Quá trình tố tụng để giải quyết vụ án dân sự là quá trình diễn ra với trình tự, thủ tục chặt chẽ và có thể kéo dài. Do đó, nhiều đương sự lựa chọn ủy quyền cho người đại diện để họ nhân danh mình tham gia tố tụng nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự cũng như làm rõ sự thật khách quan của vụ án[1]. Hiện nay, việc ủy quyền trong tố tụng dân sự (TTDS) phải được lập thành văn bản. Tuy nhiên, pháp luật lại chưa có quy định cụ thể về hình thức của văn bản ủy quyền, điều này dẫn đến thực tế áp dụng pháp luật có sự khác nhau, gây ảnh hưởng đến quá trình giải quyết vụ án dân sự.

1. Thực hiện quy định pháp luật về văn bản ủy quyền tham gia tố tụng dân sự qua một vụ án

Vụ án xảy ra như sau: Ông A là bị đơn trong vụ án dân sự về tranh chấp ranh giới thửa đất được Tòa án nhân dân huyện X, tỉnh Y thụ lý giải quyết. Ngày 26/7/2022, ông A lập và nộp cho Tòa án văn bản (tên là giấy ủy quyền) để ủy quyền cho ông B thay mặt và nhân danh ông A liên hệ với Tòa án nhân dân các cấp, cá nhân, tổ chức và cơ quan có thẩm quyền để tham gia tố tụng tại Tòa án, làm việc với các cơ quan có thẩm quyền để giải quyết vụ việc nói trên cho đến khi có bản án/quyết định có hiệu lực của pháp luật. Việc ủy quyền này là không có thù lao. Văn bản ủy quyền đã được Văn phòng Công chứng Z chứng nhận với nội dung như sau:

“Lời chứng của công chứng viên: Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ... tại Văn phòng Công chứng Z, địa chỉ: ... Tôi Nguyễn Văn D, công chứng viên, trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật,

Chứng nhận: (1) Giấy ủy quyền này được lập bởi: Ông A, sinh ngày ..., căn cước công dân số ... cấp ngày ... tại ... Địa chỉ: ... (2) Người ủy quyền đã tự nguyện giao kết giấy ủy quyền này; (3) Tại thời điểm ký vào giấy ủy quyền này, người ủy quyền có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật; (4) Người ủy quyền cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đã cung cấp liên quan đến việc xác lập giấy ủy quyền này; (5) Mục đích, nội dung của Giấy ủy quyền không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; (6) Người ủy quyền đã nghe tôi đọc lại, đồng ý toàn bộ nội dung và ký/điểm chỉ vào từng trang của giấy ủy quyền này trước mặt tôi; chữ ký/dấu điểm chỉ trong giấy ủy quyền này đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người ủy quyền...”.

Ngày 06/10/2022, ông B nhận được thông báo của Tòa án về việc từ chối giấy ủy quyền trên với lý do căn cứ khoản 2 và khoản 3 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số 01/2020/TT-BTP) thì: Nội dung ủy quyền của ông A là ủy quyền tham gia giải quyết tranh chấp quyền sử dụng đất, bị đơn cung cấp giấy ủy quyền là chưa đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, bị đơn phải có hợp đồng ủy quyền hợp pháp để người đại diện theo ủy quyền được tham gia tố tụng trong vụ án theo quy định tại khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015; Điều 138 Bộ luật Dân sự năm 2015 và Thông tư số 01/2020/TT-BTP.

Từ thực vụ việc trên, tác giả đặt ra các vấn đề pháp lý sau:

Một là, về việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền tham gia tố tụng dân sự:

Văn bản ủy quyền có bắt buộc phải công chứng, chứng thực hay không? Thực tiễn hiện nay cho thấy, nếu người ủy quyền là pháp nhân thì chỉ cần người đại diện theo pháp luật của pháp nhân lập văn bản ủy quyền và có đóng dấu của pháp nhân thì văn bản quyền được Tòa án chấp nhận, không cần phải công chứng, chứng thực[2]. Nhưng nếu người ủy quyền là cá nhân thì hầu hết Tòa án chỉ tiếp nhận các văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực.

