1. Thực trạng xã hội hóa hoạt động công chứng hiện nay

1.1. Việc phân bố các tổ chức hành nghề công chứng chưa khoa học

Trước khi chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng được luật hóa, tại Việt Nam chỉ tồn tại một hình thức tổ chức hành nghề công chứng là phòng công chứng. Thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Luật Công chứng năm 2006, chúng ta có hình thức tổ chức hành nghề công chứng thứ hai là văn phòng công chứng. Kể từ thời điểm Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực cho đến nay, văn phòng công chứng được phát triển mạnh mẽ và đã trở thành hình thức tổ chức hành nghề công chứng chủ yếu. Ở tất cả các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đều đã có văn phòng công chứng được thành lập nhằm đáp ứng giải quyết kịp thời nhu cầu công chứng của công dân, doanh nghiệp… Tuy nhiên, thực tế đang tồn tại, đó là việc phân bố các tổ chức hành nghề công chứng chưa khoa học ở nhiều địa phương, có thể kể tới như, khoảng cách đặt trụ sở giữa các tổ chức hành nghề công chứng rất ngắn, tập trung ở trung tâm[1]. Có những nơi, trong bán kính 01 km hoặc cùng một con đường nhưng đã có tới nhiều tổ chức hành nghề công chứng. Đơn cử như tại thành phố Nha Trang tỉnh Khánh Hòa, trên đường Hoàng Hoa Thám có tới 03 tổ chức hành nghề công chứng gồm: Văn phòng công chứng Hoàng Long, Phòng Công chứng số 1 và Văn phòng công chứng Hoàng Huệ - Phạm Tuấn; hoặc tại thị trấn Diên Khánh, huyện Diên Khánh (Chợ Thành), đã có tới 05 văn phòng công chứng gồm: Văn phòng công chứng Anh Khoa, Văn phòng công chứng Đỗ Hữu Trí, Văn phòng công chứng Phạm Văn Thông, Văn phòng công chứng Bùi Văn Phòng và Văn phòng công chứng Đào Thị Thanh Trang.

Việc văn phòng công chứng tập trung ở một chỗ, tập trung tại trung tâm dẫn đến những xã, huyện vùng sâu, vùng xa hầu như không có tổ chức hành nghề công chứng và người dân ở những xã, huyện vùng sâu, vùng xa khó tiếp cận tới dịch vụ công chứng. Hơn nữa, vị trí đặt gần nhau sẽ dẫn tới việc cạnh tranh không lành mạnh, có thể phát sinh những vi phạm pháp luật như “cắt” phần trăm cho ngân hàng, cho môi giới...

1.2. Việc quy định điều kiện thành lập văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên trở lên làm hạn chế quá trình xã hội hóa

Theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn”.

Theo đó, văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên tham gia thành lập, theo mô hình công ty hợp danh. Quy định này dẫn đến những bất cập trong triển khai như:

Thứ nhất, các công chứng viên không lựa chọn vùng sâu, vùng xa, những địa bàn có sự giao thương, kinh tế không phát triển để thành lập văn phòng công chứng bởi lượng việc ít dẫn đến thu nhập ít không đủ để chi trả cho hai công chứng viên.

Thứ hai, theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng; Điều 38 Luật Công chứng năm 2014 quy định về trách nhiệm bồi hoàn của công chứng viên, như vậy, công chứng viên là người chịu trách nhiệm về bản công chứng. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, để được hành nghề lại phải hợp danh là không phù hợp, thể hiện ở những luận điểm sau: (i) Mỗi công chứng viên đã đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng theo quy định của pháp luật thì được hành nghề mà không cần bất kỳ ý kiến, trách nhiệm và sự ràng buộc nào bởi một công chứng viên khác; (ii) Việc quy định bắt buộc phải hợp danh để được hành nghề là mâu thuẫn với quy định của pháp luật nói trên; (iii) Việc bắt buộc phải hợp danh, thì công chứng viên mới được cung cấp dịch vụ công chứng là đang hạn chế quyền hành nghề công chứng của công chứng viên.

