Quy định về sử dụng con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020

1. Xu hướng và pháp luật của một số nước về việc sử dụng con dấu doanh nghiệp

Theo thống kê của Nhóm Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh tại báo cáo Doing Business: (i) Có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục của quy trình gia nhập thị trường. Trong số này, chỉ có 07 quốc gia quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu (bao gồm: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Việt Nam, Myanmar, Triều Tiên, Buhtan), 72 quốc gia còn lại cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không; (ii) Có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp, như: Canada (từ năm 1971), Anh (từ năm 1989), bang California - Mỹ (từ năm 1995), Úc (từ năm 1998), Armenia (từ năm 2010), Hy Lạp (từ năm 2013), Hồng Kông - Trung Quốc (từ tháng 3/2014)…; (iii) Mức độ phổ biến của việc sử dụng con dấu doanh nghiệp như một quy định bắt buộc tỷ lệ nghịch với mức thu nhập và không vượt quá tỷ lệ 50%. Ở nhóm thu nhập cao, chỉ có 30% số quốc gia coi việc sử dụng con dấu là bắt buộc. Ở các nhóm thu nhập trên trung bình, thu nhập dưới trung bình và thu nhập thấp, tỷ lệ này lần lượt là 41%, 48% và 50%.

Quy định cụ thể đối với con dấu doanh nghiệp của một số quốc gia:

- Quy định của Vương quốc Anh: Vương quốc Anh bãi bỏ việc doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng con dấu kể từ năm 1989. Theo quy định của Luật Công ty năm 2006 của Anh, thì doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu; tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có con dấu thì nội dung của con dấu phải tuân thủ một số nguyên tắc chung. Luật này cũng quy định con dấu doanh nghiệp và chữ ký của người có thẩm quyền có giá trị ngang nhau trong việc khẳng định giá trị pháp lý của văn bản do doanh nghiệp ban hành.

 - Quy định của Hồng Kông - Trung Quốc: Theo Pháp lệnh Công ty của Hồng Kông, công ty không bắt buộc phải có con dấu chung (common seal). Theo quy định, con dấu phải được làm bằng kim loại, được khắc chữ tên công ty một cách rõ ràng, dễ nhìn. Nếu hình thức con dấu không đúng quy định thì các cá nhân liên quan sẽ bị xác định là vi phạm pháp luật và phải chịu phạt ở mức độ 3. Nếu tiếp tục vi phạm sẽ bị phạt 300 đô la Hồng Kông mỗi ngày cho đến khi khắc phục hành vi vi phạm đó.

Ngoài ra, Pháp lệnh Công ty của Hồng Kông cho phép công ty đã có con dấu chung có thể có con dấu chính thức (official seal) để sử dụng ở nước ngoài. Con dấu chính thức đó phải là bản sao của con dấu chung của công ty, nhưng có khắc rõ ràng tên địa điểm nơi con dấu này sẽ được sử dụng.

- Quy định của Úc: Theo Luật Công ty năm 2001 của Úc, công ty không bắt buộc phải có con dấu, nếu có một con dấu thì nó phải là con dấu chung của công ty (common seal). Theo quy định, con dấu phải có tên công ty, mã số công ty (Australian Company Number - ACN) hoặc mã số kinh doanh (Australian Business Number - ABN). Công ty có thể ký kết hợp đồng mà không cần sử dụng con dấu. Trường hợp công ty nhân bản con dấu chung thì các con dấu nhân bản phải được ghi rõ tương ứng là “duplicate seal” hoặc “share seal” hoặc “certificate seal”.

- Quy định của Nhật Bản: Ở Nhật Bản, con dấu được sử dụng cùng với chữ ký để khẳng định tính pháp lý của văn bản. Không chỉ pháp nhân mà cá nhân cũng sử dụng con dấu để đóng dấu vào các văn bản quan trọng. Người Nhật Bản có hai loại con dấu cơ bản đó là con dấu không phải đăng ký (mitomein) và con dấu phải đăng ký (jitsuin).

+ Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, bắt buộc phải sử dụng con dấu của người đại diện theo pháp luật (đã được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền) để đóng dấu vào đơn đăng ký. Doanh nghiệp Nhật Bản sử dụng con dấu của công ty và con dấu của người đại diện theo pháp luật, trong đó, con dấu của người đại diện theo pháp luật được coi là quan trọng hơn vì chỉ có con dấu này là bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Pháp luật Nhật Bản quy định rõ con dấu là tài sản giá trị của doanh nghiệp.

