Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng ở tỉnh Quảng Bình

Đối với tỉnh Quảng Bình, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo hoạt động công chứng cũng như phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn như: Kế hoạch số 549/KH-UBND ngày 03/6/2013 triển khai thực hiện Quyết định số 2104/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trên địa bàn tỉnh Quảng Bình; Kế hoạch số 1401/KH-UBND ngày 05/11/2014 về triển khai Luật Công chứng năm 2014 trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 32/2015/QĐ-UBND ngày 02/10/2015 quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 11/2012/QĐ-UBND ngày 25/6/2012 về việc sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 1 Quyết định số 02/2009/QĐ-UBND ngày 21/01/2009 của UBND tỉnh quy định thẩm quyền công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Bình và Quyết định số 850/QĐ-UBND ngày 02/4/2015 của UBND tỉnh ban hành quy chế tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn. Bên cạnh đó, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp - cơ quan thường trực của Hội đồng phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh tăng cường triển khai các nội dung của Luật Công chứng, Quyết định số 2104/QĐ-TTg và các văn bản hướng dẫn thi hành cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Thông qua nhiều hình thức như tổ chức hội nghị, tọa đàm, tập huấn và qua chuyên mục “Pháp luật và đời sống” trên Đài Truyền hình Quảng Bình, trên Báo Quảng Bình, Bản tin Tư pháp Quảng Bình, Website của Sở Tư pháp Quảng Bình để chuyển tải các nội dung cơ bản pháp luật về công chứng đến với các tầng lớp nhân dân. Nhờ làm tốt công tác phổ biến, giáo dục pháp luật nên nhận thức của cán bộ, công chức và nhân dân về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của hoạt động công chứng được nâng lên. Số lượng hợp đồng, giao dịch được nhân dân tin tưởng, tự nguyện đến với tổ chức công chứng ngày một nhiều hơn. Hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trong những năm qua đã thu được những kết quả đáng phấn khởi. Số tổ chức hành nghề công chứng cũng như số công chứng viên tăng nhanh. Nếu năm 2012 trên địa bàn tỉnh Quảng Bình chỉ có 2 tổ chức hành nghề công chứng (1 phòng công chứng và 1 văn phòng công chứng) với 3 công chứng viên, thì đến cuối năm 2015 đã có 6 tổ chức hành nghề công chứng (1 phòng công chứng và 5 văn phòng công chứng) với 13 công chứng viên. Đa số công chứng viên là những người có kinh nghiệm trong công tác, đã từng là công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan nhà nước nay đã nghỉ hưu hoặc là luật sư, các đối tượng này được miễn đào tạo, miễn tập sự hành nghề công chứng. Về số việc công chứng cũng như phí thu được qua hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng cũng tăng lên theo từng năm. Năm 2012 các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thực hiện được 11.249 hợp đồng, giao dịch; năm 2013 là 14.372 hợp đồng, giao dịch; năm 2014 là 17.315 hợp đồng, giao dịch và năm 2015 là 25.714 hợp đồng, giao dịch. Số phí và thù lao thu được: Năm 2012 là 3.441 triệu đồng; năm 2013 là 4.053 triệu đồng; năm 2014 là 5.670 triệu đồng và năm 2015 là 7.791 triệu đồng. Quá trình hoạt động công chứng, các tổ chức công chứng cũng như công chứng viên tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về công chứng. Từ việc niêm yết lịch làm việc, thù lao công chứng, thủ tục công chứng đến tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức công chứng, lập và sử dụng các loại sổ, lưu hồ sơ… luôn chấp hành đúng quy định của pháp luật công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đến công chứng.

 Bên cạnh đó, quá trình tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trong thời gian qua vẫn còn một số tồn tại, khó khăn đó là:

Thứ nhất, số lượng tổ chức hành nghề công chứng phát triển chưa đảm bảo quy hoạch đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Theo quy hoạch, đến năm 2015 địa bàn tỉnh Quảng Bình có 9 tổ chức hành nghề công chứng, mỗi địa bàn cấp huyện có ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng. Song, đến cuối năm 2015 trên địa bàn tỉnh mới chỉ có 6 tổ chức hành nghề công chứng.

