Tóm tắt: Trong bài viết này, tác giả nêu giá trị pháp lý của giấy chứng tử trong hoạt động công chứng, việc áp dụng một số giấy tờ thay thế trong thực tế và từ đó, đề xuất ý kiến đối với vấn đề này.

Abstract: In this article, the author stated the legal validity of the death certificate in the notary operation, the application of some replacement documents in practice and from there, suggesting opinions on this issue.

1. Giá trị pháp lý và ý nghĩa của giấy chứng tử trong hoạt động công chứng

Giấy chứng tử là một loại giấy tờ hộ tịch của cá nhân được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho gia đình, người thân, người đại diện hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan để xác định một người là đã chết, trong đó xác định các thông tin về người chết như thời gian chết, địa điểm chết và nguyên nhân chết… Cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký khai tử là Ủy ban nhân dân cấp xã[1] đối với người Việt Nam, còn đối với người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam thì thẩm quyền đăng ký khai tử thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện[2].

Giấy chứng tử được dùng trong hồ sơ yêu cầu công chứng để chứng minh một người đã chết và dựa vào thông tin liên quan đến người chết để xác định thời điểm mở thừa kế, xác định người thừa kế, thời điểm chấm dứt hiệu lực của giao dịch… Giấy chứng tử là một loại giấy tờ rất cần thiết khi thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc khai nhận di sản thừa kế. Trong trường hợp người để lại di sản chết, giấy chứng tử là căn cứ chứng minh sự kiện tử của người để lại di sản, chứng minh những người có quyền hưởng di sản và xác định những di sản để lại của người chết. Trong trường hợp người được quyền hưởng di sản chết, giấy chứng tử là căn cứ giúp những người thừa kế còn lại chứng minh không còn người thừa kế nào khác (nếu người này đang không có quan hệ hôn nhân với ai và không có con), hoặc là căn cứ để xác định thừa kế thế vị (nếu người này đã có con và chết trước người để lại di sản) hay những người được hưởng thừa kế thay người này (nếu có vợ chồng, con và chết sau người để lại di sản).

Tuy nhiên, hiện nay nhiều người dân vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của các giấy tờ hộ tịch dẫn đến xem nhẹ việc đăng ký khai tử cho người chết, còn tâm lý e ngại làm việc với cán bộ tư pháp - hộ tịch, chỉ khi nào có công việc liên quan cần đến thì họ mới đi đăng ký khai tử. Mặt khác, pháp luật hộ tịch cho phép người dân được đăng ký khai tử quá hạn dẫn đến tình trạng người dân chủ quan, thiếu tự giác. Nếu trong trường hợp người thân của họ chết quá lâu không còn căn cứ chứng minh sự kiện chết thì việc cấp giấy chứng tử sẽ khá khó khăn, phức tạp.

2. Những vấn đề khi sử dụng một số giấy tờ để thay thế giấy chứng tử

Theo quy định tại khoản 1 Điều 34 Luật Hộ tịch năm 2014: “Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch”. Đối với những trường hợp chết tại nhà, chết đã quá lâu, chết trong thời kỳ chiến tranh loạn lạc hoặc thiên tai, lũ lụt, hay không rõ chết nơi nào… người thân của người chết không thực hiện đăng ký khai tử cũng như không còn lưu giữ được bất cứ giấy tờ nào để chứng minh sự kiện chết, dẫn đến cơ quan có thẩm quyền rất khó để đăng ký khai tử do không có đủ căn cứ chứng minh sự kiện chết. Trong trường hợp này thì người yêu cầu công chứng có thể cung cấp cho công chứng viên các giấy tờ thay thế nào khác để chứng minh người đó đã chết, thời điểm chết của người đó. Sau đây là một số giấy tờ được áp dụng trong thực tế:

- Lý lịch đảng viên có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: Có thể nói, đây là giấy tờ có tính an toàn pháp lý cao bởi lẽ thủ tục xem xét kết nạp Đảng rất chặt chẽ, việc khai phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực. Ở đây không chỉ yêu cầu kê khai lý lịch về bản thân của người xin vào Đảng mà còn cả của những người thân thích như ông bà nội ngoại, cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột của người đó. Vì vậy, người xin kết nạp Đảng phải kê khai kỹ về người thân mình, cả việc chết và mất tích của người thân, thông tin về thời gian, địa điểm chết của người đó. Lý lịch phải được thẩm tra, kết luận trước khi ghi nội dung chứng nhận, ký tên, đóng dấu. Do những tình tiết trong lý lịch đã được các cơ quan, tổ chức điều tra xác minh và xác nhận, công chứng viên có thể căn cứ vào giấy tờ này để xác định một người là đã chết.

- Đơn xác nhận việc tử được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền xác nhận, trong đó có nội dung người thân của người chết trình bày các thông tin về địa điểm, thời gian chết và cam đoan lời khai của mình, nếu Ủy ban nhân dân có thẩm quyền biết thông tin về việc tử trong đơn là đúng thì sẽ xác nhận nội dung là đúng sự thật. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp yêu cầu đăng ký khai tử cho người chết đã quá lâu nên cơ quan hộ tịch không có cơ sở để giải quyết, cũng không có cơ sở để từ chối và né tránh bằng cách chứng thực chữ ký hoặc xác nhận những nội dung không liên quan đến sự kiện tử trong đơn yêu cầu xác nhận việc tử. Việc chứng thực chữ ký trong văn bản có nội dung trình bày, đề nghị xác nhận một người là đã chết thì không có giá trị xác nhận một người là đã chết. Một vấn đề rủi ro nữa là nếu người viết đơn xác nhận việc tử có quan hệ thân thiết với Ủy ban nhân dân có thẩm quyền, thì việc xác nhận đơn đó có thể không chính xác vì có khả năng Ủy ban nhân dân vì tin tưởng người đó, không kiểm tra kỹ thông tin mà vẫn ký và đóng dấu xác nhận việc tử.

- Bản khai lý lịch quan hệ nhân thân trong giải quyết giao dịch dân sự về thừa kế, trong đó người thân của người chết khai các thông tin về họ tên, năm sinh, thời điểm, địa điểm chết của người để lại di sản, thông tin về cha mẹ, vợ chồng, con… của người để lại di sản. Bản khai lý lịch có thể được xác nhận nội dung nếu Ủy ban nhân dân có thẩm quyền biết rõ và yên tâm, tin tưởng vào nội dung đã khai trong lý lịch. Ở một số địa phương, công chứng viên thường căn cứ vào bản khai lý lịch đã được xác nhận nội dung để xác định một người đã chết mà không yêu cầu người thân người đó phải chứng minh sự kiện tử. Thực tế thì rất ít Ủy ban nhân dân có thẩm quyền xác nhận được nội dung mà hầu hết là chứng thực chữ ký người khai vì bản khai lý lịch được phép chứng thực chữ ký theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, người khai bản khai lý lịch phải chịu trách nhiệm về nội dung, Ủy ban nhân dân chỉ chịu trách nhiệm xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người khai, dẫn đến nếu người khai cố tình giấu giếm, lừa dối thông tin như năm mất của người được hưởng di sản thừa kế (ví dụ ghi cha mẹ người để lại di sản chết trước) thì Ủy ban nhân dân nơi chứng thực cũng không chịu trách nhiệm, do đó, công chứng viên rất khó xác định được có đúng là người được hưởng di sản thừa kế đã chết hay không và chết trước hay chết sau người để lại di sản. Do vậy, việc chứng thực chữ ký trong bản khai lý lịch không phải là căn cứ để chứng minh một người đã chết.

- Giấy cam kết việc tử của người thân người chết trong trường hợp không có cơ quan nào xác nhận được việc tử: Để thực hiện việc đăng ký khai tử đối với những trường hợp chết đã lâu là rất khó khăn, do sự kiện chết đã lâu, tình hình lúc đó có nhiều biến động, nên khó xác định được thời điểm, địa điểm, nguyên nhân chết, do đó, để có hướng giải quyết đối với những trường hợp người thân người chết không thể cung cấp được các tài liệu, chứng cứ như Bộ Tư pháp hướng dẫn (ảnh chụp bia mộ nơi an táng người đã chết, có xác nhận của Ban Quản lý nghĩa trang và Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nghĩa trang về người chết, thời điểm chết; văn bản xác nhận của người làm chứng) dù đã làm hết khả năng, có ý kiến sẽ thực hiện theo hướng linh động cho phép người dân được tự cam kết và chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp sự việc chết xảy ra đã quá lâu.

Qua phân tích các loại giấy tờ trên, có thể thấy lý lịch đảng viên là có tính xác thực rõ ràng nhất, đơn xác nhận việc tử cũng là một loại giấy tờ thường xuyên được áp dụng trong thực tế, bản khai lý lịch có tính rủi ro cao và giấy cam kết việc tử của người thân là giấy tờ có mức độ xác thực thấp nhất.

3. Một số đề xuất, kiến nghị

Điều 59 Luật Công chứng năm 2014 quy định, người thừa kế khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản có thể cung cấp giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết. Như vậy, không phải trường hợp nào công chứng viên cũng yêu cầu người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy chứng tử mà có thể thay thế bằng giấy tờ khác nếu chứng minh được sự kiện tử của người để lại di sản. Tuy nhiên, pháp luật công chứng quy định như vậy trong trường hợp công chứng văn bản từ chối di sản, còn trong trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản thừa kế, công chứng viên cần phải xem xét thận trọng hồ sơ vì trường hợp này hồ sơ rất phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp, dễ bỏ sót người thừa kế. Ngoài ra, văn bản thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản là căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản. Để đảm bảo tính an toàn pháp lý của văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, tác giả có một số ý kiến trong những trường hợp này như sau:

- Đối với người để lại di sản thì giấy chứng tử bắt buộc phải có trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Bởi lẽ, khi công chứng viên thực hiện bất kỳ thủ tục công chứng nào về thừa kế thì việc đầu tiên công chứng viên cần xác định đó là phải có sự kiện chết của người để lại di sản mà chỉ có giấy chứng tử mới xác định chính xác nhất sự kiện tử của một người; tiếp đến, công chứng viên cần xác định thời điểm chết của người để lại di sản, việc xác định thời điểm chết có ý nghĩa hết sức quan trọng vì đó là mốc thời điểm để xác định những người được hưởng di sản thừa kế, có phát sinh người được hưởng di sản thừa kế thay hoặc thừa kế thế vị hay không. Ngoài ra, thời điểm chết còn xác định được di sản để lại là tài sản riêng hay phần tài sản trong tài sản chung với người khác.

- Đối với những người được quyền hưởng di sản thừa kế, nếu xét độ tuổi đến hiện tại quá cao (trên 100 tuổi) hoặc xét thấy không có khả năng nào mà những người đó còn sống thì công chứng viên có thể linh động tùy trường hợp mà yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh sự kiện tử, nên ưu tiên các loại giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền xác nhận để có căn cứ pháp lý chặt chẽ nhất.

Qua những phân tích trên, có thể thấy, từ các quan điểm khác nhau dẫn tới yêu cầu giấy tờ mỗi nơi một khác, việc hướng dẫn giấy tờ thiếu thống nhất dẫn đến việc áp dụng pháp luật tùy tiện sẽ làm giá trị pháp lý của văn bản thừa kế thiếu chặt chẽ. Ngoài ra, tình trạng khai tử cho người còn sống ngày càng phổ biến, nhiều trường hợp người còn sống nhưng bị người nhà khai là đã chết để chiếm đoạt di sản thừa kế, thậm chí vợ khai tử chồng để bán rẫy là vụ việc mới nhất xảy ra tại xã Ea Kênh, huyện Krông Păk, tỉnh Đăk Lăk như Báo Tiền Phong đã đưa tin ngày 20/9/2019[3]. Vì vậy, việc nghiên cứu bổ sung quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký khai tử là một vấn đề cấp thiết cần sớm được quy định hướng dẫn cụ thể, nhằm hạn chế ảnh hưởng quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể liên quan. Cần nhanh chóng có văn bản hướng dẫn các địa phương để thực hiện thống nhất vấn đề về giấy tờ chứng minh việc tử để những người thân của người chết có thể thực hiện một cách nhanh chóng và hạn chế được những khó khăn, phiền hà. Trong đó, cơ quan thực hiện đăng ký hộ tịch cần kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin, xác nhận sự kiện tử là đúng sự thật để hạn chế sai sót hay tạo điều kiện cho kẻ xấu lợi dụng kẽ hở quản lý để hợp thức hóa giấy tờ.

Nguyễn Thị Xuân Nhi

Phòng Công chứng số 1 tỉnh Gia Lai