1. Quy định của pháp luật về tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính

Tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính là nhiệm vụ quan trọng trong việc đẩy mạnh thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nói riêng và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chuyển đổi số nói chung đã được quy định cụ thể tại Quyết định số 31/2021/QĐ-TTg ngày 11/10/2021 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia và Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (Thông tư số 01/2023/TT-VPCP).

Tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định: “Tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính là quá trình rà soát, đánh giá, thiết kế lại quy trình thực hiện thủ tục hành chính từ khâu tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả để tổ chức thực hiện trên môi trường điện tử bảo đảm tính hợp pháp, hợp lý, khả thi, hiệu quả dựa trên nguyên tắc lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan có thẩm quyền”. Việc tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính hướng tới mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng cường tính công khai, minh bạch, ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp; đồng thời, tăng cường hiệu lực và hiệu quả quản lý của Nhà nước.

Theo quy định tại Điều 17 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP, việc thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính nhằm đạt được một hoặc một số kết quả sau: (i) cắt giảm thủ tục hành chính không cần thiết; (ii) giảm đi lại, tiếp xúc trực tiếp của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính; (iii) giảm hồ sơ, giấy tờ cần cung cấp của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính; (iv) giảm các bước phải xử lý trực tiếp hoặc thủ công của cơ quan, đơn vị trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Tiêu chí thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính gồm: khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu và số hóa hồ sơ, giấy tờ; khả năng liên thông điện tử giữa các cơ quan trong quá trình xem xét, giải quyết thủ tục hành chính; hiệu quả của việc xây dựng hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến; hiệu năng đáp ứng của hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

2. Thực trạng triển khai việc tái cấu trúc quy trình thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Thực hiện nhiệm vụ được giao tại Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030, ban hành kèm theo Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ (Đề án 06), quy định của Luật Lý lịch tư pháp, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ về tái cấu trúc quy trình thực hiện các thủ tục hành chính, Bộ Tư pháp đã xây dựng nội dung tái cấu trúc quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 ban hành kèm theo Công văn số 1722/BTP-TTLLTPQG ngày 30/5/2022 phù hợp với tình hình địa phương và thực hiện tích hợp, cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. Căn cứ hướng dẫn tại Công văn số 1722/BTP-TTLLTPQG, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành Quyết định về việc triển khai quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến trên địa bàn tỉnh phù hợp với tình hình địa phương.

Việc thực hiện tái cấu trúc quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến được triển khai hiệu quả dựa trên cơ sở thực hiện việc kết nối Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phục vụ xác thực, chia sẻ thông tin công dân khi công dân thực hiện thủ tục theo nguyên tắc không yêu cầu khai báo lại các thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đồng thời, kết nối, tích hợp dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh với Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung của Bộ Tư pháp; cấu hình biểu mẫu Tờ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến tương tác điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp và phối hợp thực hiện tuyên truyền, hướng dẫn để cá nhân, cơ quan, tổ chức chủ động lựa chọn thực hiện dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực lý lịch tư pháp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Tư pháp, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Sau khi hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm việc xác thực định danh điện tử để khai thác các trường thông tin của công dân như họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, hộ khẩu, địa chỉ cư trú, tình trạng nhân thân,… công dân có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến chỉ cần nhập thông tin về “Họ và tên”, “ngày tháng năm sinh”, “số định danh cá nhân”, các trường thông tin khác về nhân thân sẽ được lấy tự động từ dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và đưa vào biểu mẫu. Sau khi hồ được tiếp nhận, các dữ liệu trong Tờ khai cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử được Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh chuyển sang Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung của Bộ Tư pháp, công chức bộ phận xử lý không phải nhập lại dữ liệu. Đồng thời, việc công dân sử dụng tài khoản đã được định danh điện tử để thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp giúp xác định đúng người có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, giảm tải lượng hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp, góp phần đẩy mạnh công tác chuyển đổi số, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, giúp công dân tiết kiệm được chi phí, thời gian đi lại, không phải ngồi chờ đợi nộp hồ sơ, từng bước quen dần với việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; giúp công chức giảm thiểu thời gian, công sức nhập dữ liệu, khắc phục tình trạng sai sót trong khi nhập dữ liệu.

Như vậy, với việc triển khai thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên môi trường điện tử, công dân có thể đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp mọi lúc, mọi nơi, không cần trực tiếp đến Sở Tư pháp; theo dõi được trạng thái xử lý của hồ sơ và nhận được kết quả giải quyết hồ sơ Phiếu lý lịch tư pháp mà không phải đi lại.

Bên cạnh đó, nhằm hoàn thiện thể chế trong lĩnh vực lý lịch tư pháp phục vụ triển khai Nghị quyết số 58/NQ-CP ngày 04/7/2017 của Chính phủ về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân liên quan đến quản lý dân cư thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Đề án 06, ngày 19/6/2024, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 06/2024/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp, trong đó bao gồm các biểu mẫu điện tử và biểu mẫu tương tác điện tử, góp phần cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính về lý lịch tư pháp.

