1. Cơ sở thực tiễn hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản

1.1. Tiềm năng hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản

Trong quá trình triển khai công tác đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm bằng động sản, các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Bộ Tư pháp đã hoàn thành tốt và ngày càng phát huy vai trò thực hiện công tác đăng ký, cung cấp thông tin. Kể từ khi triển khai hoạt động đăng ký cho đến nay, các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản đã có những bước phát triển đáng ghi nhận cả về số lượng và chất lượng. Đội ngũ viên chức, người lao động tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản được đào tạo bài bản, thường xuyên được quan tâm bồi dưỡng, tạo điều kiện để nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, sắp xếp công việc phù hợp với vị trí việc làm; có tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ tận tình, thân thiện với người dân và doanh nghiệp, gây dựng và duy trì được uy tín của đơn vị trong số các đơn vị cung cấp dịch vụ công.

Hiện nay, các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản là đơn vị sự nghiệp có thu và bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên từ năm 2013, điều này tạo điều kiện cho các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản phát huy tính chủ động, tự chịu trách nhiệm trong tổ chức công việc, sắp xếp bộ máy sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao, phát huy khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm với chất lượng cao cho xã hội.

Những kết quả đạt được của hơn 20 năm triển khai công tác đăng ký là kết quả của quá trình cố gắng của tập thể viên chức, người lao động và khả năng lãnh đạo, quản lý của đội ngũ ban lãnh đạo các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản, ghi nhận tập thể lãnh đạo có bản lĩnh chính trị nhạy bén, khả năng lãnh đạo, đưa ra những quyết sách phù hợp trước những diễn biến và đòi hỏi không ngừng của môi trường công việc biến động, nhiều thách thức.

1.2. Bối cảnh công tác đăng ký, cung cấp thông tin, môi trường hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Bộ Tư pháp

Từ thời điểm 19/3/2012, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã chính thức vận hành Hệ thống đăng ký trực tuyến biện pháp bảo đảm bằng động sản (trừ tàu bay, tàu biển) ở mức độ 3 (mức độ cao nhất tại thời điểm này về dịch vụ công trực tuyến tại Bộ Tư pháp) để áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn quốc. Sự kiện này là một trong 10 sự kiện nổi bật của Ngành Tư pháp năm 2012. Hệ thống đăng ký trực tuyến này đã được sử dụng ổn định và ngày càng hiệu quả trong những năm tiếp theo. Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu ngày một cao về quản lý nhà nước và trong phát triển kinh tế - xã hội, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thường xuyên thực hiện việc nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống đăng ký trực tuyến và có những bước nghiên cứu cơ bản về mặt chính sách cho việc xây dựng Hệ thống dữ liệu quốc gia về biện pháp bảo đảm.

Ngày 10/7/2017, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã chính thức vận hành Hệ thống đăng ký trực tuyến ở mức độ 4 về dịch vụ công trực tuyến (mức độ cao nhất trong cung cấp dịch vụ công của Chính phủ). Sự kiện này cũng đã được ghi nhận là một trong 10 sự kiện nổi bật của Ngành Tư pháp năm 2017; đây cũng là dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đầu tiên và duy nhất của Bộ Tư pháp cho đến thời điểm hiện nay.

Việc thực hiện đăng ký trực tuyến biện pháp bảo đảm ở mức độ 4 (mức độ cao nhất trong cung cấp dịch vụ công của Chính phủ) tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản đã giúp người dân, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với dịch vụ đăng ký do Nhà nước cung cấp. Theo đó, tại bất kỳ thời điểm và địa điểm nào, người yêu cầu đăng ký thông qua mạng internet truy cập vào hệ thống, trực tiếp đăng ký biện pháp bảo đảm và tự chịu trách nhiệm về nội dung đăng ký. Việc đăng ký biện pháp bảo đảm có hiệu lực kể từ thời điểm thông tin được cập nhật vào trong hệ thống đăng ký trực tuyến. Thời điểm hiệu lực này không có sự can thiệp theo ý chí chủ quan của cán bộ đăng ký như hệ thống cũ. Mặt khác, chi phí xã hội (thời gian, kinh phí...) sẽ giảm thiểu tối đa do người yêu cầu đăng ký không phải đến nộp phiếu trực tiếp hoặc gửi phiếu qua đường bưu điện cho cơ quan đăng ký. Ngoài ra, nhìn từ giác độ của cơ quan đăng ký biện pháp bảo đảm thì việc áp dụng Hệ thống đăng ký trực tuyến sẽ giúp cắt giảm chi phí hành chính do ngân sách nhà nước cấp, đồng thời giúp ngăn chặn các hành vi tiêu cực có thể phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đăng ký do cán bộ đăng ký không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030 đã đặt ra mục tiêu đến năm 2030: “100% thủ tục hành chính có yêu cầu nghĩa vụ tài chính được triển khai thanh toán trực tuyến, trong số đó, tỷ lệ giao dịch thanh toán trực tuyến đạt từ 50% trở lên. Tối thiểu 90% thủ tục hành chính của các bộ, ngành, địa phương, có đủ điều kiện, được cung cấp trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4, đồng thời, hoàn thành việc tích hợp, cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 trên tổng số hồ sơ đạt tối thiểu 80%...”.

Nhìn chung, thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm của Bộ Tư pháp đã đạt mục đích cải cách hành chính từ thời điểm 10/7/2017 với việc triển khai thanh toán trực tuyến, cung cấp dịch vụ trực tuyến cấp độ 4, được hoàn thiện thêm với Giấy chứng nhận ký số và mã QR cho mỗi trường hợp đăng ký.

Hoạt động trên nền tảng đăng ký trực tuyến biện pháp bảo đảm ở mức độ 4 đòi hỏi các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản phải có cơ chế quản lý linh hoạt nhằm đáp ứng yêu cầu mới của cải cách thủ tục hành chính, công nghệ số, kinh tế số.

Đặc biệt, trong lĩnh vực đăng ký giao dịch bảo đảm với đặc thù gắn liền với các hoạt động kinh doanh thương mại, thúc đẩy quá trình cấp vốn cho nền kinh tế thì việc hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản là vô cùng cần thiết để đáp ứng kịp thời sự phát triển nhanh, đa dạng các chuỗi cung ứng vốn có bảo đảm cho nền kinh tế; nhằm cải cách thủ tục hành chính, khơi thông các nguồn vốn một cách thuận lợi và an toàn, giải quyết những bất cập phát sinh trong thực tiễn.

2. Định hướng hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản nhằm đáp ứng yêu cầu mới của cải cách thủ tục hành chính, công nghệ số, kinh tế số

Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính, công nghệ số và kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ, việc nâng cao hiệu quả quản lý tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản biện pháp bảo đảm trở thành một yêu cầu cấp bách. Để đáp ứng yêu cầu này, cần thiết phải xem xét và hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt, giúp tăng cường tính minh bạch, đáng tin cậy và hiệu quả của hoạt động trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm.

2.1. Khái niệm quản lý linh hoạt

Quản lý linh hoạt là một trong các nguyên tắc quản lý. Các nguyên tắc quản lý bao gồm: (i) Thống nhất mục tiêu; (ii) Phân công, chuyên môn hóa; (iii) Phối hợp hoạt động đồng bộ, cân đối, nhịp nhàng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung; (iv) Kết hợp hài hòa lợi ích cá nhân, tập thể và Nhà nước; hiệu lực, hiệu quả đảm bảo đạt kết quả nhất định với chi phí về phương tiện và hậu quả tối ưu; (v) Thích ứng, linh hoạt, luôn nhìn nhận vấn đề một cách nhạy cảm và khách quan.

Nhằm bảo đảm các nguyên tắc nêu trên, đội ngũ lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản phải có bản lĩnh chính trị nhạy bén, khả năng phân tích tình hình một cách tỉnh táo và khoa học, dự báo chính xác xu thế vận động trước những diễn biến phức tạp của thời cuộc, những tình huống phát sinh đột xuất trong đời sống chính trị, kinh tế, xã hội trên thế giới cũng như trong nước để đề ra những quyết sách đúng đắn, tận dụng được thời cơ, vượt qua những khó khăn, thách thức. Như vậy, cần tuân thủ nền tảng tư tưởng của Đảng; đẩy mạnh công tác tổng kết thực tiễn, nghiên cứu lý luận, nhất là những mô hình mới, kinh nghiệm hay; khuyến khích phát triển tư duy lý luận phù hợp với đường lối đổi mới của Đảng, tăng cường và thường xuyên phối hợp với các đoàn thể chủ động nắm bắt diễn biến tư tưởng của cán bộ, công chức để có chủ trương, giải pháp xử lý kịp thời, hiệu quả.

2.2. Các chức năng của quản lý linh hoạt

Các chức năng của quản lý linh hoạt: Dự báo và lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, chỉ đạo, kiểm soát.

Dự báo và lập kế hoạch: Trong bối cảnh kinh tế xã hội thay đổi liên tục, lượng phiếu đăng ký từng giảm sút trong thời gian đại dịch Covid-19 đang phục hồi tăng trở lại, chức năng dự báo và lập kế hoạch ngày càng phải linh hoạt hơn, không chỉ đáp ứng nhu cầu đăng ký tăng mà còn phải có phương án bảo toàn hoạt động khi lượng phiếu đăng ký cũng như nguồn thu phí giảm sút.

Tổ chức: Lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản cần thiết kế các bộ phận và cách các bộ phận làm việc. Trong bối cảnh thay đổi liên tục, các bộ phận cần có khả năng đáp ứng với sự thay đổi. Các bộ phận cần phải phối hợp và làm việc tốt khi cùng làm việc trong văn phòng hay khi làm việc tại nhà trong thời kỳ đại dịch.

Nhân sự: Phần lớn sự linh hoạt của các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản sẽ quyết định bởi các bộ phận của Trung tâm Đăng ký, bao gồm những viên chức, người lao động phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Do vậy, mỗi viên chức, người lao động đều phải đáp ứng sự điều hành, quản lý linh hoạt của đội ngũ lãnh đạo.

Chỉ đạo: Ban lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản cần có các chỉ đạo mang tính định hướng, triển khai chính sách, không nên giới hạn ở những chỉ đạo cụ thể. Ban giám đốc phải nắm vững, biết rõ chiến lược phát triển của Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản nói riêng, toàn hệ thống nói chung, từ đó xác định được định hướng để đạt mục tiêu, huy động và thúc đẩy viên chức, người lao động thực hiện mục tiêu. Trong quá trình huy động và thúc đẩy viên chức, người lao động thực hiện mục tiêu phát triển trung tâm cần tập trung vào yếu tố con người, kêu gọi, lôi cuốn toàn thể viên chức, người lao động hướng tới xây dựng sự nghiệp chung của cơ quan, tổ chức và của chính đơn vị mình.

Kiểm soát: Lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản cần theo dõi sự phát triển của Trung tâm Đăng ký theo các mục tiêu và định hướng đã xác định. Bản thân các mục tiêu luôn thay đổi, quá trình kiểm soát phải thúc đẩy sự linh hoạt chứ không hạn chế sự linh hoạt, cần chuyển từ việc yêu cầu viên chức, người lao động theo dõi các mục tiêu sang tạo ra động lực thúc đẩy viên chức, người lao động thực hiện mục tiêu.

2.3. Yêu cầu của cơ chế quản lý linh hoạt

- Đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính: Cải cách thủ tục hành chính là một trong những ưu tiên hàng đầu của các nước. Cơ chế quản lý linh hoạt tại Trung tâm Đăng ký giao dịch tài sản cần điều chỉnh để thích ứng với các cải cách này, bằng cách đơn giản hóa và tự động hóa quy trình, giảm thiểu thủ tục phức tạp và tăng tốc độ xử lý.

- Đáp ứng yêu cầu ứng dụng hiệu quả công nghệ số và kinh tế số: Việc sử dụng công nghệ số và kinh tế số là một yêu cầu không thể thiếu trong hoạt động của Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Bộ Tư pháp. Cơ chế quản lý chỉ có thể linh hoạt khi ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin, tự động hóa quy trình và sử dụng dữ liệu để cải thiện năng suất lao động mà vẫn đảm bảo độ chính xác.

2.4. Định hướng hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt

2.4.1. Các nội dung cụ thể đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính

Thứ nhất, đơn giản hóa quy trình: Cơ chế quản lý linh hoạt cần tạo điều kiện cho việc đơn giản hóa quy trình đăng ký biện pháp bảo đảm và cung cấp thông tin. Điều này có thể đạt được bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết, tối ưu hóa thời gian xử lý và giảm thiểu tình trạng đòi hỏi nhiều giấy tờ.

Thứ hai, tự động hóa quy trình: Tự động hóa quy trình là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Cơ chế quản lý linh hoạt cần hỗ trợ việc tự động hóa quy trình thông qua việc sử dụng hệ thống thông tin và công nghệ phù hợp, bao gồm hệ thống đăng ký trực tuyến, chữ ký số, mã QR.

Thứ ba, tích hợp dữ liệu: Cơ chế quản lý linh hoạt cần tạo điều kiện cho việc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Việc sử dụng dữ liệu giúp cung cấp dịch vụ đăng ký chính xác và đầy đủ. Đồng thời, phân tích dữ liệu cũng mang lại thông tin phân tích và gợi ý cho việc quyết định và tối ưu hóa quy trình, đáp ứng yêu cầu mới

2.4.2. Các nội dung cụ thể đáp ứng yêu cầu ứng dụng hiệu quả công nghệ số và kinh tế số

Một là, triển khai lãnh đạo điều hành không giấy tờ: Từ năm 2000 đến nay, Lãnh đạo các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản đã thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống văn bản điều hành. Theo tính toán, việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống văn bản điều hành giúp tiết kiệm chi phí, góp phần chuyển đổi số, thay đổi lề lối làm việc từ nền hành chính dựa trên giấy tờ sang nền hành chính điện tử. Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Việc liên thông văn bản thông suốt từ Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đến các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản là cơ sở, nền tảng để triển khai Ban giám đốc Trung tâm Đăng ký không giấy tờ, nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành, thực hiện xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, phát hành văn bản điện tử có ký số, gửi, nhận văn bản điện tử không kèm văn bản giấy giữa các Trung tâm Đăng ký biện pháp bảo đảm và Cục Đăng ký quốc gia dao dịch bảo đảm.

Hai là, cung cấp dịch vụ công không giấy tờ: Từ 02 năm trở lại đây, Ban giám đốc các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản đã triển khai lãnh đạo không giấy tờ, cung cấp dịch vụ công không giấy tờ, quy trình xử lý công việc tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản được chuẩn hóa, điện tử hóa, theo đó, đến nay, xấp xỉ 80% các trưởng hợp đăng ký do khách hàng thực hiện trên nền tảng đăng ký trực tuyến, 100% Giấy chứng nhận đăng ký điện tử có ký số được phát hành trên hệ thống đăng ký biện pháp bảo đảm gửi đến các tổ chức, cá nhân có nhu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm.

2.5. Mục tiêu hoàn thiện cơ chế quản lý linh hoạt

2.5.1. Xóa nhòa khoảng cách giữa các bộ phận trong Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản: Khi cơ chế quản lý được ứng dụng công nghệ số vào trong quản lý toàn diện, sẽ kết nối được các bộ phận lại với nhau, giúp quá trình thông báo, xử lý hay đưa ra quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng, dẫn đến rút ngắn thời gian giải quyết công việc, là điều kiện thiết yếu để thực hiện cải cách thủ tục hành chính.

2.5.2. Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý: Khi các bộ phận của Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản có sự kết nối, thì việc xem báo cáo, các nội dung công việc của các bộ phận trở nên dễ dàng đối với người quản lý.

Với các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Bộ Tư pháp, chức năng chủ yếu là cung cấp dịch vụ công về đăng ký biện pháp bảo đảm cho công dân, tổ chức, doanh nghiệp. Hiệu quả của hoạt động đăng ký xét dưới góc độ cung cấp dịch vụ công được đánh giá bằng mức độ hài lòng của người dân và chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ. Nói cách khác, khi chất lượng và hiệu quả hoạt động của các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản được nâng cao thì mức độ hài lòng của khách hàng cũng tăng lên, điều đó phụ thuộc vào mức độ công khai, minh bạch trong hoạt động đăng ký cũng như mức độ công khai minh bạch trong hoạt động quản lý các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản. Ngược lại, khi sự công khai, minh bạch không được đề cao, quá trình xây dựng thể chế nếu thủ tục hành chính không rõ ràng là cơ hội để cán bộ công quyền nhũng nhiễu, hạch sách người dân, là môi trường để những hành vi tham nhũng, tiêu cực nảy sinh. Việc triển khai Hệ thống đăng ký trực tuyến giúp công dân, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện quyền sử dụng các dịch vụ đăng ký trực tuyến và tiếp cận dữ liệu đăng ký. Việc được tiếp cận trực tiếp với các thông tin về đăng ký biện pháp bảo đảm cho phép công dân hiểu các cơ chế hoạt động của cơ quan đăng ký thông qua cơ chế vận hành của Hệ thống đăng ký trực tuyến.

2.5.3. Tối ưu hóa năng suất nhân viên: chuyển đối số sẽ giúp Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản thực hiện chức năng nhiệm vụ với chi phí giảm thiểu. Vì vậy, nhân viên sẽ có nhiều thời gian để nâng cao chuyên môn và thực hiện những công việc mang lại giá trị cao hơn.

3. Một số giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý kinh hoạt tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản

3.1. Giải pháp về mặt nhân sự - tổ chức

Một là, hướng dẫn viên chức, người lao động thừa hành tự chủ và tự mình đưa ra hầu hết các quyết định hành vi công vụ dưới sự hướng dẫn và kiểm soát chặt chẽ của lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản. Lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản cần để viên chức, người lao động có khả năng đưa ra quyết định về biện pháp giải quyết phù hợp với định hướng và mục tiêu phát triển của Trung tâm Đăng ký.

Hai là, lãnh đạo Trung tâm Đăng ký đưa ra các định hướng và yêu cầu viên chức, người lao động thừa hành cùng tham gia giải quyết vấn đề và tham gia vào quá trình ra quyết định thông qua việc tham khảo ý kiến của viên chức, người lao động, thảo luận các vấn đề được nêu ra và thúc đẩy sự hứng thú bàn bạc công việc với từng cá nhân.

Ba là, lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản lắng nghe, trao đổi với viên chức, người lao động dưới quyền về khả năng thực hiện một công việc được giao nhưng thiếu tự tin do còn lo ngại và gặp khó khăn nhất định. Tức là, thay vì đứng ra giải quyết, lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản chỉ hỗ trợ, thúc đẩy tính độc lập và sự tự tin của viên chức, người lao động.

Bốn là, trao cho viên chức, người lao động thẩm quyền, quyền tự quyết công việc đó được hoàn thành như thế nào và các nguồn lực để thực hiện một công việc, khi giao cụ thể nội dung, yêu cầu đối với công việc và thời hạn hoàn thành. Tuy nhiên, lãnh đạo Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản vẫn phải chịu trách nhiệm chính về kết quả cuối cùng của công việc đó.

3.2. Các giải pháp về mặt chuyển đổi số

Một là, phần mềm hỗ trợ công tác đăng ký thông minh: Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Bộ Tư pháp đã ứng dụng công nghệ số trong quá trình xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác đăng ký thông minh với các tính năng phối hợp tiện ích như: cấp thông báo gửi cơ quan giao thông, cấp giấy chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm, trả lời xác nhận kết quả tiếp nhận thông báo giao thông, tích hợp với phần mềm kế toán tổng hợp thu hồi nợ, quản lý khách hàng thường xuyên, báo cáo ngăn chặn khi có yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt là tiện ích quản lý đơn đăng ký bằng mã vạch. Vận dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác kế toán cũng như công tác đăng ký giao dịch bảo đảm đã đạt được hiệu quả cao. Phần mềm trên rút ngắn thời gian cấp giấy chứng nhận đơn đăng ký cho khách hàng, cấp phụ lục thông báo thế chấp, xóa thế chấp phương tiện giao thông, trả lời tiếp nhận kết quả thông báo giao thông, báo cáo tổng hợp thu hồi nợ, quản lý khách hàng thường xuyên, cũng như những tiện ích khác.

Hai là, phầm mềm quản lý phiếu đăng ký bằng mã vạch: Quý I năm 2018, các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản triển khai dự án nâng cấp phần mềm quản lý đơn đăng ký bằng mã vạch. Quy trình đăng ký quản lý đơn bằng mã vạch đã giúp giảm 50 % sức lao động tại khâu văn thư, 100% sức lao động tại khâu lưu trữ hồ sơ điện tử, 40% sức lao động tại khâu in biên lai thu phí trực tiếp.

Ba là, áp dụng chữ ký số: Nhằm góp phần xây dựng Chính phủ điện tử, hoàn thiện một bước dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 trong đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản, để người dân, doanh nghiệp có được sự thuận lợi hơn, rút ngăn thời gian nhận kết quả đăng ký biện pháp bảo đảm, căn cứ vào Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, ngày 04/10/2021, các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Bộ Tư pháp đã bắt đầu triển khai thực hiện chữ ký số trên Văn bản chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm, hợp đồng và Phụ lục thông tin về tài sản thế chấp là phương tiện giao thông.

Áp dụng chữ ký số, ngay sau khi hoàn tất việc đăng ký, các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản sẽ gửi về địa chỉ email của khách hàng văn bản chứng nhận và phụ lục thông tin về tài sản thế chấp đã được ký bằng chữ ký số. Khách hàng có thể in để lưu hồ sơ, không phải chờ đợi văn bản chứng nhận gửi qua đường bưu điện mà hồ sơ mà vẫn bảo đảm tính pháp lý của hoạt động đăng ký biện pháp bảo đảm.

Bốn là, đặt mã QR cho Giấy chứng nhận đăng ký: Các Trung tâm Đăng ký cung cấp giấy chứng nhận đăng ký ký số có đặt QR Code để người khách hàng có thể quét mã và truy xuất các thông tin về biện pháp bảo đảm đã đăng ký, xóa đăng ký, hạn chế tuyệt đối các trường hợp là giả giấy chứng nhận đăng ký, xóa đăng ký để trục lợi.

TS. Nguyễn Duy Tịch

Giám đốc Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tại TP. Hồ Chí Minh

ThS. Huỳnh Nữ Khê Các

Khoa Luật - Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học TP. Hồ Chí Minh

(Nguồn: Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Kỳ 2 (Số 387), tháng 8/2023)