Thứ hai, đa số công chứng viên được miễn đào tạo, miễn tập sự hành nghề công chứng (trong 13 công chứng viên thì chỉ có 4 công chứng viên đã qua đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên) nên trong quá trình hoạt động vẫn còn nhiều thiếu sót. “Qua thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, nhận thấy quá trình hành nghề, công chứng viên vẫn còn một số tồn tại, thiếu sót; nguyên nhân chủ yếu là do công chứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong hoạt động công chứng, trình độ chuyên môn nhất là nghiệp vụ công chứng còn hạn chế. Do đó, phần nào ảnh hưởng đến chất lượng hành nghề công chứng, cũng như uy tín của công chứng viên”1#.

Thứ ba, số tổ chức công chứng phát triển không đồng đều giữa các vùng trong tỉnh, chủ yếu tập trung ở các trung tâm của tỉnh và các huyện có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển. Trong 6 tổ chức hành nghề công chứng thì tại thành phố Đồng Hới có 3 tổ chức, thị xã Ba Đồn 1 tổ chức, huyện Bố Trạch có 1 tổ chức, huyện Quảng Ninh có 1 tổ chức. Các huyện còn lại là: Lệ Thủy, Tuyên Hóa, Quảng Trạch, Minh Hóa chưa có tổ chức hành nghề công chứng. Do vậy, những giao dịch, hợp đồng của nhân dân các huyện này chủ yếu đến chứng thực ở UBND cấp xã. Với địa bàn xa, điều kiện đi lại khó khăn nên nhân dân khó có điều kiện để đến được với các tổ chức công chứng.

Thứ tư, chưa xây dựng được cơ chế phối hợp nghiệp vụ chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng và văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất về tài sản giao dịch; chưa tạo được cơ chế liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan thuế, cơ quan đăng ký giao dịch đảm bảo, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất khi thực hiện các thủ tục hành chính đối với các giao dịch về bất động sản, nên rất khó khăn trong quá trình kiểm soát các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, dễ xảy ra tình trạng một hợp đồng, giao dịch được công chứng ở nhiều tổ chức công chứng khác nhau.

Thứ năm, giữa các văn bản pháp luật chưa thống nhất trong việc quy định thẩm quyền, phạm vi công chứng và chứng thực nên trong quá trình quản lý nhà nước của chính quyền địa phương gặp nhiều khó khăn. Theo tinh thần Nghị quyết số 49-NQ/TW và Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đó là “từng bước xã hội hóa hoạt động công chứng”; “Tiến tới thực hiện việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch do UBND cấp huyện, cấp xã đang chứng thực liên quan hoặc có khả năng liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản sang các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện”. Tuy nhiên, theo quy định của Luật Đất đai năm 2013 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch quy định “việc thực hiện công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã”. Và tại điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013 quy định “hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực...”. Quy định trên, hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau, có cách hiểu là khi thực hiện các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất thì nhân dân có quyền lựa chọn hình thức công chứng hoặc chứng thực. Cách hiểu khác là những địa bàn nào đã có tổ chức hành nghề công chứng thì các giao dịch, hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất phải thực hiện công chứng. Còn những địa bàn nào chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì có thể chọn công chứng hoặc chứng thực. Với cách hiểu khác nhau trên, nên quá trình chỉ đạo công tác công chứng ở địa bàn gặp nhiều khó khăn.

