Tuy nhiên, mặc dù đã có nhiều hội nghị quán triệt, chương trình tuyên truyền, bồi dưỡng, tập huấn các quy định của Luật Hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành, nhưng qua phản ánh từ người dân, phương tiện thông tin đại chúng, kết quả khảo sát, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên, vẫn thấy có nhiều quy định về thẩm quyền, trách nhiệm thực hiện một số việc đăng ký hộ tịch chưa được người dân và công chức làm công tác hộ tịch hiểu đúng, dẫn đến không thực hiện đúng quyền/trách nhiệm đăng ký hộ tịch; xác định sai thủ tục, thành phần hồ sơ, thậm chí sai thẩm quyền giải quyết việc hộ tịch. Trong bài viết này, tác giả nêu và phân tích, đưa ra một số quan điểm về việc xác định thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết một số việc hộ tịch.

Thứ nhất, xác định nơi cư trú để xác định thẩm quyền, trách nhiệm đăng ký hộ tịch

Khoản 4 Điều 5 Luật Hộ tịch có quy định: Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Tuy nhiên, Luật Hộ tịch, các văn bản quy định chi tiết thi hành đều quy định việc xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch cụ thể theo nơi cư trú của cá nhân[2].

Nhưng theo quy định của Điều 12 Luật Cư trú năm 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2013) thì nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Nơi cư trú của công dân là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú. Nơi thường trú là nơi công dân sinh sống thường xuyên, ổn định, không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú; nơi tạm trú là nơi công dân sinh sống ngoài nơi đăng ký thường trú và đã đăng ký tạm trú. Chỉ trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của công dân theo nơi đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú thì nơi cư trú của công dân mới là nơi người đó đang sinh sống.

Do đó, chỉ trong trường hợp cá nhân không có nơi đăng ký thường trú, cũng không có nơi đăng ký tạm trú thì nơi mà người đó đang sinh sống thực tế mới được xác định là nơi cư trú của cá nhân và do đó, cơ quan đăng ký hộ tịch nơi người đó cư trú được xác định là cơ quan có thẩm quyền và trách nhiệm đăng ký sự kiện hộ tịch của cá nhân đó. Ngược lại, nếu cá nhân có nơi đăng ký thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú thì phải thực hiện yêu cầu đăng ký hộ tịch tại nơi cư trú đó, không thể thực hiện tại nơi đang sinh sống thực tế ngoài nơi cư trú nêu trên.

Thứ hai, xác định thẩm quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em

- Xác định cơ quan có thẩm quyền đăng ký, Điều 13 Luật Hộ tịch quy định: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh, các văn bản quy định chi tiết thi thành Luật Hộ tịch không có quy định hướng dẫn nào thêm về thẩm quyền này, do đó, về “giả thuyết thông thường” sẽ có 04 cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em là: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú của người cha và Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú của người mẹ, việc xác định cơ quan đăng ký khai sinh cho trẻ trong trường hợp này thuộc quyền lựa chọn của người đi đăng ký khai sinh và có “mức độ ưu tiên ngang bằng”, tức là không buộc phải theo thứ tự ưu tiên nơi cư trú của người mẹ trước, nếu người mẹ không có nơi cư trú mới đến nơi cư trú của người cha như quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP[3] trước đây.

- Xác định người có quyền, trách nhiệm đi đăng ký khai sinh cho trẻ:

Khoản 1, khoản 2 Điều 2 Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật Hộ tịch được ủy quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi ủy quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch. Quy định này cần được hiểu là quy định về khả năng “giao quyền” của người có quyền yêu cầu đăng ký hộ tịch cho người khác thực hiện thay do không thể hoặc không muốn trực tiếp thực hiện, người được ủy quyền vốn là người không có quyền yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 2 Thông tư số 15/2015/TT-BTP còn quy định thêm: Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Nên trong thực tế, nhiều công chức làm công tác hộ tịch đã hiểu nhầm rằng mọi việc đăng ký hộ tịch nêu tại Điều 3 Luật Hộ tịch, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con nếu do ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thực hiện - trong đó có việc đăng ký khai sinh - thì đều phải thực hiện theo quy định này, tức là phải có văn bản ủy quyền, do đó, yêu cầu ông, bà nội, ngoại... khi đăng ký khai sinh cho cháu cũng phải có văn bản ủy quyền.

Điều 15 Luật Hộ tịch quy định: Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em. Theo tác giả, quy định này được hiểu là quy định giao trách nhiệm đồng thời cũng là xác định “quyền” thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ. Do đã có quyền/trách nhiệm này nên khi ông, bà nội hoặc ông, bà ngoại đi đăng ký khai sinh cho trẻ chính là thực hiện đúng quyền/trách nhiệm của mình, nên không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ.

Nếu có ràng buộc phải có sự đồng thuận của cha, mẹ trẻ thì là ràng buộc về nội dung đăng ký khai sinh cho trẻ, bởi theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Quốc tịch Việt Nam và Luật Hộ tịch thì họ, tên, quốc tịch, quê quán của trẻ phải được xác định theo thông tin của cha hoặc của mẹ, do cha, mẹ thỏa thuận lựa chọn; trong tờ khai đăng ký khai sinh đã yêu cầu người đi đăng ký khai sinh cam đoan nội dung đề nghị đăng ký khai sinh là đúng sự thật, được sự thỏa thuận nhất trí của các bên liên quan theo quy định pháp luật và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.

Thứ ba, về trách nhiệm xác minh khi giải quyết yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau

Khoản 4 Điều 22 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình. Trường hợp người đó không chứng minh được thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó.

Như vậy, cần hiểu rằng, trước hết người có yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại thời điểm hiện tại, ở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hiện nay có trách nhiệm chứng minh tình trạng hôn nhân của mình (có thể bằng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, có thể bằng văn bản, giấy tờ do Ủy ban nhân dân cấp xã các nơi đã từng thường trú trước đây cấp, phù hợp với thời gian đăng ký thường trú của người đó, nếu người yêu cầu đang có). Nhưng trường hợp người đó không chứng minh được, tức là không có giấy tờ chứng minh, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đang thường trú không được yêu cầu người đó phải quay lại các nơi thường trú trước đây để đề nghị cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, mà có trách nhiệm chủ động trao đổi với Ủy ban nhân dân cấp xã tương ứng để kiểm tra, xác minh; sau đó xem xét, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trên cơ sở kết quả xác minh. Chỉ trong trường hợp quá thời hạn pháp luật quy định mà không nhận được văn bản trả lời kết quả xác minh thì mới cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh (cam đoan về tình trạng hôn nhân tương ứng theo thời gian thường trú), tự chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình và giải quyết yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Thứ tư, về trách nhiệm thực hiện việc cải chính hộ tịch

Khoản 12 Điều 4 Luật Hộ tịch quy định, cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch. Do khi đăng ký hộ tịch nói chung, đăng ký khai sinh, khai tử nói riêng, cơ quan đăng ký hộ tịch đều thực hiện việc đăng ký vào sổ hộ tịch, nhập dữ liệu vào phần mềm đăng ký hộ tịch (đối với các địa bàn đã áp dụng phần mềm đăng ký hộ tịch) và cấp giấy tờ hộ tịch tương ứng (trích lục đăng ký hộ tịch bản chính, giấy khai sinh bản chính) cho người đi đăng ký, nên khi phát hiện có sai sót sẽ phải thực hiện việc cải chính (chỉnh sửa) thông tin trên cả trích lục hộ tịch bản chính, giấy khai sinh (bản chính) và nội dung trong sổ hộ tịch tương ứng.

Như vậy, trường hợp bản chính trích lục hộ tịch, bản chính giấy khai sinh không còn thì khi phát hiện có sai sót và có yêu cầu cải chính, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền vẫn có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết, thực hiện việc đăng ký vào sổ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; cấp trích lục cải chính hộ tịch, sau đó ghi chú nội dung được cải chính vào sổ đăng ký việc hộ tịch tương ứng trước đây (nếu cơ quan giải quyết việc cải chính hộ tịch đang lưu giữ sổ hộ tịch) hoặc gửi văn bản thông báo tới cơ quan đang lưu giữ sổ hộ tịch để thực hiện ghi chú theo quy định (trường hợp yêu cầu cải chính hộ tịch tại nơi cư trú hiện nay, không phải là cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây).

Việc cải chính hộ tịch được giải quyết đối với tất cả các loại việc hộ tịch đã được đăng ký, do đó bao gồm cả việc đăng ký khai tử, nếu phát hiện có sai sót trong nội dung đăng ký khai tử. Trong trường hợp này sẽ có vướng mắc trong việc xác định người có quyền yêu cầu cải chính việc đăng ký khai tử. Theo tác giả, nên áp dụng theo hướng xác định việc bảo đảm thông tin cung cấp để thực hiện đăng ký khai tử đúng, chính xác thuộc về những người có quyền/trách nhiệm thực hiện việc khai tử cho người chết theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Luật Hộ tịch, do đó, những người này cũng là những người có quyền/trách nhiệm đề nghị thực hiện việc cải chính thông tin đăng ký khai tử.

Như vậy, để bảo đảm tính thống nhất của hệ thống pháp luật hộ tịch, thuận lợi cho người dân khi thực hiện quyền đăng ký hộ tịch, cũng như tránh tình trạng các cơ quan đăng ký hộ tịch lúng túng, áp dụng thiếu nhất quán hoặc không giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, thiết nghĩ các nội dung vướng mắc, bất cập, chưa được hiểu thống nhất này cần được thể chế hóa, sớm quy định bổ sung trong các văn bản quy định chi tiết thi hành Luật Hộ tịch.

ThS. Đồng Ngọc Dám

Học viện Chính trị Khu vực I

Tài liệu tham khảo:

[1]. Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

[2]. Điều 7 Luật Hộ tịch quy định, Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại các điểm a, b, c, d và e khoản 1 Điều 3 của Luật cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước…; Ủy ban nhân dân cấp huyện đăng ký sự kiện hộ tịch có yếu tố nước ngoài (trừ việc khai sinh, kết hôn, khai tử tại xã khu vực biên giới), đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước…; cơ quan đại diện đăng ký các việc hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài…

[3]. Nghị định ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.