Một số điểm mới, đáng chú ý trong Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) [1]

Dự án Luật Công chứng (sửa đổi) đang được Chính phủ chỉ đạo các cơ quan chức năng hoàn thiện trình Quốc hội cho ý kiến tại kỳ họp thứ 7, dự kiến thông qua tại kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa XV. Nội dung sửa đổi nhằm kịp thời thể chế hóa chủ trương, quan điểm của Đảng tại Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 09/11/2022 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong giai đoạn mới, đồng thời khắc phục 06 nhóm vấn đề bất cập, gồm: Mô hình công chứng; chất lượng đội ngũ công chứng viên; phát triển tổ chức hành nghề công chứng trong điều kiện bãi bỏ quy hoạch; trình tự, thủ tục về công chứng; ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số; xã hội hóa công chứng và vai trò của tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng viên. Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) thu hút sự quan tâm lớn của dư luận xã hội. Hiện có những quan điểm trái chiều, thậm chí có những vấn đề còn nhiều ý kiến khác nhau, điều đó cho thấy, quá trình triển khai nghiên cứu được thực hiện một cách nghiêm túc nhằm hướng tới xây dựng một đạo luật có chất lượng, tạo môi trường pháp lý đầy đủ, khoa học và chặt chẽ trên lĩnh vực công chứng.

1. Về đối tượng và phạm vi công chứng

Công chứng là quy trình ngăn chặn gian lận chính thức nhằm đảm bảo cho các bên tham gia giao dịch rằng tài liệu là xác thực và có thể tin cậy được. Đây là một quy trình gồm ba phần, được thực hiện bởi Công chứng viên, bao gồm kiểm tra, chứng nhận và lưu giữ hồ sơ[2]. Công chứng ra đời xuất phát từ nhu cầu khách quan của đời sống xã hội về ngăn ngừa rủi ro pháp lý, đặc biệt là đối với các giao dịch dân sự có tính chất quan trọng, phức tạp trong điều kiện nhận thức pháp luật của người dân còn có những hạn chế. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định: “Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này” (khoản 1 Điều 2). Luật Công chứng năm 2006 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” (Điều 2). Với các quy định này, đối tượng chính của hoạt động công chứng được xác định rất rõ ràng là các giao dịch dân sự và việc công chứng là để bảo đảm tính hợp pháp cho các giao dịch dân sự, bảo đảm quyền lợi cho các bên có liên quan. Hoạt động công chứng đã chứng minh được giá trị và khẳng định được vai trò không thể thiếu trong đời sống dân sự, đặc biệt khi Việt Nam bước vào thời kỳ đổi mới và hội nhập, các giao dịch dân sự, thương mại phát triển bùng nổ.

Luật Công chứng năm 2014 đã mở rộng phạm vi của hoạt động công chứng khi quy định thêm nội dung chứng nhận bản dịch nhằm dự liệu cho những thay đổi của đời sống xã hội khi quan hệ giao thương quốc tế phát triển. Về mặt logic, dự liệu này không phải không có cơ sở, tuy nhiên, qua triển khai thực tế đã phát sinh những vướng mắc bởi những lý do sau:

Thứ nhất, nhu cầu của người dân đối với bản dịch thời gian qua chỉ dừng lại ở phạm vi chứng thực chữ ký người dịch là đủ để đáp ứng các tiêu chí cụ thể của một số loại hồ sơ thông dụng. Thực tế ghi nhận tại các tổ chức hành nghề công chứng cho thấy không có yêu cầu cụ thể nào của khách hàng về việc một bản dịch phải được chứng minh tính hợp pháp. Câu hỏi “chứng minh tính hợp pháp của bản dịch để làm gì?” vẫn chưa có câu trả lời thỏa đáng trong khi để làm việc này đòi hỏi quy trình khá phức tạp, công chứng viên phải yêu cầu khách hàng cung cấp thêm nhiều loại tài liệu khác làm căn cứ. So với việc chứng thực chữ ký người dịch, công chứng bản dịch không chỉ rườm rà hơn mà còn phát sinh chi phí lớn hơn. Việc thực hiện một dịch vụ không hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của xã hội gây ra phiền hà, lãng phí và những bất cập khác.

Thứ hai, đối với công chứng viên, việc phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và nội dung bản dịch khi họ không thể kiểm soát được các yếu tố này là điều không phù hợp. Công chứng viên không thể biết nhiều ngoại ngữ để biết cộng tác viên dịch thuật dịch chính xác đến mức độ nào; công chứng viên không thể ràng buộc trách nhiệm vô hạn đối với cộng tác viên dịch thuật giống như cơ chế chịu trách nhiệm mà Luật Công chứng quy định; công chứng viên không thể tập hợp đủ căn cứ để chứng minh nội dung của bản dịch bảo đảm tính hợp pháp, đặc biệt khi các văn bản này được phát hành bởi các tổ chức nước ngoài. Vì lý do này, các tổ chức hành nghề công chứng không thực sự muốn thực hiện dịch vụ công chứng bản dịch.

Thứ ba, hoạt động chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch là đủ đáp ứng các nhu cầu của xã hội; Điều 22 và Điều 32 của Nghị định này đã quy định rõ những trường hợp mà văn bản không được chấp nhận chứng thực chữ ký người dịch, trong đó có trường hợp: “Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân”. Quy định này cơ bản là phù hợp để bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội đối với hoạt động dịch thuật và sử dụng bản dịch trong đời sống xã hội.

Từ những phân tích nêu trên, việc Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) loại bỏ nội dung công chứng bản dịch ra khỏi phạm vi công chứng, đồng thời quy định cho phép công chứng viên được thực hiện chứng thực chữ ký người dịch là phù hợp với nhu cầu thực tiễn, bảo đảm tính khả thi, tính thống nhất trong hoạt động chứng nhận bản dịch.

Cũng trên cơ sở xác định rằng đối tượng của hoạt động công chứng là các giao dịch dân sự, để tránh sự chồng lấn giữa hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng, trong thời gian vừa qua, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) quy định tại điểm e khoản 1 Điều 73 “xem xét, quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp huyện đã phát triển được tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức theo hướng dẫn của Chính phủ”. Quy định này cho thấy rằng cơ quan soạn thảo đã có những nghiên cứu, đánh giá trên cơ sở khoa học để phân định rõ hơn ranh giới và đặc điểm của các hành vi chứng thực với hoạt động công chứng, hướng tới các giải pháp cung cấp dịch vụ và quản lý phù hợp hơn.

2. Về đơn giản hóa thủ tục

Trong Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi), một loạt các vấn đề liên quan đến trình tự, thủ tục đã được nghiên cứu và thay đổi theo hướng đơn giản hóa, trong đó đáng chú ý là:

- Thủ tục bổ nhiệm công chứng viên đã được đơn giản hóa thành phần hồ sơ và giảm bớt thời gian giải quyết hồ sơ đề nghị. Cụ thể, hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gồm 07 loại giấy tờ theo quy định của Luật Công chứng hiện hành được giảm xuống chỉ còn 03 loại giấy tờ.

- Không bắt buộc tên gọi của văn phòng công chứng phải được đặt theo họ tên của một trong số các công chứng viên hợp danh như hiện nay. Việc sửa đổi này khắc phục bất cập của Luật hiện hành về đặt tên văn phòng công chứng (văn phòng công chứng phải mất thời gian, tăng chi phí thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động; nhầm lẫn, bất tiện cho người dân và cơ quan, tổ chức khi liên hệ công việc trong trường hợp công chứng viên đứng tên văn phòng chuyển đi và lấy tên văn phòng mới trùng với tên văn phòng trước đó; lãng phí lớn khi phải thay đổi các phương thức nhận diện của văn phòng công chứng…).

- Bỏ phiếu yêu cầu công chứng trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng góp phần giảm bớt loại giấy tờ không cần thiết mà người yêu cầu công chứng phải thực hiện và tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ.

- Để giải quyết vướng mắc trong hoạt động thi hành án dân sự thời gian qua, đồng thời phù hợp với quy định của Luật Đất đai năm 2024, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) quy định rõ về giấy tờ thay thế giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp tài sản là quyền sử dụng đất được bán đấu giá để thi hành án mà chưa được cấp giấy chứng nhận nhưng đủ điều kiện được cấp giấy hoặc đã được cấp giấy chứng nhận nhưng không thu hồi được giấy này.

- Chấp nhận việc xuất trình bản sao thay thế cho bản chính trong hồ sơ yêu cầu công chứng trong một số trường hợp nhất định (Điều 40, Điều 41).

- Đối với việc công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) quy định mỗi bên có thể chọn một tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ để thực hiện việc công chứng hợp đồng ủy quyền này. Khi thực hiện sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hay hủy bỏ hợp đồng ủy quyền này thì cũng thực hiện theo nguyên tắc chung, đồng thời xác định rõ thẩm quyền và quy trình thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ này (khoản 2 Điều 55).

- Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đã được bổ sung quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt giao dịch đã công chứng đối với các hành vi pháp lý đơn phương và thủ tục đơn phương chấm dứt giao dịch dân sự nhằm đồng bộ với quy định của Bộ luật Dân sự và tháo gỡ những vướng mắc của Luật Công chứng hiện hành.

3. Về nâng cao chất lượng công chứng viên

Để góp phần nâng cao chất lượng đầu vào của đội ngũ công chứng viên, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) quy định những đối tượng được miễn đào tạo nghề và tham gia bồi dưỡng nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng hiện hành sẽ không còn được miễn đào tạo nghề nữa, thay vào đó chỉ có thể được giảm thời gian đào tạo nghề công chứng (khoản 3 Điều 9).

Hoạt động tập sự hành nghề công chứng (Điều 10) được thay đổi theo hướng quy định chặt chẽ hơn: Thời gian tập sự hành nghề công chứng thống nhất là 12 tháng để giúp cho các đối tượng tập sự đủ thời gian để trải nghiệm, vận dụng các kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tiễn; quy định rõ người tập sự hành nghề công chứng phải bảo đảm thời gian tập sự theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự để bảo đảm sự nghiêm túc, thực chất của việc tập sự, tránh tình trạng chỉ ghi danh tập sự; bổ sung quy định trong thời hạn 05 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận mà người đạt yêu cầu kiểm tra không đề nghị bổ nhiệm công chứng viên thì giấy chứng nhận hết hiệu lực.

4. Về tăng cường quản lý nhà nước

Sau khi Luật Quy hoạch được thông qua, quy hoạch về công chứng được bãi bỏ từ ngày 01/01/2019 đã đặt ra những thử thách lớn cho công tác quản lý nhà nước về công chứng. Pháp luật về công chứng của Việt Nam được xây dựng trên cơ sở có quy hoạch để bảo đảm sự phát triển cân bằng giữa nhu cầu của xã hội và các nguồn lực nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Công chứng được xác định là dịch vụ công; một trong những đặc điểm và nhiệm vụ quan trọng của dịch vụ công là phải bảo đảm khả năng tiếp cận dịch vụ của mọi tầng lớp xã hội, ở mọi địa bàn một cách công bằng và thuận lợi. Hành lang pháp lý về quy hoạch bị phá vỡ đã tạo nên sự mất cân bằng nghiêm trọng và đặt ra thử thách vô cùng lớn cho công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng. Để khắc phục những bất cập này, việc nghiên cứu và đưa vào Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) các quy định để bảo đảm được các mục tiêu quản lý nhà nước về công chứng trong điều kiện không còn quy hoạch là nhiệm vụ rất quan trọng. Hiện có hai luồng quan điểm trái ngược nhau về vấn đề này như sau:

- Quan điểm thứ nhất cho rằng, cần xóa bỏ quy hoạch công chứng, để việc thành lập và phát triển các tổ chức hành nghề công chứng được tự do tuân theo quy luật về cung cầu của thị trường. Những nơi nào có nhu cầu về công chứng thì tự khắc sẽ có văn phòng công chứng được thành lập và phục vụ; không nhất thiết phải tập trung cung cấp dịch vụ vào những nơi không có nhu cầu hoặc có nhu cầu thấp.

- Quan điểm thứ hai cho rằng, công chứng không phải là dịch vụ kinh doanh đơn thuần, do đó, cần một cơ chế đặc thù để bảo đảm được đúng tính chất của dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện, đồng thời bảo đảm sự nghiêm minh theo đúng tính chất của một hoạt động mang tính quyền lực nhà nước.

Tham khảo kinh nghiệm của nhiều quốc gia trong hệ thống công chứng Latin (Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Trung Quốc, Nhật Bản…) cho thấy, đối với dịch vụ công chứng, Nhà nước luôn luôn có sự can thiệp, điều tiết phù hợp để bảo đảm các yếu tố của dịch vụ công. Cách thức điều tiết có thể là kiểm soát số lượng công chứng viên tại các địa bàn dân cư căn cứ trên mật độ dân cư hoặc mật độ Tòa án; cũng có quốc gia kiểm soát số lượng tổ chức hành nghề công chứng; có quốc gia kiểm soát cả số lượng công chứng viên lẫn số lượng tổ chức hành nghề công chứng. Rất ít quốc gia để cho hoạt động công chứng phát triển hoàn toàn dựa vào quy luật cung cầu của thị trường.

Thực tiễn thời gian qua tại Việt Nam sau khi quy hoạch công chứng được xóa bỏ thì các tổ chức hành nghề công chứng đã có hiện tượng di chuyển ồ ạt vào khu vực thành thị tạo nên sự cạnh tranh quyết liệt, bắt đầu xuất hiện các hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh; ngược lại, ở một số địa bàn dân cư tuyến huyện đã bị trống, không có tổ chức hành nghề công chứng.

Vì lý do đó, để thực hiện được chức năng xã hội của công chứng là một dịch vụ công theo đúng nghĩa, bảo đảm người dân ở mọi vùng miền, mọi tầng lớp đều có thể tiếp cận và sử dụng một cách thuận tiện thì Nhà nước cần có công cụ và cơ sở pháp lý để điều tiết. Trên tinh thần này, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) quy định nguyên tắc phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội, diện tích, số lượng và mật độ phân bố dân cư, nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn cấp huyện dự kiến thành lập để bảo đảm việc phát triển dịch vụ công chứng mang tính ổn định, bền vững, đáp ứng và duy trì chức năng cơ bản của dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện.

Về vấn đề tạm ngừng hoạt động của văn phòng công chứng, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) bổ sung Điều 31 (là điều mới) để quy định rõ 03 trường hợp tạm ngừng, thời hạn tạm ngừng, trách nhiệm của Sở Tư pháp và nghĩa vụ của văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động. Trong các trường hợp này thì văn phòng công chứng vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình đối với người lao động, người yêu cầu công chứng…; quy định rõ việc xử lý các yêu cầu về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng phát sinh trong thời gian văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng và tổ chức, cá nhân có liên quan (khoản 4, khoản 5 Điều 31).

Để khắc phục hiện tượng các văn phòng công chứng thành lập nhưng quá trình hoạt động không đúng với đề án, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đã bổ sung một số trường hợp thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng để phù hợp với thực tiễn quản lý, bao gồm 05 trường hợp: (i) Nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng không đúng theo hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; (ii) Văn phòng công chứng không duy trì được các điều kiện hoạt động đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt theo hồ sơ đề nghị thành lập trong thời hạn ít nhất là 01 năm kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động; (iii) Văn phòng công chứng do tổ chức, người không phải là công chứng viên đầu tư để thành lập, duy trì hoạt động; (iv) Văn phòng công chứng hết thời hạn tạm ngừng hoạt động quy định tại Điều 31 của Luật này mà lý do tạm ngừng vẫn còn; (v) Quy định rõ văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập ngay khi không bảo đảm số lượng tối thiểu 02 thành viên hợp danh thay vì cho phép thời hạn 06 tháng để bổ sung công chứng viên hợp danh như hiện nay (Điều 32).

Để tăng cường vai trò tự quản của tổ chức xã hội nghề nghiệp, hỗ trợ cho công tác quản lý nhà nước đạt hiệu quả cao hơn, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) cũng đã có quy định rõ ràng hơn về tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên, theo đó, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là các chủ thể được chỉ định thực hiện một số nhiệm vụ tự quản để bảo đảm tính tuân thủ về mặt đạo đức, nâng cao hiệu quả hoạt động và lành mạnh hóa hoạt động công chứng. Ngoài ra, Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) cũng có những quy định mới khác nhằm phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước để các nhiệm vụ được thực hiện rõ ràng, rành mạch hơn như quy định rõ trách nhiệm của Sở Tư pháp trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng phòng công chứng, đầu mối tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng...; bổ sung quy định về nguyên tắc xử lý kỷ luật đối với công chứng viên và thẩm quyền, trình tự xem xét kỷ luật công chứng viên; quy định về giải quyết khiếu nại trong hoạt động công chứng.

5. Về hiện đại hóa hoạt động công chứng và hội nhập quốc tế

Chuyển đổi số hoạt động công chứng là nội dung mới hoàn toàn trong Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi). Hoạt động chuyển đổi số được thể hiện ở 02 nội dung là xây dựng cơ sở pháp lý cho hoạt động công chứng điện tử và cơ cấu, xác định lại các nguyên tắc, cấu trúc của cơ sở dữ liệu công chứng. Công chứng điện tử nhằm đáp ứng các nhu cầu về giao dịch điện tử của xã hội, thực hiện chủ trương về xây dựng Chính phủ điện tử theo các định hướng của Đảng và Nhà nước. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã tạo ra hành lang pháp lý cơ bản, làm cơ sở cho các giao dịch dân sự trên nền tảng điện tử phát triển; quy định về công chứng điện tử là “mảnh ghép” tất yếu để kiểm soát và bảo đảm an toàn cho các giao dịch này.

Cơ sở dữ liệu công chứng đã được quy định tại Luật Công chứng năm 2014 (Điều 62), tuy nhiên, những quy định đó mới chỉ tạo cơ sở bước đầu cho các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin, hỗ trợ cho hoạt động hành nghề của công chứng viên. Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đã có những thay đổi cơ bản khi xác định rõ hơn các thành phần dữ liệu, xác định xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất trên phạm vi toàn quốc, xác định các nguyên tắc và cơ sở cho hoạt động lưu trữ điện tử, tiến tới chuyển đổi số toàn diện hoạt động công chứng. Công chứng điện tử với cơ sở dữ liệu công chứng tập trung làm nền tảng dự kiến sẽ đem lại những hiệu quả tích cực mang tính đột phá từ cách thức cung cấp dịch vụ công chứng cũng như hiệu quả quản lý nhà nước. Đây cũng là hành lang pháp lý quan trọng để hướng tới việc hội nhập quốc tế trong hoạt động công chứng; khi văn bản công chứng có thể xác minh tính hợp pháp trên phạm vi toàn cầu sẽ mở ra cơ hội để các quốc gia trực tiếp công nhận và sử dụng văn bản công chứng từ các quốc gia khác, tạo sự tiện lợi hơn cho công dân và các hoạt động giao thương quốc tế./.

ThS. Nguyễn Thị Thơ

Trưởng Văn phòng công chứng Đông Anh, Hà Nội,

Phó Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam

Ảnh: internet

[1] Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) ngày 01/3/2024.

[2] Hiệp hội công chứng Hoa Kỳ, “công chứng là gì?”, 2024, https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/about-notaries/what-is-notarization.