Thực hiện Nghị quyết số 74/NQ-CP ngày 07/5/2023 của Chính phủ về Phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 4/2023 và Chỉ thị số 23/CT-TTg ngày 09/7/2023 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính cấp Phiếu lý lịch tư pháp tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, Bộ Tư pháp và Bộ Công an đã phối hợp xây dựng, ký ban hành Quy trình nghiệp vụ thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID tại tỉnh Thừa Thiên Huế[1], đã đơn giản hóa tối đa thủ tục và thành phần hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, chỉ bao gồm Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, trong đó thông tin nhân thân đã được xác thực và điền tự động; kết quả nhận là Phiếu lý lịch tư pháp điện tử và thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân dễ tiếp cận và tham gia các thủ tục hành chính. Đồng thời, thực hiện Nghị quyết số 28/NQ-CP ngày 05/3/2024 của Chính phủ về Phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 02/2024, việc thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID tiếp tục được triển khai tại thành phố Hà Nội, tạo thêm sự lựa chọn mới, thuận lợi cho người dân có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp. Ngày 24/8/2024, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Công văn số 656/TTg-KSTT về việc mở rộng thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua ứng dụng VNeID, trong đó đồng ý với đề nghị của Bộ Tư pháp về việc mở rộng thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua ứng dụng VNeID trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/10/2024 đến hết ngày 30/6/2025. Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, 63 tỉnh, thành phố đang tích cực thực hiện kết nối Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, thành phố với Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung của Bộ Tư pháp và ứng dụng VNeID.

3. Những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện nhiệm vụ về tái cấu trúc quy trình và đề xuất giải pháp

Thứ nhất, thể chế về lĩnh vực lý lịch tư pháp chưa hoàn thiện, một số quy định giữa Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa thống nhất, đồng bộ với các văn bản pháp luật khác có liên quan, nên gây ra những khó khăn khi áp dụng trên thực tế. Cụ thể, Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, quy định về thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp như sau:

“1. Thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 47 của Luật này, trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích quy định tại khoản 3 Điều 44 của Luật này thì thời hạn không quá 15 ngày.

2. Trường hợp khẩn cấp quy định tại khoản 1 Điều 46 của Luật này thì thời hạn không quá 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu”.

Khoản 4 Điều 70 Bộ luật Hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017 (Bộ luật Hình sự năm 2015), quy định về đương nhiên xóa án tích như sau: Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có trách nhiệm cập nhật thông tin về tình hình án tích của người bị kết án và khi có yêu cầu thì cấp Phiếu lý lịch tư pháp xác nhận không có án tích, nếu có đủ điều kiện quy định tại khoản 2 hoặc khoản 3 Điều này.

Khoản 1 Điều 369 Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2021 (Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015), quy định về thủ tục xóa án tích như sau: Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người được đương nhiên xóa án tích và xét thấy có đủ điều kiện quy định tại Điều 70 của Bộ luật Hình sự thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cấp Phiếu lý lịch tư pháp là họ không có án tích.

Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp quy định về việc phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích như sau: Trong trường hợp người bị kết án đã có đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự, nhưng chưa nhận được Giấy chứng nhận xóa án tích của Tòa án thì Sở Tư pháp tiến hành xác minh về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không. Việc xác minh trực tiếp được thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú, làm việc sau khi chấp hành xong bản án; nếu thấy cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không. Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu xác minh; trường hợp kết quả xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức cho thấy người bị kết án có thể đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử thì Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, cơ quan tiến hành tố tụng có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về Sở Tư pháp (Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp) .

Như vậy, về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích chưa có sự thống nhất giữa Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, Bộ luật Hình sự năm 2015, Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Mặt khác, việc thực hiện xác minh đối với các trường hợp xóa án tích trên thực tế thường bị quá hạn, dẫn đến việc Sở Tư pháp không thể trả kết quả đúng hẹn cho công dân theo quy định. Do đó, tác giả đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật theo hướng quy định về thời hạn thống nhất trong các văn bản quy phạm pháp luật.

Thứ hai, một số hồ sơ có ngày hẹn trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh trùng với ngày nghỉ (thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ), do đó, không thể trả kết quả cho người dân. Mặt khác, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh không cho điều chỉnh ngày hẹn sang ngày làm việc tiếp theo. Do đó, tác giả đề xuất điều chỉnh lại cấu hình Cổng dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh theo hướng: Trường hợp ngày hẹn trả kết quả là ngày thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ thì hệ thống sẽ tự điều chỉnh sang ngày làm việc tiếp theo; bảo đảm Cổng Dịch vụ công quốc gia hoạt động ổn định, chấn chỉnh các cơ quan thanh toán trung gian trong việc chuyển phí, lệ phí cho cơ quan thu phí, có chế độ miễn phí trong trường hợp hoàn phí cho công dân.

Bên cạnh đó, cần nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất và đề nghị các cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, Thi hành án… thực hiện số hóa, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, thông tin án tích, kết quả chấp hành, việc thực hiện thi hành án để cập nhật chung vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và liên thông kết nối với cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để chia sẻ thông tin khi người dân thực hiện thủ tục hành chính cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Việc số hóa dữ liệu và kết nối liên ngành đòi hỏi nguồn lực tài chính và nhân sự lớn, cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan.

Như vậy, việc tái cấu trúc quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp không chỉ mang lại lợi ích to lớn cho người dân và cơ quan nhà nước, mà còn tạo ra một bước tiến quan trọng trong việc cải cách hành chính và hiện đại hóa nền hành chính công tại Việt Nam.

Nguyễn Ngọc Thảo

Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia

[1] Quy trình số 9118/QLHC-TTLLTPQG ngày 05/12/2024 của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06), Bộ Công an và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp về việc thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên ứng dụng VNeID tại tỉnh Thừa Thiên Huế.