Thứ sáu, theo quy định tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và thi hành một số điều của Luật Công chứng và Công văn số 2416/BTP-BTTP ngày 07/7/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc thành lập Hội công chứng viên tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập một Hội công chứng viên. Tuy nhiên, đối với tỉnh Quảng Bình đến cuối năm 2015 vẫn chưa thành lập được hội công chứng. Một trong những lý do là số công chứng viên đang còn ít (mới 13 công chứng viên), mà theo quy định của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội và Thông tư số 11/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định chi tiết thi hành Nghị định số  45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội, quy định số lượng thành viên tham gia xin gia nhập hội ở cấp tỉnh ít nhất phải có 50 cá nhân trong tỉnh đủ điều kiện tự nguyện xin phép thành lập.

Khắc phục những tồn tại, khó khăn trên, trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, cần thực hiện tốt, đồng bộ các giải pháp sau:

Một là, đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục pháp luật nói chung, pháp luật về công chứng, chứng thực nói riêng đến với mọi tầng lớp nhân dân, nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của hoạt động công chứng. Hiện nay, một số cán bộ, công chức và nhân dân chưa nhận thức đúng về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của văn bản công chứng, chưa phân biệt sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực, còn cho rằng công chứng và chứng thực là giống nhau, bản chất như nhau, có chăng chỉ khác nhau về tên gọi. Bên cạnh đó, các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng phải nộp lệ phí cao hơn nếu hợp đồng, giao dịch đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Do vậy, khi thực hiện các hợp đồng, giao dịch nhân dân thường lựa chọn việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong thời gian tới cần tiếp tục phổ biến, quán triệt sâu sắc nội dung của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn góp phần giúp cho nhân dân hiểu được bản chất của công chứng và chứng thực. Đó là, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch; công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng. Đồng thời, công chứng viên phải bồi thường thiệt hại do mình gây ra trong quá trình hành nghề công chứng. Chứng thực là việc UBND cấp xã chứng thực về địa điểm, thời gian giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Từ đó để trong quá trình thực hiện các hợp đồng, giao dịch nhân dân lựa chọn hình thức công chứng và chứng thực phù hợp.

Hai là, tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra đối với hoạt động và tổ chức công chứng trên địa bàn. Thời gian qua, công tác thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức và hoạt động của công chứng viên cũng như các tổ chức hành nghề công trên địa bàn tỉnh Quảng Bình đã được quan tâm, chú trọng (năm 2013 Sở Tư pháp đã tổ chức thanh tra 2 cuộc, năm 2014 tổ chức thanh tra 1 cuộc và năm 2015 tổ chức thanh tra 1 cuộc). Qua thanh tra, kiểm tra đã phát hiện một số thiếu sót trong quá trình hoạt động của công chứng viên cũng như của tổ chức hành nghề công chứng và đã kịp thời nhắc nhở, chấn chỉnh. Trong thời gian tới, thực hiện nghiêm túc quy định của Thông tư số 06/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng: “Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất”. Đồng thời, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn thì cần tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra đối với tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng. Qua thanh tra, kiểm tra kịp thời phát hiện những khó khăn, vướng mắc trong quá trình hoạt động, từ đó tìm cách tháo gỡ, đưa hoạt động công chứng vào nề nếp. Bên cạnh đó, kịp thời răn đe, phòng ngừa mọi biểu hiện vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, cũng như việc cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.

Ba là, cần có chính sách khuyến khích, động viên những cá nhân đủ điều kiện tiêu chuẩn thành lập các tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo quy hoạch đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Cần có chính sách động viên, khuyến khích các cá nhân có đủ điều kiện, tiêu chuẩn thành lập các tổ chức hành nghề công chứng ở các huyện Lệ Thủy, Quảng Trạch, Tuyên Hóa và Minh Hóa đảm bảo quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020, cũng như đáp ứng nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức trong toàn tỉnh. Tuy nhiên, theo hướng dẫn tại Công văn số 4233/BTP-BTTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thẩm quyền về công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở thì UBND cấp tỉnh không ban hành quyết định mở rộng phạm vi chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng. Có nghĩa các huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì nhân dân có quyền lựa chọn công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã đối với các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Do vậy, sẽ rất khó để thành lập các văn phòng công chứng ở các huyện trên. Để đảm bảo quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng, cũng như đảm bảo an toàn pháp lý cho người dân khi tham gia các hợp đồng giao dịch và phù hợp với quy định của khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng năm 2014 là “phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng”, nên chăng trước mắt cần thành lập các phòng công chứng tại các huyện Quảng Trạch, Lệ Thuỷ, Tuyên Hóa và Minh Hóa để vừa đảm bảo quy hoạch vừa tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân công chứng hợp đồng, giao dịch.

