việc và xem xét các trường hợp khách quan như lỗi hệ thống điện tử, chậm giấy mời họp hoặc sự kiện bất khả kháng giúp hạn chế sai lệch trong kết quả đánh giá do những yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát của cơ quan, đơn vị. Qua đó, công cụ KPI vừa bảo đảm tính thống nhất, minh bạch, vừa có đủ độ linh hoạt để phản ánh sát hơn thực tiễn công tác xây dựng pháp luật. Đánh giá KPI không chỉ là công cụ chấm điểm, mà còn hướng tới trở thành một phương thức quản lý, thúc đẩy kỷ luật, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác xây dựng pháp luật.