Đến khi Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước (Nghị định số 45/HĐBT) ra đời, thẩm quyền chứng nhận văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế của công chứng viên tiếp tục được ghi nhận. Cụ thể, Điều 15 khẳng định, công chứng viên thực hiện các việc công chứng sau đây: “Chứng nhận di chúc, chứng nhận khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản, chứng nhận giấy thuận phân chia di sản”; Điều 25 quy định về “Chứng nhận khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản” và Điều 26 hướng dẫn trình tự, thủ tục “Chứng nhận giấy thuận phân chia di sản”.

Ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước (Nghị định số 31/CP) thay thế Nghị định số 45/HĐBT, theo đó, quy định xoay quanh công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế có một vài thay đổi. Từ nội dung quy định tại Điều 18 Nghị định số 31/CP cho thấy, nhà làm luật không khẳng định một cách trực tiếp vai trò của công chứng viên trong việc chứng nhận văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế. Tuy nhiên, Điều 29 Nghị định số 31/CP lại nêu rõ: “Người yêu cầu công chứng chứng nhận việc từ chối nhận di sản phải nộp đơn và các giấy tờ cần thiết khác cho Phòng Công chứng nhà nước. Sau khi có quyết định xác định người để lại di sản đã chết, xác định đương sự là người thuộc hàng thừa kế nào, công chứng viên chứng nhận việc từ chối nhận di sản của đương sự theo các quy định của pháp luật về thừa kế”. Tiếp đó, mục D phần III Thông tư số 1411/TT-CC ngày 03/10/1996 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31/CP đã xác định trình tự, thủ tục thực hiện chứng nhận việc từ chối nhận di sản như sau: “1. Người yêu cầu chứng nhận việc từ chối nhận di sản phải nộp đơn yêu cầu, xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ khác. 2. Công chứng viên không chứng nhận việc từ chối nhận di sản nếu quá thời hạn quy định tại Điều 645 của Bộ luật Dân sự”.

Đến Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực (Nghị định số 75/2000/NĐ-CP), các quy định ấn định trình tự, thủ tục công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế tiếp tục được hoàn thiện. Cụ thể, khi đề cập tới thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng, khoản 2 Điều 21 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP nêu rõ: “Phòng Công chứng được công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định tại Điều 22 của Nghị định này...”, trong khi Điều 22 của Nghị định này quy định: “1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền thực hiện các việc sau đây: ... đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản”. Tiếp đó, cũng tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Điều 52 quy định về “Công chứng, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản”; Điều 53 quy định về “Công chứng, chứng thực văn bản khai nhận di sản”; Điều 54 quy định về “Công chứng, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản”. Như vậy, quy định xoay quanh quá trình khai nhận di sản do người chết để lại trong hoạt động công chứng đã được định hình và hoàn thiện một cách cơ bản tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, sau đó được kế thừa tại Luật Công chứng năm 2006 và hiện tại là Luật Công chứng năm 2014. Thủ tục niêm yết thừa kế bắt đầu chính thức được ghi nhận tại Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP (Thông tư số 03/2001/TP-CC)[1].

Quy định về công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP được kế thừa tại Luật Công chứng năm 2006. Mặc dù tại Điều 2 Luật Công chứng năm 2006 quy định về công chứng không trực tiếp khẳng định vai trò của công chứng viên trong việc chứng nhận văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế nhưng cũng dành 3 điều luật để quy định về “Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản (Điều 49); “Công chứng văn bản khai nhận di sản” (Điều 50) và “Công chứng văn bản từ chối nhận di sản” (Điều 51). Tìm hiểu Luật Công chứng năm 2006, Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng, thì không thấy quy định nào ấn định trình tự niêm yết thừa kế khi tiến hành công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế. Tuy nhiên, khi Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng ra đời, trình tự niêm yết thừa kế khi công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế lại tiếp tục được ghi nhận[2].

Cách quy định này tiếp tục được giữ lại tại Luật Công chứng năm 2014 khi Điều 2 cũng không trực tiếp khẳng định vai trò của công chứng viên trong việc chứng nhận văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế, nhưng đến Điều 57, nhà làm luật đã đưa ra quy định về “Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản”, Điều 58 đề cập tới “Công chứng văn bản khai nhận di sản” và “Công chứng văn bản từ chối nhận di sản” là nội dung Điều 59. Tiếp đó, Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng đã nêu rõ về vấn đề “Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản”.