Bốn là, chú trọng công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên. Để hành nghề công chứng, công chứng viên không những phải am hiểu về pháp luật mà còn cả kiến thức và kỹ năng hành nghề công chứng. Do đa số đội ngũ công chứng viên ở Quảng Bình được miễn đào tạo nên trong quá trình hoạt động công chứng sẽ gặp một số khó khăn nhất định. Do vậy, đội ngũ này thường xuyên cần được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. Đối với việc tập huấn cần lựa chọn những người vừa có kinh nghiệm thực tiễn, vừa có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực công chứng, như mời đội ngũ giảng viên Học viện Tư pháp, Trường Đại học Luật Hà Nội vào truyền đạt, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho các công chứng viên, một mặt vừa trang bị thêm kiến thức pháp luật công chứng, mặt khác vừa tổ chức trao đổi, giao lưu học hỏi kinh nghiệm trong quá trình hành nghề công chứng. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cần lựa chọn những nội dung cụ thể, thiết thực, kỹ năng và kinh nghiệm giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động công chứng ở tỉnh Quảng Bình để thường xuyên tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên, từ đó nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng cho đội ngũ công chứng viên.

Năm là, thường xuyên giao ban giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Giao ban giữa các tổ chức hành nghề công chứng là việc cơ quan quản lý nhà nước về công chứng (Sở Tư pháp) tổ chức sinh hoạt định kỳ đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn. Qua giao ban, một mặt để các tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình hoạt động cũng như phản ánh những khó khăn vướng mắc đang còn gặp phải. Mặt khác là để cơ quan quản lý nhà nước định hướng, chỉ đạo quá trình hoạt động, chấn chỉnh những biểu hiện vi phạm trong quá trình hành nghề công chứng, cũng như những biểu hiện cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian qua, ở tỉnh Quảng Bình, việc tổ chức giao ban giữa các tổ chức hành nghề công chứng đã có, song không được thường xuyên. Thời gian tới, định kỳ 3 tháng nên tổ chức giao ban giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Qua giao ban, bên cạnh việc nắm tình hình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, còn tạo điều kiện để các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên giao lưu học hỏi lẫn nhau, làm cơ sở cho việc thành lập Hiệp hội các tổ chức hành nghề công chứng khi đủ điều kiện theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp.

Sáu là, cần ban hành quy định về đánh giá chấm điểm và xếp hạng đối với các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Theo đó, hàng năm căn cứ vào quy định này để đánh giá đối với quá trình hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, của công chứng viên, để tôn vinh, khen thưởng đối với tổ chức và công chứng viên có nhiều thành tích, có nhiều đóng góp trong quá trình công chứng. Từ đó, động viên khuyến khích các tổ chức hành nghề công chứng cũng như công chứng viên nhằm nâng cao chất lượng hành nghề, giữ gìn uy tín, đạo đức nghề nghiệp công chứng.

Bảy là, đầu tư cho việc nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở thông tin về các giao dịch, hợp đồng đã được công chứng trên phạm vi toàn tỉnh, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan đăng ký bất động sản và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Ban hành quy chế khai thác, sử dụng dữ liệu công chứng trong phạm vi của địa phương nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động công chứng. Đẩy mạnh chủ trương tin học hóa công chứng, kết nối mạng trao đổi thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau và với cơ quan quản lý nhà nước. Từ đó, giúp cho cơ quan quản lý nhà nước quản lý tốt hơn hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, hạn chế vi phạm pháp luật trong quá trình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng.