1. Khái niệm tiếp công dân, nơi tiếp công dân, trụ sở tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân

Tuy nhiên, khái niệm “tiếp công dân” có thể được “ngầm” hiểu là trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, của thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước, của cán bộ được phân công nhiệm vụ tiếp công dân tại trụ sở tiếp công dân; việc tiếp công dân phải được tiến hành tại nơi tiếp công dân (trụ sở tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân hoặc nơi làm việc của cơ quan có trách nhiệm tiếp công dân và phải thông báo trực tiếp cho người được tiếp); trách nhiệm tiếp công dân có thể được hiểu là tiếp công dân để lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân để giải thích, hướng dẫn công dân thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

* Khái niệm tiếp công dân

Luật Tiếp công dân năm 2013 (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2014) quy định về khái niệm tiếp công dân tại khoản 1 Điều 2 như sau: “Tiếp công dân là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân quy định tại Điều 4 của Luật này tiếp đón để lắng nghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giải thích, hướng dẫn cho công dân về việc thực hiện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của pháp luật. Tiếp công dân bao gồm tiếp công dân thường xuyên, tiếp công dân định kỳ và tiếp công dân đột xuất”.

* Nơi tiếp công dân

Luật Khiếu nại năm 2011 không quy định khái niệm “nơi tiếp công dân” mà chỉ quy định về trụ sở tiếp công dân và địa điểm tiếp công dân tại Điều 59 và được quy định chi tiết tại các điều từ Điều 21 đến Điều 26 Nghị định số 75/2012/NĐ-CP. Theo đó, có thể “ngầm” hiểu nơi tiếp công dân bao gồm: Trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước, trụ sở tiếp công dân của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân cấp huyện, trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Luật Tiếp công dân năm 2013 thì nơi tiếp công dân bao gồm trụ sở tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân hoặc nơi làm việc khác do cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm tiếp công dân bố trí và phải được thông báo công khai hoặc thông báo trước cho người được tiếp.

* Trụ sở tiếp công dân:

Luật Khiếu nại năm 2011 và Nghị định số 75/2012/NĐ-CP ngày quy định khá đầy đủ về nhiệm vụ của trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước và trụ sở tiếp công dân của địa phương; cụ thể như sau:

- Tiếp công dân, hướng dẫn, giải thích, vận động, thuyết phục công dân thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;

- Tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;

- Phân loại, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của cơ quan có thẩm quyền.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phối hợp với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân, Văn phòng Tỉnh ủy, Ủy ban Kiểm tra tỉnh ủy bố trí cán bộ làm nhiệm vụ thường trực tiếp công dân tại trụ sở. Trụ sở tiếp công dân ở cấp tỉnh được tổ chức thành các phòng nghiệp vụ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cử một Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân phụ trách trụ sở tiếp công dân.

Luật Tiếp công dân năm 2013 tại Điều 10 quy định, trụ sở tiếp công dân là nơi để công dân trực tiếp đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với lãnh đạo Đảng, Nhà nước ở trung ương hoặc lãnh đạo Đảng, chính quyền ở địa phương; có đại diện của một số cơ quan, tổ chức tại trung ương hoặc địa phương tham gia tiếp công dân thường xuyên và là nơi để lãnh đạo Đảng, Nhà nước hoặc địa phương trực tiếp tiếp công dân trong những trường hợp cần thiết. Theo đó, trụ sở tiếp công dân bao gồm:

- Trụ sở tiếp công dân ở trung ương được đặt tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, là nơi tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với các cơ quan trung ương của Đảng, Chủ tịch nước, các cơ quan của Quốc hội, Chính phủ. Ban tiếp công dân trung ương thuộc Thanh tra Chính phủ, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý các trụ sở tiếp công dân ở trung ương. Văn phòng Chính phủ, Ban dân nguyện thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội cử đại diện phối hợp cùng Ban tiếp công dân trung ương thực hiện việc tiếp công dân thường xuyên tại trụ sở tiếp công dân ở trung ương (Điều 11 Luật Tiếp công dân năm 2013).

- Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh được tổ chức ở mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, là nơi tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với Tỉnh ủy, Thành ủy (sau đây gọi chung là Tỉnh ủy), Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. Ban tiếp công dân cấp tỉnh do Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập, trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, do một Phó Chánh Văn phòng phụ trách, chịu trách nhiệm quản lý Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh (Điều 12 Luật Tiếp công dân năm 2013).

- Trụ sở tiếp công dân cấp huyện được thành lập ở mỗi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, là nơi tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với Huyện ủy, Quận ủy, Thị ủy, Thành ủy (sau đây gọi chung là Huyện ủy), Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện. Ban tiếp công dân cấp huyện do Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập, trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, do một Phó Chánh Văn phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Trụ sở tiếp công dân cấp huyện (Điều 13 Luật Tiếp công dân năm 2013). Đây là điểm mới của Luật Tiếp công dân năm 2013 mà Luật Khiếu nại trước đây không quy định.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Ban tiếp công dân được quy định tại Điều 14 Luật Tiếp công dân năm 2013.