Như vậy, nhìn một cách khái quát nhất, kể từ khi chính thức được thừa nhận tại Thông tư số 03/2001/TP-CC, thì đã có một khoảng thời gian nhất định (từ khi Luật Công chứng năm 2006 ra đời cho đến trước thời điểm Nghị định số 04/2013/NĐ-CP có hiệu lực), thủ tục niêm yết thừa kế khi công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế không được pháp luật ghi nhận. Theo tác giả, sự gián đoạn này có nguyên nhân từ nội dung khoản 1 Điều 687 Bộ luật Dân sự năm 2005, theo đó, “trong trường hợp đã phân chia di sản mà xuất hiện người thừa kế mới thì không thực hiện việc phân chia lại di sản bằng hiện vật, nhưng những người thừa kế đã nhận di sản phải thanh toán cho người thừa kế mới một khoản tiền tương ứng với phần di sản của người đó tại thời điểm chia thừa kế theo tỷ lệ tương ứng với phần di sản đã nhận, trừ trường hợp có thỏa thuận khác” (nội dung tương tự kể trên vẫn tiếp tục được ghi nhận tại khoản 1 Điều 662 Bộ luật Dân sự năm 2015). Tuy nhiên, với quan điểm cho rằng, nhiệm vụ của công chứng viên là loại trừ tất cả nguyên nhân dẫn đến hợp đồng, giao dịch bị vô hiệu cũng như ngăn ngừa tranh chấp có thể xảy ra, sau khi Nghị định số 04/2013/NĐ-CP có hiệu lực, thủ tục niêm yết thừa kế khi công chứng văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế lại được nhà làm luật tái khẳng định. Xoay quanh nội dung của niêm yết thừa kế cho thấy, nếu như trước đây yêu cầu đặt ra là phải xác định được toàn bộ di sản do người chết để lại[3], thì đến thời điểm hiện tại, quy định kể trên đã được bãi bỏ[4]. Điều này có nghĩa những người được hưởng thừa kế có thể tiến hành khai nhận lần lượt, riêng rẽ từng di sản do người chết để lại.

Tham khảo nội dung của các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực công chứng qua từng thời kỳ cho thấy, thủ tục niêm yết thừa kế là một ngoại lệ chỉ dành riêng cho việc công chứng hai hình thức văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế là công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhận di sản. Đây cũng chính là hai hình thức văn bản tạo lập cơ sở pháp lý cho việc đăng ký sang tên trước bạ đối với di sản là tài sản phải đăng ký. Từ nội dung các quy định về thủ tục niêm yết thừa kế được ghi nhận qua từng thời kỳ (điểm 7 phần I Thông tư số 03/2001/TP-CC; Điều 19 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP và Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP), tác giả nhận thấy: (i) Ngoại trừ một vài thay đổi không đáng kể về tên gọi của niêm yết, thời gian tiến hành niêm yết, địa điểm tiến hành niêm yết..., nhìn chung cách thức niêm yết thừa kế không có nhiều thay đổi giữa quy định tại ba văn bản quy phạm pháp luật như đã liệt kê ở trên; (ii) Về mặt nguyên tắc, nội dung niêm yết thừa kế phải có các thông tin cơ bản sau đây: Người chết, những cá nhân, tổ chức được hưởng di sản thừa kế, di sản và nghĩa vụ tài sản do người chết để lại và địa chỉ tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận khiếu nại, tố cáo có liên quan đến khai nhận di sản thừa kế.

Từ quy định pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình thực hiện niêm yết, công chứng viên thường gặp khó khăn về hai vấn đề:

Thứ nhất, địa điểm tiến hành niêm yết

Khi chứng nhận văn bản liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế, công chứng viên không chỉ tuân thủ quy định của pháp luật công chứng mà còn không được phép bỏ qua các quy định xoay quanh chế định thừa kế. Trở lại với pháp luật về thừa kế, khi đề cập đến “địa điểm”, các nhà làm luật đã đưa ra khái niệm về “địa điểm mở thừa kế”. Cụ thể, khoản 2 Điều 3 Pháp lệnh Thừa kế năm 1990 xác định: “Địa điểm mở thừa kế là nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. Nếu không xác định được nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản thì địa điểm mở thừa kế là nơi có toàn bộ hoặc phần lớn di sản”; khoản 2 Điều 633 Bộ luật Dân sự năm 1995 nêu rõ: “Địa điểm mở thừa kế là nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản; nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì địa điểm mở thừa kế là nơi có toàn bộ hoặc phần lớn di sản”; khoản 2 Điều 633 Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định: “Địa điểm mở thừa kế là nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản; nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì địa điểm mở thừa kế là nơi có toàn bộ hoặc phần lớn di sản” và theo khoản 2 Điều 611 thì: “Địa điểm mở thừa kế là nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản; nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì địa điểm mở thừa kế là nơi có toàn bộ hoặc phần lớn di sản”. Trong khi đó, Điều 12 Luật Cư trú năm 2006 (được sửa đổi, bổ sung năm 2013) quy định: “1. Nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Nơi cư trú của công dân là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú. Chỗ ở hợp pháp là nhà ở, phương tiện hoặc nhà khác mà công dân sử dụng để cư trú. Chỗ ở hợp pháp có thể thuộc quyền sở hữu của công dân hoặc được cơ quan, tổ chức, cá nhân cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ theo quy định của pháp luật. Nơi thường trú là nơi công dân sinh sống thường xuyên, ổn định, không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú. Nơi tạm trú là nơi công dân sinh sống ngoài nơi đăng ký thường trú và đã đăng ký tạm trú. 2. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của công dân theo quy định tại khoản 1 Điều này thì nơi cư trú của công dân là nơi người đó đang sinh sống”. Như vậy, theo các quy định này, địa điểm mở thừa kế có thể là nơi thường trú, nơi tạm trú hoặc nơi sinh sống trước khi chết của người chết. Trong khi đó, việc niêm yết thừa kế theo pháp luật công chứng lại không hoàn toàn dựa vào điều đó, dường như địa điểm thực hiện niêm yết thừa kế luôn được quy định theo hướng đan xen giữa nơi cư trú cuối cùng của người chết với nơi có di sản. Cụ thể là:

- Trong mọi trường hợp, niêm yết thừa kế phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường/thị trấn nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. Nếu không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì sẽ niêm yết thừa kế tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của cá nhân đó.

- Nếu di sản chỉ là bất động sản hoặc vừa là bất động sản vừa là động sản, niêm yết thừa kế được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã,phường,thị trấn nơi có bất động sản đó và Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng.

- Nếu di sản chỉ là động sản và trụ sở tổ chức hành nghề công chứng thực hiện niêm yết thừa kế và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng trên địa bàn thành phố, tỉnh trực thuộc trung ương, niêm yết thừa kế sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú cuối cùng.

Cách thức quy định như vậy tỏ ra phức tạp và rất khó thực hiện một cách thống nhất bởi lẽ không phải lúc nào công chứng viên cũng có thể xác định được chính xác các thông tin kể trên.

Thứ hai, cách thức tiến hành niêm yết

Xoay quanh việc niêm yết thông báo được ghi nhận tại điểm 7 phần I Thông tư số 03/2001/TP-CC, Điều 19 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP và Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP cho thấy, dường như pháp luật chỉ ấn định duy nhất một cách thức thực hiện niêm yết thừa kế. Cụ thể, điểm 7 phần I Thông tư số 03/2001/TP-CC khẳng định: “Việc niêm yết do cơ quan công chứng, chứng thực thực hiện”. Cách thức niêm yết thừa kế kể trên tiếp tục được ghi nhận tại Điều 19 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP và Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP khi quy định: “Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện”.

Theo Đại Từ điển tiếng Việt do Nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin ấn hành năm 1998 thì “niêm yết” là động từ dùng để chỉ việc “dán giấy để báo cho công chúng”. Còn theo Từ điển Luật học do Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa - Nhà xuất bản Tư pháp ấn hành năm 2006, “niêm yết” được hiểu là việc dán giấy để thông báo chính thức, công khai cho công chúng biết về một vấn đề nào đó. Niêm yết là việc công khai hóa những văn bản, cáo thị nhằm mục đích thông tin, phổ biến, quảng cáo, vận động quần chúng hưởng ứng thi hành nội dung văn bản, cáo thị đó, ví dụ: Việc niêm yết việc đăng kí kết hôn tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã. Niêm yết là một thủ tục được quy định trong một số văn bản pháp luật, ví dụ: Niêm yết danh sách cử tri. Đối với án xử vắng mặt bị cáo thì bản án được niêm yết trong thời hạn 10 ngày sau khi tuyên án (Điều 229 Bộ luật Tố tụng hình sự). Mục đích của việc niêm yết còn nhằm công khai hóa những thông tin cần cho công chúng biết về một sự kiện, sự việc, con người hoặc một vấn đề nhất định, qua đó, để công chúng kiểm tra về độ chính xác của các thông tin; phát hiện những gian dối, giả mạo, sai lệch của các thông tin, từ đó giúp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (cơ quan niêm yết) có được những quyết định đúng đắn. Trong xã hội dân chủ, việc niêm yết là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng. Một mặt, giúp cho nhân dân thực hiện quyền kiểm tra, giám sát những hoạt động của cán bộ, công chức, cơ quan nhà nước, mặt khác, tạo điều kiện cho nhân dân thể hiện ý chí của mình đối với các quyết định của cơ quan nhà nước cũng như bày tỏ nguyện vọng sát hợp với thực tiễn đời sống xã hội.

Như vậy, có thể hiểu, trong mọi trường hợp, tổ chức hành nghề công chứng luôn phải cử công chứng viên hoặc nhân viên đến thực hiện niêm yết thừa kế trực tiếp tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền. Và lúc này, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn chỉ là “bảo quản” và “xác nhận” niêm yết thừa kế đó trong khoảng thời gian là 15 ngày. Trên thực tế, không phải lúc nào việc thực hiện niêm yết thừa kế cũng diễn ra một cách suôn sẻ bởi quá trình này luôn cần được sự hỗ trợ, hợp tác rất chặt chẽ từ phía Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi có trách nhiệm bảo quản niêm yết.

Từ những vướng mắc kể trên, tác giả kiến nghị cần phải xác định rõ ràng các vấn đề có liên quan đến trình tự, thủ tục niêm yết thừa kế, cụ thể:

Một là, xác định giá trị pháp lý của việc niêm yết thông báo

Có thể nói, về bản chất pháp lý, niêm yết thừa kế là cách thức nhằm công khai hóa các thông tin có liên quan đến quá trình khai nhận thừa kế. Tuy nhiên, dù đã được công khai hóa mọi thông tin có liên quan nhưng về nguyên tắc, người yêu cầu công chứng vẫn phải xuất trình đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu tạo lập cơ sở pháp lý cho hoạt động công chứng. Thậm chí, bộ hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhận di sản còn được nhà làm luật quy định một cách đầy đủ hơn, kỹ càng hơn bộ hồ sơ yêu cầu công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác. Trong khi đó, việc xin cấp lại các giấy tờ, tài liệu trong bộ hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhận di sản nhiều khi rất phức tạp, khó thực hiện đối với người yêu cầu công chứng. Ví dụ như xin cấp giấy khai sinh của người chết và kèm theo đó là giấy chứng tử của cha, mẹ người chết để xác định những người được hưởng thừa kế theo pháp luật5. Điều này khiến cho giá trị pháp lý của việc niêm yết thừa kế bị suy giảm một cách đáng kể. Chính vì vậy, cần cho phép các bên có thể lược bớt một số giấy tờ, tài liệu phù hợp trong bộ hồ sơ yêu cầu công chứng khi đã thực hiện niêm yết công khai.

Hai là, địa điểm niêm yết thông báo

Địa điểm tiến hành niêm yết thừa kế quy định như hiện nay là quá phức tạp và khó thực hiện. Đơn cử, việc có thể không xác định được nơi niêm yết thừa kế trong trường hợp công dân Việt Nam ra nước ngoài cư trú và chết tại quốc gia đó, trong tình huống này thì niêm yết thừa kế được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người chết trước khi xuất cảnh có đáp ứng được yêu cầu của pháp luật hay không? Hay trong trường hợp nào thì tổ chức hành nghề công chứng vẫn có thể thực hiện niêm yết tại nơi có tài sản trong trường hợp di sản chỉ là động sản mà không nhất thiết phải niêm yết tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người chết? Cách thức xác định nơi có tài sản trong trường hợp di sản là động sản? Chính vì vậy, chúng ta nên quy định một địa điểm niêm yết thừa kế phù hợp với khái niệm “địa điểm mở thừa kế” được ghi nhận tại khoản 2 Điều 633 Bộ luật Dân sự năm 2005, sau này là khoản 2 Điều 611 Bộ luật Dân sự năm 2015 cũng như Điều 12 Luật Cư trú năm 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2013).

Ba là, cách thức tiến hành niêm yết thông báo cũng như trách nhiệm của các bên có liên quan

Về cơ bản, có ba cách thức tiến hành niêm yết thông báo: (i) Tổ chức hành nghề công chứng tiến hành niêm yết thừa kế; (ii) Giao cho người yêu cầu công chứng tự thực hiện niêm yết thừa kế; (iii) Gửi qua đường bưu điện, thư báo hoặc nhờ một bên thứ ba niêm yết. Tuy nhiên, pháp luật hiện nay chỉ cho phép thực hiện niêm yết theo cách (i) nêu trên. Từ thực tiễn hành nghề cho thấy, dù việc niêm yết được thực hiện bằng cách thức nào thì điều quan trọng nhất là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn sẽ “bảo quản” và “xác nhận” vào thông báo đó trong thời hạn theo luật định. Nhìn một cách tổng thể, hiện có hai cách thức xác nhận vào thông báo niêm yết: Cách thứ nhất là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn sẽ xác nhận ngay kể từ thời điểm nhận được niêm yết thừa kế và cách thứ hai là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn xác nhận vào niêm yết thừa kế sau khi đã hết thời hạn niêm yết. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn đối với cả hai cách thức niêm yết nêu trên chỉ là việc bảo quản niêm yết thừa kế trong thời hạn theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, nhà làm luật cần quy định rõ trình tự, thủ tục cũng như trách nhiệm của từng bên có liên quan khi niêm yết thừa kế .

TS.Tuấn Đạo Thanh,Phòng công chứng số 1 thành phố Hà Nội
Phạm Thu Hằng, Văn phòng công chứng Phạm Thu Hằng