Tóm tắt: Mục đích của kỷ luật sa thải là nhằm loại bỏ những người lao động không có ý thức kỷ luật, vi phạm nghiêm trọng đến trật tự doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi bị sa thải, người lao động bị mất việc làm, gây ảnh hưởng đến đời sống, uy tín cá nhân và gia đình của họ. Vì vậy, bài viết này đề cập một số vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm khi áp dụng hình thức kỷ luật sa thải.

Abstract: The aim of dismissal is to reject people who do not have disciplinary awareness and seriously violate the order of the enterprise. After having dismissed, however, the employee loses his/her job. This may have a substantial impact on his/her life, personal prestige and family. This article, therefore, deals with issues of concern for an enterprise when applying disciplinary form: dismissal.

Xét về góc độ pháp lý và quản lý doanh nghiệp, kỷ luật lao động là một yêu cầu khách quan và tất yếu để xây dựng kỷ cương, nề nếp trong công việc. Áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật đối với người lao động là quyền mà pháp luật lao động cho phép người sử dụng lao động trong quá trình điều hành, quản lý doanh nghiệp, trong đó, sa thải là hình thức xử lý kỷ luật nghiêm khắc nhất, gây ra hậu quả nặng nề nhất đối với người lao động.

Hình thức kỷ luật sa thải dẫn đến hậu quả pháp lý là quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động chấm dứt. Mục đích của kỷ luật sa thải là nhằm loại bỏ những người lao động không có ý thức kỷ luật, vi phạm nghiêm trọng đến trật tự doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi bị sa thải, người lao động bị mất việc làm và không được hưởng trợ cấp thôi việc, điều này không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống của người lao động và gia đình họ mà còn làm tổn hại danh dự cũng như uy tín của người lao động, khiến họ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc tìm kiếm một công việc mới sau này.

Quyết định sa thải cũng tạo ra sự mâu thuẫn và tiềm ẩn khả năng xảy ra tranh chấp lao động, khiến cho mối quan hệ của người lao động và người sử dụng lao động trở nên căng thẳng hơn. Vì vậy, để quá trình áp dụng kỷ luật sa thải nhân viên hợp lý, hợp tình và hiệu quả, trước khi ban hành quyết định sa thải, người sử dụng lao động cần phải chú ý đến các yếu tố sau:

Thứ nhất, công ty phải có một bản nội quy lao động được ban hành hợp pháp. Cụ thể, một nội quy lao động được xem là ban hành hợp pháp nếu nó đáp ứng các điều kiện sau: (i) Dự thảo nội quy lao động đã có ý kiến của công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên (nếu chưa có công đoàn cơ sở); (ii) Người đại diện theo pháp luật ký ban hành; (iii) Được đăng ký hợp lệ với cơ quan quản lý nhà nước; (iv) Phổ biến đến người lao động. Tuy nhiên, một nội quy lao động tại doanh nghiệp mặc dù đã được đăng ký và được cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa phương xác nhận là đã phù hợp với pháp luật nhưng vẫn có thể bị Tòa án xem xét lại. Trong quá trình xét xử, nếu Tòa án đánh giá và có quan điểm khác với cơ quan quản lý lao động thì quyết định cuối cùng vẫn thuộc về cơ quan tài phán có thẩm quyền.

Thứ hai, trước khi ban hành quyết định sa thải, người sử dụng lao động phải xem xét căn cứ pháp luật của quyết định này. Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật sa thải gồm hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và lỗi của người lao động. Về hành vi vi phạm pháp luật, Bộ luật Lao động năm 2012 đã quy định rất chi tiết các trường hợp người sử dụng lao động được phép áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải tại Điều 126 như sau: (i) Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; (ii) Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 127 của Bộ luật này; (iii) Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm mà không có lý do chính đáng. Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm: Thiên tai, hỏa hoạn, bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động. Như vậy, nếu người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động nhưng không thuộc các trường hợp trên thì công ty không được sa thải người lao động.

Bên cạnh đó, yếu tố lỗi của người thực hiện hành vi vi phạm kỷ luật cũng cần phải được xác minh rõ. Lỗi là thái độ, là tâm lý của người lao động đối với hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hậu quả do hành vi lao động đó gây ra. Người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động bị coi là có lỗi, bị truy cứu trách nhiệm kỷ luật khi họ có đầy đủ các điều kiện khách quan (hoàn cảnh) và chủ quan (năng lực) để hoàn thành nghĩa vụ lao động nhưng họ lại không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, thực hiện không đủ, thiếu tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện nghĩa vụ được giao. Trường hợp thiếu một trong hai điều kiện trên, thì người lao động sẽ không bị coi là có lỗi (ví dụ trong trường hợp bất khả kháng) và không bị áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động.

Thứ ba, trong quá trình xác minh vi phạm của người lao động, nếu xét thấy cần thiết, người sử dụng lao động có thể tạm đình chỉ công việc của người lao động. Tuy nhiên, quyết định tạm đình chỉ công việc này chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (trường hợp công ty không thành lập tổ chức công đoàn). Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Thứ tư, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật lao động trong quá trình xử lý kỷ luật sa thải về trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thành phần tham dự cuộc họp... Pháp luật lao động hiện hành đã cụ thể hóa các quy định trên tại Bộ luật Lao động năm 2012 và các văn bản pháp luật liên quan như Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động, Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH ngày 16/11/2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều về hợp đồng, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP… Nếu vi phạm các quy định trên quyết định sa thải bị xem là trái pháp luật. Cụ thể, về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải theo quy định pháp luật lao động, khi xử lý kỷ luật lao động, công ty phải thu thập chứng cứ vi phạm nội quy lao động của người lao động; tổ chức mời người lao động họp bằng văn bản; chỉ được xử lý kỷ luật lao động vắng mặt người lao động khi đã thông báo mời họp bằng văn bản 03 lần (không tính các lần hoãn hoặc hủy hoặc thay đổi địa điểm cuộc họp) và mỗi lần tiến hành họp xử lý kỷ luật phải gửi văn bản mời trước ít nhất 05 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp.

Về thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, pháp luật lao động cũng có những quy định cụ thể, chẳng hạn như quy định người ký quyết định triệu tập, người chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và người ký quyết định xử lý kỷ luật lao động phải đúng thẩm quyền. Bộ luật Lao động năm 2012 quy định chỉ có người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới có quyền ký quyết định xử lý kỷ luật lao động sa thải đối với người lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động nhưng chỉ ở mức khiển trách. Đối với hình thức xử lý kỷ luật sa thải, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động được quyền triệu tập và chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động những không được quyền ký quyết định sa thải người lao động dù được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong quá trình tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải, cần có sự tham gia của tổ chức công đoàn hoặc tổ chức đại diện cho người lao động ở cơ sở là yêu cầu bắt buộc. Mặc dù pháp luật lao động không có quy định công ty chỉ được sa thải người lao động khi có được sự chấp thuận của tổ chức công đoàn, nhưng điều kiện tiên quyết để một quyết định sa thải nhân viên hợp pháp là phải có sự tham gia của tổ chức công đoàn, trừ trường hợp đã gửi thông báo mời tham dự cuộc họp kỷ luật người lao động tới 03 lần, nhưng tổ chức công đoàn không cử đại diện tham dự.

