Trao đổi văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động thi hành án dân sự. Trong hoạt động thi hành án dân sự, việc trao đổi văn bản giữa cơ quan thi hành án dân sự với các cá nhân, tổ chức được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. Bài viết này đề cập một số bất cập và đưa ra kiến nghị trong việc trao đổi văn bản giữa cơ quan thi hành án dân sự với đương sự và giữa cơ quan thi hành án dân sự với Tòa án.

1. Một số bất cập trong hoạt động trao đổi văn bản

Trong hoạt động trao đổi văn bản giữa cơ quan thi hành án dân sự (THADS) với đương sự hoặc giữa cơ quan THADS với Tòa án được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. Điều này tạo thuận lợi để các bên trong quá trình trao đổi văn bản được quyền lựa chọn hình thức phù hợp giúp việc truyền tải, tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác nhất. Tuy nhiên, quá trình thực hiện trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với đương sự hoặc giữa cơ quan THADS với Tòa án có một số bất cập như sau:

Thứ nhất, thông báo thi hành án

Trong quá trình THADS, cơ quan THADS thông báo cho đương sự các loại văn bản như quyết định về thi hành án, giấy báo, giấy triệu tập và văn bản khác có liên quan đến việc thi hành án (khoản 1 Điều 39 Luật Thi hành án dân sự năm 2008, được sửa đổi, bổ sung năm 2014 (Luật Thi hành án dân sự)). Các hình thức thông báo này được thực hiện theo khoản 3 Điều 39 Luật Thi hành án dân sự, bao gồm: Thông báo trực tiếp; qua cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật; niêm yết công khai; thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 12 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự, được sửa đổi, bổ sung năm 2020 thì: “Trường hợp đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan yêu cầu được nhận thông báo bằng điện tín, fax, email hoặc hình thức khác thì việc thông báo trực tiếp có thể được thực hiện theo hình thức đó nếu không gây trở ngại cho cơ quan thi hành án dân sự”.

Sự đa dạng các hình thức thông báo như trên tạo thuận lợi cho cơ quan THADS và đương sự trong việc trao đổi, phối hợp thi hành án. Tuy nhiên, trong thực tiễn hiện nay, cơ quan THADS vẫn chủ yếu dựa vào các hình thức truyền thống như thông báo trực tiếp, niêm yết công khai, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng (các hình thức thông báo khác như điện tín, fax, email... có thể được thực hiện khi đương sự có yêu cầu). Điều này không bảo đảm tính kịp thời, tốn kém về thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan THADS. Đồng thời, việc thực hiện thông báo bằng hình thức truyền thống như trên dẫn đến các thông báo của cơ quan THADS đến đương sự đôi khi chưa kịp thời, đầy đủ đã ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của đương sự (ví dụ, chấp hành viên chậm thông báo quyết định thi hành án đến người phải thi hành án dẫn đến việc kéo dài thời gian thi hành án; chấp hành viên thông báo không đầy đủ về tài sản, thu nhập của người phải thi hành án đã ảnh hưởng đến sự công khai, minh bạch trong quá trình thi hành án...).

Hoạt động tố tụng là một quá trình xuyên suốt từ khi người khởi kiện nộp đơn khởi kiện cho đến khi thi hành xong bản án/quyết định của Tòa án. Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, Luật Tố tụng hành chính năm 2015 (các luật tố tụng) quy định phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng gồm các hình thức như sau: Trực tiếp, người thứ ba được ủy quyền, dịch vụ bưu chính, niêm yết công khai, phương tiện thông tin đại chúng và phương tiện điện tử (Điều 119 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, khoản 1 Điều 190 Luật Tố tụng hành chính năm 2015). Các phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng được quy định trong các luật tố tụng có nội hàm tương tự như thông báo thi hành án trong Luật Thi hành án dân sự. Đối chiếu Luật Thi hành án dân sự với các luật tố tụng về các hình thức thông báo thì các luật tố tụng còn quy định thêm hình thức bằng phương tiện điện tử theo yêu cầu của đương sự hoặc người tham gia tố tụng khác phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Chính vì vậy, việc quy định các hình thức thông báo như trên đối với đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong Luật Thi hành án dân sự dẫn đến sự cắt khúc, không liền mạch về các hình thức thông báo trong quá trình tố tụng. Đồng thời, việc này thể hiện sự chưa tương đồng giữa các quy định về hình thức thông báo giữa Luật Thi hành án dân sự với các luật tố tụng. Bên cạnh đó, Luật Thi hành án dân sự quy định “cứng” các hình thức thông báo thi hành án đã tạo ra sự bị động trong tổ chức thực hiện và thiếu không gian cần thiết để điều chỉnh kịp thời đối với các vấn đề mới phát sinh trong thực tiễn.