Thông thường, văn bản của doanh nghiệp được coi là có giá trị pháp lý khi trên đó thể hiện tên doanh nghiệp, thông tin về người đại diện theo pháp luật và con dấu của người đại diện theo pháp luật. Khi thực hiện giao dịch hay ký kết hợp đồng, nếu thiếu con dấu của người đại diện theo pháp luật (ví dụ như trường hợp quên mang theo con dấu của người đại diện theo pháp luật), các văn bản vẫn có giá trị với hai bên đối tác, tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải phiền toái khi có sự bất đồng, xung đột dẫn đến kiện tụng vì bên đối tác có thể yêu cầu tòa vô hiệu hóa giao dịch, hợp đồng với lý do là việc ký kết không xuất phát từ ý chí của doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp phải chứng minh được rằng giao dịch hay hợp đồng đó đã được thực hiện, ký kết theo ý chí của mình.

+ Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định rất chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến con dấu. Kích cỡ, hình thức của con dấu được quy định chi tiết bởi Bộ Tư pháp.

Các loại con dấu được đặt tên gọi tương ứng với ý nghĩa, mục đích sử dụng của chúng, ví dụ như: Con dấu liên kết (bridging seal) - sử dụng để đóng vào giữa hai trang giấy liền kề nhau, con dấu đóng trước khi sửa chữa (pre-affixed correction seal) - đóng dấu trước khi có sự sửa chữa trong văn bản, con dấu sửa chữa (correction seal) - đóng dấu sau khi sửa chữa văn bản… Ý nghĩa sử dụng của con dấu phải được đăng ký với cơ quan nhà nước.

2. Quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về sử dụng con dấu doanh nghiệp và vấn đề thực thi trong thực tiễn

2.1. Quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về sử dụng con dấu doanh nghiệp

Trước đây, con dấu là một vật không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, khi thực hiện các giao dịch hay hợp đồng, con dấu được xem như là chữ ký của doanh nghiệp và thể hiện giá trị pháp lý của các văn bản. Con dấu là một biểu tượng của doanh nghiệp và giúp cho mọi người có thể phân biệt được các doanh nghiệp khác nhau.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy, so với quy định về con dấu tại Luật Doanh nghiệp năm 2014, thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định: “Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.

Việc cầm con dấu ra ngoài trụ sở, những biểu tượng đặc trưng của công ty trên con dấu, thậm chí cả việc có dùng con dấu hay không… hoàn toàn do chủ doanh nghiệp tự quyết định.

Trước Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì Luật Doanh nghiệp năm 2005 (và kể cả tư duy thực thi Luật Doanh nghiệp năm 2014) thì con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Nói cách khác, nếu không có con dấu đóng trên văn bản giấy tờ thì văn bản giấy tờ đó cũng chưa được khẳng định giá trị pháp lý. Con dấu của doanh nghiệp do Bộ Công an cấp, theo hình thức, nội dung được quy định sẵn. Doanh nghiệp muốn hoạt động phải xin phép khắc dấu và phải được cơ quan quản lý nhà nước đồng ý cho khắc dấu và cấp giấy đăng ký mẫu dấu. Doanh nghiệp muốn có con dấu thứ hai thì cũng phải xin phép và phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận. Việc sử dụng, quản lý con dấu cũng vô cùng nghiêm ngặt. Doanh nghiệp không được phép tự ý thay đổi và phải dành thời gian, chi phí cho việc bảo quản. Doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn nếu mất con dấu.

Quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 nới lỏng hơn Luật Doanh nghiệp năm 2005 về con dấu doanh nghiệp, theo đó, quyền quyết định sử dụng con dấu quy định về cho doanh nghiệp. Cụ thể, Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 sửa đổi quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, nhưng phải bảo đảm nội dung con dấu thể hiện những thông tin tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của điều lệ công ty, chứ không bắt buộc phải lưu giữ, bảo quản trong trụ sở doanh nghiệp như quy định hiện hành. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Khi tham gia các hoạt động kinh doanh, bên đối tác đương nhiên có các biện pháp kiểm tra toàn diện về doanh nghiệp, kể cả tính xác thực của con dấu để hai bên có thể tin tưởng, ký kết, thực hiện giao dịch. Tuy nhiên, vấn đề này cũng mới chỉ dừng lại ở quy định pháp luật, việc thực thi trên thực tế gặp rất nhiều khó khăn.

