Thực hiện chính sách đối ngoại đa phương hóa, đa dạng hóa và chủ trương chủ động, tích cực hội nhập quốc tế sâu rộng, có hiệu quả[1], cho đến nay, Việt Nam đã có quan hệ ngoại giao với 180 quốc gia trong 193 quốc gia thành viên Liên Hợp Quốc và có quan hệ thương mại với gần 230 quốc gia, vùng lãnh thổ trên thế giới, tham gia và là thành viên tích cực của trên 70 tổ chức khu vực và quốc tế quan trọng. Bên cạnh các tác động tích cực, hội nhập quốc tế cũng làm phát sinh tác động tiêu cực mà hệ quả tất yếu là các vụ việc tranh chấp về dân sự, thương mại có yếu tố nước ngoài ngày càng nhiều. Để giải quyết được các vụ việc này, cần có sự hỗ trợ, hợp tác quốc tế, tương trợ tư pháp giữa các nước có liên quan.

Từ trước ngày 01/10/2016, cơ sở điều ước quốc tế cho việc thực hiện ủy thác tư pháp (UTTP) trong lĩnh vực dân sự của Việt Nam là 17 hiệp định/thỏa thuận tương trợ tư pháp song phương[2] (hiệp định song phương). Từ ngày 01/10/2016, Việt Nam chính thức là thành viên Công ước La Hay năm 1965 về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Công ước Tống đạt). Việc gia nhập Công ước Tống đạt với hơn 70 quốc gia thành viên đã tạo thêm cơ sở pháp lý quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu về tương trợ tư pháp, hỗ trợ tích cực cho hoạt động xét xử của các cơ quan tố tụng của Việt Nam. Bên cạnh đó, nhằm nội luật hóa các nội dung của Công ước Tống đạt và khắc phục những vướng mắc UTTP về dân sự trên thực tế, ngày 19/10/2016, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao đã liên tịch ban hành Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Tòa án nhân dân tối cao quy định trình tự, thủ tục ủy thác tư pháp về dân sự (Thông tư liên tịch số 12) thay thế Thông tư liên tịch số 15/2011/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 15/9/2011 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn áp dụng một số quy định về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự của Luật Tương trợ tư pháp.

Trên thực tế, các cơ quan có thẩm quyền Việt Nam vẫn còn lúng túng trong việc thực thi Công ước Tống đạt, thi hành các văn bản quy phạm pháp luật mới liên quan đến lĩnh vực tương trợ tư pháp như Thông tư liên tịch số 12. Do vậy, nhằm thống nhất áp dụng, hạn chế các yêu cầu UTTP của các cơ quan có thẩm quyền bị trả lại, các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu UTTP về dân sự của Việt Nam ra nước ngoài cần lưu ý một số nội dung như sau:

1. Về quy trình ủy thác tư pháp về dân sự ra nước ngoài

Khi các cơ quan có thẩm quyền phát sinh yêu cầu UTTP về dân sự ra nước ngoài thì cần làm rõ một số nội dung như: Yêu cầu UTTP là tống đạt giấy tờ hay thu thập chứng cứ; quốc gia cần UTTP có hay không có điều ước quốc tế về TTTP trong lĩnh vực dân sự với Việt Nam... để lựa chọn quy trình UTTP phù hợp. Bên cạnh đó, theo điểm c, d khoản 2 Điều 11 Thông tư liên tịch số 12, trong trường hợp vụ việc cần UTTP có một hoặc nhiều đương sự có địa chỉ khác nhau hoặc có phạm vi UTTP khác nhau thì phải lập riêng hồ sơ UTTP cho từng đương sự hoặc từng phạm vi UTTP (Điều 10 của Luật Tương trợ tư pháp năm 2007). Hiện nay, phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, việc UTTP về dân sự ra nước ngoài của Việt Nam có thể thực hiện theo quy trình UTTP của hiệp định song phương; Công ước Tống đạt hoặc UTTP không có điều ước quốc tế.

1.1. Ủy thác tư pháp theo hiệp định thỏa thuận tương trợ tư pháp song phương

Theo các hiệp định song phương, Việt Nam và các nước ký hiệp định song phương đã cam kết phạm vi sẽ tương trợ tư pháp cho nhau, về cơ bản bao gồm: Tống đạt giấy tờ; thu thập, cung cấp chứng cứ và các yêu cầu UTTP khác và Bộ Tư pháp Việt Nam được chỉ định là đầu mối liên hệ về TTTP về dân sự. Do vậy, các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu UTTP của Việt Nam[3] (cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) sẽ lập hồ sơ UTTP theo quy định và gửi cho Bộ Tư pháp. Bộ Tư pháp sẽ có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và chuyển giao các yêu cầu UTTP về dân sự của Việt Nam đến cơ quan trung ương của nước được yêu cầu.

1.2. Ủy thác tư pháp theo Công ước Tống đạt

Công ước Tống đạt là công ước áp dụng cho việc tống đạt giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại đến hơn 70 quốc gia thành viên. Theo đó, các quốc gia thành viên có thể sử dụng kênh tống đạt chính qua cơ quan trung ương hoặc 07 kênh thay thế, bổ sung[4]. Tuy nhiên, khi gia nhập, Việt Nam đã tuyên bố bảo lưu kênh trực tiếp giữa cán bộ tư pháp và kênh trực tiếp giữa người có liên quan với cán bộ tư pháp nên quy trình UTTP theo Công ước Tống đạt của Việt Nam chỉ bao gồm 01 kênh tống đạt chính và 05 kênh thay thế, bổ sung. Quy trình UTTP tống đạt giấy tờ theo kênh chính của Công ước Tống đạt sẽ được tập trung làm rõ hơn bởi đây là kênh được các quốc gia thành viên Công ước ưu tiên áp dụng do tiết kiệm chi phí, thời gian tố tụng.

Các yêu cầu UTTP áp dụng theo kênh chính của Công ước Tống đạt sẽ xử lý theo quy trình gần giống với quy trình UTTP theo các hiệp định song phương, cụ thể: Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam → Bộ Tư pháp Việt Nam → Cơ quan trung ương của nước được yêu cầu → Cơ quan có thẩm quyền thực hiện yêu cầu UTTP của nước ngoài.

1.3. Ủy thác tư pháp trong trường hợp không có điều ước quốc tế

Trong trường hợp phát sinh yêu cầu UTTP giữa Việt Nam và nước được yêu cầu UTTP chưa ký hiệp định song phương về tương trợ tư pháp hoặc không cùng là thành viên của Công ước Tống đạt thì các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cũng có thể thực hiện việc UTTP trên cơ sở nguyên tắc “có đi có lại”. Theo đó, hồ sơ yêu cầu UTTP sẽ được xử lý theo quy trình 07 bước như sau: Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam → Bộ Tư pháp Việt Nam → Bộ Ngoại giao Việt Nam → Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài → Bộ Ngoại giao của nước được yêu cầu → Cơ quan có thẩm quyền được chỉ định của nước được yêu cầu → Cơ quan có thẩm quyền thực hiện của nước được yêu cầu.

2. Về hồ sơ, chi phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài

Sau khi đã lựa chọn một trong các quy trình UTTP nêu trên, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cần lập hồ sơ theo đúng quy định của quy trình đã lựa chọn.

2.1. Ủy thác tư pháp theo hiệp định thỏa thuận tương trợ tư pháp song phương

a. Hồ sơ ủy thác tư pháp

Theo quy định, hồ sơ UTTP về dân sự của Việt Nam gửi theo quy trình UTTP theo hiệp định song phương sẽ bao gồm: Văn bản yêu cầu UTTP về dân sự gửi Bộ Tư pháp (Mẫu số 01)5; văn bản UTTP gửi cơ quan có thẩm quyền nước được UTTP (Mẫu số 02A), bản dịch ngôn ngữ đã thông báo trong hiệp định song phương; các giấy tờ, tài liệu khác phục vụ việc UTTP có kèm theo bản dịch; bản sao biên lai thu phí/lệ phí.

b. Về chi phí ủy thác tư pháp

Trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, nếu phát sinh yêu cầu UTTP (tống đạt văn bản tố tụng, thu thập chứng cứ, …) thì đương sự làm phát sinh yêu cầu có nghĩa vụ thanh toán các chi phí UTTP bao gồm: Phí, lệ phí và chi phí thực tế phát sinh khi thực hiện UTTP.

Về chi phí thực tế: Chi phí thực tế thực hiện UTTP của Việt Nam ra nước ngoài theo Thông tư liên tịch số 12 bao gồm: Chi phí dịch thuật, công chứng, chi phí tống đạt hồ sơ UTTP ở nước ngoài… theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật của quốc gia liên quan. Các chi phí thực tế phát sinh trong nước do người có nghĩa vụ nộp chi phí UTTP về dân sự (người có nghĩa vụ) thanh toán trực tiếp cho người cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, đối với chi phí thực tế do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thu thì hầu hết các hiệp định song phương quy định hai bên thực hiện miễn phí cho nhau (trừ yêu cầu tống đạt giấy tờ, thu thập chứng cứ bằng phương thức đặc biệt). Do đó, các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam khi lập hồ sơ không cần yêu cầu người có nghĩa vụ nộp chi phí thực tế cũng như tạm ứng chi phí thực tế theo khoản 2 Điều 7 Thông tư liên tịch số 12.

Về lệ phí, lệ phí UTTP: Hiện nay, lệ phí, phí UTTP sẽ được thu/nộp như sau:

Đối với các vụ việc thụ lý trước ngày 01/01/2017, các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thông báo người có nghĩa vụ nộp phí UTTP ra nước ngoài theo Thông tư số 18/2014/TT-BTC ngày 11/02/2014 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự.

Đối với các vụ việc thụ lý sau ngày 01/01/2017, các cơ quan Tòa án có thẩm quyền yêu cầu người có nghĩa vụ nộp lệ phí UTTP ra nước ngoài theo Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 ngày 30/12/2016 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội quy định về mức thu, miễn, giảm, thu, nộp, quản lý và sử dụng án phí và lệ phí Tòa án; các cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh yêu cầu người có người có nghĩa vụ nộp phí UTTP ra nước ngoài theo Thông tư số 203/2016/TT-BTC ngày 09/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý phí thực hiện UTTP về dân sự có yếu tố nước ngoài.

Do đó, khi phát sinh yêu cầu UTTP, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cần căn cứ thời điểm thụ lý vụ việc để yêu cầu người có nghĩa vụ nộp lệ phí hoặc phí theo đúng quy định.

2.2. Công ước La Hay năm 1965 về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại

a. Về hồ sơ ủy thác tư pháp

Hồ sơ UTTP theo kênh chính của Công ước Tống đạt sẽ bao gồm: (i) Văn bản yêu cầu UTTP về dân sự gửi Bộ Tư pháp; (ii) Văn bản UTTP gửi cơ quan trung ương nước được yêu cầu UTTP (Mẫu số 02B). Văn bản này có thể làm bằng song ngữ hoặc được dịch sang tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc ngôn ngữ của nước được yêu cầu; (iii) Các giấy tờ, tài liệu khác phục vụ việc UTTP kèm theo bản dịch sang ngôn ngữ của nước được yêu cầu; (iv) Bản sao biên lai thu phí/lệ phí và giấy tờ xác nhận đã thanh toán chi phí thực tế cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài/biên lai tạm ứng chi phí thực tế.

Mẫu 02B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12 là mẫu của Công ước Tống đạt được sử dụng chung cho các quốc gia thành viên khi yêu cầu tống đạt giấy tờ theo kênh chính. Do đó, khi sử dụng, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cần nghiên cứu và thực hiện đầy đủ các hướng dẫn tại phần Hướng dẫn thực hiện mẫu số 02B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12.

b. Về chi phí ủy thác tư pháp

Các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam yêu cầu người có nghĩa vụ nộp phí hoặc lệ phí UTTP như quy định đối với quy trình UTTP theo hiệp định song phương. Đối với thanh toán chi phí thực tế, khi các cơ quan có thẩm quyền đã lựa chọn quy trình UTTP tống đạt giấy tờ theo kênh chính của Công ước Tống đạt, cần lưu ý đến thông tin về chi phí, phương thức thu nộp của quốc gia cần UTTP đến. Cụ thể:

Đối với yêu cầu UTTP tống đạt giấy tờ đến các quốc gia thành viên Công ước Tống đạt đã có thông báo cụ thể về chi phí thực tế và phương thức thanh toán, cơ quan có thẩm quyền thông báo yêu cầu người có nghĩa vụ thanh toán chi phí UTTP này cho phía nước ngoài theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 7 Thông tư liên tịch số 12. Ví dụ: Hoa Kỳ đã thông báo chi phí tống đạt giấy tờ thực tế là 95 đô la Mỹ và thanh toán bằng phương thức chuyển khoản trực tiếp cho Công ty ABC Legal trước khi chuyển hồ sơ. Do vậy, đối với yêu cầu tống đạt giấy tờ cho đương sự ở Hoa Kỳ, cơ quan có thẩm quyền cần thông báo cho người có nghĩa vụ chuyển khoản cho Công ty ABC Legal và sẽ không phải nộp tạm ứng chi phí UTTP (3.000.000 đồng).

Đối với yêu cầu UTTP tống đạt giấy tờ đến các quốc gia thành viên Công ước Tống đạt đã thông báo không thu/miễn phí chi phí thực hiện tống đạt giấy tờ, cơ quan có thẩm quyền không cần yêu cầu người có nghĩa vụ nộp chi phí thực tế cũng như tạm ứng chi phí thực tế theo khoản 2 Điều 7 Thông tư liên tịch số 12.

Đối với yêu cầu UTTP tống đạt giấy tờ đến các quốc gia thành viên Công ước Tống đạt chưa thông báo về chi phí thực tế hoặc đã thông báo có thu chi phí nhưng thu sau thì cơ quan có thẩm quyền thông báo yêu cầu người có nghĩa vụ nộp tạm ứng chi phí UTTP (3.000.000 đồng) tại cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 7 Thông tư liên tịch số 12. Ví dụ: Ô-xtrây-lia sẽ thông báo về chi phí và phương thức chuyển trả sau khi thực hiện yêu cầu tống đạt. Do đó, khi yêu cầu tống đạt giấy tờ sang Ô-xtrây-lia, các cơ quan có thẩm quyền cần yêu cầu người có nghĩa vụ nộp chi phí UTTP nộp tạm ứng 3.000.000 đồng để bảo đảm việc thanh toán chi phí cho phía Ô-xtrây-lia khi có thông báo cụ thể.

2.3. Ủy thác tư pháp trong trường hợp không có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự

- Về hồ sơ UTTP: Đối với các yêu cầu UTTP đến các quốc gia chưa ký kết điều ước quốc tế trong lĩnh vực TTTP về dân sự, hồ sơ UTTP bao gồm: (i) Văn bản yêu cầu UTTP về dân sự gửi Bộ Tư pháp (Mẫu số 01); (ii) Văn bản UTTP gửi cơ quan có thẩm quyền của nước được UTTP (Mẫu số 02A)[6] kèm theo bản dịch ngôn ngữ chính thức của nước được UTTP; (iii) Các giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu (nếu có), bản dịch; (iv) Các giấy tờ, tài liệu khác phục vụ việc UTTP, bản dịch; (v) Bản sao biên lai thu phí/lệ phí và biên lai tạm ứng chi phí thực tế.

- Về chi phí UTTP: Đối với yêu cầu UTTP đến các quốc gia khác chưa ký kết điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp với Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cần thông báo, yêu cầu người có nghĩa vụ nộp tạm ứng chi phí UTTP (3.000.000 đồng) theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 7 Thông tư liên tịch số 12 để thanh toán chi phí thực tế trong trường hợp phát sinh tại nước được yêu cầu kịp thời. Đối với việc thu, nộp phí hoặc lệ phí UTTP ra nước ngoài áp dụng như quy trình UTTP theo hiệp định song phương.

3. Một số lưu ý khác

3.1. Tống đạt giấy tờ cho công dân Việt Nam ở nước ngoài

Đối với việc tống đạt giấy tờ cho công dân Việt Nam ở nước ngoài, theo khoản 2 Điều 26 Thông tư liên tịch số 12 thì việc tống đạt văn bản tố tụng cho công dân Việt Nam ở nước ngoài thông qua cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài sẽ được thực hiện theo quy định của thông tư liên tịch giữa Tòa án nhân dân tối cao và Bộ Ngoại giao. Tuy nhiên cho đến nay, thông tư liên tịch này vẫn chưa được ban hành. Do đó, trong thời gian chờ ban hành thông tư liên tịch nêu trên, những yêu cầu tống đạt giấy tờ cho công dân Việt Nam ở nước ngoài có thể gửi trực tiếp cho cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước có công dân (điểm d khoản 1 Điều 474 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015); gửi bưu điện có bảo đảm cho công dân Việt Nam (điểm c khoản 1 Điều 474 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015). Ngoài ra, các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có thể lựa chọn sử dụng kênh chính của Công ước Tống đạt để tống đạt giấy tờ cho công dân Việt Nam hiện đang cư trú tại các quốc gia thành viên Công ước. Nếu sử dụng kênh chính, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cần lập hồ sơ, thanh toán chi phí thực tế như đã nêu tại mục II.2.

3.2. Lưu ý khi ủy thác tư pháp đến một số quốc gia

Bên cạnh thực hiện đúng các quy định về UTTP về dân sự trong các điều ước quốc tế và văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cần lưu ý đến các giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu, ví dụ: Hồ sơ UTTP sang Xinh-ga-po cần phải có thêm văn bản gửi Bộ trưởng Bộ Pháp luật Xinh-ga-po kèm theo bản dịch tiếng Anh, trong đó nêu rõ yêu cầu UTTP; đối với Thái Lan, văn bản UTTP về dân sự phải được lập bằng hoặc dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Thái, trong đó nêu rõ sẽ áp dụng nguyên tắc có đi có lại với các yêu cầu UTTP của Thái Lan trong trường hợp tương tự, tất cả hồ sơ, bản dịch và tài liệu gửi kèm phải được chứng nhận lãnh sự...

Từ khi Công ước Tống đạt và các quy định mới về quy trình, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự có hiệu lực, các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu UTTP của Việt Nam bước đầu làm quen với các quy trình UTTP, xây dựng hồ sơ tương ứng và thanh toán, tạm ứng các chi phí thực tế và sau đó có thể chủ động lựa chọn quy trình UTTP nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí thực tế. Bên cạnh đó, các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cũng cần thường xuyên theo dõi, cập nhật thông tin của các quốc gia là thành viên Công ước Tống đạt tại trang điện tử của Công ước và Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

Nguyễn Thị Hoa

Vụ Pháp luật quốc tế, Bộ tư pháp