Cải cách hành chính là một trong những chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước ta trong công cuộc đổi mới và phát triển đất nước, là một trong những giải pháp đột phá góp phần phát triển kinh tế - xã hội. Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng đã đề ra định hướng phát triển đất nước đến năm 2030 là “Xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa trong sạch, vững mạnh, tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, vì nhân dân phục vụ và vì sự phát triển của đất nước”. Thời gian qua, việc gắn kết giữa phát triển kinh tế - xã hội với cải cách hành chính, thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” là giải pháp hiệu quả trong đổi mới phương thức làm việc và thể hiện sự năng động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần tạo chuyển biến trong mối quan hệ giữa Nhà nước với tổ chức, công dân. Ở nước ta, sau những năm thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”, có thể thấy, đây là một chủ trương lớn của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nhằm xây dựng nền hành chính phục vụ, được thể hiện thông qua các quy định cụ thể và ngày càng hoàn thiện.

Với mục tiêu đổi mới việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính theo hướng gắn với số hóa và sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, góp phần đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, ngày 25/10/2022, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2097/QĐ-BTP phê duyệt Đề án đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Tư pháp.

Công tác cải cách hành chính, trong đó có nhiệm vụ thực hiện đổi mới phương thức, cách thức tiếp nhận hồ sơ gắn với công nghệ số, kinh tế số luôn được quan tâm và thường xuyên quán triệt triển khai thực hiện tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản (sau đây gọi tắt là Trung tâm) trực thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Bộ Tư pháp.

Thứ nhất, đổi mới phương thức tiếp nhận, trả kết quả yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin về đăng ký biện pháp bảo đảm; tổ chức quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ việc đơn giản hoá trong chuẩn bị, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Công tác công bố, niêm yết công khai các thủ tục hành chính về đăng ký biện pháp bảo đảm được thực hiện nghiêm túc, niêm yết đầy đủ tại bảng thông báo của Trung tâm, được bố trí tại nơi tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính giúp người dân dễ dàng tiếp cận tìm hiểu khi đến thực hiện các yêu cầu đăng ký giao dịch tại các Trung tâm. Danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các Trung tâm, quy định về mức phí được cập nhật, niêm yết công khai tại bảng niêm yết của Trung tâm; đồng thời đăng tải hệ thống đăng ký trực tuyến https://dktructuyen.moj.gov.vn/contact-us.html giúp tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu hoặc tìm hiểu về các thủ tục hành chính đều dễ dàng tiếp cận kịp thời, đúng địa chỉ.

Các Trung tâm đã thực hiện chuyển đổi từ phương thức nhận đơn yêu cầu đăng ký qua các phương thức trực tiếp/bưu điện/fax sang tiếp nhận hồ sơ yêu cầu đăng ký gửi qua email và đăng ký trực tuyến. Phân công, bố trí cán bộ tiếp nhận giải quyết cũng như phản hồi cho khách hàng đối với các trường hợp hồ sơ yêu cầu không hợp lệ. Đây là một sáng kiến quan trọng góp phần thực hiện cải cách thủ tục hành chính nói chung và đơn giản hóa thủ tục tiếp nhận yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm nói riêng, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người dân, doanh nghiệp, vừa nhanh gọn, vừa tiết kiệm rất nhiều chi phí liên quan đến việc đăng ký.

Đổi mới phương thức, cách thức trả kết quả đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm: Cùng với việc thực hiện nhận gửi đơn qua hộp thư điện tử và đăng ký trực tuyến, các Trung tâm cũng đã triển khai đổi cách thức trả kết quả từ việc xử lý đơn, ký văn bản giấy kết quả đăng ký và trả kết quả qua đường bưu chính qua trả kết quả bằng văn bản điện tử được ký số. Kết quả đăng ký bằng văn bản điện tử cũng được lưu trữ trên hệ thống đăng ký trực tuyến theo tài khoản của khách hàng đã đăng ký.

Các Trung tâm đã triển khai thực hiện đề án đổi mới việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính với chủ trương lấy người dân, doanh nghiệp, tổ chức tín dụng làm trung tâm để phục vụ. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết. Các Trung tâm sử dụng Bộ nhận diện thương hiệu của Bộ phận một cửa theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ. Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm là một trong những đơn vị đi đầu, tiên phong trong sử dụng Bộ nhận diện thương hiệu của Bộ phận một cửa và đây cũng là đơn vị có số lượng thủ tục hành chính phát sinh nhiều nhất trong các đơn vị có thủ tục hành chính tại Bộ Tư pháp.

Những đổi mới nêu trên đã góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính tại các Trung tâm, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, bảo đảm các yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm được tiếp nhận, giải quyết thuận tiện, nhanh chóng, cắt giảm chi phí, thời gian cho tổ chức, cá nhân. Qua đó, nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của tổ chức, cá nhân khi yêu cầu thực hiện yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm tại Trung tâm.

Thứ hai, số hóa hoạt động tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin về đăng ký biện pháp bảo đảm và tái sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết đơn yêu cầu với quá trình tiếp nhận, giải quyết đơn yêu cầu đăng ký.

Ngày 10/7/2017, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã chính thức vận hành Hệ thống đăng ký trực tuyến ở mức độ 4 về dịch vụ công trực tuyến (mức độ cao nhất trong cung cấp dịch vụ công của Chính phủ). Sự kiện này cũng đã được ghi nhận là một trong 10 sự kiện nổi bật của Ngành Tư pháp năm 2017; đây cũng là dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đầu tiên và duy nhất của Bộ Tư pháp cho đến thời điểm hiện nay. Tỷ lệ đăng ký trực tuyến đến nay đã đạt 75%; trung bình từ năm 2017 đến nay, mỗi năm các Trung tâm đã xử lý gần 01 triệu phiếu yêu cầu đăng ký. Đồng thời, trong năm 2020, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã thực hiện việc kết nối, đồng bộ trạng thái hồ sơ lên Cổng dịch vụ công của Bộ Tư pháp, Cổng dịch vụ công quốc gia.

Hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm trực tuyến vận hành trên cơ sở nguyên tắc “thông báo”, nghĩa là người yêu cầu đăng ký phải chịu trách nhiệm về nội dung kê khai và thông tin về giao dịch bảo đảm được đăng ký theo nội dung kê khai.

Với ưu điểm là dễ dàng, thuận tiện và thân thiện trong hoạt động đăng ký, do đó khách hàng có thể truy cập vào hệ thống và trực tiếp thao tác thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm ở bất kỳ nơi nào có kết nối internet và liên tục 24/7 để có kết quả đăng ký ngay lập tức mà không phải chờ đợi, không phải tới trụ sở của cơ quan đăng ký. Hiệu lực của việc đăng ký sẽ có giá trị pháp lý phát sinh tại thời điểm thông tin được cập nhật vào trong hệ thống đăng ký trực tuyến, Hệ thống đăng ký trực tuyến xác nhận kết quả đăng ký cho người yêu cầu đăng ký tại màn hình giao dịch. Bản xác nhận điện tử này sẽ không có chữ ký và con dấu của cơ quan đăng ký, người yêu cầu đăng ký có thể in ra, lưu trữ cùng hồ sơ đăng ký. Khi tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu, cơ quan đăng ký sẽ gửi một bản giấy chứng nhận kết quả đăng ký trực tuyến giao dịch bảo đảm (có chữ ký, con dấu của cơ quan đăng ký) theo phương thức trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Việc Hệ thống đăng ký trực tuyến đi vào hoạt động giúp tiết kiệm chi phí xã hội đối với hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm. Các chi phí về thời gian, đi lại, nhân sự, hành chính… sẽ giảm thiểu một cách đáng kể do người yêu cầu đăng ký không phải nộp đơn trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan đăng ký. Bên cạnh lợi ích về việc tra cứu thông tin nhanh chóng, hệ thống đăng ký trực tuyến cung cấp một cơ sở hạ tầng tài chính hiệu quả, đáp ứng lợi ích của các bên tham gia giao dịch, khuyến khích sự lưu thông nguồn vốn, tạo điều kiện cho các tổ chức tín dụng mở rộng các sản phẩm tín dụng cho đa dạng đối tượng khách hàng, giúp thị trường tín dụng hoạt động hiệu quả, an toàn.

Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã triển khai chỉnh sửa và hoàn thiện phần mềm đăng ký trực tuyến biện pháp bảo đảm nhằm đáp ứng tốt hơn nữa hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm, đồng thời cho phép trả kết quả đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm thông qua việc áp dụng chữ ký số và chứng thư số được Ban Cơ yếu Chính phủ cấp và xác thực. Việc trả kết quả đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm bằng văn bản điện tử được ký số áp dụng chữ ký số (gọi là văn bản điện tử) được triển khai thống nhất tại các Trung tâm. Các yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin được thực hiện qua hệ thống đăng ký trực tuyến sẽ được các Trung tâm trả kết quả đăng ký bằng văn bản điện tử. Đồng thời, kết quả đăng ký bằng văn bản điện tử cũng được lưu trữ trên hệ thống đăng ký trực tuyến theo tài khoản của khách hàng đã đăng ký, theo đó, khách hàng dễ dàng đăng nhập vào hệ thống và tải về kết quả đăng ký bằng văn bản điện tử nếu có nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, đối với khách hàng thực hiện đăng ký, yêu cầu cung cấp thông tin qua phương thức nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc thư điện tử cũng đều có thể được Trung tâm trả kết quả đăng ký bằng văn bản điện tử nếu có yêu cầu và đăng ký hình thức trả kết quả này.

Có thể nói, việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm trong bối cảnh hiện nay có ý nghĩa quan trọng, giải pháp này mang lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý, điều hành, nâng cao mức độ an toàn, bảo mật cho giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên môi trường mạng; giảm đáng kể chi phí giấy, mực, gửi văn bản qua đường bưu điện và giảm công lao động. Hiện nay, tỷ lệ đăng ký trực tuyến trên Hệ thống đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã đạt trên 80%, nếu việc áp dụng chữ ký số hiệu quả, trong thời gian tới, tỷ lệ trực tuyến này sẽ còn tiếp tục được nâng cao hơn nữa, góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của Bộ, Ngành Tư pháp.

Cùng với quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu của cơ quan nhà nước trong nội bộ cơ quan, việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm sẽ góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch trong cải cách hành chính, phát triển chính quyền điện tử. Việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm bằng động sản là kết quả của quá trình ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, kết quả của sự nỗ lực nghiên cứu, cải tiến quy trình trong thực hiện thủ tục hành chính, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đăng ký biện pháp bảo đảm để được nhận kết quả đăng ký một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Lê Minh Tuấn

Giám đốc Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tại TP. Đà Nẵng, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Bộ Tư pháp

(Nguồn: Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Kỳ 2 (Số 387), tháng 8/2023)