Chuyển đổi số trong lĩnh vực lý lịch tư pháp

1. Bối cảnh chung

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Chuyển đổi số là tất yếu của sự phát triển. Đó là quá trình thay đổi phương thức quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước, hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân từ môi trường thực sang môi trường số.

Thực hiện chủ trương của Đảng, trong thời gian vừa qua, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản, chính sách quan trọng nhằm đẩy mạnh thực hiện Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, phát triển kinh tế số, xã hội số, thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, như Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 26/4/2022 của Thủ tướng Chính phủ về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia; Quyết định số 411/QĐ-TTg ngày 31/3/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhằm cụ thể hóa việc triển khai thực hiện toàn diện, hiệu quả, đúng mục tiêu trong ngành Tư pháp; hướng dẫn, hỗ trợ cơ quan tư pháp địa phương triển khai chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch Chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Theo đó, chuyển đổi số ngành Tư pháp là nhiệm vụ quan trọng cần tập trung chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả để góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và nâng cao chất lượng dịch vụ công của ngành Tư pháp. Đồng thời, xác định thể chế và công nghệ là động lực của chuyển đổi số; thể chế cần đi trước một bước. Kiến tạo thể chế, chính sách nhằm sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm quy trình nghiệp vụ mới dựa trên dữ liệu số, công dân số, hạ tầng số một cách có kiểm soát; đẩy nhanh tiến trình phát triển Chính phủ điện tử, tiến tới Chính phủ số ngành Tư pháp. Bên cạnh đó, chuyển đổi số phải xác định lấy người dân, doanh nghiệp là đối tượng, trung tâm phục vụ, trên cơ sở một tầm nhìn tổng thể và lộ trình, bước đi, ưu tiên cụ thể, phù hợp, khả thi, hiệu quả và an toàn trong điều kiện thực tế ngành Tư pháp. Thay đổi nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số; thực hiện đồng bộ các giải pháp để chuyển đổi số.

Để thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số trong thời gian vừa qua, trong lĩnh vực lý lịch tư pháp, lãnh đạo Bộ Tư pháp đã có nhiều chỉ đạo quyết liệt nhằm đẩy mạnh số hóa Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình trong cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cung cấp nhiều phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp đa dạng, phù hợp với yêu cầu của công dân trong đó có phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID được coi là sự đột phá trong cải cách thủ tục hành chính cấp Phiếu lý lịch tư pháp, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số nói chung, chuyển đổi số trong lĩnh vực lý lịch tư pháp nói riêng.

2. Một số kết quả bước đầu

Chuyển đổi số trong lĩnh vực lý lịch tư pháp có thể nói đến việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cấp Phiếu lý lịch tư pháp và việc tiếp nhận thông tin của các cơ quan cung cấp cũng theo hình thức điện tử. Trong những năm gần đây, công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực lý lịch tư pháp đạt được một số kết quả như sau:

2.1. Số hóa Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Thời gian vừa qua, Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành một số văn bản nhằm xây dựng Chính phủ điện tử, cải cách hành chính đã đặt ra yêu cầu phải nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cụ thể:

Ngày 07/3/2019, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025 (Nghị quyết số17/NQ-CP). Theo đó, một trong những quan điểm chỉ đạo của Nghị quyết là “đổi mới phương thức phục vụ, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm, lấy sự hài lòng của cá nhân, tổ chức là thước đo quan trọng trong phát triển Chính phủ điện tử; bảo đảm gắn kết chặt chẽ, đồng bộ ứng dụng công nghệ thông tin với cải cách hành chính, đổi mới lề lối, phương thức làm việc, xác định ứng dụng công nghệ thông tin là công cụ hữu hiệu hỗ trợ, thúc đẩy cải cách hành chính”. Trên cơ sở đó, ngày 28/3/2019, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 702b/QĐ-BTP ban hành Kế hoạch hành động của ngành Tư pháp triển khai thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP với một trong các mục đích là “ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong tất cả các hoạt động và lĩnh vực công tác của ngành Tư pháp trừ các hoạt động và lĩnh vực công tác có yêu cầu giữ bí mật thông tin theo quy định của pháp luật, trong đó chú trọng đến các lĩnh vực: lý lịch tư pháp…” và Quyết định số 682/QĐ-BTP ngày 07/5/2021 ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ số và bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của ngành Tư pháp giai đoạn 2021 - 2025, trong đó xác định “xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử” là một nhiệm vụ trọng tâm về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lý lịch tư pháp.