Thứ hai, trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án

Hoạt động trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án được thực hiện dựa trên quy định của Luật Thi hành án dân sự và các văn bản pháp luật liên quan. Luật Thi hành án dân sự quy định các hình thức về trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án như sau:

- Đối với thủ tục giao, nhận bản án/quyết định, Điều 29 Luật Thi hành án dân sự quy định: “Việc giao, nhận trực tiếp bản án, quyết định phải có chữ ký của hai bên; trường hợp nhận được bản án, quyết định và tài liệu có liên quan bằng đường bưu điện thì cơ quan thi hành án dân sự phải thông báo bằng văn bản cho Tòa án, trọng tài thương mại đã chuyển giao biết”. Theo đó, trong hoạt động giao, nhận bản án/quyết định giữa Tòa án, trọng tài thương mại đối với cơ quan THADS thì được thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Đối với hoạt động trao đổi văn bản khác giữa cơ quan THADS và Tòa án như hoạt động giải thích bản án/quyết định; báo cáo kết quả thi hành bản án/quyết định; xác nhận tình trạng pháp lý của phán quyết trọng tài thương mại... thì Luật Thi hành án dân sự không quy định cụ thể hình thức trao đổi văn bản. Tuy nhiên, trong thực tiễn thì hoạt động trao đổi văn bản này được thực hiện tương tự như thủ tục giao, nhận bản án/quyết định, tức là thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Các hình thức trao đổi văn bản như trên đã tạo thuận lợi cho cơ quan THADS, Tòa án, trọng tài thương mại trong việc lựa chọn hình thức trao đổi văn bản phù hợp nhất (dịch vụ bưu chính được thực hiện đối với các cơ quan ở xa nhau). Tuy nhiên, các hình thức trao đổi không bảo đảm tính kịp thời trong quá trình chuyển giao văn bản. Đồng thời, hình thức gây tốn kém về thời gian, chi phí, nhân lực cho các cơ quan trong việc chuyển giao văn bản, tài liệu. Bên cạnh đó, Luật Thi hành án dân sự quy định “cứng” các hình thức giao, nhận bản án/quyết định như trên đã tạo ra sự bị động, thiếu không gian điều chỉnh cần thiết, kịp thời trước sự thay đổi nhanh chóng và nhiều biến động như trong cuộc sống hiện nay.

Hiện nay, các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, việc gửi, nhận văn bản điện tử đã được thực hiện thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia (khoản 3 Điều 3, khoản 1 Điều 12 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước). Việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia là do văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương tự như bản gốc văn bản giấy (khoản 1 Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư). Đối chiếu với hình thức trao đổi văn bản giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, hình thức trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án chưa được thực hiện bằng văn bản điện tử, chưa hình thành trục trao đổi văn bản liên thông giữa các cơ quan hoạt động tố tụng. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong hoạt động cải cách hành chính với cải cách hành chính tư pháp.

2. Kiến nghị

Cơ quan THADS, Tòa án, đương sự là những chủ thể chính trong hoạt động THADS. Do đó, hoạt động trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với đương sự và giữa cơ quan THADS với Tòa án có vai trò rất quan trọng trong hoạt động THADS. Chính vì vậy, việc hoàn thiện các hình thức trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với đương sự và giữa cơ quan THADS với Tòa án giúp các chủ thể này tuân thủ nghiêm túc pháp luật về THADS, nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả trong quá trình thi hành án. Thông qua bài viết này, tác giả đưa ra một số kiến nghị như sau:

Một là, đối với thông báo thi hành án

Hoàn thiện thông báo thi hành án nhằm nâng cao hoạt động trao đổi thông tin giữa cơ quan THADS với đương sự được thường xuyên, liên tục, bảo đảm sự tham gia đầy đủ, kịp thời của đương sự trong quá trình thi hành án. Trên cơ sở phân tích những hạn chế các hình thức thông báo thi hành án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần nghiên cứu tiến hành hoàn thiện đơn yêu cầu thi hành án và nâng cao dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động THADS, cụ thể:

- Đơn yêu cầu thi hành án cần bổ sung mục thông tin liên hệ như email, số điện thoại di động, số điện thoại cơ quan (trường hợp đương sự là tổ chức), fax, zalo... Việc bổ sung những thông tin liên hệ như trên tạo thuận lợi cho cơ quan THADS trong việc đa dạng hóa các hình thức thông báo đối với đương sự, giảm thủ tục hành chính trong việc bổ sung thông tin của đương sự cho cơ quan THADS. Đồng thời, các hình thức thông báo này bảo đảm tính nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện trong việc tống đạt các văn bản, giấy tờ của cơ quan THADS đến đương sự. Bên cạnh đó, các hình thức thông báo này góp phần giảm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan THADS trong việc thông báo thi hành án cho đương sự.

- Dịch vụ công trực tuyến được xem là một trong những chỉ số đo lường quan trọng nhất trong phát triển Chính phủ điện tử khi lấy người dân làm trung tâm, là đối tượng phục vụ. Dịch vụ công trực tuyến đã và đang cung cấp đến mọi người dân, mọi lúc, mọi nơi, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực. Đồng thời, dịch vụ công trực tuyến làm cho hoạt động của các cơ quan nhà nước được minh bạch, hiệu quả, góp phần phòng, chống tham nhũng, cải cách hành chính toàn diện. Chính vì vậy, thiết nghĩ, cơ quan có thẩm quyền cần nâng cao dịch vụ công trực tuyến hoạt động THADS hiện nay lên mức độ 3, 4. Theo đó, khi đương sự có thể nộp hồ sơ THADS thì trong quá trình giải quyết hồ sơ thi hành án, cơ quan THADS sẽ gửi thông báo thi hành án cho đương sự trên dịch vụ công trực tuyến này. Thông qua dịch vụ công trực tuyến, đương sự nhận thông báo thi hành án từ cơ quan THADS mọi lúc, mọi nơi miễn là có mạng internet. Bên cạnh đó, việc nhận thông báo thông qua dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động THADS sẽ tạo tương đồng về hình thức nhận các văn bản tố tụng thông qua dịch vụ công trực tuyến của người khởi kiện trong quá trình khởi kiện tại Tòa án.

Thứ hai, trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án

Hoàn thiện mối quan hệ phối hợp giữa cơ quan THADS với Tòa án và hoạt động trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với cơ quan tố tụng nói chung, góp phần quan trọng nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động THADS. Trên cơ sở phân tích những hạn chế các hình thức trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần nghiên cứu tiến hành rà soát, loại bỏ quy định không phù hợp các quy định pháp luật về thủ tục trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với Tòa án nói riêng và giữa các cơ quan tố tụng nói chung. Bên cạnh đó, các cơ quan có thẩm quyền cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trao việc trao đổi văn bản. Nội dung cụ thể như sau:

- Xem xét bỏ thủ tục chuyển giao bản án, quyết định được quy định tại Điều 29 Luật Thi hành án dân sự. Theo đó, thủ tục chuyển giao bản án, quyết định hoặc các hình thức trao đổi văn bản giữa cơ quan THADS với các cơ quan tố tụng sẽ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản hướng dẫn nhằm tạo không gian điều chỉnh kịp thời, phù hợp với từng hoàn cảnh, môi trường cụ thể.

- Thực hiện trao đổi văn bản số trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Hiện nay, văn bản điện tử đã có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước nói chung, cơ quan tư pháp nói riêng thực hiện trao đổi bằng văn bản điện tử. Thiết nghĩ, các bản án/quyết định do Tòa án ban hành (hoặc phán quyết/quyết định do trọng tài thương mại ban hành) cũng cần “số hóa” thành văn bản điện tử. Đồng thời, cơ quan tố tụng cần xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia nhằm bảo đảm cho việc gửi, nhận văn bản điện tử được thông suốt giữa các cơ quan tố tụng nói riêng và cơ quan nhà nước nói chung. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan, tổ chức tham gia. Bên cạnh đó, việc giao, nhận văn bản điện tử thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia giúp các cơ quan tố tụng trong việc kiểm soát văn bản, hồ sơ, tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc.

ThS. Hà Xuân Dũng
Công ty Luật TNHH CNC Việt Nam