Hiện nay, Chính phủ vẫn đang trong giai đoạn dự thảo văn bản hướng dẫn quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các Ban tiếp công dân; việc bố trí cơ sở vật chất của trụ sở tiếp công dân; quy chế phối hợp hoạt động tiếp công dân tại trụ sở tiếp công dân theo quy định tại khoản 5 Điều 10 và Điều 36 Luật Tiếp công dân năm 2013.

* Địa điểm tiếp công dân ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và ở xã, phường, thị trấn

Luật Tiếp công dân năm 2013 quy định địa điểm tiếp công dân ở xã, phường, thị trấn của cấp ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn được thực hiện tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và người trực tiếp phụ trách công tác tiếp công dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (Điều 15). Sau thời điểm Luật Tiếp công dân năm 2013 có hiệu lực pháp luật (ngày 01/7/2014) thì Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện không tiếp công dân tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện mà tiếp tại trụ sở tiếp công dân cấp huyện.

Ngoài ra, Luật Tiếp công dân năm 2013 còn quy định việc tiếp công dân của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Kiểm toán nhà nước, các cơ quan của Quốc Hội, đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp (tại các điều 17, 20, 21, 22). Theo đó, các đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc tiếp công dân và bố trí địa điểm tiếp công dân của cơ quan mình để tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân.

2. Mục đích của việc tiếp công dân, trách nhiệm của cán bộ tiếp công dân và các trường hợp từ chối tiếp công dân

* Mục đích của việc tiếp công dân

Việc tiếp công dân nhằm tiếp nhận khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan hành chính để xem xét, ra quyết định giải quyết khiếu nại, kết luận việc giải quyết tố cáo, quyết định xử lý tố cáo và trả lời cho công dân biết theo đúng thời gian pháp luật quy định; đồng thời, hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật, góp phần tuyên truyền pháp luật về khiếu nại cho công dân.

* Trách nhiệm của cán bộ tiếp công dân (Điều 8 Luật Tiếp công dân năm 2013)

- Khi tiếp công dân, người tiếp công dân phải bảo đảm trang phục chỉnh tề, có đeo thẻ công chức, viên chức hoặc phù hiệu theo quy định;

- Yêu cầu người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có); có đơn hoặc trình bày rõ ràng nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận, thụ lý vụ việc;

- Có thái độ đúng mực, tôn trọng công dân, lắng nghe, tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung mà người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trình bày;

- Giải thích, hướng dẫn cho người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, kết luận, quyết định giải quyết đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan có thẩm quyền; hướng dẫn người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đến đúng cơ quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết;

- Trực tiếp xử lý hoặc phân loại, chuyển đơn, trình người có thẩm quyền xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; thông báo kết quả xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cho công dân;

- Yêu cầu người vi phạm nội quy nơi tiếp công dân chấm dứt hành vi vi phạm; trong trường hợp cần thiết, lập biên bản về việc vi phạm và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật.

* Các trường hợp từ chối tiếp công dân

Các trường hợp từ chối tiếp dân được quy định tại Điều 9 Luật Tiếp công dân năm 2013.

3. Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân (Điều 7 Luật Tiếp công dân năm 2013)

* Khi đến nơi tiếp công dân, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có các quyền sau:

- Trình bày về nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;

- Được hướng dẫn, giải thích về nội dung liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của mình;

- Khiếu nại, tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật của người tiếp công dân;

- Nhận thông báo về việc tiếp nhận, kết quả xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;

- Trường hợp người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không sử dụng thông thạo tiếng Việt thì có quyền sử dụng người phiên dịch;

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

* Khi đến nơi tiếp công dân, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có các nghĩa vụ sau đây:

- Nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có);

- Có thái độ đúng mực, tôn trọng đối với người tiếp công dân;

- Trình bày trung thực sự việc, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; ký hoặc điểm chỉ xác nhận những nội dung trình bày đã được người tiếp công dân ghi chép lại;

- Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy tiếp công dân và hướng dẫn của người tiếp công dân;

- Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung thì phải cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khiếu nại, tố cáo của mình.

4. Công tác tiếp công dân tại nơi tiếp công dân

4.1. Tiếp người khiếu nại và xử lý nội dung khiếu nại của người khiếu nại

4.1.1. Xác định nhân thân của người khiếu nại, tính hợp pháp của người đại diện theo pháp luật

Khi tiếp người khiếu nại, cán bộ tiếp công dân đề nghị người khiếu nại giới thiệu họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu (nếu có) để xác định họ là người tự mình thực hiện việc khiếu nại hay là người đại diện khiếu nại.

Trường hợp công dân tự mình thực hiện việc khiếu nại và đủ điều kiện khiếu nại thì cán bộ tiếp công dân tiếp nhận khiếu nại và báo cáo Thủ trưởng cơ quan thụ lý để giải quyết.

