Để có căn cứ khi đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản thì người yêu cầu phải có văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản đã được công chứng hoặc chứng thực của cơ quan có thẩm quyền. Theo đó, trong thời gian qua, việc người yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản trên địa bàn tỉnh Quảng Bình ngày càng tăng (tính từ ngày 01/01/2017 đến 31/6/2018, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình đã chứng nhận trên 1.500 văn bản; Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực gần 5.500 văn bản).

Hiện nay, việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được quy định tại Điều 57 và công chứng văn bản khai nhận di sản được quy định tại Điều 58 Luật Công chứng năm 2014. Việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản lại được quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó, cùng một thủ tục chứng nhận văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản nhưng được thực hiện bởi hai cơ quan có thẩm quyền (tổ chức hành nghề công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã), cùng với đó, quy trình, thủ tục công chứng và chứng thực được quy định khác nhau. Cụ thể:

- Đối với quy trình, thủ tục công chứng, thủ tục này được quy định cụ thể tại Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, theo đó, khi thực hiện công chứng việc thỏa thuận phân chia di sản, việc khai nhận di sản thì công chứng viên phải có văn bản niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.

Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó. Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản. Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế. Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết.

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết. Với việc quy định như trên đảm bảo chặt chẽ, không bỏ sót hàng thừa kế.

- Đối với quy trình, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, trong đó, có việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng; người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực; người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch...

Như vậy, việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ không cần thủ tục niêm yết như đối với thủ tục công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, mà chỉ cần hồ sơ đầy đủ theo quy định là được tiếp nhận và chứng thực ngay.

Với việc quy định về trình tự, thủ tục không thống nhất như đã nêu trên, có ý kiến cho rằng: Trình tự, thủ tục niêm yết được quy định tại Luật Công chứng năm 2014 là khá chặt chẽ, đảm bảo tính an toàn pháp lý, hạn chế phát sinh tranh chấp; còn đối với việc quy định về trình tự, thủ tục chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã như vậy là phù hợp thực tế, vì Ủy ban nhân dân cấp xã nắm rõ lý lịch và tài sản của người để lại di sản vì họ thường trú trên địa bàn của xã, do vậy, không cần thiết phải có thủ tục niêm yết. Mặt khác, cũng theo quy định nêu trên thì Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ chứng thực chữ ký mà không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

Tuy nhiên, cũng có ý kiến khác cho rằng, việc quy định về trình tự, thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã như trên là chưa chặt chẽ, chưa phù hợp thực tế vì chưa chắc Ủy ban nhân dân cấp xã đã nắm được rõ lai lịch của người để lại di sản; đồng thời, trong một số trường hợp, Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành chứng thực chưa chặt chẽ (ví dụ, có mối quan hệ dòng họ) dẫn đến bỏ sót đối tượng được hưởng di sản (một số trường hợp thuộc hàng thừa kế nhưng do học tập hoặc đi làm ăn xa không có mặt tại địa phương). Do đó, việc quy định Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản nhưng trình tự thực hiện lại không bắt buộc niêm yết như trên dễ phát sinh tranh chấp về sau.

Trong thời gian qua, để đảm bảo thủ tục chặt chẽ, tránh xảy ra tranh chấp, một số Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Quảng Bình khi tiếp nhận yêu cầu của người dân vẫn thực hiện việc niêm yết theo quy định tại khoản 4 Điều 52 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực (đã hết hiệu lực) và áp dụng trình tự tương tự theo quy định Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 29/2015/ NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản (mặc dù vẫn hiểu rằng, thực hiện việc niêm yết là chưa phù hợp với quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và sẽ bị “tuýt còi” khi có đoàn thanh tra, kiểm tra).

Với các quan điểm khác nhau và thực tế quy trình, thủ tục công chứng, chứng thực nêu trên, có thể khẳng định rằng, việc quy định thẩm quyền công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng và chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã trước mắt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản. Song việc quy định về trình tự, thủ tục như nêu ở trên đã tạo ra sự không thống nhất giữa việc công chứng (phải niêm yết 15 ngày) và chứng thực (không phải niêm yết) dẫn đến phát sinh những cách hiểu, cách áp dụng khác nhau cùng với những tranh chấp xảy ra trên thực tế. Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, một số chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cho rằng, văn bản được công chứng có giá trị pháp lý cao hơn (vì công chứng viên được đào tạo bài bản, đồng thời, công chứng viên chứng nhận phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, hình thức) so với văn bản do Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực (người có thẩm quyền chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về hình thức và chứng thực chữ ký), do vậy, các chi nhánh này chỉ tiếp nhận, làm thủ tục đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho tổ chức, cá nhân được hưởng di sản khi văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản được tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận (quy trình đảm bảo chặt chẽ hơn và tránh được tranh chấp về sau).

Tóm lại, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận là cơ sở để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản. Vì vậy, nên chăng, việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã cũng cần quy định trình tự như đối với thủ tục công chứng thuộc thẩm quyền của tổ chức hành nghề công chứng hoặc quy định như trước đây (khoản 4 Điều 52 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP) là phải niêm yết. Có như vậy, thiết nghĩ, mới đảm bảo được tính an toàn pháp lý cho người yêu cầu chứng thực, đồng thời, thống nhất trong triển khai áp dụng pháp luật và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu.

Nguyễn Minh Tâm

Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình