1. Khát quát về số hóa sổ hộ tịch

1.1. Định nghĩa

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm địa phương chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

Sau khi hoàn thành số hóa, dữ liệu hộ tịch sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, góp phần giúp công chức làm công tác hộ tịch giảm tải quy trình tác nghiệp, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

1.2. Trách nhiệm triển khai

- Ở Trung ương: Khoản 3 Điều 66 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định: “Bộ Tư pháp xây dựng và quản lý thống nhất cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; hướng dẫn, chỉ đạo địa phương trong việc quản lý, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư”.

Khoản 3, khoản 4 Điều 10 Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (Nghị định số 87/2020/NĐ-CP) quy định: “Quy trình số hóa dữ liệu hộ tịch thực hiện theo tài liệu kỹ thuật do Bộ Tư pháp hướng dẫn. Cơ quan chịu trách nhiệm số hóa sổ hộ tịch phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi phê duyệt, chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; việc số hóa sổ hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin”.

- Ở địa phương: Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định: “Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm triển khai việc số hóa, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy; chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01 tháng 01 năm 2025”.

1.3. Công cụ thực hiện số hóa sổ hộ tịch

Nhằm hỗ trợ các địa phương quản lý dữ liệu số hóa (bao gồm việc cập nhật dữ liệu đăng ký hộ tịch đã được đăng ký vào cơ sở dữ liệu đồng thời lưu trữ các bản scan trang sổ hộ tịch và các giấy tờ liên quan (nếu có)), từ năm 2019, Bộ Tư pháp đã triển khai thêm Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử (Phần mềm dữ liệu hộ tịch 158) (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (Nghị định số 158/2005/NĐ-CP).

1.4. Phương thức và lộ trình số hóa sổ hộ tịch

- Việc số hóa sổ hộ tịch có thể được thực hiện theo 02 cách: (i) Giao cho công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện, tự nhập dữ liệu vào Phần mềm 158; (ii) Ký hợp đồng, giao cho tổ chức/doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin thực hiện.

- Lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch: Theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết về phương án, lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch tại địa phương, lập dự toán kinh phí và việc xử lý các địa danh hành chính cũ, đã có sự thay đổi do sát nhập, chia tách thì lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch được Bộ Tư pháp khuyến nghị gồm 05 giai đoạn: (i) Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016. (ii) Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015). (iii) Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006). (iv) Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999. (v) Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

Trong đó, ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các sổ hộ tịch của các giai đoạn 1 và 2 vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản nhất và các sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.

Bên cạnh đó, tại mỗi giai đoạn, cần ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các sổ hộ tịch gốc theo thứ tự: Sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sổ đăng ký khai tử; các sổ đăng ký hộ tịch còn lại, bao gồm sổ đăng ký giám hộ, sổ đăng ký chấm dứt giám hộ, sổ ghi chú ly hôn và sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…

1.5. Các bước thực hiện

(i) Giai đoạn 1: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa; (ii) Giai đoạn 2: Scan/chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu. (iii) Giai đoạn 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa. (iv) Giai đoạn 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

2. Một số vướng mắc trong quá trình triển khai số hóa sổ hộ tịch tại địa phương

Đến nay, đã có 52/63 tỉnh, thành phố triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch (trong đó 05 địa phương đã hoàn thành), số sổ hộ tịch đã được số hóa là 2.524.892 sổ với trên 40 triệu dữ liệu, trong đó, đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên 32 triệu dữ liệu; các tỉnh/thành phố còn lại đều đã xây dựng kế hoạch thực hiện việc số hóa và bước đầu được bố trí kinh phí, đang trong quá trình triển khai thực hiện, một số địa phương thực hiện song song giữa số hóa sổ hộ tịch với nhập dữ liệu hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Tuy nhiên, trong quá trình số hóa sổ hộ tịch, địa phương gặp phải một số khó khăn, vướng mặc, cụ thể như sau:

Một là, một số địa phương nhận thức chưa đầy đủ về nhiệm vụ số hóa, còn nhầm lẫn giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp (Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC).

Hai là, chưa được quan tâm bố trí kinh phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng chưa đủ đáp ứng, đối với các địa phương triển khai thực hiện số hóa bằng phương pháp giao cho công chức làm công tác hộ tịch tự thực hiện nhập dữ liệu, do công chức tư pháp - hộ tịch, vừa phải làm công việc chuyên môn, vừa thực hiện số hóa nên quá tải, chưa bảo đảm được tiến độ công việc, chưa kể về kỹ thuật và tâm lý, việc vừa nhập dữ liệu, vừa tự kiểm tra sẽ không bảo đảm được độ chính xác, khách quan của dữ liệu được số hóa.

Ba là, tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nhất là ở những địa phương kinh tế khó khăn thì công chức tư pháp - hộ tịch chưa được bố trí máy tính riêng để làm việc, đường truyền mạng cũng không ổn định dẫn đến việc số hóa dữ liệu hộ tịch gặp nhiều khó khăn.

Bốn là, chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi nhập dữ liệu của công chức tư pháp - hộ tịch.

Năm là, phần mềm/công cụ phục vụ việc số hóa vẫn chưa hoàn thiện: (i) Hệ thống thông tin quản lý đăng ký hộ tịch thường xuyên bị chậm, lỗi, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ. (ii) Hiện nay, trên các phần mềm quản lý hộ tịch, khai sinh điện tử đều không cập nhật tự động vào sổ đăng ký khai sinh việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được thực hiện tại nơi cư trú (mà không phải là nơi đăng ký ban đầu). (iii) Một số địa danh hành chính cũ đã được sáp nhập hoặc hiện nay không còn (ví dụ: Bình Lập, Triêm Đức, Bình Chánh, thị xã (nay là thành phố)...) nhưng trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử chưa cập nhật bổ sung nên chưa thể xử lý đồng bộ vào cơ sở dữ liệu hộ tịch. (iv) Một số dữ liệu hộ tịch không thể cập nhật vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử do cảnh báo nội dung thông tin đăng ký không đúng và không cho lưu như đăng ký khai sinh cho trẻ khi người mẹ chỉ mới 12, 13 tuổi; đăng ký khai sinh của anh chị em song sinh cùng thông tin nhân thân; người có ngày sinh là 30/2; đăng ký kết hôn mà người vợ chưa đủ 18 tuổi, người chồng chưa đủ 20 tuổi (do đăng ký theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình trước đây).

Sáu là, một số dữ liệu khi chuyển từ Phần mềm dữ liệu hộ tịch 158 sang Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung bị báo trùng dữ liệu do công chức tư pháp hộ tịch đã nhập dữ liệu lên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để thực hiện thay đổi, cải chính cho người dân.

Bảy là, quá trình số hóa cho thấy, nhiều sổ hộ tịch trong nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác như chức danh người ký, người đi khai, loại việc, giới tính; sổ đăng ký hộ tịch còn rất nhiều sai sót do lỗi ghi chép của công chức hộ tịch, chữ viết của công chức tư pháp hộ tịch trong sổ hộ tịch không đọc được do xấu và quá mờ, nhiều quyển sổ rách không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần... (dữ liệu về đăng ký kết hôn nhưng không có ngày xác lập quan hệ hôn nhân; dữ liệu khai sinh không có ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh, thiếu thông tin về dân tộc, về cha, mẹ hoặc năm sinh của cha, mẹ trong giấy tờ hộ tịch lại ghi tuổi; không ghi số quyển, năm mở sổ; không có thông tin của công chức thực hiện đăng ký hộ tịch, thông tin lãnh đạo cấp xã ký giấy tờ hộ tịch; thông tin trong sổ khai sinh và giấy khai sinh không thống nhất...).

Tám là, nhiều sổ hộ tịch bị hư hỏng do nhiều yếu tố (do không có kho lưu trữ riêng biệt, bị côn trùng cắn, một số địa phương bị lũ lụt...), khi thực hiện cập nhật, số hóa dữ liệu hộ tịch thì sổ đăng ký hộ tịch còn sử dụng được nhưng hiện nay, khi kiểm tra để scan trang sổ đính kèm thì sổ bị hư hỏng, rách nát không thể scan được…

3. Một số giải pháp

3.1. Ở Trung ương

Một là, tăng cường công tác phối hợp giữa các cấp, các ngành có liên quan nhằm đẩy nhanh tiến độ, nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc Đề án 06 trong lĩnh vực hộ tịch.

Hai là, đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là nâng cấp Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch. Bộ Tư pháp cần tiếp tục tăng cường duy trì, vận hành ổn định Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử để đáp ứng yêu cầu tại địa phương như đẩy nhanh tiến độ triển khai Dự án “Đầu tư hạ tầng Trung tâm dữ liệu điện tử Bộ Tư pháp giai đoạn 2022 - 2025”, Dự án “Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch” trong giai đoạn 2022 - 2025. Sau khi hạ tầng được nâng cấp, Cơ sở dữ liệu hộ tịch được hoàn thiện, Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch sẽ hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch trên môi trường điện tử và tiếp nhận được đầy đủ kết quả số hóa của địa phương.

Ba là, tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ số hóa, kịp thời giải đáp các vướng mắc của địa phương trong quá trình thực hiện số hóa, đặc biệt, cần lập nhóm hỗ trợ và cử cán bộ kỹ thuật trực tiếp hỗ trợ địa phương giải quyết vướng mắc trong quá trình số hóa.

3.2. Ở địa phương

Một là, nhận thức đầy đủ nhiệm vụ số hóa là trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp, phải hoàn thành trước ngày 01/01/2025; phân biệt giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC. Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC chỉ hỗ trợ việc nhập dữ liệu từ sổ hộ tịch để đối chiếu, rà soát, làm sạch dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của Đề án 06, chưa phải là quá trình số hóa đầy đủ vì không thực hiện nhập dữ liệu theo đủ các trường thông tin trong sổ hộ tịch, không scan sổ hộ tịch kèm theo dữ liệu được nhập. Hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch trong đó có đăng ký khai sinh là nhiệm vụ của Ngành Tư pháp, do Bộ Tư pháp thống nhất quản lý, hướng dẫn, thực hiện trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Hai là, chủ động rà soát, thống kê, đánh giá tình trạng sổ hộ tịch và số lượng dữ liệu hộ tịch tương ứng cần số hóa, sẵn sàng phối hợp với cơ quan công an triển khai việc nhập dữ liệu hộ tịch; chú trọng việc phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, thống nhất của dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Công an, không để tình trạng dữ liệu không đầy đủ, thiếu chính xác, không đồng bộ.

Ba là, bố trí ngân sách phù hợp, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang bị máy móc để bảo đảm thực hiện việc số hóa; kiện toàn chất lượng đội ngũ công chức làm công tác đăng ký quản lý hộ tịch; tính toán thời gian, phương án kỹ thuật thực hiện số hóa, tránh gây quá tải đối với công chức tư pháp - hộ tịch cũng như khả năng đáp ứng của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương dẫn đến dữ liệu không bảo đảm chính xác.

Cần lưu ý, cơ quan đăng ký hộ tịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của dữ liệu hộ tịch được số hoá từ sổ hộ tịch do đơn vị mình lưu giữ; có phương án phối hợp với cơ quan công an đối chiếu, rà soát, bảo đảm đồng bộ, thống nhất giữa dữ liệu hộ tịch của công dân được số hoá với thông tin công dân đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Đỗ Đình Chuyền

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Bộ Tư pháp

Ảnh: internet