Trường hợp công dân là người không có đủ điều kiện để khiếu nại theo quy định thì cán bộ tiếp công dân giải thích, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cấn thiết để thực hiện việc khiếu nại theo đúng quy định.

Các điều kiện để tiếp nhận khiếu nại:

- Người khiếu nại là người phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Người khiếu nại là người có quyền, lợi ích hợp pháp chịu tác động trực tiếp bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính mà mình khiếu nại; trường hợp khiếu nại thông qua người đại diện thì người đại đại diện phải là một trong số những người khiếu nại nêu trên và phải là người có năng lực pháp luật dân sự đầy đủ.

- Nội dung khiếu nại chưa có quyết định giải quyết khiếu nại lần hai và chưa được Tòa án thụ lý để giải quyết.

4.1.2. Xác định tính hợp pháp của người đại diện

* Trường hợp đại diện theo ủy quyền

Điều 12 Luật Khiếu nại năm 2011 quy định, các trường hợp công dân có quyền ủy quyền cho người khác thực hiện việc khiếu nại. Theo đó, có các trường hợp sau:

- Trường hợp người khiếu nại đau ốm, già yếu, có nhược điểm về thể chất hoặc vì lý do khách quan khác mà không thể tự mình khiếu nại thì có thể ủy quyền cho cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, con đã thành niên hoặc người khác có năng lực hành vi dân sự đầy đủ để thực hiện việc khiếu nại. Theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người đã thành niên là người từ đủ 18 tuổi trở lên.

- Ngoài ra, người khiếu nại có thể ủy quyền cho luật sư khiếu nại để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình; trường hợp người khiếu nại là người được trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật thì có thể ủy quyền cho trợ giúp viên pháp lý khiếu nại để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

* Trường hợp đại diện theo pháp luật

Điều 12 Luật Khiếu nại năm 2011 quy định, trường hợp người khiếu nại là người chưa thành niên, mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ thực hiện việc khiếu nại.

Trong trường hợp qua kiểm tra, cán bộ tiếp công dân phát hiện công dân không cung cấp được các văn bản liên quan đến việc ủy quyền thì không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và giải thích rõ, hướng dẫn để công dân làm các thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại theo đúng quy định pháp luật.

4.1.3. Xử lý nội dung khiếu nại, kiến nghị, phản ánh liên quan đến khiếu nại của công dân

Trường hợp công dân trực tiếp đến trình bày khiếu nại mà khiếu nại đó thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn công dân viết thành đơn hoặc lập thành văn bản ghi lại nội dung khiếu nại công dân trình bày và yêu cầu người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản đó; vào sổ theo dõi khiếu nại; báo cáo thủ trưởng cơ quan để giải quyết theo quy định của pháp luật; trường hợp vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan thì hướng dẫn công dân khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

4.2. Tiếp người tố cáo và xử lý nội dung tố cáo của công dân

* Xác định nhân thân của người tố cáo

Khi tiếp người tố cáo, cán bộ tiếp công dân đề nghị người tố cáo giới thiệu họ tên, địa chỉ, xuất trình giấy tờ tùy thân của họ. Trường hợp người tố cáo không xuất trình được giấy tờ tùy thân thì cán bộ tiếp công dân từ chối không tiếp; trừ trường hợp việc tố cáo có tính khẩn cấp như tố cáo hành vi vi phạm pháp luật có khả năng gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại ngay lợi ích Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức. Khi đó, cán bộ tiếp công dân phải báo cáo ngay thủ trưởng cơ quan áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để ngăn chặn hoặc thông báo cho cơ quan chức năng để có biện pháp ngăn chặn, xử lý kịp thời.

* Nghe, ghi chép nội dung tố cáo, tiếp nhận thông tin, tài liệu

Khi người tố cáo đến trình bày trực tiếp, cán bộ tiếp công dân lắng nghe, ghi chép đầy đủ nội dung tố cáo như: Họ tên, địa chỉ người tố cáo, họ tên, địa chỉ người bị tố cáo và những người khác có liên quan; thời gian, địa điểm diễn ra vụ việc; nội dung vụ việc, quá trình giải quyết của cơ quan có thẩm quyền (nếu có), nội dung tố cáo, nếu cần thiết thì ghi âm lời tố cáo. Bản ghi âm lời tố cáo phải cho người tố cáo đọc lại, nghe lại, nếu còn ý kiến thêm thì bổ sung sau đó và yêu cầu người tố cáo ký xác nhận.

- Trường hợp công dân trực tiếp đến trình bày tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì cán bộ tiếp công dân ghi chép nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh; vào sổ tiếp công dân; đối với tố cáo thì đề nghị người tố cáo ký tên hoặc điểm chỉ vào biên bản ghi nội dung tố cáo; đối với kiến nghị, phản ánh, xét thấy cần thiết hoặc công dân yêu cầu thì đề nghị họ ký tên.

- Nếu nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan thì báo cáo thủ trưởng cơ quan để giải quyết theo quy định của pháp luật; nếu nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan thì hướng dẫn công dân đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để giải quyết.

Nguyễn Đăng Khoa

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum