Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Hoạt động của một doanh nghiệp được thông qua người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật sẽ nhân danh và vì lợi ích của doanh nghiệp xác lập, thực hiện các giao dịch thể hiện mối quan hệ với các chủ thể trong doanh nghiệp (như với các thành viên, cổ đông góp vốn) hoặc với các chủ thể khác bên ngoài doanh nghiệp (đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước...). Trong suốt quá trình hoạt động, từ khi thành lập đến khi giải thể hoặc tuyên bố phá sản hay sáp nhập, chia, tách, doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và nếu người đó xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Nhưng người ủy quyền đó vẫn chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của người được  ủy quyền[1]. Quy định này cho thấy, vai trò và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khá lớn, họ phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ các hoạt động, các giao dịch của doanh nghiệp. Chính vì tầm quan trọng như vậy, mà Bộ luật Dân sự năm 2005 và Bộ luật Dân sự năm 2015 đều dành một chương riêng quy định về đại diện trong quan hệ pháp luật dân sự, đặc biệt là đại diện của pháp nhân. Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định cụ thể về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Điều 13 và Điều 14. Có thể thấy rằng, Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Bộ luật Dân sự năm 2015 đã có nhiều sửa đổi khá quan trọng về người đại diện theo pháp luật. Cụ thể là quy định cho phép doanh nghiệp tự quyết định về số lượng, chức danh, thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, bỏ trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật Hình sự, thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp năm 2014). Đây là điểm mới so với quy định của Bộ luật Dân sự năm 2005 và Luật Doanh nghiệp năm 2005. Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Doanh nghiệp năm 2014 lần đầu tiên trao quyền lựa chọn số lượng người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể hội nhập nhanh hơn, tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh thông qua các đại diện theo pháp luật. Vì quy chế về người đại diện theo pháp luật có mối liên hệ trực tiếp với quyền tự chủ của doanh nghiệp trong chủ động lựa chọn địa bàn, hình thức kinh doanh, mở rộng quy mô kinh doanh, chủ động tìm kiếm thị trường và khách hàng, mà muốn thực hiện được những quyền này, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, thì cần phải có nhiều người đại diện cho doanh nghiệp đó trong giao kết và thực hiện các giao dịch với chủ thể khác. Điểm sửa đổi này có ý nghĩa rất to lớn, đã giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp suốt một thời gian dài. Cụ thể:

Thứ nhất, “giảm tải” trách nhiệm lên một người đại diện theo pháp luật. Có thể thấy rằng mọi giao dịch đối ngoại, đối nội của doanh nghiệp đều chỉ có thể thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật. Thực tế đòi hỏi, người đại diện theo pháp luật phải có rất nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế mới có thể điều hành doanh nghiệp một cách trơn chu, chuẩn mực. Người đại diện theo pháp luật phải biết về quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý thuế, hợp đồng... Nếu không biết, họ vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với toàn bộ các giao dịch với tư cách là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Như vậy, vô hình chung, việc trao cho một cá nhân quá nhiều quyền và nghĩa vụ, đặc biệt là nghĩa vụ sẽ gây khó khăn cho người đó trong việc thực hiện tốt quyền và trách nhiệm của mình. Mặc dù, pháp luật cũng có những chế định cho phép người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho một cá nhân khác, nhưng thực tế áp dụng cho thấy quy định này còn nhiều hạn chế. Như trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt, doanh nghiệp chỉ có thể giải quyết công việc khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật cho một người khác trong doanh nghiệp, nhưng về nguyên tắc người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm trước công ty, trước pháp luật và bên thứ ba về tất cả những nội dung thuộc thẩm quyền của mình. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn, khi có rất nhiều các hợp đồng lớn phải ký kết, các dự án lớn để đầu tư, số lượng người lao động thật lớn để triển khai thực hiện công việc, thì việc người đại diện có thể cho những công việc của những người đã nhận ủy quyền thay mặt họ để giao dịch trong thời gian họ vắng mặt là một điều khó khả thi. Các quy định của pháp luật cũng có những hạn chế nhất định đối với người được ủy quyền như chỉ cho phép người này được ủy quyền lại cho người thứ ba nếu được người đại diện theo pháp luật đồng ý. Điều này đã gây ra những vướng mắc không nhỏ cho doanh nghiệp nếu người được nhận ủy quyền gặp sự cố bất khả kháng không thể tiếp tục thực hiện công việc được ủy quyền, đặc biệt, trong trường hợp người được ủy quyền này nhận ủy quyền ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác. Thực tiễn xét xử tranh chấp kinh tế cho thấy, rất nhiều vụ án doanh nghiệp đã phải thua kiện, vì hợp đồng bị tuyên vô hiệu do doanh nghiệp một phần không nắm vững các quy định của pháp luật, người nhận ủy quyền tự ý ủy quyền lại khi chưa có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật. Nhưng nó cũng đặt ra một “bài toán” pháp lý cho các nhà làm luật giải quyết tình trạng trên để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt.

 Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trong khoảng thời gian doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý thay đổi tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì vị trí người đại diện theo pháp luật gần như bị trống, bởi lẽ, lúc này người mới được bổ nhiệm nhưng chưa được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bên thứ ba tiến hành giao dịch sẽ gặp khó khăn trong xác định ai là người đại diện theo pháp luật thật sự. Hoặc trường hợp người đại diện theo pháp luật có vấn đề về sức khỏe hoặc bị tạm giam, tạm giữ, thì doanh nghiệp cũng phải mất một khoảng thời gian lúng túng để xác định người thay thế, chưa kể đến quá trình chọn ra người thay thế trong những thời điểm nhạy cảm của một doanh nghiệp chưa hẳn sẽ diễn ra suôn sẻ và nhận được sự hợp tác của những người khác.

Thứ ba, quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật cũng giải quyết được các hạn chế trong giao dịch của doanh nghiệp với người đại diện, giảm thiểu được các khó khăn của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong trường hợp người đại diện theo pháp luật đi nước ngoài dưới 30 ngày nhưng không muốn ủy quyền cho người khác hoặc người đại diện theo pháp luật xung đột với hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và không hợp tác trong việc ký kết các văn bản, giao dịch của công ty, đồng thời không muốn ủy quyền cho người khác. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng nảy sinh nhiều vấn đề pháp lý về người đại diện theo pháp luật cần được xác định rõ như: Cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những người đại diện theo pháp luật; sự phân định về trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ của các đại diện theo pháp luật và phạm vi đại diện của các đại diện theo pháp luật trong việc xác lập giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Có những trường hợp đặt ra trong thực tiễn cần được làm rõ như xác định giao dịch đòi hỏi phải được sự chấp thuận của tất cả các đại diện theo pháp luật hay hiệu lực của hợp đồng đã được doanh nghiệp ký kết với đối tác và đang thực hiện nhưng xảy ra trường hợp một đại diện theo pháp luật khác phản đối hay không đồng ý một phần của hợp đồng này. Yêu cầu đặt ra đối với việc xây dựng điều lệ công ty cũng cần chặt chẽ hơn để tránh chồng chéo về thẩm quyền của mỗi người và tăng cường hiệu quả quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.

2. Một số đề xuất

Để khắc phục những bất cập nêu trên, tác giả đưa ra một số kiến nghị sau:

Một là, bổ sung quy định pháp luật: Trong trường hợp doanh nghiệp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật phải được thông báo chi tiết với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn được xác định cụ thể kể từ ngày doanh nghiệp có quyết định cử người đại diện theo pháp luật. Nội dung này được cơ quan nhà nước công khai công bố theo hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp trên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Thực tế, hiện nay thông tin về doanh nghiệp đăng trên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia còn rất ít. Trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật thông tin được đăng chỉ có tên của người đại diện, mà không chi tiết cụ thể về thẩm quyền, chức vụ của từng người. Bởi vậy, mà quy định bắt buộc doanh nghiệp phải công khai thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật sẽ hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp hợp đồng cho các doanh nghiệp, khi bên muốn giao dịch bị tuyên vô hiệu có thể tìm cách thay đổi thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật trong điều lệ. Do đó, sự tham gia của Nhà nước rất quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp

Hai là, về phía doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần có cơ chế công khai về sự phân định thẩm quyền đại diện giữa những người đại diện theo pháp luật như công bố trên trang website chính thức Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia, website riêng của doanh nghiệp hoặc các hình thức khác nhằm giúp bên thứ ba tiếp nhận thông tin. Bên cạnh đó, việc phân định thẩm quyền được xác định theo hướng phân công theo chức năng, nhiệm vụ, không quy định theo hướng liệt kê nhằm tránh tình trạng chồng chéo, thậm chí là phạm vi đại diện không bao quát được hết thẩm quyền của người đại diện.  

Trong trường hợp xử lý những giao dịch đòi hỏi phải được sự chấp thuận của tất cả các đại diện theo pháp luật hoặc những giao dịch mà doanh nghiệp ký với đối tác nhưng một trong số người đại diện theo pháp luật phản đối, thì cần xem xét kỹ hơn Điều 137 và Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về đại diện theo pháp luật của pháp nhân và phạm vi đại diện. Trường hợp điều lệ công ty không quy định về việc phân chia thẩm quyền giữa những người đại diện theo pháp luật, thì bất cứ người đại diện theo pháp luật nào ký kết, xác lập hợp đồng vì lợi ích doanh nghiệp cũng đều ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp[2]. Trường hợp điều lệ công ty đã quy định rõ về phạm vi đại diện của từng người đại diện theo pháp luật, thì người đại diện theo pháp luật được xem là có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện trong phạm vi đại diện, hay nói cách khác, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm dân sự đối với những giao dịch trong phạm vi đại diện.

Tác giả cho rằng, quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Doanh nghiệp năm 2014 về trách nhiệm dân sự của doanh nghiệp là hợp lý. Tuy nhiên, những quy định này vẫn còn tồn tại những kẽ hở, chưa thực sự triệt để, bảo vệ được quyền lợi của doanh nghiệp trong giao dịch. Theo các văn bản pháp luật này, doanh nghiệp không phải chịu trách nhiệm về giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện, vượt quá thẩm quyền đại diện xác lập trừ trường hợp người được đại diện đã công nhận giao dịch; người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện[3]. Bên đối tác đã xác lập giao dịch với người đại diện không có thẩm quyền phải chứng minh được sự tồn tại của hành vi trên nhằm ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế không dễ dàng thu thập chứng cứ như: Biên bản họp giao ban để chứng minh giao dịch đó đã được thông báo, hay chứng cứ về việc người đại diện theo pháp luật đã công nhận giao dịch... Khi một bên trong giao dịch muốn chối bỏ quyền và nghĩa vụ của giao dịch đã xác lập, thì sẽ làm mọi cách để những thông tin nội bộ này khó tiếp cận. Do đó, quy định của pháp luật chưa thực sự khả thi.

Vấn đề “người đại diện biết mà không phản đối trong một thời gian hợp lý” cũng cần được làm rõ. Quy định này không thể hiện cụ thể khi xác lập, thực hiện giao dịch với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là đại diện, người đại diện đã thông báo cho người được đại diện biết về giao dịch này chưa? Nếu người được đại diện chưa biết, thì không thể đưa ra ý kiến về giao dịch. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện theo pháp luật. Do đó, nếu quy định người được đại diện đã biết về giao dịch trên nhưng không phản đối sẽ rõ ràng hơn. Đồng thời, quy định “không phản đối trong một thời hạn hợp lý” cũng cần được giải thích rõ hơn là khoảng thời gian này được xác định như thế nào? Thời hạn này cần được xem xét chi tiết trong thời hạn thực hiện của từng giao dịch mà các bên đã giao kết để đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong giao dịch.

Đối với doanh nghiệp, vai trò của người đại diện theo pháp luật cần thiết hơn bao giờ hết, bởi đó là tổ chức luôn phải được đại diện để tham gia vào các quan hệ pháp luật. Chính vì ý nghĩa quan trọng như vậy, mà các văn bản pháp luật đều dành vị trí tương xứng với vai trò của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và cần có những hướng dẫn cụ thể hơn để điều chỉnh quan hệ đại diện của doanh nghiệp nói chung và đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nói riêng, có sự tương thích nhất định với các điều ước và thông lệ quốc tế.

Tài liệu tham khảo:

[1]. Khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[2]. Điều 141 Bộ luật Dân sự  năm 2015: “1. Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:

a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;

b) Điều lệ của pháp nhân;

c) Nội dung ủy quyền;

d) Quy định khác của pháp luật.

2. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

[3]. Khoản 1 Điều 142, khoản 1 Điều 143 Bộ luật Dân sự năm 2015.