Đăng ký hộ tịch là để xác định sự kiện pháp lý cơ bản về tình trạng nhân thân của con người từ khi sinh ra đến khi chết đi. Hoạt động này có vai trò, ý nghĩa quan trọng trong quản lý nhà nước của chính quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng về biến động hộ tịch, có tác động rất lớn đến nhiều mặt kinh tế xã hội và an ninh quốc phòng, như thống kê dân số, kế hoạch hóa gia đình và an sinh xã hội của quốc gia; xây dựng và hoạch định các chính sách phù hợp với thực tiễn của địa phương, từng vùng, miền trên cả nước. Trong nhiều năm qua, được Đảng và Nhà nước quan tâm đúng mức nên công tác này đã có những chuyển biến tích cực. Đặc biệt, từ năm 1987, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được giao cho hệ thống cơ quan tư pháp các cấp thì ngày càng được củng cố, kiện toàn, đáp ứng yêu cầu trong công tác quản lý nhà nước của các cấp chính quyền và phục vụ tốt hơn nhu cầu chính đáng của nhân dân.

Qua triển khai tổng kết công tác này trên địa bàn tỉnh Kon Tum, số liệu thống kê về sổ hộ tịch và số liệu đăng ký từ năm 1987 đến nay như sau: Sổ đăng ký khai sinh gồm 2.121 sổ, với các số liệu đăng ký khai sinh 272.290 trường hợp; sổ đăng ký kết hôn là 1.538 sổ với số liệu đăng ký là 61.410 trường hợp; sổ đăng ký khai tử là 1.212 sổ, với số liệu đăng ký là 13.305 trường hợp. Ngoài ra còn có các sổ và số liệu hộ tịch khác như thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc và cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch... Kết quả tổng kết cho thấy, hệ thống sổ sách và hồ sơ lưu trữ ở các địa phương cơ bản được thực hiện chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật, thể hiện sự nỗ lực, cố gắng rất lớn của đội ngũ làm công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở các cấp, đáp ứng được yêu cầu của nhân dân thông qua đơn giản hóa các thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, từ thực tiễn công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương, trong phạm vi bài viết này, chúng tôi cũng xin đề cập đến những khó khăn, vướng mắc và tồn tại trong công tác này như sau:

Một là, đội ngũ cán bộ tư pháp – hộ tịch từng bước được kiện toàn và thường xuyên tăng cường ở các cấp, nhưng thực tế vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ như số lượng đăng ký các sự kiện hộ tịch ngày càng tăng và tính chất đa dạng và phức tạp hơn, cho nên ở nhiều địa phương cán bộ tư pháp – hộ tịch vẫn chưa đảm đương và hoàn thành nhiệm vụ. Đặc biệt, là cán bộ tư pháp – hộ tịch cấp xã, nhiều nơi chưa được chuẩn hóa về trình độ, nghiệp vụ chuyên môn (chưa học qua lớp Trung cấp Luật). Mặt khác, đội ngũ cán bộ tư pháp – hộ tịch chưa ổn định, thường xuyên phải chuyển vị trí công tác, nên không được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời thiếu cán bộ dự nguồn khi có sự thay đổi nhân sự. Bên cạnh đó, cán bộ tư pháp – hộ tịch chưa có chế độ ưu đãi đặc thù hoặc phụ cấp như một số chức danh tư pháp khác (công chứng viên, trợ giúp viên, chấp hành viên). Xuất phát từ nhiều lý do chủ quan, lẫn khách quan, nên việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ tư pháp – hộ tịch ở các cấp đang là một thách thức, khó khăn cần phải quan tâm khắc phục mới hạn chế những tồn tại, khó khăn nêu trên.

Hai là, những định chế về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã được Nhà nước thường xuyên quan tâm chú trọng, đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước và thuận lợi cho người dân trên cơ sở đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Tuy nhiên, một số quy định của pháp luật về đăng ký quản lý hộ tịch đã bộc lộ những tồn tại, bất cập như:

Thứ nhất, quy định đối với cấp lại bản chính giấy khai sinh, Nghị định số 158/NĐ-CP, ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (gọi tắt là Nghị định 158) quy định: “ủy ban nhân dân cấp huyện nơi lưu trữ sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính giấy khai sinh”. Trong trường hợp ủy ban nhân dân cấp huyện cấp lại bản chính giấy khai sinh nhưng sổ đăng ký khai sinh chỉ lưu tại ủy ban nhân dân cấp xã thì ủy ban nhân dân cấp huyện yêu cầu ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin để ghi vào nội dung bản chính giấy khai sinh. ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trích lục thông tin trả lời bằng văn bản hoặc sao chụp trong sổ đăng ký khai sinh có xác nhận của ủy ban nhân dân cấp xã và gửi cho ủy ban nhân dân cấp huyện. Quy định như vậy là rất bất lợi cho người xin cấp lại bản chính giấy khai sinh và thủ tục hành chính rất rườm rà, phức tạp. Do vậy, cần thiết có thể quy định cho cấp xã và cấp huyện được quyền cấp lại bản chính giấy khai sinh khi có lưu sổ đăng ký khai sinh là phù hợp và thuận lợi hơn, chứ không nên chỉ quy định để ủy ban nhân dân cấp huyện cấp lại bản chính giấy khai sinh như hiện nay.

Thứ hai, theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Nghị định số 158/NĐ-CP, quy định: “Trong trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình thì có thể đăng ký khai sinh tại ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 13 hoặc tại ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú”. Đây là một quy định gây khó khăn cho công chức tư pháp – hộ tịch khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh quá hạn cho công dân, vì không có cơ sở để xác định người đó đã khai sinh chưa khi họ đi đăng ký khai sinh quá hạn. Hơn nữa, việc xác định những nội dung trong bản chính giấy khai sinh như: Ngày, tháng, năm sinh là căn cứ vào giấy tờ gì? (sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, lý lịch, văn bằng chứng chỉ, thẻ đảng viên, các loại giấy tờ khác hay bản khai của đương sự). Thực tế, các loại giấy tờ trên có nhiều trường hợp không thống nhất với nhau về các nội dung, do đó, cần phải quy định cụ thể và chặt chẽ hơn về đăng ký khai sinh quá hạn, tránh những trường hợp đương sự có ý định hợp thực hóa giấy tờ mà cán bộ tư pháp – hộ tịch không thể từ chối thực hiện, nhưng nếu thực hiện thì rất dễ xảy ra những sai sót, vi phạm.

Thứ ba, theo quy định tại điểm e khoản 1 Phần 2 Thông tư số 01/2008/TT-BTP, ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp quy định về xác định họ và quê quán: “Khi đăng ký khai sinh họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha mẹ”. Quy định này trên thực tế, trong nhiều trường hợp phát sinh những bất cập, nhất là phần quê quán. Nếu xác định theo quê quán của người cha hoặc người mẹ, đó là vào thời điểm trước đây nhưng đã đến nơi khác định cư từ rất lâu (từ lúc còn bé) nay trưởng thành, có con thì không thể xác định quê quán cha hoặc mẹ cho con và sẽ bất hợp lý. Như vậy, cần hướng dẫn hoặc quy định cụ thể quê quán như thế nào cho phù hợp, chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc đăng ký khai sinh. Mặt khác, theo quy định tại điểm 2 Điều 5, Nghị định 158 quy định: “Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày tháng năm sinh; giới tính; dân tộc, quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phù hợp với giấy khai sinh của người đó”, quy định này đảm bảo sự thống nhất các loại giấy tờ của một người là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, không rõ vì sao trong hướng dẫn mới đây của Bộ Tư pháp thì nội dung trong bản chính giấy khai sinh không còn phần ghi về quê quán (mẫu giấy khai sinh mới). Do có sự thay đổi như trên, cho nên nhiều trường hợp gây khó khăn, vướng mắc cho đương sự khi đi đăng ký các loại hồ sơ, giấy tờ khác như: Sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, lý lịch, văn bằng chứng chỉ, thẻ đảng viên, các loại giấy tờ khác, vì vậy, cần có hướng dẫn cụ thể để triển khai thực hiện được thuận lợi hơn.

Thứ tư, về hệ thống sổ sách, biểu mẫu. Để giúp công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đảm bảo chặt chẽ, ổn định làm cơ sở cho việc tra cứu, cấp bản sao cũng như đối chiếu khi cần thiết, đồng thời làm tốt công tác phối hợp với các cơ quan hữu quan như công an, y tế, giáo dục... cần có sự thống nhất về những nội dung đăng ký trong các loại biểu mẫu, sổ sách, cũng như thời điểm thống kê số liệu báo cáo để giúp cho công tác đăng ký quản lý hộ tịch đảm bảo chặt chẽ, kịp thời, phù hợp, tránh những mâu thuẫn, chồng chéo về số liệu thống kê không đáng có.

Trên đây là những khó khăn, vướng mắc và tồn tại trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương. Nhằm củng cố và tăng cường công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đề nghị cấp có thẩm quyền sớm xúc tiến việc xây dựng Luật Hộ tịch để trình Quốc hội thông qua là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ngày càng hoàn thiện hơn

Nguyễn Văn Bảy

Sở Tư pháp KonTum