Tóm tắt: Bài viết phân tích một số vấn đề cơ bản và chỉ ra những hạn chế của pháp luật liên quan tới chấm dứt hoạt động đối với văn phòng công chứng, qua đó đề xuất sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

Abstract: The paper analyzes some major problems and points out limitations of legal provisions relating to termination of notary office, through which, it makes amendment proposals according to the practice.

1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

Chấm dứt doanh nghiệp được hiểu là việc đình chỉ mọi hoạt động, làm cho doanh nghiệp dừng hoạt động[1]. Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định chấm dứt doanh nghiệp được thực hiện theo thủ tục: Tổ chức lại, giải thể và phá sản doanh nghiệp.

Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014 không quy định tổ chức lại, giải thể và phá sản văn phòng công chứng mà quy định chấm dứt hoạt động đối với văn phòng công chứng trong các trường hợp sau đây: (i) Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động; (ii) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 Luật Công chứng; (iii) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.

Trong các trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt được liệt kê nêu trên thực chất chỉ là những trường hợp giải thể doanh nghiệp[2], hợp nhất doanh nghiệp[3] và sáp nhập doanh nghiệp[4] được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014 mà không có trường hợp nào quy định văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thông qua thủ tục phá sản.

2. Hậu quả và trách nhiệm pháp lý phát sinh từ việc văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động

Xét về mặt pháp lý, khi văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động có nghĩa văn phòng công chứng không còn tồn tại kể từ thời điểm chấm dứt; tư cách chủ thể của văn phòng công chứng trong các quan hệ pháp luật sẽ chấm dứt, tài sản của văn phòng công chứng sẽ được xử lý. Quá trình chấm dứt văn phòng công chứng thực chất là việc thanh toán các khoản nợ mà văn phòng công chứng phải chi trả cho các chủ nợ, phân chia tài sản còn lại của văn phòng công chứng cho các công chứng viên hợp danh, xác định trách nhiệm đối với nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng; chấm dứt các giao dịch với các chủ thể khác cũng như giải quyết hậu quả của việc chấm dứt văn phòng công chứng. Một số vấn đề cơ bản phải giải quyết khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động:

Thứ nhất, thanh toán các khoản nợ của văn phòng công chứng và xác định trách nhiệm đối với nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng

Để thực hiện quyền của chủ nợ cũng như xác định nghĩa vụ, trách nhiệm của công chứng viên hợp danh khi văn phòng công chứng chấm dứt, việc xác định thời điểm phát sinh, thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới của công chứng viên hợp danh đối với nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng là việc làm hết sức quan trọng và không thể thiếu.

- Thời điểm phát sinh trách nhiệm liên đới đối với các công chứng viên hợp danh: Sự kiện trở thành công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng làm phát sinh trách nhiệm liên đới của công chứng viên hợp danh đối với nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng. Công chứng viên hợp danh gia nhập văn phòng công chứng sau khi văn phòng công chứng đã đi vào hoạt động cũng phải chịu trách nhiệm đối với cả những nghĩa vụ tài sản đã phát sinh trước khi họ trở thành thành viên hợp danh. Thành viên hợp danh mới phải cùng liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty, trừ trường hợp thành viên đó và các thành viên còn lại có thỏa thuận khác[5]. Về nguyên tắc, chủ nợ chỉ có quyền yêu cầu công chứng viên hợp danh thanh toán cho mình sau khi đã yêu cầu văn phòng công chứng trả nợ với điều kiện tài sản của văn phòng công chứng không đủ để trả nợ.

- Thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới đối với các công chứng viên hợp danh: Thời điểm văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong trường hợp hợp nhất, sáp nhập là thời điểm văn phòng công chứng hợp nhất, văn phòng công chứng nhận sáp nhập được cấp hoặc được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động[6]. Tuy nhiên, đối với trường hợp văn phòng công chứng tự chấm dứt và văn phòng công chứng chấm dứt do bị thu hồi quyết định thì thời điểm văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động chưa được xác định một cách cụ thể, là thời điểm thu hồi quyết định cho phép thành lập hay thời điểm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng. Việc xác định thời điểm văn phòng công chứng chấm dứt có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xác định quyền của người yêu cầu công chứng, quyền của người bị thiệt hại, trong đó, có quyền khởi kiện yêu cầu văn phòng công chứng bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng[7] cũng như xác định giới hạn trách nhiệm liên đới của công chứng viên hợp danh đối với nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng. Kể từ thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới, công chứng viên hợp danh được “giải thoát” khỏi các nghĩa vụ tài sản của văn phòng công chứng. Các chủ nợ của văn phòng công chứng không có quyền yêu cầu công chứng viên hợp danh thực hiện nghĩa vụ thay thế nghĩa vụ của văn phòng công chứng. Chẳng hạn, sau khi văn phòng công chứng chấm dứt, người yêu cầu công chứng, người bị thiệt hại sẽ không còn quyền khởi kiện văn phòng công chứng để yêu cầu bồi thường. Trong trường hợp này, nghĩa vụ “hầu tòa” có tự động chuyển sang cho công chứng viên đã gây thiệt hại sau khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động hay không thì chưa có câu trả lời thỏa đáng[8].

Thông thường, thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới được xem là thời điểm công chứng viên hợp danh hoàn thành việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, ngoại trừ công chứng viên hợp danh bị khai trừ khỏi văn phòng công chứng trong hai trường hợp đã được dự liệu tại khoản 5 Điều 180 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Theo đó, trong thời hạn 02 năm, kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều này thì người đó vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của công ty đã phát sinh trước ngày chấm dứt tư cách thành viên. Trong đó, điểm a và điểm c khoản 1 Điều 180 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định thành viên hợp danh bị khai trừ khỏi công ty trong trường hợp: (i) Không có khả năng góp vốn hoặc không góp vốn như đã cam kết sau khi công ty đã có yêu cầu lần thứ hai; (ii) Tiến hành công việc kinh doanh không trung thực, không cẩn trọng hoặc có hành vi không thích hợp khác gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của công ty và các thành viên khác. Trong hai trường hợp nêu trên, chủ nợ vẫn có quyền yêu cầu công chứng viên hợp danh mặc dù đã chấm dứt tư cách thành viên vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm trả nợ thay văn phòng công chứng.

Trường hợp văn phòng công chứng muốn tự chấm dứt hoạt động thì phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ tài chính với Nhà nước cũng như nghĩa vụ trả nợ đối với mọi cá nhân, tổ chức khác trước thời điểm chấm dứt. Nếu văn phòng công chứng không đủ tài sản để trả nợ và các công chứng viên hợp danh cũng không đem tài sản riêng ra để trả nợ thay thì văn phòng công chứng sẽ không đủ điều kiện để tự chấm dứt. Giả thiết, trong trường hợp hồ sơ của văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động có nội dung không chính xác hoặc có sự giả mạo về nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, nghĩa vụ trả nợ đối với các chủ nợ thì sẽ được giải quyết như thế nào? Luật Công chứng năm 2014 không dự liệu tình huống nêu trên. Về vấn đề này, khoản 3 Điều 204 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định như sau: Trường hợp hồ sơ giải thể không chính xác, giả mạo, những người quy định tại khoản 2 Điều này phải liên đới chịu trách nhiệm thanh toán số nợ chưa thanh toán, số thuế chưa nộp và quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh trong thời hạn 05 năm, kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong khi đó, đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 204 gồm có thành viên hợp danh trong công ty hợp danh. Quy định nêu trên có lẽ sẽ không được áp dụng đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt, bởi lẽ văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh là nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014. Hơn nữa, Điều 3 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: Trường hợp luật chuyên ngành có quy định đặc thù về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp thì áp dụng quy định của Luật đó. Từ các quy định đã trích dẫn nêu trên cho thấy, việc chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng sẽ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Tác giả cho rằng, trường hợp hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng không chính xác, giả mạo thì các công chứng viên hợp danh phải liên đới chịu trách nhiệm vô hạn đối với số nợ chưa thanh toán, số thuế chưa nộp và quyền lợi của các chủ thể khác chưa được giải quyết trước thời điểm chấm dứt và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh.

Trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập. Khi đó, toàn bộ tài sản của văn phòng công chứng sẽ dùng để trả nợ; nếu tài sản của văn phòng công chứng không đủ để trả nợ thì chủ nợ có quyền yêu cầu bất cứ công chứng viên hợp danh nào của văn phòng công chứng thanh toán toàn bộ số nợ còn thiếu bằng tài sản riêng của công chứng viên hợp danh[9]. Trách nhiệm liên đới và vô hạn của công chứng viên hợp danh đối với chủ nợ của văn phòng công chứng chỉ chấm dứt khi mọi khoản nợ đã được thanh toán xong. Trường hợp một trong số các công chứng viên hợp danh đã thanh toán toàn bộ số nợ còn thiếu của văn phòng công chứng, thì tại thời điểm hoàn thành việc thanh toán khoản nợ còn thiếu đó cũng là thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới của tất cả các công chứng viên hợp danh đối với chủ nợ của văn phòng công chứng. Tuy nhiên, cũng tại thời điểm này làm phát sinh quyền yêu cầu của công chứng viên hợp danh đã thanh toán số nợ còn thiếu đối với những công chứng viên hợp danh khác phải thực hiện phần nghĩa vụ của họ. Hay nói cách khác, trách nhiệm liên đới của các công chứng viên hợp danh đã được chuyển hóa thành trách nhiệm theo phần. Công chứng viên hợp danh có nghĩa vụ chịu lỗ tương ứng với phần vốn góp vào công ty hoặc theo thỏa thuận quy định tại Điều lệ công ty trong trường hợp công ty kinh doanh bị lỗ[10].

Thứ hai, chuyển giao hồ sơ lưu trữ

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong hoạt động công chứng. Văn bản công chứng được xem là vật chứng cần phải được lưu trữ cẩn trọng, lâu dài nhằm cung cấp nguồn chứng cứ cho hoạt động của cơ quan xét xử cũng như cá nhân, tổ chức có liên quan khi được yêu cầu. Khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 quy định: Trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một phòng công chứng hoặc một văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Từ quy định nêu trên có thể thấy, việc chuyển giao hồ sơ công chứng khi văn phòng công chứng chấm dứt được thực hiện thông qua cách thức thỏa thuận hoặc thực hiện theo cách thức chỉ định. Trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt do bị hợp nhất, bị sáp nhập thì việc chuyển giao hồ sơ công chứng sẽ không được thực hiện theo hai cách thức nêu trên. Hồ sơ công chứng của văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập đương nhiên sẽ chuyển giao cho văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc văn phòng công chứng nhận sáp nhập theo nguyên tắc văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc văn phòng công chứng nhận sáp nhập sẽ kế thừa quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng bị hợp nhất hoặc bị sáp nhập[11], trong đó, có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng[12].

Thứ ba, thực hiện sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sau khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động

Theo Điều 51 Luật Công chứng năm 2014 quy định trình tự sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, trong trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sẽ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng. Quy định là như vậy nhưng để thực hiện quy định đó không hề đơn giản đối với người yêu cầu công chứng, nhất là trong bối cảnh các văn phòng công chứng thường thay đổi trụ sở, thay đổi tên gọi như hiện nay.

Luật Công chứng năm 2014 và văn bản hướng dẫn thi hành không hề có bất cứ quy định nào về việc thông báo công khai tổ chức hành nghề công chứng nào sẽ tiếp nhận hồ sơ công chứng trong trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động. Trường hợp văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động, người yêu cầu công chứng muốn sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng có lẽ phải liên hệ với Sở Tư pháp nơi văn phòng công chứng đăng ký hoạt động để hỏi thông tin, trong khi không phải ai cũng biết Sở Tư pháp là cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.

Hơn nữa, về nguyên tắc việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một văn bản công chứng chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã tạo lập ra văn bản công chứng đó; trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sẽ tạo ra sự “bất nhất” giữa văn bản công chứng và văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ chính văn bản công chứng đó bởi do hai tổ chức hành nghề khác nhau thực hiện. Để hóa giải sự “bất nhất” đó, có lẽ người yêu cầu công chứng phải chứng minh trước bên thứ ba (bên tiếp nhận văn bản công chứng) về sự kiện chuyển giao hồ sơ công chứng và thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng.

Sự kiện một văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động tác động trực tiếp tới tâm lý xã hội, gây phiền toái cho người dân, tạo sự hoài nghi cho xã hội về tính ổn định, bền vững của mô hình văn phòng công chứng nói riêng cũng như chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng ở nước ta nói chung. Tuy nhiên, Luật Công chứng năm 2014 dường như không có bất cứ quy định nào nhằm hạn chế việc văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động, hay tạo điều kiện để văn phòng công chứng hồi sinh, duy trì, kế thừa và phát triển, ngoại trừ quy định về quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng nhưng sẽ hết hiệu lực vào ngày 01/01/2019. Trái lại, một số quy định trong Luật Công chứng năm 2014 dường như có xu hướng gián tiếp “ép” văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thay vì được tổ chức lại dưới hình thức hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hoặc chuyển nhượng văn phòng công chứng. Tác giả cho rằng, trong số những nguyên nhân “bức tử” văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thể được tổ chức lại hoặc chuyển nhượng đó chính là quy định về hình thức pháp lý của văn phòng công chứng và cơ chế bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng. Ngoài ra, Luật Công chứng năm 2014 còn thiếu vắng các chế tài, biện pháp nhằm hạn chế việc văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động.

3. Một số đề xuất hoàn thiện pháp luật

Thứ nhất, sửa đổi quy định văn phòng công chứng chỉ được phép tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh với điều kiện phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng hoàn toàn có thể được tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh hữu hạn hay còn gọi là công ty hợp vốn đơn giản (limited partnership) trong đó có ít nhất một thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn. Trong trường hợp văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh sẽ không bị thu hồi quyết định cho phép thành lập dẫn tới văn phòng công chứng buộc phải chấm dứt hoạt động do không đủ số lượng thành viên hợp danh.

Thứ hai, khi việc thành lập văn phòng công chứng không bị hạn chế số lượng, công chứng viên có nhu cầu sẽ thành lập mới văn phòng công chứng chứ không nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng hay nhận chuyển đổi phòng công chứng hoặc lựa chọn giải pháp hợp nhất, sáp nhập văn phòng công chứng nếu phải kế thừa nghĩa vụ bồi thường những thiệt do công chứng viên đã gây ra trước đó như hiện nay. Điều đó có nghĩa, chúng ta cần sớm sửa đổi quy định về bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng theo hướng công chứng viên chịu trách nhiệm trực tiếp bồi thường mọi thiệt hại do mình gây ra thay vì văn phòng công chứng đứng ra chịu trách nhiệm bồi thường như hiện này.

Thứ ba, bổ sung quy định cụ thể thời điểm văn phòng công chứng chấm dứt đối với trường hợp văn phòng công chứng tự nguyện chấm dứt và chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, làm căn cứ xác định thời điểm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng, của công chứng viên hợp danh và các chủ thể khác có liên quan. Văn phòng công chứng chấm dứt khi bị thu hồi quyết định cho phép thành lập hay văn phòng công chứng chấm dứt từ khi bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động?

Thứ tư, bổ sung quy định cụ thể về giải quyết bồi thường thiệt hại trong trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động.

Thứ năm, bổ sung nội dung đăng báo khi văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động bao gồm cả thông tin về tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng. Ngoài ra, bổ sung quy định văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động phải niêm yết thông báo về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở văn phòng công chứng trong thời hạn trước 30 ngày tính từ ngày dự kiến chấm dứt. Quy định nêu trên cũng cần được áp dụng đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập trong trường hợp văn phòng công chứng đã hoạt động, tạo điều kiện cho người yêu cầu công chứng chủ động liên hệ khi có nhu cầu.

Thứ sáu, bổ sung quy định công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động phải chịu mọi chi phí liên quan tới việc chuyển giao hồ sơ công chứng; đồng thời, không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng trong một thời hạn nhất định kể từ thời điểm chấm dứt văn phòng công chứng.

Thứ bảy, bổ sung biện pháp bảo đảm nghĩa vụ mang tính tài sản bắt buộc đối với công chứng viên như một số quốc gia trên thế giới quy định, như công chứng viên phải thực hiện ký quỹ một khoản tiền nhất định trong và sau thời gian hành nghề nhằm đảm bảo thực hiện nghĩa vụ tài sản của công chứng viên nói chung cũng như giải quyết hậu quả của việc văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động nói riêng.

ThS. Nguyễn Văn Mích

Văn phòng Công chứng Đông Đô