Hiện nay, ngoài khoản 6 Điều 272 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 thì không có quy định khác về hình thức của văn bản ủy quyền này. Nói cách khác, theo pháp luật Việt Nam hiện hành, văn bản ủy quyền tham gia tố tụng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ trường hợp ủy quyền thực hiện việc kháng cáo. Mặt khác, hiện nay, Luật Doanh nghiệp năm 2020 cho phép doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 43) và bỏ quy định doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu. Do đó, việc Tòa án căn cứ vào con dấu để cho phép doanh nghiệp không cần công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền còn cá nhân thì phải công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền đã “vô tình” tạo ra sự bất bình đẳng trong quá trình tiến hành tố tụng giữa đương sự là cá nhân và đương sự là pháp nhân[3].

Một số quan điểm cá nhân cho rằng, về thực tế, nếu không công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền thì Tòa án không có căn cứ để xác định bên ủy quyền và bên được ủy quyền có phải là người đã ký vào văn bản ủy quyền hay không? Kể cả trường hợp họ ký văn bản ủy quyền trước mặt của thẩm phán hoặc người được chánh án Tòa án phân công thì cũng không thể xác định được họ có đầy đủ năng lực hành vi dân sự để xác lập văn bản đó. Việc yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền là xuất phát từ sự thận trọng của Tòa án, tránh trường hợp văn bản ủy quyền có thể bị giả mạo, dẫn đến ý chí được xác lập trong văn bản này không phải của đương sự. Trong khi đó, hành vi tố tụng của người được ủy quyền lại có sự ảnh hưởng trực tiếp và nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (ví dụ: Rút đơn khởi kiện, thay đổi yêu cầu khởi kiện, hòa giải với phương án bất lợi cho đương sự…)[4]. Thậm chí trong trường hợp xét xử một vụ án dân sự có ủy quyền với tính chất phức tạp, các đương sự có liên quan có thể dựa vào văn bản ủy quyền để yêu cầu hủy án nếu quyền lợi của họ không được đảm bảo, dẫn đến nhiều vấn đề khác phát sinh và kéo dài thời gian giải quyết vụ án. Do đó, ở một khía cạnh nhất định, việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền là cần thiết.

Thực tế, đa số các trường hợp, kể cả trường hợp cho rằng việc yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền là không hợp lý thì hầu hết đương sự vẫn thực hiện việc công chứng, chứng thực văn bản này nếu Tòa án yêu cầu. Bởi lẽ, xét về thực tiễn, việc ủy quyền là “thủ tục nhỏ” trong tiến trình tố tụng “dài” phía sau, đương sự chấp nhận thực hiện để người đại diện theo ủy quyền của họ được tham gia tố tụng thuận lợi. Trường hợp không đồng ý thì đương sự có thể khiếu nại. Tuy nhiên, việc khiếu nại (nếu có) cũng do Tòa án tự giải quyết nên trong trường hợp Tòa án không chấp nhận thì đương sự hoặc người đại diện của họ sẽ gặp khó khăn trong quá trình tiến hành tố tụng sau đó.

Có thể thấy, cách làm trên là sự thận trọng của Tòa án nhằm tạo ra sự an toàn cho người tiến hành tố tụng. Thế nhưng, điều này ít nhiều gây ảnh hưởng cho đương sự và người đại diện theo ủy quyền của họ. Bởi lẽ, không phải mọi trường hợp họ đều trong hoàn cảnh thuận lợi (khoảng cách địa lý, thời gian, chi phí…) để thực hiện việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền.

Hai là, về việc lập văn bản ủy quyền là “hợp đồng ủy quyền” (có ký xác nhận của bên ủy quyền và bên được ủy quyền) hay “giấy ủy quyền” (bên ủy quyền ký):

Khoản 2 Điều 86 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 chỉ quy định việc ủy quyền lập thành văn bản, không quy định cụ thể là hợp đồng ủy quyền hay giấy ủy quyền. Thực tế, việc ủy quyền đối với pháp nhân có thể lập hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền và đóng dấu pháp nhân (có thể công chứng, chứng thực nếu pháp nhân có nguyện vọng). Đối với cá nhân, việc chấp nhận văn bản ủy quyền được lập dưới dạng hợp đồng ủy quyền có công chứng, chứng thực hoặc giấy ủy quyền có công chứng, chứng thực tùy từng Tòa án khác nhau.

