Một số lưu ý khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch theo quy định của Thông tư số 04/2020/TT-BTP

1. Cải chính hộ tịch

Khoản 2 Điều 14 Luật Hộ tịch quy định “cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch”; Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) quy định “cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch; Khoản 1, khoản 2 Điều 17 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch (Thông tư số 04/2020/TT-BTP) và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định “việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch. Các sai sót rất đa dạng, nhưng có thể nhận diện một số sai sót hay gặp phải như:

- Sai sót của người có yêu cầu đăng ký hộ tịch cung cấp thông tin không chính xác;

- Sai sót do giấy tờ làm căn cứ đăng ký hộ tịch có thiếu sót, nhầm lẫn nhưng chưa được phát hiện, điều chỉnh;

- Sai sót của công chức làm công tác hộ tịch khi đăng ký hộ tịch;

- Các trường hợp sai lệch thông tin so với thực tế do nguyên nhân khách quan.

Tuy nhiên, thông qua quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch (công tác thanh tra, kiểm tra, trao đổi, giải đáp khó khăn, vướng mắc của địa phương…),  có thể thấy rằng đa số các yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính giấy khai sinh, sổ đăng ký khai sinh đã đăng ký trước đây chỉ nhằm hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân, mà công dân không chứng minh được có sai sót.

Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối yêu cầu cải chính hộ tịch khi không có cơ sở để cải chính, tức là không phát hiện có sai sót trong khi thực hiện đăng ký hộ tịch, cũng không chứng minh được lỗi từ cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc từ người dân. Tuy nhiên, trên thực tế người dân thường yêu cầu cải chính nội dung về nhân thân trên các giấy tờ với lý do như chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, sổ hộ khẩu, văn bằng, chứng chỉ… không thống nhất với nội dung trong giấy khai sinh thì thực hiện việc cải chính giấy khai sinh sẽ dễ hơn là việc thực hiện điều chỉnh các giấy tờ khác. Các trường hợp cải chính mà người dân thường yêu cầu không đúng theo quy định như: Cải chính quê quán; cải chính năm sinh của cha, mẹ trên giấy khai sinh của con để phù hợp với chứng minh nhân dân hoặc sổ hộ khẩu; cải chính thông tin trên giấy khai sinh để hợp thức hóa giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, sổ hộ khẩu, chứng chỉ, bằng cấp, học bạ. Do vậy, công chức làm công tác hộ tịch khi không có căn cứ để xác định các sai sót theo như quy định thì cương quyết từ chối không giải quyết việc cải chính hộ tịch, đặc biệt là việc cải chính nhằm hợp thức hóa giấy tờ cá nhân.

- Đặc biệt, việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật Hộ tịch. Người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật Hộ tịch: Vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan.

2. Bổ sung thông tin hộ tịch

2.1. Nội dung bổ sung thông tin hộ tịch

Theo quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật Hộ tịch, bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký. Thông tin hộ tịch còn thiếu được hiểu là những thông tin không có hoặc chưa xác định được tại thời điểm đăng ký hộ tịch và được để trống trong bản chính giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch.

Khoản 1 Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định: Giấy tờ hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật Hộ tịch có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.

- Khoản 2 Điều 75 Luật Hộ tịch quy định: Giấy tờ hộ tịch đã cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch trước ngày Luật Hộ tịch có hiệu lực (ngày 01/01/2016) vẫn có giá trị sử dụng, Như vậy, giấy tờ hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp cho công dân Việt Nam, cho người nước ngoài và người không quốc tịch tại Việt Nam ở các thời kỳ trước đây vẫn có giá trị sử dụng, không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu trên các giấy tờ đó so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành. Tuy nhiên, nếu trong giấy tờ hộ tịch gồm: Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch có phần ghi thông tin còn để trống thì cơ quan đăng ký hộ tịch giải quyết yêu cầu bổ sung thông tin nếu có giấy tờ tài liệu hợp lệ chứng minh (trừ trường hợp yêu cầu bổ sung thông tin về quốc tịch).

Trường hợp biểu mẫu hộ tịch trước đây (bao gồm sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch) không có mục ghi về thông tin yêu cầu bổ sung so với biểu mẫu hộ tịch hiện tại, thì yêu cầu bổ sung thông tin đó không có cơ sở giải quyết. Một thực tế hiện nay là nhiều người dân có yêu cầu bổ sung thông tin về dân tộc hoặc quê quán, mặc dù biểu mẫu hộ tịch tại thời điểm đăng ký khai sinh không có mục này. Theo các quy định nêu trên, yêu cầu bổ sung thông tin dân tộc, quê quán không có cơ sở để giải quyết.

2.2. Giấy tờ được bổ sung thông tin hộ tịch

Giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01/01/2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hợp lệ chứng minh, ví dụ như số định danh cá nhân, thông tin về cha, mẹ trên giấy khai sinh của trẻ em thuộc trường hợp trẻ bị bỏ rơi, chưa xác định được cha, được mẹ hoặc chưa xác định được cả cha, mẹ.

Yêu cầu ghi bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch được cấp kể từ ngày 01/01/2016, sau khi xác định người yêu cầu đang có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

Việc xác định cá nhân có quốc tịch Việt Nam phải dựa trên căn cứ pháp lý theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008, chứ không đơn thuần là trên cơ sở giấy tờ mà cá nhân đó có.

2.3. Bổ sung ngày, tháng sinh

Trường hợp cá nhân đã được đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 nhưng giấy khai sinh, sổ đăng ký khai sinh không ghi ngày, tháng sinh thì được bổ sung ngày, tháng sinh theo giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế nơi cá nhân sinh ra.

Trường hợp không có giấy chứng sinh, không có văn bản xác nhận của cơ sở y tế thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

- Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân không thống nhất thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hoặc xác nhận hợp lệ đầu tiên.

- Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ, giấy tờ cá nhân không có ngày, tháng sinh thì cho phép người yêu cầu cam đoan về ngày, tháng sinh của mình.

- Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn nêu trên thì ngày, tháng sinh là ngày 01/01 của năm sinh; trường hợp xác định được tháng sinh nhưng không xác định được ngày sinh thì ngày sinh là ngày 01 của tháng sinh.

Trường hợp cơ quan thực hiện việc bổ sung thông tin hộ tịch không phải cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây, thì sau khi giải quyết phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào sổ hộ tịch; nếu cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì thông báo đến Bộ Ngoại giao.

3. Thay đổi, bổ sung thông tin hộ tịch của con nuôi

Sau khi được giải quyết cho làm con nuôi, theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi hộ tịch theo quy định tại Điều 26, Điều 27, Điều 28, Điều 46 Luật Hộ tịch.

Trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, trẻ chưa xác định được cha, mẹ thì theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện bổ sung thông tin của cha, mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh; mục ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”.

Trường hợp con riêng được cha dượng, mẹ kế nhận làm con nuôi, nếu giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh còn để trống phần khai về cha hoặc mẹ, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi bổ sung thông tin về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha, mẹ trong giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh; mục ghi chú của sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.

Nếu giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh có đủ phần khai về cha và mẹ, thì theo yêu cầu của cha nuôi hoặc mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần khai về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha hoặc mẹ trong giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh; mục ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.

- Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp thì thẩm quyền giải quyết được xác định như sau:

+ Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc.

+ Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người đó thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

+ Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở của Sở Tư pháp đã đăng ký việc hộ tịch trước đây thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi chú vào sổ hộ tịch theo quy định.