Bên cạnh đó, nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện, giải quyết thủ tục hành chính, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (Nghị định số 45/2020/NĐ-CP); Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (Nghị định số 107/2021/NĐ-CP).

Ngày 06/01/2022, Thủ tướng Chính phủ k‎ý Quyết định số 06/QĐ-TTg phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06). Một trong những nhiệm vụ theo Đề án này là triển khai kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành của ngành Tư pháp, trong đó có cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Đồng thời, thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp được xác định là một trong 25 dịch vụ công thiết yếu được thực hiện trực tuyến theo Đề án 06.

Ngày 09/7/2023, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 23/CT-TTg về việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính cấp Phiếu lý lịch tư pháp tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, trong đó yêu cầu: Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Công an và các cơ quan liên quan phân quyền cho Sở tư pháp khai thác, tra cứu Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để phục vụ cấp Phiếu lý lịch tư pháp nhằm tăng tính chủ động, chịu trách nhiệm, giảm thời gian, chi phí thực hiện; đẩy mạnh số hóa, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ cấp Phiếu lý lịch tư pháp và giải quyết thủ tục hành chính cho người dân.

Ngày 05/01/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 01/NQ-CP về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và dự toán ngân sách năm 2024, theo đó, một trong những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu nhằm thực hiện Nghị quyết này được xác định là: “tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong các lĩnh vực hành chính tư pháp… tăng cường xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, bảo đảm thông tin lý lịch tư pháp luôn được cập nhật đầy đủ, kịp thời…”.

Ngày 04/6/2024, Bộ Tư pháp có Công văn số 3068/BTP-TTLLTPQG về tăng cường xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, trong đó, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm, chỉ đạo các Sở Tư pháp và các sở, ngành có liên quan tại địa phương thực hiện một số nhiệm vụ sau: (i) xác định nhiệm vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là nhiệm vụ trọng tâm của địa phương năm 2024 và các năm tiếp theo; ưu tiên bố trí nguồn lực để hoàn thành xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương; thường xuyên rà soát, cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác tất cả thông tin lý lịch tư pháp vào Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo đúng quy định, kiên quyết không để tồn đọng thông tin lý lịch tư pháp nhận được; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xây cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; phối hợp chặt chẽ, thường xuyên với các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn (Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan công an, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh và các cơ quan có liên quan), bảo đảm việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đầy đủ, kịp thời; (ii) chủ động tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin tại Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia (đã phân quyền) và Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương để cấp Phiếu lý lịch tư pháp bảo đảm chính xác, kịp thời, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức; thực hiện nghiêm việc tra cứu thông tin tại Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo đúng quy định tại Điều 47 Luật Lý lịch tư pháp; không gửi yêu cầu tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp về Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia không đúng quy định của Luật Lý lịch tư pháp; bảo đảm thực hiện đúng Công điện số 280/CĐ-TTg ngày 19/4/2023 của Thủ tướng Chính phủ về chấn chỉnh, tăng cường trách nhiệm trong xử lý công việc của các bộ, cơ quan, địa phương; (iii) tham mưu đề xuất các giải pháp cụ thể, hiệu quả để thực hiện kịp thời, đúng quy định việc xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương mình.

Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, cơ sở dữ liệu là tập hợp của các dữ liệu điện tử được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử. Hay nói cách khác, đó là tập hợp bao gồm ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự khác được tạo ra và xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Nội hàm như vậy cho thấy, cấu thành của cơ sở dữ liệu sẽ bao gồm phần mềm (chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định) và dữ liệu điện tử (dữ liệu đã được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; các thông tin đã được số hóa).

Với cách tiếp cận như vậy, có thể hiểu, số hóa Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là quá trình biến đổi thông tin lý lịch tư pháp (dữ liệu) được ghi nhận từ các văn bản nguồn thông tin lý lịch tư pháp về án tích (các bản án, quyết định về hình sự đã có hiệu lực pháp luật; quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án…) thành thông tin lý lịch tư pháp dưới dạng số, được xác lập trong phần mềm quản lý lý lịch tư pháp, do cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tiến hành theo quy trình, quy chuẩn được pháp luật quy định.

Việc số hóa Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp thực hiện ngay từ những năm đầu Luật Lý lịch tư pháp có hiệu lực. Từ năm 2012, Bộ Tư pháp đã xây dựng, triển khai Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp và phiên bản cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Từ đó đến nay, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp đã sử dụng các phần mềm nói trên để thực hiện tiếp nhận, xử lý thông tin, xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Trên cơ sở đó, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử cũng từng bước được xây dựng, tạo lập, quản lý với hơn 1,2 triệu lý lịch tư pháp điện tử được chuyển đổi từ hơn 06 triệu văn bản giấy do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp sang trường dữ liệu có cấu trúc thống nhất theo biểu mẫu quy định tại các thông tư của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản sử, sử dụng biểu mẫu, mẫu Sổ lý lịch tư pháp.

Từ tháng 5/2015, Bộ Tư pháp đã triển khai sử dụng phân hệ trao đổi thông tin lý lịch tư pháp điện tử giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp nhằm từng bước thay thế việc gửi thông tin lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy và hạn chế tối đa việc thông tin phải nhập lại nhiều lần. Đến nay, đã có khoảng hơn 1,6 triệu thông tin điện tử được thực hiện trao đổi, cung cấp giữa các Sở Tư pháp và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Hiện nay Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử đã được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2.2. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến

Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng và Đề án 06, thời gian qua, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 1722/BTP-TTQG gửi Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về việc hướng dẫn tái cấu trúc quy trình thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến. Theo đó, Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã xây dựng và triển khai thực hiện Quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến mức độ 3 hoặc mức độ 4 phù hợp với tình hình địa phương và thực hiện tích hợp, cung cấp trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Cá nhân có thể đăng nhập, gửi trực tuyến hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Việc thanh toán phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thực hiện trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Đến nay, Bộ Tư pháp và 63 tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương đã triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Bộ Tư pháp, Hệ thống giải quyết hành chính cấp tỉnh và đã thực hiện kết nối, tích hợp với Cổng dịch vụ công quốc gia.

Để bảo đảm việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp toàn trình trên Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, hiện nay, các địa phương đã thực hiện kết nối Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để phục vụ xác thực, chia sẻ thông tin công dân thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Đồng thời, Bộ Tư pháp cũng đã thực hiện kết nối Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung vào Hệ thống kết nối, liên thông các hệ thống thông tin ở trung ương và địa phương (Hệ thống NGSP) để đáp ứng yêu cầu kết nối tích hợp, chia sẻ dữ liệu từ các phần mềm khác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. Tại địa phương, có 63/63 tỉnh đã thực hiện kết nối, tích hợp Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh với Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Thông tin và Truyền thông.

Đồng thời, cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đã chủ động đẩy mạnh cải cách hành chính, áp dụng các phương thức mới trong tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cấp Phiếu lý lịch tư pháp, ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình tiếp nhận, tra cứu, xác minh và cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp đã và đang được chú trọng, quan tâm hàng đầu. Thời gian qua, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã phối hợp với Cục Công nghệ thông tin xây dựng Phân hệ đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến và giải pháp tích hợp cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến với dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, triển khai tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp. Hiện nay, về việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, hầu hết các Sở Tư pháp được thực hiện qua Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh; Cổng dịch vụ công quốc gia.

Ngoài ra, nhiều giải pháp công nghệ được áp dụng như thực hiện tra cứu, xác minh thông tin trên môi trường mạng đã góp phần nâng cao chất lượng công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp mang lại hiệu quả tích cực cho các Sở Tư pháp trong công tác cấp Phiếu, rút ngắn thời gian tra cứu, xác minh thông tin, rút ngắn thời gian trả kết quả cho cá nhân, cơ quan, tổ chức, góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực lý lịch tư pháp.

Hiện nay, việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến chiếm tỷ lệ cao so với các phương thức thông thường khác (trực tiếp, qua bưu chính) cho thấy hiệu quả và tiện ích của việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến.

2.3. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID

Ngày 24/8/2024, Thủ tướng Chính phủ có Văn bản số 656/TTg-KSTT ngày 24/8/2024 về việc mở rộng thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua ứng dụng VNeID trên toàn quốc, theo đó, đồng ý với đề nghị của Bộ Tư pháp mở rộng thí điểm từ ngày 01/10/2024 tới ngày 30/6/2025. Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở kết quả thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID của thành phố Hà Nội và tỉnh Thừa Thiên Huế, Bộ Tư pháp đã chủ trì, phối hợp với Bộ Công an rà soát, hoàn thiện và ban hành Quy trình số 570/TTLLTPQG-QLHC ngày 20/9/2024 về thực hiện thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên Ứng dụng định danh quốc gia VNeID. Với sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và sự đồng lòng, quyết tâm của các cán bộ thực hiện nhiệm vụ trong việc triển khai thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID, đến nay, 63/63 Sở Tư pháp đã thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua ứng dụng VNeID trên địa bàn tỉnh/thành phố và người dân trên cả nước đều đã được tiếp cận, sử dụng dịch vụ cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID.

Việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID đã tạo ra nhiều tiện ích, thuận lợi cho cả người dân và cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp. Theo đó, quy trình thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp hoàn toàn trên môi trường điện tử, người dân có thể đề nghị yêu cầu cấp Phiếu mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại thông minh; thủ tục và thành phần hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu được đơn giản hóa tối đa, chỉ bao gồm Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, trong đó, thông tin nhân thân đã được xác thực và điền tự động, người dân chỉ phải điền hoặc tích một số thông tin và nộp phí theo hình thức trực tuyến. Thời gian thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp chỉ trong vòng khoảng 05 phút. Với kết quả nhận được là Phiếu lý lịch tư pháp điện tử, người dân có thể sử dụng nhiều lần để thực hiện các thủ tục hành chính khác, không cần phải cung cấp bản giấy, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp cũng được rút ngắn từ 10 ngày xuống còn 03 ngày làm việc.

Đây là phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp có thủ tục, hồ sơ đơn giản, thời gian xử lý hồ sơ nhanh gọn, quy trình thực hiện công khai, minh bạch, chính xác, kịp thời và bảo vệ được thông tin bí mật đời tư cá nhân, giúp người dân tiết kiệm chi phí, thời gian. Việc thực hiện phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID bước đầu tạo nhận thức rõ ràng, đầy đủ hơn về việc thực hiện mục tiêu xây dựng Chính phủ số và từng bước thay đổi thói quen sử dụng hồ sơ giấy truyền thống để có thể thụ hưởng những giá trị, tiện ích của Chính phủ số mang lại.

Đối với cơ quan nhà nước, việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiệp vụ hoàn toàn trên môi trường mạng, bảo đảm công khai, minh bạch, tiết kiệm thời gian, giấy tờ, chi phí hành chính khác cho đội ngũ cán bộ, mặt khác cũng là yêu cầu bắt buộc đặt ra cho các cơ quan nhà nước, đội ngũ cán bộ trong việc thực hiện các công việc, từ đó góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Như vậy, có thể nói, cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID trong toàn quốc là một giải pháp đột phá, thay đổi mạnh mẽ về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực lý lịch tư pháp, tạo thêm sự lựa chọn mới thuận lợi cho người dân có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước hiện tại về lý lịch tư pháp.

3. Khó khăn, vướng mắc

Thứ nhất, trong số hóa, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp:

- Công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp đã được quan tâm, chú trọng. Tuy nhiên, tại một số Sở Tư pháp vẫn còn tình trạng tồn đọng thông tin, thông tin xử lý chưa kịp thời. Việc cung cấp thông tin của các cơ quan cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp chủ yếu bằng văn bản giấy và qua đường bưu điện nên không tránh khỏi chậm trễ và thất lạc. Một số Sở Tư pháp chưa tuân thủ triệt để quy trình xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để xử lý thông tin do các cơ quan cung cấp, như: bỏ qua khâu tiếp nhận thông tin mà thực hiện luôn việc lập lý lịch tư pháp và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung, dẫn đến khó khăn trong việc thống kê, báo cáo, phối hợp rà soát thông tin và đặc biệt là việc kiểm tra, kiểm soát thông tin lý lịch tư pháp đầu vào. Dữ liệu được Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp tạo lập chưa đầy đủ, còn có sai sót và chưa bảo đảm sự đồng nhất về số lượng thông tin cũng như dữ liệu được tạo lập giữa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp.

- Cơ chế, phương thức phối hợp liên ngành trong cung cấp, trao đổi, thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp chưa hiệu quả, kịp thời. Thông tin lý lịch tư pháp hiện nay được cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp chủ yếu bằng văn bản giấy theo phương thức thủ công qua đường văn thư, bưu chính dẫn đến tình trạng thông tin bị thất lạc, tiếp nhận không kịp thời.

- Việc chia sẻ, kết nối Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan chưa được thực hiện đồng bộ, hiệu quả. Một số Sở Tư pháp chưa chủ động khai thác, tra cứu Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để phục vụ cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Thứ hai, trong cấp Phiếu lý lịch tư pháp:

Phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp quy định trong pháp luật về lý lịch tư pháp còn hạn chế, không phù hợp với thực tiễn. Luật Lý lịch tư pháp không có quy định về việc thực hiện các phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp mà chỉ có quy định chung về thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 (Điều 45), thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 (Điều 46). Các quy định này chỉ phù hợp với việc yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Để đáp ứng yêu cầu của thực tiễn đặt ra, công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến đang phải thực hiện theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP… Do chưa có quy định về các phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp, quy trình, trình tự, thủ tục thực hiện của các phương thức nên cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp hiện nay cũng đã gặp nhiều khó khăn khi giải quyết.