Trong vụ án trên, Tòa án cho rằng giấy ủy quyền của ông A là chưa đúng quy định của pháp luật vì nội dung ủy quyền của ông A là ủy quyền tham gia giải quyết tranh chấp quyền sử dụng đất. Do đó, ông A phải có hợp đồng ủy quyền hợp pháp.

Vấn đề đặt ra là, văn bản ủy quyền trong vụ án trên có bắt buộc phải lập dưới dạng hợp đồng ủy quyền hay không? Có thể thấy, pháp luật hiện hành chưa có quy định về nội dung, hình thức hay tên gọi của văn bản ủy quyền tham gia tố tụng trong trường hợp này. Do đó, theo tác giả, việc ông A lập văn bản ủy quyền có tên là giấy ủy quyền để ủy quyền cho ông B là không trái quy định của pháp luật. Mặt khác, căn cứ khoản 1 và khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 thì ông B đã được Văn phòng Công chứng Z chứng nhận là người đại diện theo ủy quyền của ông A.

Thực tế, việc lập văn bản ủy quyền dưới dạng giấy ủy quyền thuận lợi hơn cho đương sự so với lập hợp đồng ủy quyền vì không phải các bên lúc nào cũng có thể gặp nhau để ký vào hợp đồng ủy quyền. Mặt khác, nếu lập hợp đồng ủy quyền thì khi chấm dứt ủy quyền, các bên cũng phải lập văn bản có hình thức phù hợp với hình thức của văn bản ủy quyền đã lập trước đó. Trong khi đó, xét về ý nghĩa thực tế, việc lập giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền là giống nhau vì nếu người được ủy quyền không đồng ý nội dung ủy quyền, các quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền (bao gồm cả theo giấy ủy quyền và theo quy định của pháp luật) thì họ sẽ không nộp văn bản ủy quyền cho Tòa án, không đến Tòa án để làm việc hoặc sẽ có văn bản từ chối việc được ủy quyền.

Ba là, về việc công chứng văn bản ủy quyền, chứng thực chữ ký trong văn bản ủy quyền và chứng thực văn bản ủy quyền:

Giấy ủy quyền ông A đã lập là văn bản được công chứng hay chứng thực? Nếu giấy ủy quyền trên là chứng thực thì nội dung chứng thực nêu trên là chứng thực chữ ký hay chứng thực giao dịch? Tòa án căn cứ vào Thông tư số 01/2020/TT-BTP để từ chối giấy ủy quyền của ông A cho ông B có cơ sở pháp lý hay không? Cần phân biệt công chứng, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, bởi vì, việc công chứng văn bản ủy quyền, chứng thực chữ ký trong văn bản ủy quyền hay chứng thực văn bản ủy quyền là hoàn toàn khác nhau.

Trong vụ án trên, hành vi ủy quyền của ông A cho ông B (hành vi pháp lý đơn phương của ông A) là giao dịch dân sự theo Điều 116 Bộ luật Dân sự năm 2015. Đối chiếu “Lời chứng nhận của công chứng viên” trong giấy ủy quyền của ông A với quy định trên, mẫu TP-CC-21 (Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với hợp đồng, giao dịch) kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Luật Công chứng, Phụ lục Mẫu lời chứng tại mục I.1 (Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản) kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP), Phụ lục Mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) tại mục I.2 (Lời chứng chứng thực chữ ký), Phụ lục Mẫu lời chứng, Mẫu sổ chứng thực tại mục I.4 (Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch) kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì giấy ủy quyền của ông A nêu trên là văn bản công chứng. Công chứng viên Văn phòng công chứng Z đã chứng nhận về tính xác thực, hợp pháp của giao dịch trên (mục đích, nội dung của giấy ủy quyền không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội). Như vậy, giấy ủy quyền của ông A không phải là trường hợp chứng thực chữ ký theo căn cứ pháp lý mà Tòa án đã áp dụng (khoản 2, 3 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP).

Trong vụ án trên, Tòa án chỉ trích dẫn quy định tại khoản 2, 3 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP mà “bỏ qua” quy định tại khoản 1 Điều này: Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Khoản 2, 3 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP là sự diễn giải của khoản 1 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP (cụ thể hóa các trường hợp được chứng thực chữ ký). Còn khoản 1 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP là để diễn giải quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (thủ tục chứng thực chữ ký) với nội dung như sau: “Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây: (a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; (b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; (c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; (d) Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”. Điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP sử dụng từ “cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây”. Điều đó có nghĩa là, ngoài trường hợp tại khoản 4 Điều 24 này thì việc chứng thực chữ ký còn được thực hiện trong các trường hợp khác nữa. Đó có thể là các trường hợp được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.

Trong vụ án này, thẩm phán đã “trích dẫn lược bỏ” quy định tại khoản 1 mà trực tiếp áp dụng vụ án của ông A (tranh chấp ranh giới thửa đất, không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản) vào các trường hợp được nêu ra tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP theo tác giả là thiếu sót nghiêm trọng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của ông A.

Mặt khác, theo tác giả, quy định tại khoản 1 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng chưa thực sự đúng tinh thần của điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trong khi điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho phép chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền tham gia tố tụng nếu thuộc trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP lại bó hẹp phạm vi của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ cho phép chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền trong 04 trường hợp nêu tại khoản 2, 3 Điều 14 Thông tư này. Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về trường hợp không được chứng thực chữ ký, như vậy, chỉ những văn bản ủy quyền nào rơi vào trường hợp tại Điều 25 thì mới không được chứng thực chữ ký. Do đó, có thể nói, hướng dẫn tại Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP là chưa đúng với quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp Thông tư số 01/2020/TT-BTP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn) được áp dụng (khoản 2 Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2020).

2. Một số kiến nghị

Từ những phân tích trên, có thể thấy, việc Tòa án từ chối giấy ủy quyền của ông A là không chưa đúng với các quy định của pháp luật. Điều này không chỉ xuất phát từ cách áp dụng pháp luật không đúng của Tòa án mà còn do Thông tư số 01/2020/TT-BTP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định chưa thống nhất về cùng một vấn đề. Điều này dẫn đến việc áp dụng pháp luật trong thực tiễn không thống nhất với nhau và gây tốn kém thời gian, chi phí cho đương sự nếu bị từ chối văn bản ủy quyền và phải lập lại văn bản mới (phải đóng lại phí công chứng, chứng thực); gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự và người đại diện theo ủy quyền của họ trong quá trình giải quyết vụ án, làm kéo dài thời gian giải quyết vụ án. Từ thực tế trên, để thống nhất áp dụng pháp luật trong thực tiễn, tác giả có một số kiến nghị như sau:

Thứ nhất, cần có văn bản hướng dẫn cụ thể về vấn đề này, theo hướng chấp nhận văn bản ủy quyền được lập cả dưới dạng giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền để tạo sự chủ động, thuận lợi cho đương sự và người đại diện của họ khi tham gia tố tụng tại Tòa án.

Thứ hai, tương tự khoản 6 Điều 272 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, tác giả kiến nghị bổ sung vào khoản 2 Điều 86 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 hình thức của văn bản ủy quyền để bảo đảm việc thống nhất áp dụng pháp luật như sau: “… 2. Người đại diện theo ủy quyền trong TTDS thực hiện quyền, nghĩa vụ TTDS của đương sự theo nội dung văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của bộ phận tiếp nhận hồ sơ”.

Thứ ba, bãi bỏ quy định của tại Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP vì hướng dẫn này chưa đúng với quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Mặt khác, quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định này đã phù hợp, rõ ràng nên không cần thiết phải hướng dẫn thêm.

Thứ tư, bên cạnh đó, cũng cần quan tâm, trú trọng đến công tác tập huấn chuyên môn cho đội ngũ thẩm phán để nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật trong thực tế, góp phần giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các vụ án dân sự.

ThS. Luật sư Vũ Thị Bích Hải & NCS. ThS. Nguyễn Quyết Thắng

Trường Đại học Văn Lang

[1]. Minh Nhất (2015), “Đại diện của đương sự - Một số vấn đề lý luận và thực tiễn”, https://moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/nghien-cuu-trao-doi.aspx?ItemID=1784, truy cập ngày 25/01/2024.

[2]. Nguyễn Công Tín (2020), “Bàn về hình thức của văn bản ủy quyền tham gia tố tụng trong vụ án dân sự”, Diễn đàn Nghề Luật, Bản tin số 08 (tháng 9/2020), tr.

[3]. Nguyễn Công Tín (2020), ttđd, tr. 3.

[4]. Nguyễn Công Tín (2020), ttđd, tr. 7.

(Nguồn: Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Kỳ 2 (Số 399), tháng 2/2024)