Như vậy, với Luật Doanh nghiệp 2014 và Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu doanh nghiệp không còn là điều bắt buộc, mang giá trị pháp lý như trước mà chỉ mang tính chất nhận diện doanh doanh nghiệp. Theo đó, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp; việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật (Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020).

2.2. Vấn đề thực thi quy định về sử dụng con dấu doanh nghiệp

Giống như các nước tiên tiến trên thế giới, Việt Nam bỏ con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, Việt Nam phải mất một thời gian dài mới làm được điều này trên thực tế vì liên quan đến các quy định pháp luật khác.

Thực tế, những điểm bất lợi trong quá trình sử dụng con dấu của doanh nghiệp thì tương đối rõ. Cụ thể, trong trường hợp giám đốc đi công tác xa thực hiện các hợp đồng, giao dịch với khách hàng, ngân hàng nếu không có con dấu không thể giao dịch được, vì vậy, lúc nào cũng phải “kè kè” mang theo con dấu của công ty và con dấu chữ ký đại diện của mình. Song cũng thời điểm này, công ty sẽ không thể thực hiện các giao dịch, hoạt động vì không có con dấu tại trụ sở công ty. Đặc biệt, nhiều trường hợp con dấu mang đi có thể bị mất, công ty gần như sẽ phải ngừng hoạt động một thời gian. Thậm chí có trường hợp làm giả con dấu khó kiểm soát, nếu không có con dấu mẫu để đối chiếu không thể biết được con dấu thật hay giả. Ngoài ra, trong quá trình điều hành công ty, trường hợp công ty có tranh chấp thì bên nào có con dấu bên đó sẽ có quyền quyết định nhiều hơn. Nhiều vụ tranh chấp con dấu kéo dài ba năm khiến doanh nghiệp khốn khổ. Con dấu đã hạn chế nhiều khả năng kinh doanh của doanh nghiệp với những giao dịch không ở trụ sở chính. Vì vậy, nhiều giao dịch phải đến trụ sở gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp vì phải di chuyển con dấu từ chỗ nọ đến chỗ kia.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định có thể bỏ con dấu doanh nghiệp thay thế bằng chữ ký điện tử, công nhận chữ ký điện tử của doanh nghiệp, quy định scan chữ ký, đưa vào hợp đồng, giấy tờ. Quy định này phù hợp với xu thế chung của thế giới và nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên, nhìn nhận vào thực tế hiện nay, có lẽ Việt Nam phải mất khá nhiều thời gian nữa mới có thể triển khai được do công nghệ thông tin trong lĩnh vực này chưa thực sự phổ biến, nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp nhỏ lẻ chưa thường xuyên sử dụng công nghệ thông tin vào các giao dịch.

Chắc chắn Việt Nam sẽ theo xu hướng hiện đại hơn, không sử dụng con dấu doanh nghiệp nhưng để triển khai trên thực tế phải mất ít nhất 10 - 20 năm nữa khi trình độ công nghệ thông tin tại Việt Nam phát triển, Nhà nước và các doanh nghiệp đều sử dụng công nghệ thông tin. Về phía doanh nghiệp, thì nhiều doanh nghiệp còn xa lạ chữ ký điện tử. Ngoài ra, thêm một lý do nữa là vì từ lâu việc sử dụng con dấu đã đi vào tiềm thức của con người. Làm bất kể việc gì ký tên xong phải đóng dấu mới có giá trị nên mức độ quan trọng của con dấu với chữ ký là ngang nhau, không có con dấu chữ ký không có tác dụng, có chữ ký không có con dấu cũng không có tác dụng.

Vì vậy, cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về sử dụng con dấu doanh nghiệp và sửa đổi, bổ sung đồng bộ quy định pháp luật về con dấu trong các luật, bộ luật như Bộ luật Dân sự, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức chính quyền địa phương, Luật Ngân hàng nhà nước, Luật Luật sư, Luật Công chứng… để việc triển khai quy định này của Luật Doanh nghiệp đạt hiệu quả trên thực tế.