Thứ ba, quy định này đã dẫn đến một thực trạng vi phạm pháp luật đang nổi cộm trong thực tế hoạt động công chứng đó là việc công chứng viên cho thuê, “mượn” quyết định bổ nhiệm để thành lập văn phòng công chứng[2]. Vì vậy, để thu hút nguồn nhân lực công chứng viên tham gia thành lập và cung cấp dịch vụ công chứng nên công nhận, cho phép thành lập văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân, do một công chứng viên thành lập, từ đó, có thể loại bỏ tình trạng cho thuê, “mượn” bằng, quyết định bổ nhiệm công chứng viên đang diễn ra phức tạp hiện nay.

Thứ tư, tham khảo kinh nghiệm quốc tế, các nước theo mô hình công chứng nội dung đều cho phép một công chứng viên được thành lập và hạn chế việc hợp danh. Điển hình tại Cộng hòa Pháp thì “Công chứng viên là người hành nghề tự do, hoạt động bằng nguồn kinh phí tự chủ, thiết lập với khách hàng những quan hệ riêng và bảo đảm hoạt động của phòng công chứng có hiệu quả và sự đa dạng hóa hoạt động của mình. Theo quy chế hành nghề tự do, công chứng viên thực sự là chủ một doanh nghiệp, thu nhập của họ là tiền thù lao từ khách hàng; họ tổ chức văn phòng theo cách riêng của mình, tuyển dụng nhân viên, thuê trụ sở, lưu trữ tài liệu, sắp đặt trang thiết bị và tổ chức điều hành văn phòng theo cách riêng”[3]. Như vậy, theo mô hình công chứng tại Pháp, công chứng viên hành nghề tự do có thể một mình cung cấp dịch vụ công chứng mà không bắt buộc phải hợp danh với bất kỳ công chứng viên nào khác.

1.3. Về việc chuyển đổi từ phòng công chứng sang văn phòng công chứng

Hiện tại, chỉ số ít các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương thực hiện việc chuyển đổi từ phòng công chứng sang văn phòng công chứng như thành phố Cần Thơ, thành phố Hải Phòng, huyện Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang, tỉnh Lâm Đồng… Việc chưa/chậm chuyển đổi này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó có rào cản tâm lý của công chứng viên tại phòng công chứng; hạn chế từ quy định của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng như: Chưa có quy định về thời hạn chuyển đổi, giá chuyển đổi quy định không rõ ràng, cụ thể và mang tính định tính; nhiều tỉnh/thành phố chưa phát triển các tổ chức hành nghề công chứng nên việc giải thể phòng công chứng sẽ là không phù hợp với tình hình thực tiễn… Thêm vào đó, khi thực hiện việc chuyển đổi, nhiều công chứng viên, nhân viên lao động tại phòng công chứng sẽ có nguyện vọng chuyển công tác về Sở Tư pháp hoặc các cơ quan nhà nước, nếu như được bố trí. Tuy nhiên, việc phân bổ nguồn lực này không dễ dàng giải quyết, do sự hạn chế về biên chế lao động hàng năm tại địa phương hoặc Sở Tư pháp[4].

Vì vậy, cơ quan nhà nước cần ban hành chủ trương, chính sách, pháp luật nhằm khắc phục những vấn đề này, thúc đẩy quá trình chuyển đổi được diễn ra một cách nhanh chóng, kịp thời.

1.4. Công tác quản lý nhà nước đối với việc xã hội hóa hoạt động công chứng

Những vấn đề thực tiễn đã và đang diễn ra dưới đây, cần sự chung tay, góp sức từ công tác quản lý của Nhà nước, cụ thể như sau:

Thứ nhất, đối với việc hợp danh để thành lập văn phòng công chứng, cần đặt ra vấn đề đó là: Kiểm tra và xác minh một cách chặt chẽ, kỹ lưỡng đối với việc công chứng viên tổ chức thành lập văn phòng công chứng, ví dụ như: Tại sao công chứng viên luân chuyển công tác từ văn phòng công chứng này sang văn phòng công chứng khác trong một khoảng thời gian ngắn nhất định, “nay làm văn phòng này, mai làm văn phòng khác”. Đồng thời, người điều hành hoạt động công chứng không phải là trưởng văn phòng công chứng hay công chứng viên hợp danh mà là một cá nhân khác.

Thứ hai, đối với việc hành nghề công chứng của công chứng viên, cần lý giải được tại sao công chứng viên hành nghề công chứng mà mỗi tháng, mỗi năm chỉ công chứng được một vài hợp đồng, giao dịch. Phải chăng, việc công chứng này đang “lách luật” để thỏa mãn điều kiện không được miễn nhiệm công chứng viên do không hành nghề liên tục từ 12 tháng trở lên (Điều 15 Luật Công chứng năm 2014).

2. Giải pháp thúc đẩy xã hội hóa hoạt động công chứng

2.1. Bố trí và sắp xếp các tổ chức hành nghề công chứng một cách khoa học; khuyến khích thành lập văn phòng công chứng tại các vùng sâu, vùng xa

Trong quá trình cấp phép thành lập văn phòng công chứng, các cơ quan có thẩm quyền cần lưu ý về cách phân bố, sắp xếp khoảng cách giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong cùng một đơn vị hành chính cấp xã, cấp huyện hoặc cấp tỉnh, sao cho bảo đảm ít nhất mỗi quận/huyện có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng, khoảng cách về vị trí địa lý giữa các tổ chức hành nghề công chứng phải hợp lý, tránh tập trung, co cụm tại một nơi, một con đường, đặc biệt là tập trung tại quận/huyện hoặc xã/phường trung tâm các thành phố lớn. Tại các vùng sâu, vùng xa, ít đơn vị hành chính, dân cư thưa thớt, hoạt động kinh doanh bất động sản diễn ra không nhiều và nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng gặp nhiều khó khăn do cách trở về địa lý, đi lại, kinh tế khó khăn và trình độ dân trí thấp. Tất cả những nguyên nhân này ảnh hưởng rất lớn đến nguồn thu nhập từ việc công chứng của văn phòng công chứng nên tại hầu hết các địa phương này, công chứng viên thường không đưa ra lựa chọn thành lập và tổ chức hoạt động công chứng, ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng của người dân. Vì vậy, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần có nhiều cơ chế khuyến khích, tạo điều kiện và hỗ trợ cho việc thành lập và hoạt động của văn phòng công chứng ở những nơi này như: (i) Cho phép một công chứng viên có thể thành lập văn phòng công chứng. Việc này giúp giảm tải gánh nặng tài chính cho văn phòng công chứng, thay vì phải chi trả nhiều tiền để đầu tư cho từ hai công chứng viên trở lên như quy định của pháp luật và như các tiêu chí xét duyệt thành lập văn phòng công chứng. (ii) Tạo các chính sách ưu đãi về thuế (giảm, miễn, nợ…) cho văn phòng công chứng tổ chức hoạt động tại các địa phương vùng sâu, vùng xa, kinh tế chưa phát triển. (iii) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật đến với người dân vùng sâu, vùng xa để họ ý thức và thượng tôn pháp luật, đặc biệt là pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng, giúp họ sử dụng dịch vụ công chứng một cách tốt nhất và hiệu quả.

2.2. Hoàn thiện thể chế về hoạt động công chứng để thúc đẩy xã hội hóa hoạt động công chứng

Đối với việc tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng, tác giả kiến nghị nên sửa khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 theo hướng: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan về loại hình doanh nghiệp. Văn phòng công chứng có thể thành lập và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh hoặc loại hình doanh nghiệp khác phù hợp quy định của pháp luật”[5].

Đối với việc chuyển đổi từ phòng công chứng sang văn phòng công chứng, cần ban hành các chủ trương, chính sách về việc chuyển đổi từ phòng công chứng sang văn phòng công chứng gắn liền với những nội dung sau:

- Có nhiều chính sách pháp luật tốt cho công chứng viên nhận chuyển nhượng như: Công nhận các chế độ đãi ngộ về lương, hưu trí (những trường hợp gần tuổi hưu trí), thừa nhận công sức đóng góp của công chứng viên đối với uy tín, thương hiệu của phòng công chứng, giá cả ưu đãi đối với quyền nhận chuyển nhượng…

- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về việc chuyển đổi một cách rõ ràng, cụ thể như: Thời hạn chuyển đổi, hình thức chuyển đổi, giá quyền nhận chuyển đổi… để thúc đẩy nhanh chóng quá trình chuyển đổi từ phòng công chứng sang văn phòng công chứng.

- Cần có chủ trương và dự liệu trước nhiều biên chế đối với công chứng viên và nhân viên lao động có nguyện vọng luân chuyển công tác tại các địa phương hoặc Sở Tư pháp.

2.3. Nâng cao vai trò của cơ quan quản lý các hoạt động về việc đăng ký thành lập, hoạt động, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng

Thường xuyên tổ chức kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động công chứng hàng năm, đặc biệt, cần xử lý nghiêm khắc những trường hợp công chứng viên vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng như vi phạm pháp luật về trình tự, thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch; vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng như: Sự cạnh tranh không lành mạnh (trích phần trăm hoa hồng - phí công chứng cho người yêu cầu công chứng, nói xấu, gièm pha lẫn nhau làm suy giảm, xóa mòn uy tín, độ tin cậy của người dân vào công chứng viên…); đặc biệt, phải đưa ra phương án kiểm tra, điều tra, xác minh và có biện pháp xử lý, chế tài nghiêm khắc về việc góp vốn đầu tư thành lập văn phòng công chứng với tư cách là chủ đầu tư, đứng phía sau “giựt dây”, điều khiển công chứng viên, làm cho các công chứng viên hành nghề một cách không vô tư, khách quan.

Đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ hàng năm cho các công chứng viên để nâng cao kiến thức, nghiệp vụ và kinh nghiệm của công chứng viên trong quá trình hành nghề phải mang tính hướng dẫn, chứ không phải trao đổi kinh nghiệm, vụ việc, hồ sơ công chứng. Việc bồi dưỡng này, không nên chỉ qua loa, đại khái, tổ chức để chỉ gọi là “cho có lệ”. Việc công chứng viên không tham gia bồi dưỡng hoặc tham gia bồi dưỡng không đầy đủ còn diễn ra nhiều, không tổ chức viết bài thu hoạch hay kiểm tra sau khi kết thúc việc bồi dưỡng, điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của việc bồi dưỡng công chứng viên hàng năm. Quan điểm cá nhân của tác giả, nên tổ chức kiểm tra hoặc làm bài thu hoạch và đánh giá sau khi có kết quả đợt bồi dưỡng đó, nhằm có sự đánh giá, phê bình hoặc khen thưởng cho những công chứng viên có chuyên môn, nghiệp vụ tốt và ngược lại.

Ngô Ngọc Trình

Công chứng viên Văn phòng công chứng Hoàng Long, tỉnh Khánh Hòa

[1]. Nguyễn Thảo, “Xã hội hóa hoạt động công chứng: Những kết quả đạt được và một số vướng mắc, tồn tại”, nguồn: https://noichinh.vn/nghien-cuu-trao-doi/201309/xa-hoi-hoa-hoat-dong-cong-chung-nhung-ket-qua-dat-duoc-va-mot-so-vuong-mac-ton-tai-292439/, truy cập ngày 24/12/2013.

[2]. Mỹ Phượng, “Số lượng công chứng viên được bổ nhiệm thấp dẫn đến tình trạng thuê bằng”, nguồn: https://quochoi.vn/uybanphapluat/giamsat/Pages/giam-sat.aspx?ItemID=425, truy cập ngày 12/12/2023.

[3]. Tài liệu tại buổi Hội thảo “Kinh nghiệm xã hội hóa công chứng ở một số nước”, Hà Nội, tháng 12/2005.

[4]. Thanh Hà, “Chuyển đổi phòng công chứng thành văn phòng công chứng theo Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 29/2015/NĐ-CP - Những vấn đề thực tiễn”, nguồn: https://stp.thuathienhue.gov.vn/?gd=12&cn=82&tc=2796, truy cập ngày 15/10/2023.

[5]. Đặng Văn Dinh (2023), “Thành lập Văn phòng công chứng - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật”, nguồn: https://tapchitoaan.vn/thanh-lap-van-phong-cong-chung-thuc-trang-va-giai-phap-hoan-thien-quy-dinh-cua-phap-luat9304.html, truy cập ngày 19/12/2023.

(Nguồn: Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Kỳ 2 (Số 399), tháng 2/2024)