Hiện nay, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, Nghị định số 107/2021/NĐ-CP đã có quy định về kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử nói chung. Tuy nhiên, pháp luật chuyên ngành về lý lịch tư pháp chưa có quy định cụ thể về Phiếu lý lịch tư pháp điện tử, vì vậy, các Sở Tư pháp không có căn cứ để cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử cho công dân.

Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin:

Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp (phiên bản dùng cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và phiên bản dùng chung cho 63 Sở Tư pháp) được xây dựng và đưa vào vận hành từ năm 2012. Đến nay, sau hơn 10 năm sử dụng, mặc dù đã được cải tạo, nâng cấp định kỳ nhưng đã lạc hậu, không phù hợp với thực tiễn hiện nay, như việc tạo lập, cập nhật dữ liệu trên phần mềm được thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian, kinh phí và nguồn lực con người; đường truyền chậm, yếu và thường xuyên bị lỗi nên phần mềm chạy không ổn định, tài khoản tự động đăng xuất, gây mất thời gian cho công chức, viên chức thực hiện…

Thực trạng trên chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ số hóa dữ liệu, kết nối, chia sẻ dữ liệu lý lịch tư pháp và yêu cầu về cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình trong lĩnh vực lý lịch tư pháp.

4. Đề xuất giải pháp

Để nâng cao công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực lý lịch tư pháp, cần có những giải pháp sau:

Thứ nhất, nghiên cứu hoàn thiện pháp luật về lý lịch tư pháp để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác lý lịch tư pháp, bổ sung quy định về cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử; ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về cơ sở dữ liệu, về cấu trúc dữ liệu, trong đó có Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; đồng thời, tiếp tục sửa đổi, bổ sung các văn bản pháp luật về lý lịch tư pháp, qua đó, cần ban hành và số hóa các quy trình nghiệp vụ trong lĩnh vực lý lịch tư pháp, chuẩn hóa, điện tử hóa quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ trên môi trường mạng, nhất là quy trình xử lý thông tin lý lịch tư pháp. Thực hiện như vậy, một mặt sẽ bảo đảm gắn trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức, người lao động với công việc của mình ở từng khâu của quy trình xử lý thông tin lý lịch tư pháp; mặt khác sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền, người có thẩm quyền quản lý, kiểm soát được chất lượng cơ sở dữ liệu; từ đó, có biện pháp phù hợp bảo đảm chất lượng dữ liệu, tạo căn cứ để nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công trực tuyến ở các cấp độ, nhất là dịch vụ công trực tuyến toàn trình.

Thứ hai, cần chú trọng hơn nữa công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cần phải được quan tâm, chú trọng. Việc xử lý thông tin tại các Sở Tư pháp phải được bảo đảm nhanh chóng, kịp thời để phục vụ công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp chính xác. Quy định về cơ chế, chế tài để: bảo đảm cơ quan có liên quan thực hiện tốt nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; bảo đảm cá nhân, cơ quan có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp thực hiện tốt nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Quy trình xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp cần được sửa đổi, bổ sung để đáp ứng yêu cầu thực tế. Đối với Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, việc xử lý thông tin theo hướng giảm các khâu trung gian tại các phòng bảo đảm thông tin được xử lý nhanh chóng, kịp thời. Ngoài ra, để bảo chất lượng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cũng cần có quy định về thời hạn, cũng như tiêu chí cụ thể của từng khâu trong quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu.

Cần xúc tiến thiết lập đồng bộ hệ thống cung cấp, trao đổi thông tin lý lịch tư pháp giữa các cơ quan có nhiệm vụ cung cấp thông tin và cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trên môi trường mạng, hướng tới thông tin lý lịch tư pháp được chính thức trao đổi giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, các Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan được thực hiện dưới dạng điện tử và thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan tạo tiền đề cho kết nối liên thông một cửa quốc gia.

Thứ ba, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý lý lịch tư pháp, đặc biệt là hoạt động xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này cần được đặc biệt chú trọng, nâng cao hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, trong đó trọng tâm là nghiên cứu, triển khai thực hiện trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp dưới dạng dữ liệu điện tử để xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, hạn chế dần việc cung cấp, tiếp nhận thông tin dưới dạng văn bản giấy. Đồng thời, khẩn trương triển khai thực hiện kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu với các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

ThS. Nguyễn Hồng Linh

Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia