1. Những kết quả ghi nhận

Trên cơ sở nhiệm vụ được giao tại Quy chế phối hợp trong quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh Nghệ An theo Quyết định số 65/2012/QĐ-UBND ngày 28/8/2012 của UBND tỉnh Nghệ An, năm 2014, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1875/QĐ-UBND về việc kiểm tra thực hiện công tác đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Qua thực tiễn kiểm tra cho thấy, công tác này đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn những hạn chế và vướng mắc cần có giải pháp tháo gỡ.

Để đảm bảo bộ máy tổ chức thực hiện nhiệm vụ đăng ký giao dịch bảo đảm cho tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh thuận lợi, nhanh gọn, đáp ứng tinh thần cải cách hành chính, 20 huyện, thành phố, thị xã và tại Sở Tài nguyên và Môi trường đã thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Hiện nay, biên chế Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện nơi ít nhất là 05 biên chế, nơi nhiều nhất là 44 biên chế (TP. Vinh), Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất của tỉnh có 26 biên chế và 34 hợp đồng. Ngoài biên chế quy định, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện, thành phố, thị xã đều hợp đồng thêm người làm việc. Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, cấp huyện đều bố trí từ 01 đến 02 cán bộ chuyên trách có trình độ đại học trực tiếp làm công tác đăng ký giao dịch bảo đảm.

Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, cấp huyện được bố trí phòng làm việc đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, được trang bị cơ sở vật chất, tủ đựng tài liệu lưu trữ lâu dài, hệ thống máy vi tính bảo đảm hoạt động công nghệ thông tin trong công tác đăng ký. Trung tâm “giao dịch một cửa” tại Văn phòng UBND cấp huyện từng bước được xây dựng, nâng cấp khang trang, đáp ứng giao dịch cho các tổ chức, cá nhân trên các lĩnh vực, trong đó có tiếp nhận, trả hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm.

Song song với các hoạt động xây dựng, kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện, UBND tỉnh cũng chỉ đạo các ngành, các cấp đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các nội dung cơ bản của pháp luật về công tác đăng ký giao dịch bảo đảm, để cán bộ và nhân dân nhận thức được vai trò quan trọng của công tác này nhằm thực hiện tốt trên địa bàn.

Nhìn chung, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 83/2010/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT ngày 18/11/2011 của liên Bộ Tư pháp - Bộ Tài nguyên và Môi trường(1). Các quy định về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ yêu cầu đăng ký thế chấp, sử dụng các mẫu đơn đã được thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT. Hồ sơ đăng ký, thời hạn đăng ký và việc từ chối đăng ký giao dịch bảo đảm cũng được thực hiện đúng quy định. Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã thực hiện thu phí đăng ký giao dịch bảo đảm theo Thông tư liên tịch số 69/2011/TTLT-BTC-BTP ngày 18/5/2011 của liên Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp(2); Quyết định số 33/QĐ-UBND ngày 22/5/2012 của UBND tỉnh Nghệ An(3).

Trong năm 2014, công tác đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trên địa bàn tỉnh đã đạt được các kết quả như sau: Tổng số đơn đã thụ lý: 93.437 đơn, tăng hơn gấp đôi số lượng đơn so với năm 2013 (năm 2013 thụ lý 41.950 đơn); tổng số đơn được giải quyết: 93.437, trong đó có 62.118 đơn đăng ký giao dịch bảo đảm và 173 đơn cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm.

Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã thực hiện nghiêm túc Nghị định số 41/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về chính sách tín dụng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn, Thông tư số 69/2011/TTLT-BTC-BTP, Công văn số 5328/BTP-ĐKGDBĐ ngày 09/9/2011 của Bộ Tư pháp về việc xác định đối tượng được miễn lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm, Quyết định số 33/QĐ-UBND của UBND tỉnh Nghệ An. Đối với các huyện đồng bằng, một số huyện đã thực hiện tốt việc miễn lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm cho các đối tượng theo quy định như: Huyện Nam Đàn, huyện Yên Thành, huyện Quỳnh Lưu, thị xã Cửa Lò. Tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, TP. Vinh và một số huyện như Tương Dương, Hưng Nguyên, Quỳ Châu, Diễn Châu, Hoàng Mai… không có hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm do hầu hết các đối tượng vay vốn để sửa chữa, nâng cấp nhà ở hoặc sản xuất phi nông nghiệp nên không có nhu cầu vay vốn để sản xuất, kinh doanh phục vụ cho phát triển nông nghiệp, nông thôn.

Các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã có sự phối hợp tốt với các tổ chức công chứng và các tổ chức tín dụng trong việc cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm. Trong năm 2014, việc thực hiện công chứng các hợp đồng chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gồm 11.404 hợp đồng (trong đó 02 Phòng công chứng là 1.628 hợp đồng và Văn phòng công chứng là 9.776 hợp đồng), tăng 3.839 hợp đồng so với năm 2013. Các Văn phòng công chứng đã thực hiện hướng dẫn khách hàng làm thủ tục công chứng các hợp đồng chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo đúng quy định. Đối với các địa phương đã được chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, việc thực hiện công chứng các hợp đồng chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đã được thực hiện thống nhất và thuận lợi hơn.

Về áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, hiện nay, trên địa bàn tỉnh chưa có phần mềm thống nhất về quản lý cơ sở dữ liệu và chỉnh lý biến động đất đai, tuy vậy đối với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất TP. Vinh, để tiện lợi trong việc quản lý và thực hiện công việc thì đã tự thiết kế phần mềm theo dõi đăng ký giao dịch bảo đảm và đăng ký biến động, hiện tại đã nhập được hơn 70.000 trường hợp đăng ký giao dịch bảo đảm vào phần mềm ACCESS. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đang xây dựng phần mềm xử lý và theo dõi hồ sơ, theo dõi quản lý sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, theo dõi đơn thư.

2. Những hạn chế, khó khăn

Qua quá trình kiểm tra của Đoàn kiểm tra liên ngành công tác đăng ký giao dịch bảo đảm tại một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã phát hiện một số thiếu sót, vi phạm chung trong quá trình hoạt động, cụ thể: Các Văn phòng đăng ký chưa vào Sổ địa chính theo quy định tại Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT, Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính. Một số hồ sơ, tại đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, trong phần ghi của cán bộ đăng ký, thời điểm tiếp nhận hồ sơ, cán bộ nhận đơn không ghi giờ, phút nhận hồ sơ dẫn đến khó khăn trong việc xác định thời điểm thế chấp khi thực hiện các nghĩa vụ dân sự, chưa đúng với quy định tại điểm b khoản 1 Điều 19 Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT. Việc đánh số thứ tự hồ sơ không đúng quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT (tại tiết b điểm 2.13 mục III) và Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Các hồ sơ có kê khai thế chấp tài sản tại đơn yêu cầu đăng ký nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, chưa phù hợp với quy định của Nghị định số 83/2010/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT. Việc ghi nội dung thế chấp tại trang bổ sung chưa đầy đủ (thiếu địa chỉ của bên nhận thế chấp), không đúng mẫu theo quy định tại Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT. Về việc lưu trữ hồ sơ đăng ký, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất có chứng nhận đăng ký thế chấp sao lưu chưa đầy đủ theo quy định tại Điều 28 Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT. Một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chưa thực hiện báo cáo thống kê theo đúng quy định. Tại một số Văn phòng công chứng, hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất không có giấy xác nhận tình trạng sử dụng đất không có tranh chấp; một số hồ sơ chưa làm thủ tục xóa thế chấp là quyền sử dụng đất tại ngân hàng (không có đơn đăng ký xóa thế chấp, không có tài liệu chứng minh tài sản thế chấp đủ điều kiện để bảo đảm nhiều nghĩa vụ), nay lại tiếp tục thế chấp tại ngân hàng khác nhưng Văn phòng công chứng vẫn thực hiện công chứng vào hợp đồng thế chấp. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm chưa phát huy tốt hiệu quả, nhất là quy định về miễn lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm. Người dân chưa hiểu rõ quy định về các trường hợp miễn lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm.

Bên cạnh những hạn chế, tồn tại nêu trên, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất còn gặp phải một số khó khăn về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực; chưa có phần mềm phối hợp thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các tổ chức tín dụng để nắm bắt được tình trạng pháp lý của tài sản khi thực hiện giao dịch.

3. Một số giải pháp khắc phục

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, trong thời gian tới cần thực hiện một số giải pháp sau:

Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

Tiến hành rà soát các quy định của pháp luật về giao dịch bảo đảm, đối chiếu các quy định do UBND tỉnh ban hành để kịp thời phát hiện, kiến nghị bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm đối với quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh.

Tổ chức đoàn công tác liên ngành kiểm tra định kỳ về công tác đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và biện pháp xử lý.

Tham mưu UBND tỉnh bố trí đủ nguồn nhân lực, kinh phí để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước về đăng ký giao dịch bảo đảm trên địa bàn tỉnh; trang bị cơ sở vật chất, khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

Hướng dẫn, chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các tổ chức tín dụng, UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm đối với quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất

Tài liệu tham khảo:

(1). Hướng dẫn việc đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

(2). Hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm, phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm và phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên.

(3). Về việc quy định đối tượng, mức thu, tỷ lệ trích nộp ngân sách và chế độ quản lý lệ phí đăng ký giao dịch bảo đảm và phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

Nguyễn Quế Anh

Sở Tư pháp Nghệ An