1. Một số vướng mắc

Hiện nay, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết khi thực hiện tiếp nhận niêm yết thừa kế của các tổ chức hành nghề công chứng thì phát sinh hai quan điểm khác nhau, cụ thể:

Quan điểm thứ nhất: Khi các tổ chức hành nghề công chứng gửi thông báo niêm yết có đủ các thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (Nghị định số 29/2015/NĐ-CP) thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết sẽ ký vào biên bản niêm yết. Khi kết thúc thời hạn 15 ngày niêm yết, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết sẽ cùng tổ chức hành nghề công chứng ký biên bản kết thúc niêm yết và ghi nhận cụ thể có tranh chấp, khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc thừa kế hay không. Biên bản này là cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.

Theo quan điểm này, việc niêm yết thừa kế chỉ cần tổ chức hành nghề công chứng gửi thông báo niêm yết có đủ các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP thì Ủy ban nhân dân sẽ ký vào biên bản niêm yết và thực hiện việc niêm yết. Quan điểm này không yêu cầu phải có dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia bởi Nghị định số 29/2015/NĐ-CP không quy định. Hơn nữa, khoản 2 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã là niêm yết việc thụ lý thông báo công chứng, ghi nhận có hay không có sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc thừa kế và ghi nhận nội dung đó vào biên bản khi kết thúc niêm yết. Công chứng viên chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện, Ủy ban nhân dân cấp xã không có thẩm quyền xem xét tính pháp lý của hồ sơ thừa kế do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Quan điểm thứ hai: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng khi gửi thông báo niêm yết phải gửi kèm theo dự thảo văn bản khai nhận hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản. Nếu tổ chức hành nghề công chứng không cung cấp bản dự thảo có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản thì từ chối tiếp nhận và không niêm yết việc thừa kế. Do đó, việc thừa kế không thể thực hiện được.

Nhóm chủ thể theo quan điểm này cho rằng, khi niêm yết thừa kế thì phải có dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản có đủ chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản, có như thế mới biết chủ thể là ai, nội dung khai nhận, thỏa thuận phân chia là gì, để từ đó có cơ sở niêm yết. Tuy quan điểm này là nhằm mục đích bảo đảm tính toàn diện, chặt chẻ của việc niêm yết thừa kế nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết, nghiêm trọng hơn có thể là vi phạm quy định pháp luật bởi những căn cứ sau:

Thứ nhất, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP không quy định tổ chức hành nghề công chứng phải gửi kèm theo dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản khi gửi thông báo thụ lý việc niêm yết thừa kế. Việc yêu cầu thêm bản dự thảo này là một bước lùi trong cải cách thủ tục hành chính vì đã vượt quyền, tự mình định ra thêm những yêu cầu ngoài quy định pháp luật.

Thứ hai, quan hệ thừa kế hàm chứa nhiều quan hệ pháp lý có liên quan như người thừa kế chết, thừa kế thế vị, di sản thừa kế là quyền sử dụng đất cấp chung cho hộ gia đình, thừa kế theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền, từ chối nhận di sản, tặng cho kỷ phần thừa kế, ủy quyền từ chối, khai nhận, thỏa thuận phân chia di sản… Ngay mới giai đoạn đầu khi có yêu cầu công chứng hồ sơ thừa kế mà Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết yêu cầu phải có dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản có chữ ký người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản là một yêu cầu khó thực hiện. Đây là giai đoạn tổ chức hành nghề công chứng tìm hiểu thông tin, xác minh sự chính xác, minh bạch của hồ sơ thừa kế. Việc yêu cầu dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản mới thực hiện niêm yết vô hình trung đã buộc công chứng viên phải hoàn thiện hồ sơ trước khi niêm yết, mặc dù khả năng tranh chấp, khiếu nại hoặc bỏ xót người thừa kế là chưa được xác định và hoàn toàn có thể xảy ra.

Thứ ba, giá trị pháp lý của dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản được xác định như thế nào? Bản dự thảo này phải chăng chỉ là một “dấu hiệu hình thức” để cho địa phương biết nội dung thừa kế như thế nào? Dự thảo này có được dùng làm văn bản chính thức để công chứng viên chứng nhận hay không, hay khi kết thúc niêm yết, người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản phải ký lại văn bản trước mặt công chứng viên?

Luật công chứng năm 2014 và Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng xác định nguyên tắc người yêu cầu công chứng phải ký trước mặt công chứng viên và tại thời điểm công chứng viên chứng nhận văn bản. Một số trường hợp ngoại lệ, người yêu cầu công chứng có thể ký vào văn bản trước thời điểm công chứng viên chứng nhận văn bản nhưng phải ghi rõ lý do. Nếu thực hiện theo quan điểm này, lời chứng của công chứng viên đối với văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản phải ghi rõ người khai nhận, người phân chia di sản đã ký trước đó hơn 15 ngày (thời điểm trước khi thực hiện việc niêm yết). Việc này trái với tinh thần của Luật Công chứng về thời điểm công chứng là tại thời thời điểm công chứng viên chứng nhận văn bản.

Thứ tư, về khả năng thay đổi sự thỏa thuận hoặc sự tồn tại của chủ thể trong thời gian niêm yết: Nếu công chứng viên sử dụng bản dự thảo có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản trước đó khi niêm yết để chứng nhận văn bản sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Trong thời hạn 15 ngày niêm yết này hoàn toàn có thể xảy ra khả năng người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản chết hoặc thay đổi ý chí đối với nội dung thỏa thuận trước đó. Công chứng viên phải yêu cầu người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản ký lại văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia trước mặt công chứng viên để xác định lại chủ thể có còn sống hay không, hoặc có thay đổi ý chí trước khi công chứng viên chứng nhận văn bản hay không.

Ví dụ: Dự thảo ghi nhận những người thỏa thuận phân chia di sản đều nhận kỷ phần thừa kế của mình và đã ký vào dự thảo để tổ chức hành nghề công chứng niêm yết. Tuy nhiên, trong thời hạn 15 ngày niêm yết, có sự thay đổi ý chí, có người thừa kế muốn tự nguyện tặng cho kỷ phần thừa kế mà mình được nhận cho người đồng thừa kế khác. Tất nhiên, yêu cầu này phải được lập lại thành văn bản mới và những người thỏa thuận phân chia phải ký tên lại. Trong trường hợp này, ý nghĩa của dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản trước đó đã được niêm yết là không có ý nghĩa.

2. Kiến nghị

Xuất phát từ hai quan điểm nêu trên có thể nhận thấy điểm then chốt chính là sự chưa rõ ràng từ văn bản quy phạm pháp luật. Niêm yết thừa kế được quy định tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP chưa cụ thể, chi tiết, dẫn đến mỗi nơi thực hiện khác nhau dựa theo quan điểm, lý lẽ riêng. Sự chưa thống nhất áp dụng giữa các địa phương gây rất nhiều khó khăn cho hoạt động công chứng và người yêu cầu công chứng, do đó, cần sớm có văn bản hướng dẫn thi hành đối với nội dung này. Tác giả đề xuất nên xác định cụ thể hơn nữa thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết. Hành vi yêu cầu phải có dự thảo văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản có chữ ký của người khai nhận, người thỏa thuận phân chia di sản khi niêm yết nên được xác định là không phù hợp, cần sớm được chấm dứt.

ThS. Nguyễn Huy Cường
Văn phòng công chứng Nguyễn Huy Cường, tỉnh Trà Vinh

[1] Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.