1. Vị trí việc làm trong quản lý và sử dụng viên chức

Theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Luật Viên chức năm 2025[1], vị trí việc làm là công việc gắn với chức vụ, chức danh viên chức trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL). Quy định mới xác định vị trí việc làm không chỉ là tên gọi công việc mà là cơ sở pháp lý cốt yếu để thực hiện tuyển dụng[2], bố trí, sử dụng và quản lý viên chức[3].

Để hướng dẫn chi tiết, Điều 3 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP ngày 26/6/2026 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm của viên chức (Nghị định số 232/2026/NĐ-CP) đã chuẩn hóa các khái niệm, bao gồm: Danh mục vị trí việc làm là hệ thống các vị trí được quy định thống nhất về tên gọi, làm cơ sở để ĐVSNCL xác định danh mục cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của đơn vị (khoản 1). Danh mục này được phân loại cụ thể tại Điều 6 thành nhóm quản lý, chuyên môn nghiệp vụ và hỗ trợ. Bản mô tả công việc là văn bản xác định mục tiêu, công việc, kết quả, sản phẩm đầu ra, phạm vi trách nhiệm và các mối quan hệ công tác của từng vị trí[4]. Khung năng lực là tập hợp các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ và các năng lực cần thiết để thực hiện công việc của vị trí việc làm theo từng bậc nghề nghiệp[5]

Việc xác định vị trí việc làm bảo đảm khách quan, công khai, minh bạch và gắn với sản phẩm đầu ra[6]. Cơ chế này nhằm cụ thể hóa chính sách của Nhà nước tại khoản 4 Điều 6 Luật Viên chức 2025 về việc tiền lương và thu nhập phải gắn với vị trí việc làm và hiệu quả công việc. Điều này giúp các đơn vị chuyển đổi triệt để mô hình quản lý theo thâm niên sang quản lý dựa trên năng lực và kết quả thực tế.

2. Phân loại vị trí việc làm viên chức

Để bảo đảm tính thống nhất và đồng bộ trong quản lý, sử dụng viên chức trên phạm vi cả nước, hệ thống vị trí việc làm được phân loại dựa trên tính chất, nội dung hoạt động nghề nghiệp. Theo khoản 3 Điều 23 Luật Viên chức năm 2025 và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 6 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP, vị trí việc làm được chia thành 03 nhóm:

Vị trí việc làm lãnh đạo, quản lý gắn với chức vụ quản lý trong ĐVSNCL, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, điều hành, phân công, kiểm soát và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của đơn vị hoặc một bộ phận được giao[7]. Danh mục các vị trí được quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định, bao gồm các chức danh từ người đứng đầu đơn vị đến cấp tổ trưởng, tổ phó chuyên môn.

Vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ trực tiếp thực hiện hoạt động chuyên môn cốt lõi của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ chính. Các vị trí này đòi hỏi áp dụng kiến thức, kỹ năng chuyên sâu của ngành, lĩnh vực và có vai trò quyết định đến chất lượng thực hiện nhiệm vụ của ĐVSNCL[8]. Danh mục chi tiết các vị trí chuyên môn, nghiệp vụ theo từng ngành, lĩnh vực (như y tế, giáo dục, tư pháp, nông nghiệp...) được quy định tại Phụ lục II kèm theo Nghị định.

Vị trí việc làm hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ phục vụ, bảo đảm điều kiện hoạt động của đơn vị nhưng không trực tiếp tạo ra sản phẩm chuyên môn cốt lõi[9]. Nhóm này bao gồm các vị trí như quản lý bến xe, hỗ trợ giáo dục, thư ký y khoa, hành chính, thủ quỹ... được liệt kê cụ thể tại Phụ lục III kèm theo Nghị định.

Việc phân loại là căn cứ pháp lý để ĐVSNCL xây dựng Đề án vị trí việc làm và thực hiện các nghiệp vụ quản lý viên chức sau này. Đặc biệt, khoản 3 Điều 6 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP nghiêm cấm việc làm phát sinh vị trí việc làm ngoài danh mục khung do Chính phủ ban hành hoặc tự ý thay đổi tên gọi vị trí việc làm đã được xác định. Điều này đảm bảo tính kỷ cương trong việc sử dụng biên chế và quản lý đội ngũ viên chức của Nhà nước.

3. Bậc nghề nghiệp và tỷ lệ cơ cấu viên chức

Một trong những điểm mới đột phá tại Nghị định số 232/2026/NĐ-CP là thiết lập hệ thống bậc nghề nghiệp để quản lý viên chức. Theo khoản 1 Điều 7, bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm được quy định thống nhất trong phạm vi cả nước, gồm 05 bậc, từ bậc 1 đến bậc 5.

Việc bố trí viên chức vào các bậc phải căn cứ vào năng lực và yêu cầu nhiệm vụ; đồng thời, việc thay đổi bậc nghề nghiệp chỉ được thực hiện thông qua các quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức (khoản 2 Điều 7). Đặc biệt, quyền lợi về tiền lương của viên chức được gắn chặt với bậc nghề nghiệp này. Theo khoản 3 Điều 7, trong thời gian chưa thực hiện chế độ tiền lương mới, viên chức được tuyển dụng, tiếp nhận theo quy định của Luật Viên chức sẽ áp dụng bảng lương tương ứng với từng bậc.

Song song với việc xác định bậc, Nhà nước thực hiện quản lý chặt chẽ thông qua việc quy định tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp tại Điều 10 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP. Mục đích đảm bảo cơ cấu đội ngũ hợp lý, tránh tình trạng mất cân đối trong ĐVSNCL. Cụ thể:

- Trường hợp vị trí việc làm có bậc sử dụng cao nhất là bậc 5: Tỷ lệ ở bậc 5 không vượt quá 30%; tỷ lệ ở bậc thấp hơn gần nhất (bậc 4) không vượt quá 40% tổng số biên chế viên chức được giao cho vị trí đó.

- Trường hợp vị trí việc làm có bậc sử dụng cao nhất là bậc 4: Tỷ lệ ở bậc 4 không vượt quá 40% tổng số biên chế được giao.

- Trường hợp vị trí việc làm chỉ xác định sử dụng 02 bậc nghề nghiệp: Tỷ lệ ở bậc cao hơn không vượt quá 50% tổng số biên chế được giao.

Cần lưu ý, theo khoản 4 Điều 10, tỷ lệ này không áp dụng đối với những vị trí việc làm không xác định bậc hoặc chỉ có duy nhất một bậc. Đối với các ĐVSNCL tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị có quyền tự quyết định tỷ lệ này phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả năng tài chính, thay vì áp dụng cứng nhắc các tỷ lệ nêu trên (khoản 3 Điều 10).

Quy định này cụ thể hóa chính sách của Nhà nước tại khoản 4 Điều 6 Luật Viên chức năm 2025 về việc tiền lương và thu nhập phải bảo đảm công bằng, gắn với vị trí việc làm và hiệu quả công việc.

4. Thẩm quyền và trình tự phê duyệt vị trí việc làm

Điều 11 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP quy định thẩm quyền phê duyệt nhằm phân định rõ trách nhiệm giữa cơ quan quản lý nhà nước và tính tự chủ của ĐVSNCL.

Về thẩm quyền phê duyệt được xác định như sau: ĐVSNCL tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư có thẩm quyền tự quyết định phê duyệt vị trí việc làm đối với viên chức thuộc phạm vi quản lý (điểm a khoản 1). Đối với các ĐVSNCL không thuộc trường hợp nêu trên, thẩm quyền phê duyệt thuộc về Bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Các cơ quan này có thể thực hiện phê duyệt trực tiếp hoặc phân cấp, ủy quyền cho cơ quan quản lý ĐVSNCL cấp dưới thực hiện (điểm b khoản 1).

Về hồ sơ đề nghị phê duyệt bao gồm 05 nội dung bắt buộc: (1) Văn bản đề nghị; (2) Danh mục vị trí việc làm; (3) Bản mô tả công việc và khung năng lực; (4) Các bậc nghề nghiệp được sử dụng; (5) Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp (khoản 2).

Về trình tự thực hiện: Đối với đơn vị do cấp trên phê duyệt (hoặc phân cấp, ủy quyền): ĐVSNCL lập hồ sơ gửi cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ. Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan tham mưu phải hoàn thành việc rà soát, thẩm định và trình cấp có thẩm quyền xem xét (điểm c khoản 3). Cấp có thẩm quyền ban hành quyết định phê duyệt trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản báo cáo (điểm d khoản 3). Đối với đơn vị tự chủ (tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư): Đơn vị lập hồ sơ theo quy định, tổ chức thẩm định nội bộ và người đứng đầu đơn vị ban hành quyết định phê duyệt (khoản 4).

Theo quy định tại khoản 6 Điều 11, quyết định phê duyệt vị trí việc làm là căn cứ pháp lý bắt buộc để ĐVSNCL thực hiện tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và quản lý viên chức. Việc thực hiện đúng trình tự, thẩm quyền không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi về vị trí và bậc nghề nghiệp của viên chức tại đơn vị.

5. Phân cấp, phân quyền và trách nhiệm trong quản lý vị trí việc làm

Luật Viên chức năm 2025 và Nghị định số 232/2026/NĐ-CP tiếp tục khẳng định vai trò lãnh đạo của Đảng và quản lý thống nhất của Nhà nước đối với đội ngũ viên chức[10], đồng thời đẩy mạnh cơ chế phân cấp, phân quyền trong quản lý. Theo đó Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về viên chức[11], Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện chức năng quản lý, chủ trì xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn về vị trí việc làm và bậc nghề nghiệp trên phạm vi cả nước[12].

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc xác định vị trí việc làm, bậc nghề nghiệp và xây dựng bản mô tả công việc, khung năng lực tại các đơn vị thuộc phạm vi quản lý. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trực tiếp phê duyệt hoặc phân cấp, ủy quyền phê duyệt vị trí việc làm cho các ĐVSNCL thuộc thẩm quyền[13]

Người đứng đầu ĐVSNCL có nghĩa vụ lãnh đạo, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của viên chức và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của đơn vị[14]. Theo Điều 15 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP, người đứng đầu có trách nhiệm xác định vị trí việc làm, xây dựng hồ sơ đề nghị phê duyệt và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, thực tế của danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc và khung năng lực tại đơn vị.

Việc ban hành Nghị định số 232/2026/NĐ-CP là bước đi cụ thể hóa Luật Viên chức năm 2025. Với tinh thần lấy vị trí việc làm làm trung tâm, quy định mới không chỉ giúp Nhà nước quản lý chặt chẽ biên chế mà còn mở ra cơ hội phát triển công bằng cho mọi viên chức dựa trên thực lực. Các cơ quan, ĐVSNCL và mỗi viên chức cần chủ động nghiên cứu, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực thi hiệu quả các quy định mới từ ngày 01/7/2026, góp phần xây dựng đội ngũ viên chức chuyên nghiệp, tinh gọn và hiệu quả.

[1] Luật số 129/2025/QH15 được thông qua ngày 10/12/2025 tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa XV

[2] Điều 15 Luật Viên chức 2025.

[3] Khoản 2 Điều 3 Luật Viên chức 2025.

[4] Khoản 3 Điều 3 và Điều 8 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[5] Khoản 4 Điều 3 và Điều 8 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[6] Điều 5 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[7] Khoản 6 Điều 3 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[8] Khoản 7 Điều 3 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[9] Khoản 8 Điều 3 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[10] Điều 3 Luật Viên chức năm 2025.

[11] Điều 39 Luật Viên chức năm 2025.

[12] Điều 13 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[13] Điều 14 Nghị định số 232/2026/NĐ-CP.

[14] Điều 9 Luật Viên chức năm 2025.

(Ảnh: Internet)