Thứ năm, ký biên bản họp và tống đạt giấy tờ. Trong cuộc họp kỷ luật, nội dung cuộc họp phải được thể hiện đầy đủ trong biên bản họp và được các thành viên tham dự thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự cuộc họp và người lập biên bản. Trường hợp một trong các thành phần đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do và biên bản họp này vẫn được xem là hợp lệ. Có nhiều trường hợp, do căng thẳng và mâu thuận từ trước giữa người lao động và những người tham dự cuộc họp, người lao động tự ý bỏ về mà không ký tá bất kỳ văn bản gì. Vì vậy, người chủ trì cuộc họp phải kiểm soát được cuộc họp để chứng minh lỗi của người lao động. Nếu người lao động vẫn cố tình không hợp tác thì công ty có thể vận dụng quy định trên để hoàn thiện về mặt thủ tục trước khi ra quyết định sa thải. Mặc dù Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành không có quy định bắt buộc biên bản họp xử lý kỷ luật lao động phải lập thành bao nhiêu bản và phải giao cho người lao động. Tuy nhiên, công ty nên giao một bản biên bản họp để người lao động thấy rằng, việc tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động là minh bạch, công khai và hoàn toàn rõ ràng với người lao động.

Thứ sáu, công ty có nghĩa vụ giải quyết khiếu nại. Khiếu nại là quyền của người lao động. Người lao động khi bị xử lý kỷ luật sa thải, để bảo vệ quyền lợi của bản thân, họ thường có xu hướng gửi đơn khiếu nại quyết định sa thải của người sử dụng lao động đến cơ quan tài phán có thẩm quyền (hòa giải viên lao động hoặc Tòa án) yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động. Do vậy, ngay khi nhận được đơn khiếu nại từ người lao động, công ty nên có văn bản giải quyết khiếu nại phù hợp với quy định của pháp luật. Việc giải quyết khiếu nại kịp thời không chỉ thể hiện thái độ tích cực, hợp tác của người sử dụng lao động đối với người lao động, góp phần củng cố, nâng cao uy tín của người sử dụng lao động đối với những người lao động khác, mà còn là dịp để người sử dụng lao động có thể xem xét, nhận định lại toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật sa thải người lao động. Nếu như người lao động thường “săm soi” quá trình xử lý kỷ luật sa thải để bắt lỗi người sử dụng lao động trước Tòa án thì chính hoạt động kịp thời giải quyết khiếu nại này là căn cứ để Tòa án có những đánh giá tốt về người sử dụng lao động trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động.

Thứ bảy, đảm bảo giải quyết các chế độ cho người lao động sau khi sa thải. Mặc dù bị sa thải, những người lao động vẫn có quyền được hưởng những quyền lợi chính đáng và công ty có nghĩa vụ đảm bảo như: Công ty có nghĩa vụ trả cho người lao động tiền lương chưa được thanh toán, ngày phép năm chưa được sử dụng, sổ bảo hiểm và các giấy tờ công ty đã giữ lại của họ. Pháp luật lao động quy định trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Thực tế cho thấy, chính sự chậm trễ của doanh nghiệp trong việc giải quyết chế độ cho người lao động sau khi bị sa thải cũng là một lý do để người lao động khiếu nại công ty đó. Thông thường, người lao động bị sa thải khi khởi kiện người sử dụng lao động ra Tòa vừa để khiếu nại quyết định sa thải vừa đòi quyền lợi tài chính mà công ty còn thiếu của người lao động. Do vậy, để tránh phiền phức, công ty cần giải quyết nhanh chóng các chế độ cho người lao động.

Sa thải nhân viên là điều mà không công ty nào mong muốn, bởi đây không chỉ là sự tổn thất về nhân sự, mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Khi đứng trước quyết định sa thải người sử dụng lao động phải đánh giá khách quan và cân nhắc cẩn thận những lợi ích cũng như thiệt hại mà người lao động này mang lại cho công ty, việc đánh giá này phải dựa trên nhiều nguồn thông tin khác nhau. Đừng vì những mâu thuẫn và tranh cãi trong công việc mà tìm mọi cách để sa thải nhân viên đó. Điều này không chỉ trái với quy định của pháp luật mà còn gây mất lòng tin của nhân viên vào các quy định của công ty. Người sử dụng lao động chỉ nên lựa chọn phương án áp dụng hình thức kỷ luật sa thải người lao động khi không còn sự lựa chọn nào khác.

Trần Hà Phương