Để phân tích sâu hơn những ưu thế mà Chính phủ điện tử mang lại cũng như những mặt trái của nó nhằm có những gợi ý quan trọng cho việc hoạch định chính sách tổng thể liên quan tới hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin liên lạc (ICTs), cần phải minh định nội hàm khái niệm Chính phủ điện tử.
Từ thập niên cuối của thế kỷ 20 đến những năm đầu của thế kỷ 21, nền kinh tế thế giới đã có những bước chuyển quan trọng với những thành tựu to lớn của cuộc cánh mạng thông tin. Những thay đổi trong hoạt động kinh tế đã tác động trực tiếp tới phương thức hoạt động của Chính phủ. Bước phát triển và thành tựu trong ứng dụng công nghệ thông tin ở khu vực tư nhân và kết quả là sự ra đời của thương mại điện tử (e-commerce) và doanh nghiệp điện tử (e-business), đặt Chính phủ đứng trước thách thức tự đổi mới nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu giao dịch với khách hàng, doanh nghiệp và người dân. Thách thức lớn nhất, có tiềm năng trong việc cải tổ phương thức hoạt động truyền thống của Chính phủ nhằm nâng cao độ nhạy (responsiveness) của Chính phủ trong mối tương tác với cộng đồng doanh nghiệp, với người dân và giữa các Chính phủ với nhau chính là ứng dụng ngày càng nhiều hơn, đa dạng hơn công nghệ thông tin tiên tiến nhằm xây dựng “Chính phủ điện tử” (e-gvernment) – một thuật ngữ đang ngày càng được sử dụng phổ biến hơn trong khoa học quản lý hành chính công và có tác động mạnh mẽ vào lý thuyết và thực tiễn nền hành chính. Đó cũng là nội dung bài viết mà chúng tôi đề cập.
1. Minh định khái niệm Chính phủ điện tử
Để phân tích sâu hơn những ưu thế mà Chính phủ điện tử mang lại cũng như những mặt trái của nó nhằm có những gợi ý quan trọng cho việc hoạch định chính sách tổng thể liên quan tới hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin liên lạc (ICTs), cần phải minh định nội hàm khái niệm Chính phủ điện tử.
Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), thuật ngữ Chính phủ điện tử nhằm chỉ việc sử dụng những công nghệ thông tin liên lạc mới của Chính phủ các nước vào thực hiện các chức năng khác nhau của Chính phủ. Đặc biệt, lợi ích do Internet mang lại có tiềm năng thay đổi cấu trúc và phương thức hoạt động của Chính phủ.
Theo Tổ chức Liên Hợp Quốc (UN) và Hiệp hội Hành chính Hoa Kỳ (American Society of Public Administration – ASPA), Chính phủ điện tử là việc Chính phủ khai thác các tính năng Internet và World Wide Web vào cung cấp thông tin và dịch vụ tới người dân và các đối tượng khác trong xã hội. Theo Jaeger, ngoài ứng dụng Internet và Web, Chính phủ điện tử còn bao hàm những ứng dụng công nghệ thông tin khác như “cơ sở dữ liệu điện tử, mạng lưới, dịch vụ tự động, đa phương tiện, công nghệ định danh cá nhân …”.
Một số học giả khác định nghĩa Chính phủ điện tử là mối quan hệ Chính phủ, khách hàng (là các doanh nghiệp, người dân và các Chính phủ khác) và nhà cung cấp (vẫn là doanh nghiệp, người dân, và các Chính phủ khác).
Nhìn chung, các định nghĩa về Chính phủ điện tử đều coi đó là việc ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào công tác điều hành của Chính phủ và tương tác của Chính phủ đối với các thành tố khác trong xã hội như công dân và doanh nghiệp nhằm mục đích phân phối dịch vụ trực tiếp tới khách hàng không giới hạn thời gian.
Nhằm đơn giản hoá cách hiểu các định nghĩa Chính phủ điện tử chúng ta có thể lấy một số ví dụ từ đơn giản tới phức tạp, từ những ứng dụng yêu cầu kỹ thuật đơn giản tới những ứng dụng, dịch vụ mà đằng sau nó là cả một nền khoa học tiên tiến.
Ví dụ đơn giản và phổ biến nhất hiện nay mà trong hình dung của nhiều người, đó là một việc làm bình thường trên máy tính thông qua mạng Internet không liên quan tới Chính phủ điện tử, là dịch vụ email. Thông qua các trang web của các cơ quan công quyền, địa chỉ email của các cán bộ, chuyên viên của từng cơ quan cụ thể được công khai và người dân có thể dùng địa chỉ email cá nhân trao đổi trực tiếp với người chịu trách nhiệm xử lý công việc hoặc viết thư điện tử tới cấp có thẩm quyền cao hơn nếu thấy không hài lòng với dịch vụ được cung cấp.
Ví dụ thứ hai, yêu cầu sự phối hợp tổng thể của các cơ quan trong Chính phủ cũng như mức độ phức tạp cao hơn nhiều về công nghệ là một cơ sở dữ liệu quốc gia tương tác thông qua giao diện web. Đây là một trong những ứng dụng công nghệ thông tin có giá trị nhất trong xây dựng Chính phủ điện tử ở các quốc gia. Thay vì phải định vị thông tin hoặc dữ liệu muốn tìm kiếm ở đâu, rồi sau đó đăng nhập vào trang web của cơ quan hữu quan sở hữu thông tin đó và tìm kiếm, người sử dụng chỉ việc vào một trang web tích hợp cơ sở dữ liệu quốc gia và tìm kiếm bất kỳ thông tin nào liên quan tới hoạt động của Chính phủ và các cơ quan Chính phủ. Đây là nỗ lực lớn nhằm xây dựng một Chính phủ mở (open government) trong đó nhấn mạnh tính minh bạch thông tin và quyền tự do tiếp cận thông tin của tất cả mọi đối tượng trong xã hội. Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu quốc gia tương tác với người dân thông qua giao diện web là bước đi hiệu quả trong tiến trình biến các dữ liệu vô nghĩa thành tri thức thông qua 3 bước: Dữ liệu - thông tin - tri thức. Do đòi hỏi cao về công nghệ và một lượng lớn công việc nhằm số hóa toàn bộ cơ sở dữ liệu quốc gia thành một cơ sở dữ liệu điện tử nên cho tới nay vẫn chưa có nhiều quốc gia thành công trong việc tạo ra một cơ sở dữ liệu quốc gia tương đối hoàn chỉnh nhằm khai thác tối đa lợi ích mà kỹ nghệ số và Internet mang lại. Thành công trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử quốc gia tại một số nước tiên phong trong ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin trong xây dựng Chính phủ điện tử như Singapore, Anh, Canada, Mỹ, Úc, New Zealand … là những bằng chứng rõ ràng về lợi ích của cơ sở dữ liệu quốc gia được chia sẻ với người dân và các thành phần khác trong xã hội cho các quốc gia khác trong nỗ lực xây dựng các công cụ phục vụ đổi mới nền công vụ. Ở New Zealand, trang web data.govt.nz do Phòng Dịch vụ Thông tin Chính phủ (Government Information Services) thuộc Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm có tới 2817 bộ dữ liệu của tất cả các cơ quan, phòng, ban trực thuộc chính phủ có thể tải được về máy tính cá nhân với các mục đích khác nhau. Nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân trong việc hoàn thiện nguồn tài nguyên số này trang web cung cấp cho người sử dụng một công cụ để yêu cầu dữ liệu không có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Khi đăng yêu cầu, người dùng sẽ theo dõi được trạng thái yêu cầu dữ liệu của mình từ lúc đăng đến lúc yêu cầu được tiếp nhận, xử lý và trả lời. Người dùng có thể tìm kiếm thông tin về các mặt hoạt động của Chính phủ từ số liệu thống kê về các chỉ số môi trường, giao thông, giáo dục, chi tiêu công… trong đó những thống kê chi tiết như khoản mục chi hàng năm của Thủ tướng cũng được công khai bao gồm tiền công tác phí, tiền tiếp khách, tiền đi lại… trong các văn bản báo cáo tài chính có sẵn dưới các định dạng thân thiện như với người dùng như .xls (excel) hay .pdf.
3. Tác động của Chính phủ điện tử
Những gì chúng ta bàn về Chính phủ điện cho thấy đây là một bước đi quan trọng trong tiến trình phát triển của khoa học hành chính. Các học giả cũng như những nhân viên hành chính rất hy vọng những thay đổi mà Chính phủ điện tử tạo ra sẽ khắc phục những điểm yếu cố hữu của hệ thống hành chính truyền thống như nạn quan liêu, tham nhũng, bưng bít thông tin, sự thiếu dân chủ… Tiềm năng và ảnh hưởng có thể có của Chính phủ điện tử rất lớn. Thời báo kinh tế số tháng 6 năm 2000 đã nhận định: “Trong vòng năm năm tới, Chính phủ điện tử sẽ không những thay đổi phương thức cung cấp dịch vụ công mà còn thay đổi cơ bản mối quan hệ giữa Chính phủ và người dân. Sau thương mại điện tử, Chính phủ điện tử sẽ là cuộc cách mạng Internet tiếp theo”.
Sự ra đời của Chính phủ điện tử thu hút được nhiều sự quan tâm như vậy của các nhà nghiên cứu cũng như những người làm trong khu vực công vì những tác động của nó có thể làm thay đổi những học thuyết quản lý và tổ chức ra đời trong kỉ nguyên công nghệ trước đó. Không giống như sự ra đời của máy đánh chữ, máy photo hay gần hơn là máy tính cá nhân…, sự ra đời của những thiết bị kể trên chỉ mang tính chất hỗ trợ công việc cho nhân viên hành chính còn bản chất công việc vẫn không thay đổi, thì sự ra đời của Chính phủ điện tử có thể tác động lớn tới các học thuyết tổ chức, phương thức vận hành của nền hành chính và xa hơn nữa là làm thay đổi quan niệm về Chính phủ và mối quan hệ của Chính phủ với thành phần khác trong xã hội.
Theo Owen Hughes trong cuốn Quản lý công, những tác động có thể có của kỷ nguyên kỹ thuật số là những tác động tới phương thức tổ chức quản lý. Thứ nhất, sự ra đời của Internet và Chính phủ điện tử, nhu cầu của bộ máy đối với các vị trí quản lý cấp trung sẽ giảm đi nhiều. Điều này được tác giả lý giải bởi hai nguyên do: (i) Nguyên do đầu tiên là chức năng của quản lý cấp trung có những thay đổi với sự ra đời của Chính phủ điện tử làm thay đổi phương thức tương tác giữa người dân và doanh nghiệp với nhà cung cấp dịch vụ công (chủ trì là Chính phủ). Trước đây, vai trò của quản lý cấp trung là tiếp nhận, sắp xếp thông tin sau đó chuyển tiếp thông tin lên quản lý cấp cao hơn. Tuy nhiên, do ứng dụng web cho phép người dân, doanh nghiệp tương tác trực tiếp với cấp quản lý cao hơn nên vai trò của quản lý cấp trung không còn như trước nữa; (ii) Tiếp đó là sự thay đổi về nhu cầu và tính chất công việc của nhân viên thuộc cấp. Trước đây, phần lớn công việc liên quan tới thủ tục hành chính đều được làm thủ công, ví như khai nhập các biểu mẫu thì hiện nay với sự trợ giúp của các công cụ như máy tính, mạng internet cùng các công cụ tương tác trực tuyến, phần lớn công việc đó được thực hiện bởi chính khách hàng (là người dân hoặc doanh nghiệp), vì vậy nhu cầu đối với nhân viên hành chính cấp thấp của bộ máy cũng giảm đi rõ rệt. Thêm nữa, với sự trợ giúp của máy móc và các quy trình công khai, nhân viên cấp dưới có thể giải quyết được những vấn đề phức tạp hơn nhiều, những việc mà trước đây cần ý kiến chỉ đạo của quản lý cấp trung. Theo Hughes, đây cũng chính là cơ sở cho việc thiết kế lại bảng mô tả công việc cũng như cơ chế phân quyền trong kỷ nguyên Chính phủ điện tử. Nhân viên thuộc cấp được giao nhiều quyền tự chủ hơn trong xử lý công việc và nhờ thế cho phép lãnh đạo không mất nhiều thời gian vào giám sát công việc thường nhật của nhân viên mà thay vào đó lãnh đạo các cơ quan có thể quản lý công việc của nhân viên cũng như tổ chức mình phụ trách dựa trên kết quả đầu ra. Công việc quản lý truyền thống như chấm công, đốc công, giám sát giờ giấc văn phòng được thực hiện tự động bằng các thiết bị điện tử hiện đại kết nối với mạng Internet chuyển dữ liệu về máy chủ phục vụ công tác quản lý.
Như vậy, sự ra đời của Chính phủ điện tử đang làm thay đổi nguyên lý tổ chức bộ máy hành chính hình tháp nhiều thứ bậc theo học thuyết tổ chức của Weber. Các hoạt động văn phòng dựa nhiều vào giấy tờ cũng dần được thay thế bằng các văn bản điện tử. Phương thức tổ chức, phối hợp hoạt động không còn là phương thức theo trục dọc như trước đây mà thay vào đó là xu thế phối hợp theo phương ngang (network) giữa các tổ chức trong một bộ máy ít hệ thống thứ bậc hơn.
Trên đây là những thảo luận có thể chưa đầy đủ về tác động vĩ mô của Chính phủ điện tử trong tiến trình phát triển của khoa học và thực tiễn hành chính. Những tác động khác của Chính phủ điện tử có thể kể tới là vai trò của Chính phủ điện tử trong xây dựng văn hoá minh bạch của nền hành chính đặc biệt trong mua sắm, đầu tư công và mối quan hệ của nó với tham nhũng hay tác dụng của Chính phủ điện tử trong việc giảm bớt tiếp xúc trực tiếp giữa người sử dụng dịch vụ công với nhân viên hành chính và vì thế làm giảm tiêu cực có nguy cơ phát sinh từ những cuộc tiếp xúc này. Ngoài ra, sự tiện lợi mà Chính phủ điện tử mang lại như cung cấp dịch vụ, tiếp nhận yêu cầu dịch vụ mọi lúc mọi nơi đã cải thiện hiệu quả của nền hành chính một cách đáng kinh ngạc. Xa hơn nữa là đóng góp của nó vào tiến trình dân chủ khi người dân và toàn thể xã hội được trang bị đầy đủ thông tin để tự bảo vệ mình cũng như yêu cầu những quyền lợi chính đáng mà họ đáng được hưởng.
4. Kết luận
Sự ra đời của Chính phủ điện tử là một cuộc cách mạng trong tiến trình phát triển hành chính công. Tiềm năng lớn nhất của Chính phủ điện tử là nó có khả năng thách thức và làm thay đổi các lý thuyết tổ chức bộ máy truyền thống, thay đổi phương thức sản xuất và cung ứng dịch vụ công. Tuy đang trong giai đoạn hoàn thiện và còn cần nhiều thời gian nữa mới chứng minh được chính nó mới là mô hình tương lai của Chính phủ thì Chính phủ điện tử cũng đã cho thấy được những kết quả ban đầu trong việc đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động của các Chính phủ nhằm phục vụ người dân tốt hơn. Bài viết này dừng lại ở việc thảo luận những ưu thế vượt trội của ứng dụng Chính phủ điện tử trong hoạt động của các Chính phủ và những tác động vĩ mô của nó tới tổ chức và hoạt động của nền hành chính nhưng như vậy không có nghĩa rằng Chính phủ điện tử là một mô hình hoàn hoản không có khiếm khuyết. Ngược lại, những thách thức mà Chính phủ đặt ra đối với những người có trách nhiệm là lớn hơn bao giờ hết. Sự phức tạp và biến đổi không ngừng với tốc độ nhanh về công nghệ khiến cho các dự án công nghệ trong khu vực công vốn chậm chạp luôn đứng trước nguy cơ lạc hậu, đồng thời sự thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao để khai thác hết tiềm năng của nó cũng là thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý.
PGS.TS. Ngyễn Quốc Sửu
ThS.Nguyễn Thanh Tùng - Napa
