Đến nay, đã có 07 địa phương của Việt Nam, thông qua Sở Tư pháp hoặc Hội công chứng viên ký thỏa thuận hợp tác về công chứng với các Hội đồng công chứng tỉnh hoặc Hội đồng công chứng vùng của Cộng hòa Pháp. Thông qua các thỏa thuận hợp tác này, Công chứng Pháp có điều kiện chia sẻ, hỗ trợ những kinh nghiệm trong tổ chức và hoạt động cho các các công chứng viên Việt Nam thông qua các hội nghị, tọa đàm về các chuyên đề có liên quan, đặc biệt là kinh nghiệm để phát huy vai trò tự quản của các công chứng viên trong hoạt động của mình. Với vai trò và vị thế của mình trong Liên minh Công chứng Quốc tế, Pháp đã hỗ trợ và tạo điều kiện để công chứng Việt Nam trở thành thành viên chính thức thứ 84 của Liên minh Công chứng Quốc tế vào ngày 09/10/2013 tại Peru, tạo tiền đề cho Công chứng Việt Nam có điều kiện giao lưu, học hỏi kinh nghiệm quốc tế và phù hợp với xu thế trên thế giới hiện nay.

Để tiến tới Đại hội lần thứ nhất Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của Hội đồng Công chứng tại Cộng hòa Pháp sẽ là những kinh nghiệm vô cùng quan trọng và hữu ích cho việc phát huy, nâng cao vai trò của Hiệp hội đối với hội viên cũng như đối với sự phát triển của nghề công chứng tại Việt Nam trong tương lai.

Công chứng Pháp có nguồn gốc từ lâu đời. Các công chứng viên đầu tiên được bổ nhiệm bởi St. Louis năm 1270. Pháp là một trong 19 thành viên sáng lập Liên minh Công chứng Quốc tế vào ngày 02/10/1948. Đến nay, Pháp vẫn là một trong những nước có ngành công chứng phát triển bậc nhất châu Âu. Ở Pháp, công chứng viên là các công chức được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Vì thế, công chứng viên được trao cho công quyền. Công chứng viên là người hợp thức hóa thỏa thuận của các bên và có thẩm quyền đóng con dấu xác thực vào toàn bộ các văn bản mà mình tiếp nhận. Công chứng viên cũng đảm bảo lưu giữ toàn bộ các dự thảo biên bản.

Công chứng viên có thể ban hành lệnh thực thi trong một số vấn đề đặc biệt theo yêu cầu tự nguyện của các bên liên quan. Lệnh thực thi này cho phép tịch thu tài sản của bên có nghĩa vụ (là bên đi vay, bên đi thuê...) mà không cần phải ra tòa. Công chứng viên cần dự thảo các hợp đồng hôn nhân, mua bán tài sản (do luật yêu cầu phải công bố toàn bộ các giao dịch tài sản) cũng như các văn bản khác như cho, tặng, chuyển giao tài sản sau khi chết, cầm cố...

Để trở thành công chứng viên ở Pháp phải trải qua quá trình đào tạo kỹ lưỡng và thông thường để trở thành công chứng viên có 02 cách khác nhau:

- Qua trường đại học: Một sinh viên có bằng thạc sĩ một chuyên ngành luật có thể nộp đơn để học bằng thạc sĩ 02 chuyên ngành công chứng. Bằng thạc sĩ này sẽ được nhận trong vòng 01 năm tại khoa luật. Sinh viên này sẽ học đồng thời tại khoa luật và tại trung tâm đào tạo nghề dành cho công chứng viên (trong tiếng Pháp là CNPN). Sau khi được nhận bằng, sinh viên này phải được đào tạo 02 năm tại một Văn phòng công chứng, đồng thời phải tham gia nhiều hội thảo cũng như trải qua vài kỳ thi trong 04 học kỳ. Cũng giống với cách đào tạo chuyên nghiệp, sinh viên tập sự phải có giấy chứng nhận tập sự vào cuối giai đoạn thực hành 02 năm này. Bằng cách này, sinh viên sẽ được nhận bằng tốt nghiệp sau đại học chuyên ngành công chứng (diplôme supérieur de notariat).

- Qua trung tâm đào tạo nghề công chứng: Một sinh viên đã có bằng thạc sĩ luật thứ 1 phải thi tuyển vào trung tâm đào tạo nghề dành cho công chứng viên (trong tiếng Pháp là CFPN). Sau khi thi đỗ, sinh viên này sẽ phải tham gia các khóa do CFPN tổ chức trong toàn bộ 01 năm để có được chứng chỉ đào tạo nghề chuyên về công chứng (tiếng Pháp là DAFN - diplome d’aptitude au fonction de notaire). Sau đó, sinh viên này phải được đào tạo thêm 02 năm tại một Văn phòng công chứng và nhận giấy chứng nhận tập sự vào cuối giai đoạn 02 năm này. Bằng cách này, sinh viên sẽ được nhận chứng chỉ nghề chuyên ngành công chứng - diplôme d’aptitude aux fonctions de notaire.

Ngoài hai cách nói trên, còn một cách khác để nhận bằng thư ký công chứng viên thứ nhất. Nghị định ngày 23/8/1985 cho phép những người không có bằng được đăng ký trực tiếp để tham gia các khóa đào tạo công chứng viên. Các thư ký công chứng viên thứ nhất không có bằng tốt nghiệp đại học (tiếng Pháp là DEUG) và không có bằng hành nghề giấy phép 02 năm (L1 và L2) có thể đăng ký xin giấy phép 3 (L3) tại một khoa luật. Tương tự, giống các sinh viên đào tạo theo cách thức chuyên nghiệp, những người này sẽ chuẩn bị xin DAFN. Sau đó, họ phải tham gia tập sự 02 năm tại Văn phòng công chứng và xin giấy chứng nhận thực tập. Hiện nay, các Trường công chứng đã trở thành các Viện đào tạo nghề công chứng. Bằng cấp của thư ký công chứng viên thứ nhất đã trở thành bằng của Viện đào tạo nghề công chứng. Mặc dù tên gọi thay đổi, song các quy trình đào tạo nói trên vẫn giữ nguyên.

Sau khi được bổ nhiệm công chứng viên, các công chứng viên Pháp trở thành thành viên của Hội đồng công chứng. Công chứng Pháp được tổ chức thành Hội đồng công chứng từ Trung ương đến địa phương. Ở Trung ương có Hội đồng công chứng tối cao, ở các địa phương có Hội đồng công chứng vùng, Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh được tổ chức theo thẩm quyền lãnh thổ của Tòa án. Hiện nay, trên toàn lãnh thổ nước Pháp có 01 Hội đồng công chứng tối cao, 33 Hội đồng công chứng vùng và 80 Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh.

1. Cơ cấu, tổ chức của Hội đồng Công chứng Cộng hòa Pháp

1.1. Hội đồng công chứng tối cao

Hội đồng công chứng tối cao bao gồm các ủy viên do các Hội đồng công chứng vùng bầu. Về nguyên tắc, mỗi Hội đồng vùng được bầu 01 ủy viên. Tuy nhiên, đối với những Hội đồng vùng lớn như Hội đồng vùng Paris có thể có 02 ủy viên đại diện để tham gia Hội đồng công chứng tối cao. Các ủy viên Hội đồng công chứng tối cao được bầu với nhiệm kỳ là 04 năm. Cứ 02 năm, một nửa số thành viên của Hội đồng công chứng tối cao lại được bầu lại. Chủ tịch và các Phó Chủ tịch có nhiệm kỳ là 02 năm và có thể được bầu lại.

Hoạt động của các ủy viên Hội đồng công chứng tối cao mang tính tự nguyện không được trả lương. Tuy nhiên, họ được hưởng phí công tác trong khuôn khổ kế hoạch các chuyến công tác đã được duyệt của Hội đồng. Ngoài ra, họ có thể được hưởng một khoản tiền trong khuôn khổ quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp trên cơ sở đề nghị của đa số thành viên Hội đồng công chứng tối cao.

Hội đồng công chứng tối cao có nhiều chức năng quan trọng đối với nghề công chứng tại Pháp và đối với các cơ quan quyền lực nhà nước. Là tổ chức duy nhất đại diện cho tất cả các công chứng viên tại Pháp, Hội đồng công chứng tối cao đề ra những chính sách phát triển chung cho việc quản lý nghề công chứng và đưa ra ý kiến tham vấn cho Nghị viện, Chính phủ trong quá trình xây dựng văn bản pháp luật; tham vấn cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp về các vấn đề liên quan đến nghề công chứng; đưa ra chính sách chung về tổ chức các trường đào tạo công chứng viên, về nhân sự Văn phòng công chứng, tuyển dụng công chứng viên, đào tạo đội ngũ thư ký và nhân viên các Văn phòng công chứng; quy định điều kiện làm việc tại Văn phòng công chứng đối với công chứng viên tập sự; thực hiện bảo hiểm trách nhiệm dân sự nghề nghiệp công chứng cho các công chứng viên, lương và các khoản thù lao khác của công chứng viên theo quy định của pháp luật; xây dựng Quy tắc hành nghề công chứng quốc gia (Quy tắc này phải được Hội đồng toàn thể Hội đồng công chứng tối cao thông qua và phải được Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt; các quy tắc hành nghề của Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh không được trái với Quy tắc hành nghề công chứng quốc gia); cảnh báo và giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng nghề nghiệp giữa các Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh, bất đồng giữa các công chứng viên thuộc các Hội đồng công chứng vùng khác nhau.

Tài chính của Hội đồng công chứng tối cao là do đóng góp của các Hội đồng công chứng vùng trên toàn lãnh thổ Pháp theo sự phân bổ hàng năm.

1.2. Hội đồng công chứng vùng

Hội đồng công chứng vùng được thành lập theo thẩm quyền lãnh thổ của Tòa phúc thẩm bao gồm một số Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh. Hội đồng công chứng vùng gồm các đại diện của Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh. Số lượng đại diện của các Hội đồng công chứng tỉnh tỉ lệ thuận với số lượng công chứng viên có trong từng Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh. Mỗi Hội đồng công chứng vùng phải có ít nhất 07 ủy viên. Các ủy viên này có nhiệm kỳ là 04 năm.

Hội đồng công chứng vùng là cơ quan đại diện của công chứng viên trước các cơ quan quyền lực chính trị và tư pháp ở địa phương có những chức năng: (i) Hòa giải các mâu thuẫn nghề nghiệp giữa các Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh hoặc mâu thuẫn giữa các công chứng viên thuộc các Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh khác nhau. Trong trường hợp hòa giải không thành, Hội đồng công chứng vùng đưa ra các hình thức kỷ luật; (ii) Cho ý kiến tham vấn đối với các quy tắc hành nghề của các Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh; (iii) Tham gia vào Ủy ban kiểm tra đầu vào đối với các ứng viên hành nghề công chứng; (iv) Tham gia vào Hội đồng quản trị Quỹ bảo hiểm hành nghề công chứng vùng; (v) Tham gia vào Hội đồng công chứng tối cao; (vi) Tham gia vào Ủy ban kiểm tra kế toán các công chứng viên; (vii) Lập ngân sách Hội đồng công chứng vùng thông qua việc phân bổ các nghĩa vụ tài chính cho Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh trên địa bàn quản lý; (viii) Thi hành các quyết định của Hội đồng công chứng tối cao.

Tài chính của Hội đồng công chứng vùng là do đóng góp của các Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh trong phạm vi vùng theo sự phân bổ hàng năm.

1.3. Hội đồng công chứng tỉnh hoặc liên tỉnh

Mỗi tỉnh thành lập một Hội đồng công chứng tỉnh trên cơ sở thẩm quyền lãnh thổ của Tòa án. Mỗi địa hạt của Tòa án sơ thẩm sẽ có một Hội đồng công chứng tỉnh. Hội đồng công chứng liên tỉnh thành lập gồm ít nhất từ 02 tỉnh trở lên.

Hội đồng này có những nhiệm vụ sau: (i) Xây dựng quy tắc hành nghề công chứng trong phạm vi tỉnh, điều chỉnh về quan hệ giữa công chứng viên với khách hàng, quan hệ giữa các công chứng viên với nhau; (ii) Giải quyết tất cả mâu thuẫn, tranh chấp về nghề nghiệp giữa các công chứng viên trong tỉnh bằng hình thức hòa giải, trong trường hợp hòa giải không thành, ra các quyết định kỷ luật, các quyết định này có hiệu lực thi hành ngay; (iii) Xem xét giải quyết khiếu kiện công chứng viên trong quá trình hành nghề; (iv) Kiểm tra sổ sách kế toán của Văn phòng công chứng; cho ý kiến tham vấn về các vấn đề kiện công chứng viên đòi bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra; (v) Lưu trữ các bản gốc của các Văn phòng công chứng bị xóa bỏ; chuẩn bị nguồn ngân sách, theo dõi và yêu cầu thanh toán các khoản đóng góp của công chứng viên; (vi) Tuyển và đào tạo nghề cho thư ký và nhân viên Văn phòng công chứng; quản lý, theo dõi điều kiện làm việc trong các Văn phòng công chứng; (vii) Các vấn đề về tiền lương và phụ cấp phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Tổ chức và hoạt động của Hội đồng Công chứng vùng Paris - Hội đồng công chứng quan trọng nhất trong Hội đồng Công chứng Cộng hòa Pháp

Nằm ở trung tâm vùng kinh tế hàng đầu của châu Âu lục địa, các công chứng viên Paris phát triển được kỹ năng và kinh nghiệm đặc biệt. Công chứng Paris và vùng Paris (Ile-de-France) hòa nhập vào tiến trình phát triển kinh tế và xã hội trong vùng Ile-de-France và thành phố Paris, với dân số là hơn 12.000.000 người và chiếm 30% GDP.

Trong hơn 50 năm, vùng Paris thường xuyên được tái cơ cấu nên Ngành Công chứng tham gia rộng rãi vào tiến trình phát triển kinh tế của vùng. Trong bối cảnh đặc biệt này, các Văn phòng công chứng ở Paris và vùng Ile-de-France đã cung cấp các dịch vụ pháp lý phù hợp hơn với nhu cầu của doanh nghiệp và cá nhân.

Với số lượng công chứng viên đông đảo, hơn 1.200 công chứng viên thuộc vùng Ile-de-France (hay còn gọi là vùng Paris và phụ cận) cùng khoảng 5.000 người làm tại các Văn phòng công chứng, các Văn phòng công chứng mỗi năm công chứng khoảng 300.000 hợp đồng, giao dịch, trong đó có khoảng 120.000 hợp đồng mua bán bất động sản và khoảng 16.000 văn bản phân chia di sản thừa kế. Do vậy, vai trò của công chứng Paris giống như tầm quan trọng của Thủ đô trong nền kinh tế của đất nước.

2.1. Về tổ chức

Tổ chức hiện nay của Hội đồng Công chứng Paris được điều chỉnh bởi Sắc lệnh ban hành ngày 02/11/1945 về quy chế công chứng và đã được sửa đổi nhiều lần.

Là một bộ phận chủ yếu của công chứng Pháp, Hội đồng Công chứng vùng Paris vừa thực hiện các chức năng của Hội đồng công chứng cấp tỉnh vừa thực hiện các chức năng của Hội đồng công chứng cấp vùng. Hội đồng Công chứng Paris đại diện cho các công chứng viên hành nghề trong 03 tỉnh (Paris, Seine-Saint-Denis và Val-de-Marne).

Hội đồng Công chứng vùng Paris hiện nay có 27 thành viên do các công chứng viên bầu ra trong phiên họp toàn thể, nhiệm kỳ của Hội đồng là 03 năm và được điều hành bởi một Ban quản trị gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và đại diện thứ nhất của Hội đồng.

Cứ 15 ngày một lần vào thứ năm, 27 thành viên của Hội đồng công chứng Paris lại họp và thảo luận hoặc đưa ra quyết định với một chương trình nghị sự cụ thể. Hội đồng Công chứng vùng Paris tiếp các công chứng viên tương lai, giải quyết tranh chấp giữa các công chứng viên và khách hàng hoặc nhắc nhở những công chứng viên không làm tốt các chức năng của mình. Ban quản trị họp ít nhất hai lần một tuần và cùng với các cộng sự để giải quyết các công việc của Hội đồng.

Đại diện thứ nhất của Hội đồng Công chứng Paris điều hành Ban thanh tra. Ban này phụ trách vấn đề kỷ luật và chấp hành điều lệ.

2.2. Nhiệm vụ và hoạt động của Hội đồng

- Vừa là cơ quan điều phối, vừa là cơ quan phát triển nghề công chứng. Để thực hiện các nhiệm vụ của mình, Hội đồng Công chứng Paris phải lập ra các phòng, ban, chủ yếu là trong những lĩnh vực kiểm soát và giúp đỡ các Văn phòng công chứng trong việc quản lý.

- Thanh tra hàng năm công tác kế toán của các Văn phòng công chứng; can thiệp vào việc bổ nhiệm và việc vào nghề của công chứng viên, xử lý các khiếu nại của khách hàng, kiểm soát việc áp dụng các quy định hành nghề, giám sát việc áp dụng bảng thu phí công chứng.

- Cho ý kiến về các đơn xin bổ nhiệm công chứng viên mới trước khi chuyển cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Ngoài ra, Hội đồng Công chứng Paris còn tham gia vào việc quy hoạch các Văn phòng công chứng trên toàn lãnh thổ Pháp.

- Thực hiện việc kiểm soát các Văn phòng công chứng, kỷ luật và chấp hành điều lệ; đào tạo, thông tin, tài chính, các vấn đề pháp lý, các vấn đề kinh tế, quản trị chung và nguồn lực, các hệ thống thông tin.

- Đóng góp ý kiến để hoàn thiện pháp luật về gia đình, bất động sản, kinh doanh và doanh nghiệp bằng cách duy trì liên lạc thường xuyên với: Các Bộ, Nghị sĩ, đại diện của Nhà nước và cơ quan tư pháp; các phương tiện truyền thông; công chúng.

- Duy trì các mối quan hệ thường xuyên với các thẩm phán, chuyên gia về bất động sản, luật sư, thi hành án, thừa phát lại, kế toán, địa chính.

- Thiết lập nhiều công cụ thông tin cho công chúng như về các quyền của cá nhân, gia đình, bất động sản và doanh nghiệp; mở ra Trung tâm Thông tin công chứng Paris, đón tiếp khoảng 18.000 người mỗi năm; Phòng thông tin điện thoại đã cung cấp khoảng 17.000 tư vấn mỗi năm qua điện thoại và trang web www.paris.notaires.fr.

- Tham gia vào việc mở trường đào tạo công chứng viên; đào tạo nâng cao cho các công chứng viên vùng Ile-de-France và nhân viên của các Văn phòng công chứng.

- Tổ chức nhiều cuộc trao đổi quốc tế với các thành phố lớn trên thế giới có hệ thống công chứng phát triển…

Với các nhiệm vụ và hoạt động của mình, Hội đồng Công chứng vùng Paris góp phần làm cho nghề công chứng trở thành một nhân tố kinh tế, một nhà đối thoại quan trọng trong khu vực Ile-de-France và không ngừng thích nghi với quá trình phát triển môi trường pháp lý, kinh tế và xã hội tại Pháp.

3. Một số kinh nghiệm đối với Việt Nam trong quá trình chuẩn bị Đại hội thành lập Hiệp hội Công chứng viên

Pháp là quốc gia có lịch sử công chứng lâu đời và Hội đồng Công chứng Pháp đã trải qua một chặng đường dài thành lập và phát triển. Do đó, trong bối cảnh thành lập Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, công chứng Việt Nam có thể học hỏi các kinh nghiệm của Pháp trong việc lựa chọn và bầu ra những nhân sự đầu tiên của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cũng như phân công các vị trí trong Hiệp hội công chứng toàn quốc:

Tại Pháp, cứ 04 năm/01 lần, mỗi Hội đồng công chứng vùng lại tiến hành đề cử và bầu chọn ra 01 đại biểu (hoặc 02 tùy theo số lượng công chứng viên trong Hội đồng vùng đó) để làm đại diện tại Đại hội đồng của Hội đồng Công chứng tối cao Pháp.

Đại hội đồng bao gồm các đại biểu địa phương và từ đó sẽ bầu ra 01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch với nhiệm kỳ 02 năm.

Trong quá trình bầu cử, có một số quy tắc mặc dù không được quy định trong văn bản nhưng lại được tuân thủ rất nghiêm ngặt. Ví dụ như việc Chủ tịch được bầu sẽ lần lượt là 01 công chứng viên của Paris rồi đến 01 công chứng viên của địa phương khác và cứ thế tiếp tục luân phiên. Khi Chủ tịch là công chứng viên của Paris thì tự động Phó Chủ tịch sẽ phải là 01 công chứng viên của địa phương khác.

Mặc dù Hội đồng công chứng tối cao không có đại diện của Bộ Tư pháp nhưng cũng không có quy định nào cấm việc này.

Văn phòng Hội đồng công chứng tối cao có một đại diện về nghề công chứng bên cạnh Bộ Tư pháp.

Từ thực tiễn trong cơ cấu thành viên Hội đồng Công chứng tối cao Pháp, Việt Nam có thể tham khảo trong xem xét bầu chọn Chủ tịch theo hướng luân phiên chọn đại diện từ Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội, Hội Công chứng viên thành phố Hồ Chí Minh và đại diện của một tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương khác. Phó Chủ tịch sẽ là đại diện từ một tỉnh khác với Chủ tịch.

Chu Văn Khanh

Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp